會務崗位職責-

1、會務流程為規(guī)范*公司會務操作流程,提高會務質(zhì)量,優(yōu)化會務流程,減少會務成本支出,特制定本操作流程。自本操作流程下發(fā)之日起,所有會務工作均按本操作流程執(zhí)行:一、會務管理權(quán)限及崗位設置1、適用范圍:2、會務管理A、會務負責人設會務總負責人一名,接授公司總經(jīng)理的領導,全權(quán)負責公司所有會務管理工作,對會務工作進行督導,審核會務。B、場內(nèi)負責人、場外負責人會場設場內(nèi)負責人、場外負責人各一人,接受會務總負責的領導,以課程會場為界,負責安排、監(jiān)督、檢查各項具體工作。嘉賓服務組嘉賓來之前:1準備日常茶水、點心、水果;2 精神飽滿,形象一流,微笑一流,注意衛(wèi)生;3與嘉賓接洽人員對接,提前安排好場內(nèi)接送;嘉賓來之

2、后:1 提醒嘉賓上場時間;2 場內(nèi)接送嘉賓;3 準備金嗓子,感冒藥等應急事務;4 保持貴賓室桌面清潔,及時清理雜物,避免臟亂,及時整理物品,使桌面整齊有序,及時情緒用具5 及時清點物品數(shù)量,與后勤部門對接,讓后勤負責人進行購買;會議嘉賓接洽組1 負責與嘉賓溝通上場時間和需求;2 與嘉賓服務組對接,確保演講嘉賓順利進場;3 與外場司機對接,通知哪位嘉賓需要接送;4 如果有嘉賓需要住房,與客房組對接;銷售組1 熟悉產(chǎn)品和打包優(yōu)惠政策;2 上崗前認真檢查銷售區(qū)產(chǎn)品種類及數(shù)量;3 課程期間應防止產(chǎn)品丟失、錯賣,每晚檢查產(chǎn)品種類和數(shù)量;4 下課期間要站立服務,售書區(qū)任何時間都要有人留守,以確保產(chǎn)品安全;

3、5 銷售時要有極高的興奮度叫賣,不可站立默默無語;6 每天銷售的金額要及時與財務對接;音控組會前1負責會場內(nèi)音響、電腦和投影的準備工作,確保正常使用;2 播放消磁音樂;3 提前準備好,主持人和演講嘉賓所要用到的資料;會中1負責每個嘉賓的資料播放和音樂配合;3 負責每位講師的資料播放;4 配合講師播放音樂烘托課堂氣氛;5 通知燈光組播放視頻或幻燈片時,燈光關暗;6 配合主持人,烘托課堂氣氛;7 播放音樂要及時;會后1 播放*公司的官方網(wǎng)站,公司官方微信,客戶服務熱線;2 準備好下一場所需資料;主持組會前:1 熟悉主講嘉賓的資料以便塑造;2 著裝大方得體,狀態(tài)一流;3 語言表達清晰、流利;4 注意

4、和講師溝通每個環(huán)節(jié)成交重點,隨時做好調(diào)整安排;開會期間:1 歡迎參會人員入場;2宣導進場客戶,按照安排就坐;3指揮助教帶動客戶氣氛;4 塑造主講嘉賓;5 歡迎主講嘉賓上場;6配合主講成交;7 宣導客戶刷卡或交現(xiàn)位置;會后:1 中午或晚上宣導客戶就餐位置,并祝午餐或晚餐愉快或晚安;2宣導客戶離場;引導組穿銀色助教服,佩戴徽章和授帶;會前:1 客戶在酒店下車時,門口迎賓要立刻上前開車門,面帶微笑,鞠躬歡迎,并說:“請問您是參加*活動的嗎?”幫助客戶拿行李;2 引領客戶到大廳簽到,并詢問客戶:“請問您是-引導到相應的位置去簽到;3助教引導客戶分別到完款簽到處或現(xiàn)場購票處,配合簽到和收款人員,熱情幫助

5、客戶,服務客戶;4簽到后,引導客戶辦理入住酒店;并致“學習愉快!”。會中:1 隊長安排留守4人在大堂引導,直到簽到組簽到結(jié)束;會后:1 及時站到門口歡送學員“祝您用餐愉快!”;2 引導有餐票的學員到就餐地點用餐;3 引導后,統(tǒng)一就餐和休息,如有特別事情,向組長請假;守門組課前1 面帶微笑,認真檢查學員胸牌和手環(huán),無手環(huán)無牌者拒絕入內(nèi)。注意禮貌用語:“您好!請戴好您的胸牌!請出示您的手環(huán)!謝謝”;2 保持好學員的入場秩序,不要出現(xiàn)擁擠或踩踏事件;課中1 把控好助出入場,不要讓那個助教出入會場太頻繁;2 維持現(xiàn)場質(zhì)素,不得出現(xiàn)混亂現(xiàn)象,保證門口環(huán)境的安靜,不要影響學員上課;課后1 下課后及時開門,

