全國(guó)題庫(kù)電算化操作手冊(cè)

1、文檔可自由編輯打印會(huì)計(jì)從業(yè)資格考試專版操作手冊(cè)北京用友政務(wù)軟件有限公司北京用友政務(wù)軟件有限公司文檔可自由編輯打印目錄目錄1.系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化.51.1 系統(tǒng)管理 .51.1.1 啟動(dòng)與注系統(tǒng)管理.51.1.2 建立企業(yè)核算賬套.61.1.3 增加操作員.101.1.4 分配權(quán)限.111.2 基礎(chǔ)設(shè)置 .121.2.1 啟動(dòng)并注冊(cè)企業(yè)門(mén)戶.121.2.2 設(shè)置部門(mén)檔案.121.2.3設(shè)置職員檔案.131.2.4 設(shè)置客戶檔案.141.2.5 設(shè)置供應(yīng)商檔案.141.2.6 設(shè)置外幣及匯率.151.2.7 設(shè)置會(huì)計(jì)科目.161.2.8 設(shè)置憑證類別.181.2.9 輸入期初余額.192 日常及

2、期末業(yè)務(wù)處理日常及期末業(yè)務(wù)處理.212.2 填制憑證.212.3 修改憑證.232.4 查詢憑證.242.5 審核憑證.252.6 記賬.262.7 查詢賬簿.282.8 結(jié)賬.293 編制財(cái)務(wù)報(bào)表編制財(cái)務(wù)報(bào)表.303.1 財(cái)務(wù)報(bào)表編制概述.303.3 新建財(cái)務(wù)報(bào)表.323.4 定義報(bào)表格式.333.5 定義報(bào)表公式.353.6 編制報(bào)表.373.7 調(diào)用報(bào)表模板生成報(bào)表.384 應(yīng)收應(yīng)付核算應(yīng)收應(yīng)付核算.384.1 初始設(shè)置.39文檔可自由編輯打印4.1.1 設(shè)置往來(lái)單位檔案.394.1.2 設(shè)置付款條件.394.1.3 輸入應(yīng)收應(yīng)付期初數(shù)據(jù).394.2 日常業(yè)務(wù).404.2.1 輸入銷售發(fā)

3、票.404.2.2 輸入收款單.414.2.3 往來(lái)核銷.424.2.4 應(yīng)收賬表查詢.435 工資核算工資核算.445.1 初始設(shè)置.445.1.1 設(shè)置部門(mén)檔案.445.1.2 設(shè)置工資類別.445.1.3 設(shè)置工資項(xiàng)目.455.1.4 設(shè)置工資項(xiàng)目的計(jì)算公式.465.1.5 設(shè)置人員檔案.475.1.6 輸入工資原始數(shù)據(jù).485.1.7 定義工資轉(zhuǎn)賬關(guān)系.495.2 日常業(yè)務(wù).505.2.1 輸入變動(dòng)工資數(shù)據(jù)并進(jìn)行工資計(jì)算。.505.2.2 計(jì)算個(gè)人所得稅.515.2.3 工資費(fèi)用分配.525.2.4 工資賬表查詢.536 固定資產(chǎn)核算固定資產(chǎn)核算.536.1 初始設(shè)置.546.1.1

4、設(shè)置固定資產(chǎn)類別.546.1.2 設(shè)置部門(mén)檔案.546.1.3 輸入固定資產(chǎn)原始卡片.546.2 日常業(yè)務(wù).566.2.1 資產(chǎn)增減.566.2.2 計(jì)提折舊.576.2.3 資產(chǎn)變動(dòng).596.2.4 固定資產(chǎn)賬表查詢.607、系統(tǒng)安裝說(shuō)明及考試練習(xí)賬套引入、系統(tǒng)安裝說(shuō)明及考試練習(xí)賬套引入.617.1 運(yùn)行環(huán)境.617.2 安裝前的注意事項(xiàng).617.3 系統(tǒng)安裝指南 .61文檔可自由編輯打印7.3.1 第一種安裝方法.627.3.2 第二種安裝方法.667.4 引入考試練習(xí)賬套.66文檔可自由編輯打印1.系統(tǒng)初始化系統(tǒng)初始化1.1 系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，它為其他子系

5、統(tǒng)提供了公共的賬套、年度賬及其它相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，各子系統(tǒng)的操作員也需要在系統(tǒng)管理中統(tǒng)一設(shè)置并分配功能權(quán)限。具體包括以下幾個(gè)方面：賬套管理、年度賬管理、系統(tǒng)操作員及操作權(quán)限的集中管理等。1.1.1 啟動(dòng)與注系統(tǒng)管理啟動(dòng)與注系統(tǒng)管理 例 1-1以系統(tǒng)管理員（admin）的身份啟動(dòng)并注冊(cè)系統(tǒng)管理。 操作步驟(1) 執(zhí)行“開(kāi)始程序程序會(huì)計(jì)從業(yè)資格考試會(huì)計(jì)從業(yè)資格考試系統(tǒng)管理”命令，進(jìn)入“系統(tǒng)管理”窗口。(2) 執(zhí)行“系統(tǒng)注冊(cè)”命令，打開(kāi)“注冊(cè)控制臺(tái)”對(duì)話框。(3) 輸入用戶名：admin；密碼：（空） 。如圖 1-1 所示。圖 1-1 注冊(cè)系統(tǒng)管理(4) 單擊“確定”按鈕，以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)

6、管理。 操作演示參見(jiàn)“操作演示11-1.htm” 。 說(shuō) 明系統(tǒng)只允許以兩種身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員（admin）的身份，二是以賬套主管的身份。1以系統(tǒng)管理員的身份注冊(cè)系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)進(jìn)入，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和權(quán)限，監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程，清除異常任務(wù)等。文檔可自由編輯打印2以賬套主管的身份注冊(cè)系統(tǒng)管理賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對(duì)所管理的賬套進(jìn)行修改、對(duì)年度賬的管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)） ，以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。1.1.2 建

7、立企業(yè)核算賬套建立企業(yè)核算賬套 例 1-2建立賬套。(1) 賬套信息賬套號(hào)：800；賬套名稱：陽(yáng)光有限責(zé)任公司；采用默認(rèn)賬套路徑；啟用會(huì)計(jì)期：2011年 1 月；會(huì)計(jì)期間設(shè)置：1 月 1 日至 12 月 31 日。(2) 單位信息單位名稱：陽(yáng)光有限責(zé)任公司；單位簡(jiǎn)稱：陽(yáng)光公司。(3) 核算類型該企業(yè)的記賬本位幣為人民幣（RMB） ；企業(yè)類型為工業(yè)；行業(yè)性質(zhì)為 2007 年新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則；賬套主管為 demo；按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目。(4) 基礎(chǔ)信息該企業(yè)有外幣核算，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理時(shí)，不需要對(duì)存貨、客戶、供應(yīng)商進(jìn)行分類。(5) 分類編碼方案科目編碼級(jí)次：4222其他：默認(rèn)(6) 數(shù)據(jù)精度該企業(yè)對(duì)存貨數(shù)

8、量、單價(jià)小數(shù)位定為 2。(7) 系統(tǒng)啟用“總賬”模塊的啟用日期為“2011 年 1 月 1 日” 。 操作步驟(1) 執(zhí)行“賬套建立”命令，打開(kāi)“創(chuàng)建賬套”對(duì)話框。(2) 輸入賬套信息，如圖 1-2 所示。文檔可自由編輯打印圖 1-2 創(chuàng)建賬套-賬套信息(3) 單擊“下一步”按鈕，輸入單位信息。如圖 1-3 所示。圖 1-3 創(chuàng)建賬套-單位信息(4) 單擊“下一步”按鈕，輸入核算類型。如圖 1-4 所示。圖 1-4 創(chuàng)建賬套-核算類型(5) 單擊“下一步”按鈕，確定基礎(chǔ)信息，如圖 1-5 所示。文檔可自由編輯打印圖 1-5 創(chuàng)建賬套-基礎(chǔ)信息(6) 單擊“下一步”按鈕，確定業(yè)務(wù)流程，全部采用默

