合同管理操作手冊

1、采購操作手冊合同管理北京網(wǎng)達(dá)信聯(lián)科技發(fā)展有限公司時間：2010-3目錄(一)從臺賬生成合同31.1)生成電子交易平臺合同31.2)：生成SAP合同41.3)：非標(biāo)合同錄入61.4)：合同管理-合同審核7(二)付款記錄和付款確認(rèn)92.1)：付款錄入92.2)：付款確認(rèn)10(三)生成Word合同11(四)合同模板12(五)到貨管理155.1)：到貨錄入155.2)：到貨確認(rèn)16(六)合同事件提醒17(七)付款計劃17(八)付款申請18(一) 從臺賬生成合同合同管理是指已采購?fù)瓿珊蟾鶕?jù)采購的定價數(shù)據(jù)生成合同，經(jīng)采購單位領(lǐng)導(dǎo)審核通過生成合同。錄入合同基本信息、供應(yīng)商信息、選擇合同模板、標(biāo)的物明細(xì)、付款

2、計劃、合同事件等信息生成合同。生成WORD合同查看在線編輯、保存合同，按照酒鋼集團(tuán)采購交易管理細(xì)則要求編輯簽訂合同。采購?fù)瓿珊?，根?jù)采購的定價數(shù)據(jù)生成合同，經(jīng)采購單位領(lǐng)導(dǎo)審核通過后按采購結(jié)果生成合同，采購結(jié)果的標(biāo)的物發(fā)生變化時須報請采購單位領(lǐng)導(dǎo)和交易中心管理員審核，有交易中心管理員做臺賬數(shù)據(jù)調(diào)整（采購結(jié)果數(shù)據(jù)調(diào)整到日常辦公-臺賬管理）。根據(jù)是否上ERP合同決定是否生成SAP合同，合同進(jìn)入ERP進(jìn)行管理( 標(biāo)的物需要規(guī)范的ERP編碼)，對于沒有上ERP合同管理的采購單位生成電子交易平臺合同進(jìn)行合同管理。1.1) 生成電子交易平臺合同操作菜單：【采購管理】【合同管理】【從臺賬生產(chǎn)合同】【從待生成合

3、同的供應(yīng)商類別選擇】 點擊“待生成合同的供應(yīng)商類別選擇”選擇已完成采購活動的標(biāo)的物，一個采購活動拆包多個投標(biāo)方中標(biāo)時合同也進(jìn)行相應(yīng)拆分，一個投標(biāo)方中標(biāo)多個采購項目時需要簽署多個合同。選擇標(biāo)的物點擊“計算”自動計算出本次合同的總金額，填寫合同名稱、選擇合同類型、簽訂人、使用方向、付款類型、交貨地、使用地、簽約時間、有限截止時間等類型信息，點擊“上傳”按鈕上傳合同附件，在生成woed合同中選擇模板，在付款計劃中錄入付款計劃的付款類型、金額、支付時間、等信息（付款計劃非必填項，選中可點“刪除行”進(jìn)行刪除操作），在合同事件中點擊“增加行”添加合同事件，添加的合同事件到提醒時間時，點擊“合同事件提醒”系

4、統(tǒng)會自動提示，合同事件非必填項。錄入完成以上標(biāo)的物信息、計算金額、合同名稱、合同類型信息、付款計劃和合同事件提醒信息后點擊“保存”完成合同在電子交易平臺的建立，合同的再次修改、提交審核和刪除點擊“合同管理”。1.2) ：生成SAP合同操作菜單：【采購管理】【合同管理】【從臺賬生產(chǎn)SAP合同】 點擊“待生成合同的供應(yīng)商類別選擇”選擇已完成采購活動的標(biāo)的物，一個采購活動拆包多個投標(biāo)方中標(biāo)時合同也進(jìn)行相應(yīng)拆分，一個投標(biāo)方中標(biāo)多個采購項目時需要簽署多個合同（標(biāo)的物必須在ERP中已存在，才能生成SAP合同）。選擇標(biāo)的物點擊“計算”自動計算出本次合同的總金額，填寫合同名稱等基本信息、SAP信息（供應(yīng)商（必

5、須是ERP中已寫入的供應(yīng)商）、創(chuàng)建日期、采購組織、費(fèi)用成本中心、標(biāo)的摘要、違約責(zé)任等信息），點擊“上傳”按鈕上傳合同附件，在生生成woed合同中選擇模板，在付款計劃中錄入付款計劃的付款類型、金額、支付時間、等信息（付款計劃非必填項，選中可點“刪除行”進(jìn)行刪除操作），在合同事件中點擊“增加行”添加合同事件，添加的合同事件到提醒時間時，點擊“合同事件提醒”系統(tǒng)會自動提示，合同事件非必填項。錄入完成以上標(biāo)的物信息、計算金額、合同名稱、合同類型信息、付款計劃和合同事件提醒信息后點擊“保存”完成合同在ERP的建立（合同的審核流程和維護(hù)進(jìn)入ERP系統(tǒng)操作）。1.3) ：非標(biāo)合同錄入平臺上沒有發(fā)生采購項目，

