會議管理制度

1、會議管理制度一、目的為規(guī)范公司各項會議及各類培訓流程 ,統(tǒng)一會議管理模式 , 減少 會議數(shù)量、縮短會議時間 , 提高會議質(zhì)量 , 特制定本制度 .二、職責（一）行政管理部負責會議管理 , 所有重要會議要在公司領導批準 后到綜合部登記備案 .（二）會務工作主要由行政管理部承辦 ; 其他部門主辦或召集的會 議 , 行政管理部應予協(xié)助 .（三）除其他部門主辦的會議資料各自存檔外 , 會議資料由行政管 理部整理、分發(fā)、立卷、存檔 .三、會議分類（一）、公司部門周會制度1、主持與記錄 : 各部門助理記錄 ,由部門主管主持2、召開時間 : 每周一上午 10:00 、特殊原因需要延期召開的由部 門主管提前通

2、知 .3、參加人員 : 部門主管、部門員工由于出差等特殊原因不能參加例會的 , 應提前向部門主管請假 .4、會議內(nèi)容 : 該部門上周工作總結(jié)、本周工作計劃 .（二）、公司員工周會制度1、主持與記錄 :由人力資源部召集 ,總經(jīng)理主持 ,行政專員進行會 議記錄 . 總經(jīng)理未列席會議時 , 由副總經(jīng)理主持 .2、召開時間 : 每周五下午 4點.特殊原因需要延期召開時由行政 專員提前通知 .3、參加人員:為公司全體員工 .由于出差等特殊原因不能參加例 會的, 應提前向人力資源部請假 .4、會議內(nèi)容 :(1) 公司日常運作情況的總結(jié) .(2) 各部門匯報上周工作任務完成情況 , 著重介紹在任務執(zhí)行過 程

3、中出現(xiàn)的問題 .(3) 全體與會人員就工作中所遇到的問題進行發(fā)言 .(三) 、公司工作述職會議制度1、主持與記錄 : 工作述職會議由人力資源部負責召集 ,總經(jīng)理主 持 , 行政專員進行會議記錄 .2、召開時間:每年召開兩次 ,分別在年中和年末召開 ,具體時間由 人力資源部安排 .3、參加人員 : 公司全體員工 . 由于出差等特殊原因不能參加例會 的, 應提前向人力資源部請假 .4、會議內(nèi)容 : 各與會人員各自總結(jié)、匯報半年來的工作情況 , 如 工作具體內(nèi)容、工作任務執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等 .(四) 、其他會議1、公司年終總結(jié)表彰大會總結(jié)全年工作情況 ,布署下一年度工作任務 , 表彰獎勵

4、先進集體 及個人. 此項會議由行政管理部具體組織實施 .2、各專題會議相關部門根據(jù)實際工作需要不定期地召開 . 會議的內(nèi)容主要是針 對運營管理、招商工作、企劃工作、物業(yè)管理工作、預算管理及合約 事宜等專項工作進行討論、布署和總結(jié) .3、員工發(fā)起的會議公司員工可以發(fā)起一定級別的會議 ,員工對公司的某一制度 , 或 者工作中出現(xiàn)的問題提出解決方案 ,需要多個部門協(xié)同時 , 可以提請 適當級別的會議 .由行政管理部門將會議納入臨時會議的范圍 , 并由 主經(jīng)理批準 .四、會議召開（一）會議安排:1、凡涉及到多個部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時 召開的會議,會議召集部門應在召開前 1-2 天將總

5、經(jīng)理批準后的會議 通知單報行政管理部 , 由行政管理部進行統(tǒng)一安排 , 方可召開 .2、行政管理部每月統(tǒng)一編制例會會議計劃 , 與月排班表同時公 布.3、凡公司已列入會議計劃的會議 ,如需改期 ,或遇特殊情況需臨 時安排其它會議 , 組織部門應提前 2天報總經(jīng)理審批并報請行政管理 部調(diào)整會議計劃 ,未經(jīng)行政管理部調(diào)整的 , 任何人（部門）不得隨意調(diào) 整正常會議計劃 .4、各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排 , 各部門小會不得安 排在公司例會同期召開 ,應堅持小會服從大會 , 局部服從整體的原則 .5、會議一經(jīng)確定 , 與會人員應預先做好各項工作安排 ,原則上不 可請假缺席或遲到 ,遇特殊情況