9、認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)流程，單擊“完成”按鈕，彈出系統(tǒng)提示“可以創(chuàng)建賬套了么？” 。(7) 單擊“是”按鈕，稍候，確定分類編碼方案。如圖 1-6 所示。圖 1-6 創(chuàng)建賬套-分類編碼方案(8) 單擊“確認(rèn)”按鈕，定義數(shù)據(jù)精度。如圖 1-7 所示。文檔可自由編輯打印圖 1-7 創(chuàng)建賬套-數(shù)據(jù)精度定義 (9) 單擊“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)彈出“創(chuàng)建賬套北京宏遠(yuǎn)科技有限公司：333成功。 ”信息提示框，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)提示“是否立即啟用賬套？” 。單擊“是”按鈕，打開(kāi)“系統(tǒng)啟用”對(duì)話框。 (10)選中“GL-總賬”復(fù)選框，彈出“日歷”對(duì)話框，選擇日期“2011 年 1 月 1 日” 。如圖 1-8 所示。圖 1-

10、8 創(chuàng)建賬套-系統(tǒng)啟用(11) 單擊“確定”按鈕，單擊“是”按鈕，單擊“退出”按鈕。 操作演示參見(jiàn)“操作演示11-2.htm” 。 說(shuō) 明建立賬套是企業(yè)應(yīng)用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)，其中涉及很多與日后核算相關(guān)的內(nèi)容。為了方便操作，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中大都設(shè)置了建賬向?qū)В脕?lái)引導(dǎo)用戶的建賬過(guò)程。建立企業(yè)文檔可自由編輯打印賬套時(shí)，需要向系統(tǒng)提供以下表征企業(yè)特征的信息，歸類如下： 賬套基本信息：包括賬套號(hào)、賬套名稱、賬套啟用日期及賬套路徑。由于在一個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，可以建立多個(gè)企業(yè)賬套，因此必須設(shè)置賬套號(hào)作為區(qū)分不同賬套數(shù)據(jù)的唯一標(biāo)識(shí)。賬套名稱一般用來(lái)描述賬套的基本特性，可以輸入核算單位簡(jiǎn)稱或用該賬套的用途

11、命名。賬套號(hào)與賬套名稱是一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，共同來(lái)代表特定的核算賬套。賬套路徑用來(lái)指明賬套在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的存放位置，為方便用戶，應(yīng)用系統(tǒng)中一般預(yù)設(shè)一個(gè)存儲(chǔ)位置，稱其為默認(rèn)路徑，但允許用戶更改。賬套啟用日期用于規(guī)定該企業(yè)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的起點(diǎn)，一般要指定年、月。啟用日期在第一次初始設(shè)置時(shí)設(shè)定，一旦啟用不可更改。在確定賬套啟用日期的同時(shí)，一般還要設(shè)置企業(yè)的會(huì)計(jì)期間，即確認(rèn)會(huì)計(jì)月份的起始日期和結(jié)賬日期。 核算單位基本信息：包括企業(yè)名稱、簡(jiǎn)稱、地址、郵政編碼、法人、通訊方式等。 賬套核算信息：包括記賬本位幣、行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)類型、賬套主管、編碼規(guī)則、數(shù)據(jù)精度等。行業(yè)性質(zhì)表明企業(yè)所執(zhí)行的會(huì)計(jì)制度。行業(yè)性質(zhì)

12、的選擇將決定企業(yè)用到的一級(jí)會(huì)計(jì)科目。企業(yè)從方便使用出發(fā)，系統(tǒng)一般內(nèi)置不同行業(yè)的一級(jí)科目和部分常用二級(jí)科目供用戶選擇使用，在此基礎(chǔ)上，用戶可以根據(jù)本單位的實(shí)際需要增設(shè)或修改必要的明細(xì)核算科目。編碼方案，又叫編碼規(guī)則，是對(duì)企業(yè)關(guān)鍵核算對(duì)象進(jìn)行分類級(jí)次及各級(jí)編碼長(zhǎng)度的指定，以便于用戶進(jìn)行分級(jí)核算、統(tǒng)計(jì)和管理。編碼方案設(shè)置包括級(jí)次和級(jí)長(zhǎng)的設(shè)定。級(jí)次是指編碼共分幾級(jí)，級(jí)長(zhǎng)是指每級(jí)編碼的位數(shù)。1.1.3 增加操作員增加操作員 例 1-3增加如下操作員。編 號(hào)姓 名口 令所 屬 部 門(mén)201陳力1財(cái)務(wù)部202馬方2財(cái)務(wù)部 操作步驟(1) 執(zhí)行“權(quán)限操作員”命令，進(jìn)入“操作員管理”窗口。窗口中顯示系統(tǒng)預(yù)設(shè)的幾

13、位操作員：demo、SYSTEM 和 UFSOFT。(2) 單擊工具欄中的“增加”按鈕，打開(kāi)“增加操作員”對(duì)話框。(3) 輸入數(shù)據(jù)。編號(hào)：11；姓名：陳力；口令：1；確認(rèn)口令：1。如圖 1-9 所示。文檔可自由編輯打印圖 1-9 增加操作員(4) 單擊“增加”按鈕，輸入其他操作員資料。最后單擊“退出”按鈕。 操作演示參見(jiàn)“操作演示11-3.htm” 。 說(shuō) 明操作員是指有權(quán)登錄系統(tǒng)并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作的人員。每次注冊(cè)或登錄系統(tǒng)，都要進(jìn)行操作員身份的合法性檢查。操作員及權(quán)限管理提供了按照預(yù)先設(shè)定的崗位分工進(jìn)行授權(quán)、分權(quán)功能，只有進(jìn)行嚴(yán)格的操作分工和權(quán)限控制，才可能一方面避免與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)的操作

14、，另一方面對(duì)系統(tǒng)所含的各個(gè)子產(chǎn)品的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密。注意事項(xiàng)： 只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限設(shè)置操作員。 操作員編號(hào)在系統(tǒng)中必須唯一，即使是不同的賬套，操作員編號(hào)也不能重復(fù)。 所設(shè)置的操作員用戶一旦被引用，便不能被修改和刪除。1.1.4 分配權(quán)限分配權(quán)限 例 1-4(1) 陳力_賬套主管具有系統(tǒng)所有模塊的全部權(quán)限。(2) 馬方_會(huì)計(jì)具有“總賬” 、 “財(cái)務(wù)報(bào)表”的全部權(quán)限。 操作步驟(1) 執(zhí)行“權(quán)限權(quán)限”命令，進(jìn)入“操作員權(quán)限”窗口。(2) 選擇 001 賬套；2011 年度。(3) 從操作員列表中選擇陳力，選中“賬套主管”復(fù)選框，系統(tǒng)彈出“設(shè)置操作員：11賬套主管權(quán)限嗎？”