6、符合規(guī)定的創(chuàng)建非標(biāo)合同，進(jìn)入平臺進(jìn)行合同管理。操作菜單：【采購管理】【合同管理】【非標(biāo)合同錄入】點擊“非標(biāo)合同錄入”錄入非標(biāo)合同的基本信息：合同名稱、合同類型、采購合同類型、簽約單位、合同金額、稅率、貨幣類型、簽訂人、規(guī)格數(shù)量、使用方向、付款類型、交貨地、使用地、簽約時間、有效截止時間、項目名稱、履約期限、違約責(zé)任、供應(yīng)商信息（選擇平臺中預(yù)備與合格供方），添加非標(biāo)合同備注信息，上傳相關(guān)附件點擊保存生成非標(biāo)合同（進(jìn)入合同管理修改、刪除、提交審核），點擊提交審核進(jìn)入非標(biāo)合同審核流程。非標(biāo)合同審核流程，不同情況的非標(biāo)合同四種審核流程 非標(biāo)合同審核流程 1：起草合同簽訂委托代理人經(jīng)營管理部運(yùn)行處企業(yè)管

7、理信息表合同科集中打印2：起草合同簽訂委托代理人企業(yè)管理信息表合同科集中打印3：起草合同簽訂委托代理人工程類（合同）管理員工程建設(shè)管理部項目主管工程建設(shè)管理部合同主管工程建設(shè)管理部部長企業(yè)管理信息表合同科集中打印4：起草合同簽訂委托代理人戰(zhàn)略投資委員會代理人戰(zhàn)略投資委員會領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)管理信息表合同科集中打印1.4) ：合同管理-合同審核操作菜單：【采購管理】【合同管理】【合同管理】建立完合同點擊“合同管理”，點擊“刪除”刪除合同信息，對于修改完成的合同點擊“提交審核”進(jìn)入合同審核流程，合同審核流程只是采購單位領(lǐng)導(dǎo)審核（通過竟搶和并發(fā)處理多個領(lǐng)導(dǎo)審批）。對于需要完善的合同信息點擊“修改”進(jìn)入創(chuàng)建合同

8、時的界面，帶著上次錄入合同信息，或更改合同模板，修改完成時點擊“保存”。點擊“修改”對合同填寫信息修改，合同文本編輯，點擊“編輯合同”進(jìn)行合同文件編輯，選中模板對合同模板重選選擇，點擊“重選生成合同Word”變換合同模板。編輯合同完成時點擊“保存到服務(wù)器”把編輯后的合同保存到服務(wù)器，點擊Word保存按鈕，把修改后的合同編輯保存到本地。合同建立需要提交給相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審核，在審核通過之后，即成為正式的合同（審核前在日常辦公已審核項目中點擊項目左上角點擊“撤回”）。審批模式支持三種：標(biāo)準(zhǔn)合同審核流程、非標(biāo)合同審核流程、自定義審核流程。1：標(biāo)準(zhǔn)合同審核流程，標(biāo)準(zhǔn)合同審核流程，采購單位領(lǐng)導(dǎo)審核，先查看和確

9、認(rèn)發(fā)布信息點擊【確認(rèn)提交】2：非標(biāo)合同審核流程，非標(biāo)準(zhǔn)合同審核流程，有四種審核路徑，根據(jù)不同的業(yè)務(wù)進(jìn)行選擇。3：選擇“自定義審核流程”，進(jìn)入審核人員選擇頁面（不少于招標(biāo)項目審核流程）：選擇需要提交審批的領(lǐng)導(dǎo)，點擊“”，可以將其加入“已選審核人員”列表中。可以選擇多個領(lǐng)導(dǎo)逐級審核,多個領(lǐng)導(dǎo)審核可以通過“”“”調(diào)整審核的先后順序，點擊“”將已選審核人員返回，選擇好審核人員點擊【送審核】提交。查看、確認(rèn)合同信息無誤后點擊【確認(rèn)提交】合同審核參考評標(biāo)專家手冊中的項目審核流程(二) 付款記錄和付款確認(rèn)2.1) ：付款錄入操作菜單：【采購管理】【合同管理】【付款錄入】生成電子交易平臺成功的合同對付款進(jìn)行記

10、錄和管理，生成SAP合同的付款、到貨、付款計劃進(jìn)入ERP進(jìn)行管理，在付款記錄中點擊“添加付款記錄”增加付款記錄。錄入付款記錄的付款類型（付款類型在創(chuàng)建合同時的付款類型）、付款金額、付款余額（自動計算）、支付時間、備注等信息，通過“增加付款記錄”“刪除選中記錄”調(diào)整付款的記錄，點擊“保存”完成付款記錄。2.2) ：付款確認(rèn)操作菜單：【采購管理】【合同管理】【付款確認(rèn)】對于錄入的付款記錄，在財務(wù)對其完成付款后，由業(yè)務(wù)員操作付款確認(rèn)工作。選中已經(jīng)付款的記錄，點擊“確認(rèn)選中記錄”確認(rèn)付款。對于誤操作確認(rèn)付款的或需要取消付款確認(rèn)，通過查詢付款狀態(tài)中已確認(rèn)的付款記錄，選中已經(jīng)付款的記錄，點擊“選中記錄取消