6、須提前向總經(jīng)理請假 , 獲得批準后方 可指派專人代為參加 ,會后應主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項 , 確保會 議布署的各項工作按時保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負責 .（二）、會議的準備 :1、公司有專項主題的會議或需有投影設備演示說明的會議 , 應由 行政管理部提前做好投影設備連接調(diào)試工作 ;2、會議之前 , 行政管理部應有專人負責會議會標的制作和設置 , 并根據(jù)會議級別或性質(zhì)準備好會議飲用水或其他招待用品 ;3、特別重大會議 , 應由行政管理部專人負責各項準備工作 , 具體 包括以下內(nèi)容 :會議議程安排 （ 應提前報交公司領導或主要參會者 ）;會議資料準備 （ 如需分發(fā)應在入場前登記分發(fā) ）;會議場所布

7、置 ;會議服務人員的安排 ;會議簽到 ;會后事項安排 . 會議需要留存資料的應提前通知相關部門做好拍照、攝像工作 .（三）、會議召開及傳達 :1、應明確公司會議的目的 , 公司會議的目的是解決問題提高效率 , 因此會議應明確主題 , 不開無邊際的會議 .2、參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關文 件材料.3、與會者的發(fā)言要言簡意駭 , 一般發(fā)言不可過長 , 會議組織者或 主持人在開會前應該就每個人的發(fā)言時間予以統(tǒng)計和控制 , 時間到后, 無特殊情況不予延長 . 每次開會中應該強調(diào)發(fā)言的時間要求 .4、重要會議決議或記錄未正式公布前 , 與會者不得提前透露會議 內(nèi)容.5、與會人員必

8、須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄 , 以便于 會后向部門員工準確傳達會議精神 ,落實各項工作任務 , 行政管理部 將不定期抽查與會人員的會議記錄 .6、公司會議的會議紀要由行政管理部專人負責整理并由公司領 導審閱簽發(fā) ,會議紀要應分發(fā)給與會人員 , 必要時,分發(fā)給相關部門 . 其它會議由召集部門責成專人負責記錄整理 , 由主管領導審閱簽發(fā)并 編號存檔 .7、會議結(jié)束后行政管理部或其它會議組織部門負責將問題進行 匯總、分類, 并將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發(fā) . 公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由行政管理部專人負責 , 根據(jù) 規(guī)定的時間節(jié)點逐項跟進 , 并在下一次例會前將各

9、部門完成情況報公 司領導.（四）、會議紀律1、要嚴格遵守會議的開始時間 ,提前 3分鐘到達會議現(xiàn)場 .不得 缺席、遲到、早退 ,會議記錄人員登記到會情況 . 遲到則贊助 10元, 遲到每超過一分鐘增加 10元, 依次累加.如需請假需經(jīng)會議召集人批 準.無故缺席者,贊助 50元.2、管理級別以上人員共同參加的為中層會議 , 中層會議應至少提 前一天通知 .遲到的則繳納 100元贊助費, 遲到每超過一分鐘增加 10 元,依次累加 .3、決策層人員共同參加的為高層會議應至少提前一天通知 . 參會 人必須到場 ,遲到的則繳納 500元贊助費, 遲到每超過一分鐘增加 10 元,依次累加 .4、所有參會人員在開會期間應將手機等通訊設備設置為無聲或 震動狀態(tài).會議期間, 所有與會人員不得看報紙雜志、 聽音樂、接聽手 機等做與會議無關的動作 .發(fā)現(xiàn)有以上情況者 , 一次贊助 10元, 成長 10次