15、，單擊“是”按鈕。(4) 選擇馬方，單擊工具欄中的“增加”按鈕，打開(kāi)“權(quán)限增加”對(duì)話框，雙擊“總賬、財(cái)務(wù)報(bào)表”權(quán)限，如圖 1-10 所示。文檔可自由編輯打印圖 1-10 分配權(quán)限(5) 單擊“確定”按鈕。 操作演示參見(jiàn)“操作演示11-4.htm” 。 說(shuō) 明系統(tǒng)管理員和賬套主管，兩者都有權(quán)設(shè)置操作員的權(quán)限。所不同的是，系統(tǒng)管理員可以指定或取消某一操作員為一個(gè)賬套的主管，也可以對(duì)系統(tǒng)內(nèi)所有賬套的操作員進(jìn)行授權(quán)；而賬套主管的權(quán)限局限于他所管轄的賬套，在該賬套內(nèi)，賬套主管默認(rèn)擁有全部操作權(quán)限，可以針對(duì)本賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。注意事項(xiàng)： 一個(gè)賬套可以設(shè)定多個(gè)賬套主管。 賬套主管自動(dòng)擁有該賬套的所有

16、權(quán)限。1.2 基礎(chǔ)設(shè)置基礎(chǔ)設(shè)置基礎(chǔ)檔案是指系統(tǒng)運(yùn)行必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。基礎(chǔ)檔案的設(shè)置包括部門(mén)檔案、職員檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案、外幣及匯率、會(huì)計(jì)科目、憑證類別、期初余額等。1.2.1 啟動(dòng)并注冊(cè)企業(yè)門(mén)戶啟動(dòng)并注冊(cè)企業(yè)門(mén)戶 例 1-5以賬套主管的身份注冊(cè)企業(yè)門(mén)戶。用戶名“101” ；密碼為空；賬套“900 電算化考試練習(xí)賬套” ；會(huì)計(jì)年度“2011” ；日期“2011-01-01” 。 操作步驟（1）執(zhí)行“開(kāi)始程序會(huì)計(jì)從業(yè)資格考試會(huì)計(jì)從業(yè)資格考試信息門(mén)戶”命令，打開(kāi)“注冊(cè)【控制臺(tái)】 ”對(duì)話框。（2）輸入或選擇數(shù)據(jù)。用戶名“101” ；密碼為空；賬套“900 電算化考試練習(xí)賬套” ；會(huì)計(jì)年度“201

17、1” ；日期“2011-01-01” 。如圖 1-11 所示。文檔可自由編輯打印圖 1-11 注冊(cè)企業(yè)門(mén)戶（3）單擊“確定”按鈕。進(jìn)入會(huì)計(jì)從業(yè)資格無(wú)紙化考試軟件。 操作演示參見(jiàn)“操作演示11-5.htm” 。1.2.2 設(shè)置部門(mén)檔案設(shè)置部門(mén)檔案 例 1-6部門(mén)編碼部門(mén)名稱部門(mén)屬性6人事部人事管理 操作步驟(1) 執(zhí)行“基礎(chǔ)設(shè)置機(jī)構(gòu)設(shè)置部門(mén)檔案”命令，打開(kāi)“部門(mén)檔案”窗口。(2) 在“部門(mén)檔案”窗口中，單擊“增加”按鈕。(3) 輸入數(shù)據(jù)。如圖 1-12 所示。圖 1-12 設(shè)置部門(mén)檔案(4) 單擊“保存”按鈕。文檔可自由編輯打印 操作演示參見(jiàn)“操作演示11-6.htm” 。 說(shuō) 明部門(mén)是指與企業(yè)

18、財(cái)務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理相關(guān)的職能單位。設(shè)置部門(mén)檔案的目的在于按部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總和分析。部門(mén)檔案需按照已定義好的部門(mén)編碼級(jí)次原則輸入部門(mén)相關(guān)信息。部門(mén)檔案中包含部門(mén)編碼、名稱、負(fù)責(zé)人、部門(mén)屬性等信息。1.2.3 設(shè)置職員檔案設(shè)置職員檔案 例 1-7職員編碼職員名稱所屬部門(mén)102辛紅管理部 操作步驟(1) 執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置職員檔案”命令，打開(kāi)“職員檔案”窗口。(2) 單擊“增加”按鈕。(3) 輸入職員信息。如圖 1-13 所示。圖 1-13 設(shè)置職員檔案(4) 單擊“保存”按鈕。 操作演示參見(jiàn)“操作演示11-7.htm” 。 說(shuō) 明職員檔案主要用于記錄本單位職員個(gè)人的信息資料，設(shè)置職員檔案可以方

19、便地進(jìn)行個(gè)人往來(lái)核算和管理等操作。職員檔案包括職員編號(hào)、名稱、所屬部門(mén)及職員屬性等。1.2.4 設(shè)置客戶檔案設(shè)置客戶檔案 例 1-8客戶編碼客戶名稱客戶簡(jiǎn)稱地址003紅星有限責(zé)任公司 紅星公司北京市西城區(qū)幸福路 1 號(hào) 操作步驟(1) 執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案往來(lái)單位客戶檔案”命令，打開(kāi)“客戶檔案”窗口。(2) 在“客戶檔案”窗口中，單擊“增加”按鈕，打開(kāi)“增加客戶檔案”對(duì)話框。(3) 輸入客戶檔案信息。如圖 1-14 所示。文檔可自由編輯打印圖 1-14 設(shè)置客戶檔案(4) 單擊“保存”按鈕。 操作演示參見(jiàn)“操作演示11-8.htm” 。 說(shuō) 明企業(yè)如果需要進(jìn)行往來(lái)管理，就必須建立客戶檔案。建立客戶檔

20、案直接關(guān)系到企業(yè)對(duì)客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢等分類處理?？蛻魴n案中包含了客戶的基本信息、聯(lián)系信息信用信息和其他信息。如果用戶設(shè)置了客戶分類，客戶檔案必須在末級(jí)客戶分類中設(shè)置，如果未進(jìn)行客戶分類，客戶檔案則應(yīng)在客戶分類的“無(wú)分類”項(xiàng)下設(shè)置客戶檔案?？蛻魴n案信息分為基本、聯(lián)系、信用、其他 4 個(gè)頁(yè)簽。1.2.5 設(shè)置供應(yīng)商檔案設(shè)置供應(yīng)商檔案 例 1-9供應(yīng)商編碼供應(yīng)商名稱供應(yīng)商簡(jiǎn)稱地址003大華股份有限公司 大華公司上海市浦東區(qū)成平路 2 號(hào) 操作步驟(1) 執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案往來(lái)單位供應(yīng)商檔案”命令，打開(kāi)供應(yīng)商檔案”窗口。(2) 在“供應(yīng)商檔案”窗口中， 單擊“增加”按鈕，打開(kāi)“增加供應(yīng)商檔案”對(duì)話

21、框。(3) 輸入供應(yīng)商檔案信息。如圖 1-15 所示。文檔可自由編輯打印圖 1-15 設(shè)置供應(yīng)商檔案(4) 單擊“保存”按鈕，單擊“退出”按鈕。 操作演示參見(jiàn)“操作演示11-9.htm” 。 說(shuō) 明企業(yè)如果需要進(jìn)行往來(lái)管理，那么必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商檔案中。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對(duì)供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢等分類處理。如果用戶設(shè)置了供應(yīng)商分類，供應(yīng)商檔案必須在末級(jí)供應(yīng)商分類中設(shè)置，如果未進(jìn)行供應(yīng)商分類，供應(yīng)商檔案則應(yīng)在供應(yīng)商分類的“無(wú)分類”項(xiàng)下設(shè)置供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案信息分為基本、聯(lián)系、信用、其他 4 個(gè)頁(yè)簽。1.2.6 設(shè)置外幣及匯率設(shè)置外幣及匯率 例 1-10幣符：E