11、確認(rèn)”取消確認(rèn)付款。(三) 生成Word合同操作菜單：【采購管理】【合同管理】【生成Word合同】合同文本編輯在合同管理中點擊“修改”編輯合同文本，在菜單“生成Word合同”同樣進(jìn)行合同文本編輯。通過輸入查詢條件準(zhǔn)確找到所需要編輯、查看的合同，點擊“下載”下載合同文本進(jìn)行本地合同的編輯打印操作，點擊“編輯”合同文本進(jìn)行在線編輯，選中合同點擊下拉合同模板名稱點擊“生成Word合同”合同模板重選選擇。編輯合同完成時點擊“保存到服務(wù)器”把編輯后的合同保存到服務(wù)器，點擊Word保存按鈕，把修改后的合同編輯保存到本地。(四) 合同模板操作菜單：【采購管理】【合同管理】【合同模板】合同制作需要合同模板（模

12、板的建立和修改在交易中心，采購單位可提供審核通過的模板），對已制作完成的合同模板點擊查看、添加、修改、刪除進(jìn)行合同模板編輯操作。合同模板的建立和修改是影響所有上電子交易平臺的用戶。通過錄入合同查詢條件點擊“查詢”，準(zhǔn)確查詢到合同模板，對已制作完成的合同模板點擊“查看”查看合同模板內(nèi)容。下載：把合同模板下載到本地進(jìn)行查看，編輯：合同模板的在線編輯，點擊保存到服務(wù)器更新模板內(nèi)容，查看說明：查看平臺可自動生成的信息內(nèi)容和模板的替換格式要求。點擊“添加”增加合同模板，錄入模板名稱和說明，點擊“查看說明”查看可自動生成的信息，點擊“上傳”上傳已制作好的本地合同模板（對自動生成的信息在本地Word進(jìn)行替換

13、，查看說明中提示自動生成信息）。對錄入完成合同模板信息點擊“保存”進(jìn)行暫存，可以再進(jìn)行修改。錄入合同模板信息點擊“編輯完成”完成合同模板的建立。完成合同模板的建立需要對合同模板的文本內(nèi)容進(jìn)行修改時在合同管理點擊“從臺賬生產(chǎn)合同”按照下拉名稱選擇合同模板，點擊“查看模板”進(jìn)行在線查看編輯，點擊“保存到服務(wù)器”把合同模板的修改保存到服務(wù)器，再使用模板時就是最新修改后的模板（慎用-影響所有上電子交易平臺的合同模板使用用戶）。查看說明查看可自動生成的信息，提示可自動生成信息。制作好的本地合同模板，對自動生成的信息需本地Word進(jìn)行替換，如下示范。代儲合同（適應(yīng)于備件材料）賣方：#賣方單位名稱# 合同編

14、號：#合同編號#買方：#買方單位名稱# 簽訂地點：甘肅省嘉峪關(guān)市 簽訂時間：#簽訂時間#一、物資名稱、規(guī)格型號、材質(zhì)或品牌、最大交貨量及期初價格#物料表格#(五) 到貨管理5.1) ：到貨錄入操作菜單：【采購管理】【合同管理】【到貨錄入】生成電子交易平臺成功的合同對到貨進(jìn)行記錄和管理，生成SAP合同的付款、到貨、付款計劃進(jìn)入ERP進(jìn)行管理，通過錄入查詢條件點擊“查詢”準(zhǔn)確查找到需要添加到貨記錄的合同，到貨記錄中點擊“添加到貨記錄”增加到貨記錄。錄入每個標(biāo)的物到貨記錄的本次到貨數(shù)量、本次到貨時間、備注等信息，點擊“錄入到貨數(shù)據(jù)”錄入本次到貨的真實情況，錄入成功系統(tǒng)會自動提示錄入成功。5.2) ：到貨確認(rèn)操作菜單：【采購管理】【合同管理】【到貨確認(rèn)】對于錄入的到貨記錄，貨物驗收質(zhì)檢部門驗收接收后，由業(yè)務(wù)員操作到貨確認(rèn)工作。通過查詢確認(rèn)狀態(tài)中未確認(rèn)的到貨記錄，選中到貨的記錄，點擊“確認(rèn)選中記錄”確認(rèn)付款。對于誤操作確認(rèn)到貨的或需要取消到貨確認(rèn)，通過查詢確認(rèn)狀態(tài)中已確認(rèn)的到貨記錄，選中已經(jīng)到貨的記錄，點擊“選中記錄取消確認(rèn)”取消確認(rèn)到貨。(六) 合同事件提醒操作菜單：【采購管理】【合同管理】【合同事件提醒】生成合同時創(chuàng)建合同事件提醒