22、UR；幣名：歐元；1 月份記賬匯率為 9.6。 操作步驟(1) 執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案財(cái)務(wù)外幣設(shè)置”命令，打開(kāi)“外幣設(shè)置”窗口。(2) 在“外幣設(shè)置”窗口中，輸入數(shù)據(jù)。幣符：EUR；幣名：歐元。(3) 單擊“確認(rèn)”按鈕。(4) 在“2011 年 1 月的記賬匯率”欄中輸入 9.6，敲回車確認(rèn)。如圖 1-16 所示。文檔可自由編輯打印圖 1-16 設(shè)置外幣種類及匯率 操作演示參見(jiàn)“操作演示11-10.htm” 。 說(shuō) 明如果企業(yè)業(yè)務(wù)結(jié)算涉及外幣，那么在“填制憑證”中所用的外幣及匯率應(yīng)先在此進(jìn)行定義，以便制單時(shí)調(diào)用，減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯(cuò)。1.2.7 設(shè)置會(huì)計(jì)科目設(shè)置會(huì)計(jì)科目 例 1-11科目代碼科 目

23、 名 稱輔 助 核 算100203中行存款銀行賬、日記賬、外幣美元核算 操作步驟(1) 執(zhí)行“基礎(chǔ)設(shè)置財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科目”命令，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目”窗口，顯示所有“按新會(huì)計(jì)制度” 預(yù)置的科目。(2) 單擊“增加”按鈕，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目新增”窗口。(3) 輸入明細(xì)科目相關(guān)內(nèi)容。(4) 輸入編碼“100201” 、科目名稱“工行存款” ；選擇“日記賬” 、 “銀行賬” ，選擇“外幣核算”選項(xiàng)，選擇幣種“美元” 。如圖 1-17 所示。(5) 單擊“確定”按鈕。文檔可自由編輯打印圖 1-17 設(shè)置會(huì)計(jì)科目 操作演示參見(jiàn)“操作演示11-11.htm” 。 說(shuō) 明會(huì)計(jì)科目設(shè)置的功能是將單位會(huì)計(jì)核算中使用的科目逐一地

24、按要求描述給系統(tǒng)，并將科目設(shè)置的結(jié)果保存在科目文件中，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)科目的管理。財(cái)會(huì)人員可以根據(jù)會(huì)計(jì)核算和管理的需要，設(shè)置適合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)的會(huì)計(jì)科目體系。會(huì)計(jì)科目設(shè)置的內(nèi)容如下?？颇烤幋a?？颇烤幋a應(yīng)是科目全編碼，即從一級(jí)科目至本級(jí)科目的各級(jí)科目編碼組合。其中，各級(jí)科目編碼必須唯一,且必須按其級(jí)次的先后次序建立，即先有上級(jí)科目，然后才能建立下級(jí)明細(xì)科目?？颇烤幋a中的一級(jí)科目編碼必須符合現(xiàn)行的會(huì)計(jì)制度。通常，通用商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)在建立賬套時(shí)，會(huì)自動(dòng)裝入規(guī)范的一級(jí)會(huì)計(jì)科目?？颇棵Q?？颇棵Q是指本級(jí)科目名稱，通常分為科目中文名稱和科目英文名稱。在中文版中，必須錄入中文名稱；若是英文版，則必須錄入英文名

25、稱?？颇恐形拿Q和英文名稱不能同時(shí)為空?？颇款愋停嚎颇款愋褪侵笗?huì)計(jì)制度中規(guī)定的科目類型，分為：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益。賬頁(yè)格式。定義該科目在賬簿打印時(shí)的默認(rèn)打印格式。通常系統(tǒng)會(huì)提供金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁(yè)格式供選擇。助記碼。用于幫助記憶科目，提高錄入和查詢速度。通常科目助記碼不必唯一，可以重復(fù)。科目性質(zhì)（余額方向） 。增加記借方的科目，科目性質(zhì)為借方；增加記貸方的科目，科文檔可自由編輯打印目性質(zhì)為貸方。一般情況下，只能在一級(jí)科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級(jí)科目的科目性質(zhì)與其一級(jí)科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。輔助核算。也叫輔助賬類。用于說(shuō)明本科目是否有

26、其它核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細(xì)賬核算外，還提供部門(mén)核算、個(gè)人往來(lái)核算、客戶往來(lái)核算、供應(yīng)商往來(lái)核算、項(xiàng)目核算五種專項(xiàng)核算功能供選用。銀行賬、日記賬核算。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。外幣核算。用于設(shè)定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個(gè)科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名，數(shù)量核算。用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算，以及數(shù)量計(jì)量單位。計(jì)量單位可以是任何漢字或字符，如：公斤、件 、噸等。1.2.8 設(shè)置憑證類別設(shè)置憑證類別 例 1-12設(shè)置憑證類別。憑 證 類 別限 制 類 型限 制 科 目收款憑證借方必有1

27、001,1002付款憑證貸方必有1001,1002轉(zhuǎn)賬憑證憑證必?zé)o1001,1002 操作步驟(1)執(zhí)行“基礎(chǔ)檔案財(cái)務(wù)憑證類別”命令，打開(kāi)“憑證類別預(yù)制”對(duì)話框。(2)單擊“收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證”單選按鈕。如圖 1-18 所示。圖 1-18 設(shè)置憑證類別-選擇憑證類別(3)單擊“確定”按鈕，進(jìn)入“憑證類別”窗口。(4)單擊收款憑證“限制類型”的下三角按鈕，選擇“借方必有” ；在“限制科目”欄輸入“1001,1002” 。(5)同理，設(shè)置付款憑證的限制類型“貸方必有” 、限制科目“1001,1002” ；轉(zhuǎn)賬憑證的限制類型“憑證必?zé)o” 、限制科目“1001,1002” 。如圖 1-19

28、所示。文檔可自由編輯打印圖 1-19 設(shè)置憑證類別-設(shè)置限制類型及科目(6)設(shè)置完后，單擊“退出”按鈕。 操作演示參見(jiàn)“操作演示11-12.htm” 。 說(shuō) 明許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對(duì)記賬憑證進(jìn)行分類編制，但各企業(yè)的分類方法不盡相同，可以按照本單位的需要對(duì)憑證進(jìn)行分類。通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供選擇：記賬憑證收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證自定義憑證類別某些類別的憑證在制單時(shí)對(duì)科目有一定限制，通常系統(tǒng)有五種限制類型供選擇：借方必有：制單時(shí)，此類憑證借方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生額；貸方必有：制單時(shí)，此類憑證貸方至少有一個(gè)

29、限制科目有發(fā)生額；憑證必有：制單時(shí)，此類憑證無(wú)論借方還是貸方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生額；憑證必?zé)o：制單時(shí)，此類憑證無(wú)論借方還是貸方不可有一個(gè)限制科目有發(fā)生額；無(wú)限制：制單時(shí)，此類憑證可使用所有合法的科目。操作注意事項(xiàng)：操作注意事項(xiàng)：由于系統(tǒng)中事先設(shè)置了憑證類別，因此，設(shè)置憑證類別操作在 900 賬套中不能進(jìn)行練習(xí)，相關(guān)操作可參見(jiàn)設(shè)置憑證類別的視頻演示。1.2.9 輸入期初余額輸入期初余額 例 1-131221 其他應(yīng)收款 借 4000日 期部 門(mén)個(gè) 人摘 要方 向期 初 余 額2010-12-31銷售中心劉會(huì)出差借款借4000文檔可自由編輯打印2241 其他應(yīng)付款 貸 4000 操作步驟(1)

30、執(zhí)行“總賬設(shè)置期初余額”命令，進(jìn)入“期初余額錄入”窗口。(2)雙擊“其他應(yīng)收款”的期初余額欄，輸入其他應(yīng)收款的明細(xì)余額信息。如圖 1-20 所示。單擊保存按鈕。圖 1-20 輸入期初余額(3)雙擊“其他應(yīng)付款”的期初余額欄，輸入貸方期初余額 4000。(4)單擊“試算”按鈕，進(jìn)行試算平衡。 操作演示參見(jiàn)“操作演示11-13.htm” 。 說(shuō) 明在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將經(jīng)過(guò)整理的手工賬目的期初余額錄入計(jì)算機(jī)。若企業(yè)是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發(fā)生額，則期初余額就是年初數(shù)；若企業(yè)是年中建賬，而又希望查詢結(jié)果全面反映全年的業(yè)務(wù)情況，則應(yīng)先將各賬戶此時(shí)的余額和年初到此時(shí)的借貸方累計(jì)發(fā)生

31、額計(jì)算清楚，作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算年初余額。若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項(xiàng)目的期初余額，以便在期初余額中錄入。期初余額的錄入分兩部分：無(wú)輔助核算科目期初余額錄入、有輔助核算科目期初余額錄入。（1）無(wú)輔助核算科目期初余額錄入余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級(jí)科目開(kāi)始，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。若期初余額有外幣、數(shù)量余額，則必須有本幣余額。紅字余額用負(fù)號(hào)輸入。（2）有輔助核算科目期初余額錄入在錄入期初余額時(shí)，對(duì)于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)

32、為其開(kāi)設(shè)輔助賬頁(yè)。相應(yīng)地，在輸入期初余額時(shí)，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來(lái)，即不能直接輸入總賬期初數(shù)。文檔可自由編輯打印期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證；已經(jīng)記過(guò)賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能。2 日常及期末業(yè)務(wù)處理日常及期末業(yè)務(wù)處理在總賬系統(tǒng)中，當(dāng)初始設(shè)置完成后，便能夠進(jìn)行日常及期末業(yè)務(wù)處理。日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)主要包括填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細(xì)賬和總分類賬等。期末業(yè)務(wù)處理主要包括期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬、期末結(jié)賬等內(nèi)容。2.1 重新注冊(cè)企業(yè)門(mén)戶重新注冊(cè)企業(yè)門(mén)戶 例 2

33、-1以會(huì)計(jì)王娟的身份重新注冊(cè)企業(yè)門(mén)戶。用戶名“102” ；密碼為空；賬套“900 電算化考試練習(xí)賬套” ；會(huì)計(jì)年度“2011” ；日期“2011-01-31” 。 操作步驟（1）執(zhí)行“文件重新注冊(cè)”命令。（2）輸入相關(guān)信息。如圖 2-1 所示。用戶名“102；密碼為空；賬套“900” ；會(huì)計(jì)年度“2011” ；日期“2011-01-31” 。圖 2-1 重新注冊(cè)（3）單擊“確定”按鈕。 操作演示參見(jiàn)“操作演示22-1.htm” 。2.2 填制憑證填制憑證 例 2-2填制如下憑證。1 月 10 日，管理部招待客戶，消費(fèi) 3000 元，以轉(zhuǎn)賬支票支付，票號(hào) ZP101。文檔可自由編輯打印 摘要：招

34、待客戶 付款憑證： 借：管理費(fèi)用-招待費(fèi) 3000 貸：銀行存款-工行存款 3000 操作步驟(1)執(zhí)行“總賬憑證填制憑證”命令，進(jìn)入“填制憑證”窗口。(2)單擊“增加”按鈕，增加一張空白憑證。(3)選擇憑證類型“轉(zhuǎn)賬憑證” ；輸入制單日期“2010/01/10” 。(4)輸入摘要“購(gòu)辦公用品” ；輸入借方科目“660203” ，選擇輔助核算部門(mén)“管理部”,輸入借方金額“3000” ，回車；摘要自動(dòng)帶到下一行，(5)輸入貸方科目“100201” ，選擇結(jié)算方式“轉(zhuǎn)賬支票”并輸入票號(hào)“ZP101” ，輸入貸方金額“3000”或按“=”鍵。(6)單擊“保存”按鈕，彈出“憑證已成功保存！”信息提示框

35、。如圖 2-2 所示。圖 2-2 填制記賬憑證 操作演示參見(jiàn)“操作演示22-2.htm” 。 說(shuō) 明在實(shí)際工作中，用戶可直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)審核無(wú)誤準(zhǔn)予報(bào)銷的原始憑證填制記賬憑證，也可以先由人工制單而后集中輸入。一般來(lái)說(shuō)業(yè)務(wù)量不多或基礎(chǔ)較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的用戶可采用前者，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，則比較適合采用后一種處理方式。通常，一張憑證中可填寫(xiě)的行數(shù)是沒(méi)有限制的，可以是簡(jiǎn)單分錄，也可以是復(fù)合分錄，但每一張憑證應(yīng)該只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不可把記錄不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的分錄填入一張憑證。憑證填制的內(nèi)容包括憑證頭和憑證體兩部分。(1) 憑證頭：反映憑證編號(hào)和制單日期等內(nèi)容。憑證類別：輸入憑證類別字。憑證類

36、別是在初始化時(shí)設(shè)置的。如果沒(méi)有設(shè)置憑證類別，則此處為空。此后，系統(tǒng)將自動(dòng)生成憑證編號(hào)。文檔可自由編輯打印憑證編號(hào)：在憑證編號(hào)方式為“系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)”模式下，由系統(tǒng)分類按月自動(dòng)編制，即每類憑證每月都從 0001 號(hào)開(kāi)始。在憑證編號(hào)方式為“手工編號(hào)”模式下，則可以手工錄入憑證編號(hào)。制單日期：系統(tǒng)自動(dòng)取進(jìn)入賬務(wù)處理資系統(tǒng)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對(duì)，可進(jìn)行修改或參照輸入。附單據(jù)數(shù)：本張記賬憑證應(yīng)附的原始憑證的張數(shù)。(2) 憑證體：輸入本張憑證的分錄信息。包括摘要、科目、借貸方向、發(fā)生金額等內(nèi)容。摘要：輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說(shuō)明，摘要要求簡(jiǎn)潔明了?？颇浚嚎颇勘仨気斎肽┘?jí)科目?？颇靠梢暂?/p>

37、入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼，也可以參照輸入。如果輸入的科目名稱有重名現(xiàn)象時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示重名科目供選擇。輔助信息：對(duì)于要進(jìn)行輔助核算的科目，系統(tǒng)提示輸入相應(yīng)的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)、個(gè)人往來(lái)、部門(mén)核算、項(xiàng)目核算。如果該科目要進(jìn)行數(shù)量核算，則屏幕提示用戶輸入“數(shù)量” 、 “單價(jià)” 。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量單價(jià)自動(dòng)計(jì)算出金額。若科目為銀行科目，那么，還應(yīng)輸入“結(jié)算方式” 、 “票號(hào)”及“發(fā)生日期” 。輸入這些數(shù)據(jù)的目的主要是便于進(jìn)行銀行對(duì)賬，同時(shí)也可以方便對(duì)支票的管理。金額：即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入

38、。操作注意事項(xiàng)： 憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號(hào)不能修改。 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。 科目編碼必須是末級(jí)的科目編碼。既可以手工直接輸入，也可利用右邊的放大鏡按鈕選擇輸入。 金額不能為“零”; 紅字以“”號(hào)表示。 可按“=”鍵取當(dāng)前憑證借貸方金額的差額到當(dāng)前光標(biāo)位置。2.3 修改憑證修改憑證 例 2-3修改記賬憑證。將上張憑證中“管理費(fèi)用-招待費(fèi)”科目的輔助核算部門(mén)改為“采購(gòu)部” ，借貸方金額修改為 4000。 操作步驟(1) 執(zhí)行“總賬憑證填制憑證” ，進(jìn)入“填制憑證”窗口。(2) 單擊“”按鈕，找到要修改的憑證。

39、(3) 修改憑證的基本信息（如金額等） ，將光標(biāo)放在要修改的位置就可以直接修改，這里將借貸方金額修改為 4000。文檔可自由編輯打印(4) 修改憑證的輔助項(xiàng)信息，首先選中有輔助核算的“管理費(fèi)用-招待費(fèi)”科目行，然后將光標(biāo)置于備注欄輔助項(xiàng)，待鼠標(biāo)變形為“”時(shí)雙擊，彈出“輔助項(xiàng)”對(duì)話框，在對(duì)話框中修改部門(mén)為“采購(gòu)部” ，單擊“確認(rèn)”按鈕。(5) 單擊“保存”按鈕，保存相關(guān)信息。如圖 2-3 所示。圖 2-3 修改憑證 操作演示參見(jiàn)“操作演示22-3.htm” 。 說(shuō) 明雖然在憑證錄入環(huán)節(jié)系統(tǒng)提供了多種確保憑證輸入正確的控制措施，但仍然避免不了發(fā)生錯(cuò)誤。為此，系統(tǒng)提供了憑證修改功能，但僅限于對(duì)已輸入

40、未審核狀態(tài)的憑證。修改憑證時(shí)需要在填制憑證狀態(tài)下找到需要修改的憑證，直接修改即可?？尚薷牡膬?nèi)容包括摘要、科目、輔助項(xiàng)、金額及方向、增刪分錄等，憑證類別不能修改。未經(jīng)審核的錯(cuò)誤憑證可直接修改；已審核的憑證應(yīng)先取消審核后，再修改。2.4 查詢憑證查詢憑證 例 2-4查詢記賬憑證。查詢 2011 年 1 月“收 0001 號(hào)”記賬憑證并顯示。 操作步驟(1) 執(zhí)行“總賬憑證查詢憑證” ，打開(kāi)“憑證查詢”查詢條件對(duì)話框。(2) 選擇“收款憑證”憑證類別，輸入憑證號(hào)“0001” 。(3) 單擊“輔助條件”按鈕，可輸入更多輔助查詢條件。如圖 2-4 所示。-文檔可自由編輯打印圖 2-4 查詢憑證-輸入查詢

41、條件 (4) 單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“憑證查詢”的憑證列表窗口。(5) 雙擊要查詢的憑證或單擊“確定”按鈕，進(jìn)入“查詢憑證”的憑證窗口。 操作演示參見(jiàn)“操作演示22-4.htm” 。 說(shuō) 明總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時(shí)也提供了強(qiáng)大的信息查詢功能。具體體現(xiàn)在：（1）豐富靈活的查詢條件既可設(shè)置憑證類別、制單日期等一般查詢條件，也可設(shè)置摘要、科目、等輔助查詢條件。各查詢條件也可組合設(shè)置。（2）聯(lián)查明細(xì)賬、輔助明細(xì)及原始單據(jù)當(dāng)光標(biāo)位于憑證某分錄科目時(shí)，選擇“聯(lián)查明細(xì)賬”命令，系統(tǒng)將顯示該科目的明細(xì)賬。如該科目有輔助核算，選擇“查看輔助明細(xì)”命令，系統(tǒng)將顯示該科目的輔助明細(xì)賬。若

42、當(dāng)前憑證是由外幣系統(tǒng)制單生成，選擇“聯(lián)查原始單據(jù)”命令，系統(tǒng)將顯示生成這張憑證的原始單據(jù)。2.5 審核憑證審核憑證 例 2-5審核已填制的記賬憑證。 操作步驟以賬套主管趙偉的身份重新注冊(cè)信息門(mén)戶。用戶名“101” ；密碼為空；賬套“900” ；會(huì)計(jì)年度“2011” ；日期“2011-01-31” 。(1)執(zhí)行“總賬憑證審核憑證”命令，打開(kāi)“憑證審核”查詢條件對(duì)話框。(2)輸入查詢條件，可采用默認(rèn)值。文檔可自由編輯打印(3)單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“憑證審核”的憑證列表窗口。(4)雙擊要審核的憑證或單擊“確定”按鈕，進(jìn)入“憑證審核”的審核憑證窗口。(5)檢查要審核的憑證，無(wú)誤后，單擊“審核”按鈕，

43、憑證底部的“審核”處自動(dòng)簽上審核人姓名。如圖 2-5 所示。圖 2-5 審核憑證 (6)單擊“下張”按鈕，對(duì)其他憑證簽字?；驁?zhí)行“審核成批審核簽字”命令，將其他憑證成批審核。 操作演示參見(jiàn)“操作演示22-5.htm” 。 說(shuō) 明為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過(guò)審核員的審核。審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核。注意事項(xiàng)： 所有填制的憑證必須經(jīng)過(guò)審核。 審核人必須具有審核權(quán)。 審核人和制單人不能是同一個(gè)人。 憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可修改或刪除，已標(biāo)記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標(biāo)記后才能審核

44、。 憑證可以單張審核也可以成批審核。2.6 記賬記賬 例 2-6將已審核憑證全部記賬。 操作步驟(1)執(zhí)行“總賬憑證記賬”命令，進(jìn)入“記賬”窗口。(2)第一步，單擊“全選”按鈕，選擇所有要記賬的憑證。如圖 2-6 所示。文檔可自由編輯打印圖 2-6 記賬-選擇憑證(3)單擊“下一步”按鈕。(4)第二步顯示記賬報(bào)告，如果需要打印記賬報(bào)告，可單擊“打印”按鈕。如果不打印記賬報(bào)告，單擊“下一步”按鈕。(5)第三步記賬，單擊“記賬”按鈕，打開(kāi)“試算平衡表”對(duì)話框。如圖 2-7 所示。圖 2-7 記賬-期初試算平衡表(6) 單擊“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)開(kāi)始登錄有關(guān)的總賬和明細(xì)賬、輔助賬。登記完后，彈出“記賬完

45、畢”信息提示對(duì)話框。(7) 單擊“確定” ，記賬完畢。 操作演示參見(jiàn)“操作演示22-6.htm” 。 說(shuō) 明計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理中的記賬過(guò)程首先是一個(gè)數(shù)據(jù)傳遞的過(guò)程，把經(jīng)過(guò)審核簽章的、要求記賬的記賬憑證從錄入憑證數(shù)據(jù)庫(kù)文件中，傳遞到記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)文件中，這一工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。經(jīng)過(guò)記賬的憑證是不能修改的，也就是記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)文件中的數(shù)據(jù)是不能修改的，由此形成了會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)穩(wěn)定的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)記賬過(guò)程：(1)選擇記賬憑證即確定本次需要記賬的憑證范圍，包括期間、類別、記賬范圍。確定記賬范圍時(shí)可以單文檔可自由編輯打印擊“全選”按鈕選擇所有未記賬憑證，可以輸入連續(xù)編號(hào)范圍如“1-9”表示對(duì)該類別第19 號(hào)憑證

46、進(jìn)行記賬，也可以輸入不連續(xù)的編號(hào)如“3，7”表示僅對(duì)第 3 張和第 7 張憑證記賬。（2）記賬報(bào)告系統(tǒng)自動(dòng)記賬前，需要相應(yīng)的檢查，檢查完成后，系統(tǒng)顯示記賬報(bào)告，呈現(xiàn)檢驗(yàn)的結(jié)果，如期初余額不平或哪些憑證未審核或出納未簽字等。（3）記賬記賬之前，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行硬盤(pán)備份，保存記賬前的數(shù)據(jù)，一旦記賬過(guò)程異常中斷，可以利用這個(gè)備份將系統(tǒng)恢復(fù)到記賬前狀態(tài)。注意事項(xiàng)： 第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，不能記賬。 上月未記賬，本月不能記賬。 未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。 每月可多次記賬。2.7 查詢賬簿查詢賬簿 例 2-7查詢“1403 原材料”總賬，然后聯(lián)查明細(xì)賬。 操作步驟(1)

47、 執(zhí)行“總賬賬簿查詢總賬”命令，打開(kāi)“總賬查詢條件”對(duì)話框。(2) 輸入查詢科目“1403” 。 (3) 單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“總賬”窗口。如圖 2-8 所示。圖 2-8 查詢總賬(4) 單擊本月合計(jì)行，單擊“明細(xì)”按鈕，查看明細(xì)賬信息。 操作演示參見(jiàn)“操作演示22-7.htm” 。 說(shuō) 明查詢賬簿包括基本賬簿查詢和輔助賬簿查詢。1、基本賬簿查詢文檔可自由編輯打印基本賬簿查詢包括總賬、余額表、明細(xì)賬、日記賬的賬簿的查詢。打開(kāi)“總賬賬簿查詢”菜單，可查詢總賬、余額表、明細(xì)賬等賬簿。打開(kāi)“現(xiàn)金現(xiàn)金管理日記賬”菜單，可查詢現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。 2、輔助賬簿查詢輔助核算賬簿包括個(gè)人往來(lái)、部門(mén)

48、核算、客戶往來(lái)和供應(yīng)商往來(lái)的總賬、明細(xì)賬查詢輸出。打開(kāi)“總賬輔助查詢”菜單，可查詢個(gè)人往來(lái)、部門(mén)核算輔助賬。打開(kāi)“往來(lái)輔助”菜單，可查詢客戶往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)輔助賬。2.8 結(jié)賬結(jié)賬 例 2-8對(duì)本賬套進(jìn)行結(jié)賬。 操作步驟執(zhí)行“總賬期末結(jié)賬”命令，進(jìn)入“結(jié)賬”窗口。(2) 單擊要結(jié)賬月份“2011.01。(3) 單擊“下一步”按鈕。單擊“對(duì)賬”按鈕，系統(tǒng)對(duì)要結(jié)賬的月份進(jìn)行賬賬核對(duì)。(4) 單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)顯示“01 月工作報(bào)告” 。如圖 2-9 所示。圖 2-9 結(jié)賬-顯示工作報(bào)告（5）查看工作報(bào)告后，單擊“下一步”按鈕。（6）單擊“結(jié)賬”按鈕，若符合結(jié)賬要求，系統(tǒng)將進(jìn)行結(jié)賬，否則不予結(jié)

49、賬。 操作演示參見(jiàn)“操作演示22-8.htm” 。 說(shuō) 明通用賬務(wù)處理子系統(tǒng)都設(shè)有結(jié)賬功能。根據(jù)有關(guān)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，結(jié)賬主要是計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各個(gè)會(huì)計(jì)科目的本期發(fā)生額和期末余額，同時(shí)結(jié)束本期的賬務(wù)處理工作。計(jì)算機(jī)的結(jié)賬工作也應(yīng)按此辦理，稍有不同的是：計(jì)算機(jī)每次記賬時(shí)均已結(jié)出各科目的發(fā)生額和余額，因此結(jié)賬工作主要是計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)改變某些狀態(tài)，確定本月的數(shù)據(jù)已處理完畢，不再增加新的憑證。結(jié)賬工作應(yīng)由具有結(jié)賬權(quán)的人員進(jìn)行。由于結(jié)賬工作比較重要，應(yīng)該確定專人進(jìn)行結(jié)賬工作。文檔可自由編輯打印通用賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)賬工作的一般處理步驟： （1）停止本月的記賬工作。 （2）進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)：數(shù)據(jù)保護(hù)的過(guò)程與記賬基本相同。 （

50、3）進(jìn)行試算平衡。 （4）將本月各賬戶的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)下月，成為下月的期初余額。期末結(jié)賬時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題：（1）各科目的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)工作必須在結(jié)賬以前完成。（2）當(dāng)月輸入的記賬憑證必須全部記賬，如有未記賬的當(dāng)月憑證，系統(tǒng)將不能結(jié)賬。結(jié)賬后就不能再輸入該月憑證。（3）上月未結(jié)賬，本月無(wú)法結(jié)賬。（4） 每月只能結(jié)賬一次，因此一般結(jié)賬前應(yīng)作數(shù)據(jù)備份。操作注意事項(xiàng)：操作注意事項(xiàng)：在啟用多個(gè)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，必須先對(duì)應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)結(jié)賬，總賬系統(tǒng)最后結(jié)賬。因此，總賬結(jié)賬操作在 900 賬套中不能進(jìn)行練習(xí)，相關(guān)操作可參見(jiàn)結(jié)賬視頻演示。3 編制財(cái)務(wù)報(bào)表編制財(cái)務(wù)報(bào)表會(huì)計(jì)報(bào)表是綜合反映企業(yè)一定時(shí)期財(cái)

51、務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量信息的書(shū)面文件，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的總結(jié)。作為企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告核心內(nèi)容的會(huì)計(jì)報(bào)表，它為企業(yè)內(nèi)部各管理部門(mén)及外部相關(guān)部門(mén)提供了最為重要的會(huì)計(jì)信息，有利于報(bào)表使用者進(jìn)行管理和決策。報(bào)表系統(tǒng)的主要任務(wù)是設(shè)計(jì)報(bào)表的格式和編制公式，從總賬系統(tǒng)或其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)中取得有關(guān)會(huì)計(jì)信息自動(dòng)編制各種會(huì)計(jì)報(bào)表，對(duì)報(bào)表進(jìn)行審核、匯總、生成各種分析圖，并按預(yù)定格式輸出各種會(huì)計(jì)報(bào)表。3.1 財(cái)務(wù)報(bào)表編制概述財(cái)務(wù)報(bào)表編制概述1、格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)報(bào)表編制分為兩大部分來(lái)處理，即報(bào)表定義以及報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。這兩部分工作是在不同狀態(tài)下進(jìn)行的。格式狀態(tài)。在報(bào)表格式狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式和公式設(shè)計(jì)的操作，報(bào)表格式如表

52、尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字，也可進(jìn)行報(bào)表公式的設(shè)計(jì)，如單元公式（計(jì)算公式） 、審核公式及舍位平衡公式等。數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報(bào)表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁(yè)、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式，用戶看到的是報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。報(bào)表工作區(qū)的左下角有一個(gè)“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個(gè)按鈕可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。2、單元單元是組成報(bào)表的最小單位。單元名稱由所在行、列標(biāo)識(shí)。例如：C8 表示第 3 列第 8行交匯的那個(gè)單元。UFO 的單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元 3 種。文檔可自由編

53、輯打印數(shù)值單元。用于存放報(bào)表的數(shù)值型數(shù)據(jù)。數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成。建立一個(gè)新表時(shí)，所有單元的缺省類型為數(shù)值型。字符單元。用于存放報(bào)表的字符型數(shù)據(jù)。字符單元的內(nèi)容可以直接輸入，也可由單元公式生成。表樣單元。表樣單元是報(bào)表的格式，是定義一個(gè)沒(méi)有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號(hào)或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內(nèi)容對(duì)所有表頁(yè)都有效。表樣單元只能在格式狀態(tài)下輸入和修改。3.表頁(yè)一個(gè)報(bào)表中的所有表頁(yè)具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。4.關(guān)鍵字關(guān)鍵字是可以引起報(bào)表數(shù)據(jù)發(fā)生變化的項(xiàng)目。共有六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、 “單位編號(hào)”、 “年”、 “季”、 “月

54、”、 “日”，除此之外，還可自定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為“周”和“旬”時(shí)有特殊意義，可在業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期。關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每張報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。5.函數(shù)企業(yè)常用的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)一般來(lái)源于總賬系統(tǒng)或報(bào)表系統(tǒng)本身，取自于報(bào)表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報(bào)表的表頁(yè)取數(shù)。報(bào)表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過(guò)函數(shù)實(shí)現(xiàn)的（1）自賬簿取數(shù)的公式可以稱之為賬務(wù)函數(shù)。賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：函數(shù)名（“科目編碼”,會(huì)計(jì)期間,“方向”,賬套號(hào),會(huì)計(jì)年度,編碼 1,編碼 2）科目編碼也可以是科目名稱，且必須用雙引號(hào)括起來(lái)。會(huì)計(jì)期間可以是“年”、 “季”、 “月”等變量，也

55、可以是具體表示年、季、月的數(shù)字。方向即“借”或“貸”，可以省略。賬套號(hào)為數(shù)字。會(huì)計(jì)年度即數(shù)據(jù)取數(shù)的年度，可以省略。 編碼 1 與編碼 2 與科目編碼的核算賬類有關(guān)，可以取科目的輔助賬，如職員編碼、項(xiàng)目編碼等，如無(wú)輔助核算則省略。賬務(wù)取數(shù)函數(shù)主要有：總賬函數(shù) 金額式 數(shù)量式 外幣式 期初額函數(shù)：QC（） sQC（） wQC（）期末額函數(shù)：QM（） sQM（） wQM（）發(fā)生額函數(shù)：FS（） sFS（） wFS（）累計(jì)發(fā)生額函數(shù)：LFS（） sLFS（）wLFS（）條件發(fā)生額函數(shù)：TFS（） sTFS（）wTFS（）對(duì)方科目發(fā)生額函數(shù)：DFS（） sDFS（）wDFS（）凈額函數(shù)：JE（）sJE（

56、） wJE（）匯率函數(shù)：HL（）（2）自本表本表頁(yè)取數(shù)的函數(shù)。主要有以下幾個(gè)：文檔可自由編輯打印數(shù)據(jù)合計(jì)：PTOTAL（）平均值：PAVG（）最大值：PMAX（）最小值：PMIN（）（3）自本表其他表頁(yè)取數(shù)的函數(shù)。對(duì)于取自本表其他表頁(yè)的數(shù)據(jù)可以利用某個(gè)關(guān)鍵字，作為表頁(yè)定位的依據(jù)或者直接以頁(yè)標(biāo)號(hào)作為定位依據(jù)，指定取某張表頁(yè)的數(shù)據(jù)。可以使用SELECT（）函數(shù)從本表其他表頁(yè)取數(shù)。（4）自其他報(bào)表取數(shù)的函數(shù)。對(duì)于取自其他報(bào)表的數(shù)據(jù)可以用 “報(bào)表.REP”-單元的格式指定要取數(shù)的某張報(bào)表的單元。3.2 啟動(dòng)財(cái)務(wù)報(bào)表啟動(dòng)財(cái)務(wù)報(bào)表 例 3-1啟動(dòng)財(cái)務(wù)報(bào)表，并新建一張空白表。 操作步驟(1) 單擊執(zhí)行“開(kāi)始

57、財(cái)務(wù)報(bào)表”按鈕命令，單擊“確定”按鈕執(zhí)行“程序”|“用友財(cái)務(wù)通 ERP-U8”|“財(cái)務(wù)系統(tǒng)會(huì)計(jì)”|“UFO 報(bào)表表”命令，再單擊“關(guān)閉”按鈕，進(jìn)入 UFO 財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)。(2) 執(zhí)行“文件”|“新建”命令，單擊“確定”按鈕，建立一張空白報(bào)表，報(bào)表名默認(rèn)為“report1” 。如圖 3-1 所示。圖 3-1 新建財(cái)務(wù)報(bào)表 操作演示參見(jiàn)“操作演示33-1.htm” 。3.3 新建財(cái)務(wù)報(bào)表新建財(cái)務(wù)報(bào)表 例 3-2調(diào)用報(bào)表模板，行業(yè)“一般企業(yè)（2007 年新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則” ，報(bào)表類型“利潤(rùn)表” ，將報(bào)表以表名“利潤(rùn)表-2007 新準(zhǔn)則.rep” ，保存在指定文件夾下。 操作步驟(1) 執(zhí)行“格式報(bào)表模板”

58、命令，打開(kāi)“報(bào)表模板”對(duì)話框。文檔可自由編輯打印(2) 選擇您所在的行業(yè)“一般企業(yè)（2007 新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則） ” ，財(cái)務(wù)報(bào)表“資產(chǎn)負(fù)債表” 。(3) 單擊“確認(rèn)”按鈕，彈出“模板格式將覆蓋本表格式！是否繼續(xù)？”提示框。(4) 單擊“確定”按鈕，即可打開(kāi)“資產(chǎn)負(fù)債表”模板。如圖 3-2 所示。圖 3-2 調(diào)用模板新建報(bào)表(4) 單擊“保存”按鈕，在指定的文件夾輸入報(bào)表文件名“資產(chǎn)負(fù)債表.rep” ，再單擊“保存”按鈕。 操作演示參見(jiàn)“操作演示33-2.htm” 。3.4 定義報(bào)表格式定義報(bào)表格式 例 3-3定義如下報(bào)表格式。固定資產(chǎn)狀況表 年 月 日 單位：元項(xiàng)目期初數(shù)期末數(shù)固定資產(chǎn)累計(jì)折舊凈值說(shuō)

59、明：年、月、日設(shè)置為關(guān)鍵字 操作步驟(1) 在“格式”狀態(tài)下，執(zhí)行“格式表尺寸”命令，設(shè)置報(bào)表為 6 行 3 列。(2) 執(zhí)行“格式組合單元”命令，單擊“按行組合” ，將報(bào)表第一行單元格合并。(3) 執(zhí)行“格式區(qū)域畫(huà)線”命令，將 A3:C6 區(qū)域畫(huà)線。(4) 執(zhí)行“格式行高、列寬”命令，將第一行行高設(shè)置為 7 毫米，AC 列列寬為 30毫米。(5) 輸入報(bào)表項(xiàng)目。(6) 執(zhí)行“格式單元屬性”命令，將標(biāo)題行文字居中并設(shè)置為黑體 14 號(hào)字。(7) 執(zhí)行“數(shù)據(jù)關(guān)鍵字設(shè)置”命令，在 B2 單元格分別設(shè)置年、月、日關(guān)鍵字。(8) 執(zhí)行“數(shù)據(jù)關(guān)鍵字偏移”命令，設(shè)置年、月關(guān)鍵字的偏移量分別為-60，-30

60、。文檔可自由編輯打印(9) 單擊“保存”按鈕，將報(bào)表保存到指定文件夾下。如圖 3-3 所示。圖 3-3 定義報(bào)表格式 操作演示參見(jiàn)“操作演示33-3.htm” 。 說(shuō) 明報(bào)表格式設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：設(shè)置報(bào)表尺寸、定義報(bào)表行高列寬、畫(huà)表格線、定義組合單元、輸入表頭表體表尾內(nèi)容、定義顯示風(fēng)格、定義單元屬性、設(shè)置關(guān)鍵字等。報(bào)表定義需要在“格式”狀態(tài)下進(jìn)行。 1.設(shè)置報(bào)表尺寸設(shè)置報(bào)表尺寸是指設(shè)置報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)。2.定義組合單元有些內(nèi)容如標(biāo)題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個(gè)單元容納不下，為了實(shí)現(xiàn)這些內(nèi)容的輸入和顯示，需要定義組合單元。3.畫(huà)表格線報(bào)表的尺寸設(shè)置完成后，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，該報(bào)表是