6、歡送學員;禮貌用語:“午餐愉快!或晚餐愉快!”舞蹈組1 人員服裝統(tǒng)一,隊形整齊有序,動作統(tǒng)一,情緒高昂;2 每次與主持人做好溝通,與DJ配合好,音樂提前準備;3 跳完后,跑不下臺;4 活動期間要注意與學員的互動,表情、眼神、肢體語言的互動,帶動整體會場氣氛;站位組1 不可弓腰彎背,站位時,不可依靠身旁設備或靠墻等,面帶微笑注視顧客,保持高度敏感度,觀察上課期間客戶需求,以便隨時服務;2 不允許私換崗位,替崗,隨意走動,接打電話,站位時不允許記筆記,或是其他小動作,影響公司形象;3 學員有打電話者,友好提醒道外面接聽,禮貌用語:“您好!上課期間,請到會場外接聽電話,好嗎?”4 配合講師和主持人,

7、微笑最燦爛,回答最大聲,掌聲最響亮,帶動學員氣氛;5 課程期間學員不允許錄音、錄像、照相,影響其他人學習,站位助教要立刻上前制止;7 成交環(huán)節(jié),要拉客戶上臺,然后要站到前臺,防止學員下臺溜走,引導學員交款;8 主持人說到按摩的時候,站位助教上臺按摩帶動;9 護送老師安全上場;10 每次下課,協(xié)助清理會場;跑麥組1 動作要迅速,反應要快,腳步要輕,敏感度高,兼顧全場;2 半蹲或俯身道發(fā)言者身旁,確定話筒打開,可以使用后交給發(fā)言人,之后半蹲在發(fā)言人身邊,隨時準備接受話筒,收回話筒會后,確認關閉;3 每次下課需要收回麥克風,檢查麥克風電池電量是否充足,及時更換;燈光組1 配合DJ組做好開關燈工作;2

8、 掌握好開關燈時間,要在播放前關閉,保證無誤差;3 不得擅自離崗、撤崗、換崗;4 熟悉課程流程;5 隨身佩戴對講機;攝影、攝像組1 妥善保管攝影機、照相機等機器設備,及時給攝影機充電,保證拍攝順利;2 及時搶拍經(jīng)典鏡頭(感動、悲傷、激情高昂、分享、激情討論;3 拍攝時,不允許打盹,睡覺,坐姿不雅等;4 負責將設備安全無誤的交回公司;倉庫組1 做好工作人員領取物品登記表,并詳細記錄,確?？苫厥瘴锲凡粊G失;2 隨時和會務內(nèi)外場總監(jiān)保持聯(lián)系,確保每個環(huán)節(jié)需要的物品準確無誤;3 銷售組與倉庫對接,需要有銷售組組長簽字才可以拿產(chǎn)品;4 保證倉庫內(nèi)整潔,不允許除庫管以外的其他人在倉庫逗留;5 會議物資準備

9、,要檢查物品是否齊全,如缺物資,與后勤組聯(lián)系,提出購買;6 倉庫組組長要隨貨車一起去會場,監(jiān)督裝卸物資無誤;白板組1 字跡清晰;2 站姿挺立,不許東張西望;3 有親和力,面帶微笑面對學員;4 認真聽老師的講課內(nèi)容;5 敏感度高;簽到收款組： 1 提前把所需物資準備好， （報名表，筆，A4 紙，手環(huán)，剪 刀，胸牌） ；課前負責簽到工作，認真核對每個學員信息； 2 現(xiàn)場工作小組由三人為一個工作小組，其中：開票人員一 人，收款人員一人，登記簽到人員一人， 3 小組負責人負責發(fā)放手鏈和胸牌，并負責手鏈胸牌的核 實； 4 收取現(xiàn)金必須由開票人開票，收款人受到的現(xiàn)金和開出的 收據(jù)必須相符。 5 如有學員手

10、環(huán)損壞， 則帶身份證和損壞的手環(huán)到簽到收款 處領取更換手環(huán)； 課程老師成交后 1 現(xiàn)場收款由兩人為一組，其中一人收款，一人開票填單。 2 報名表、收據(jù)一式三聯(lián)，第一聯(lián)開票人，第二聯(lián)現(xiàn)場收款 人憑此收款，第三聯(lián)交給客戶； 收據(jù)一式三聯(lián)，同上； 3 報名表、收據(jù)的填寫一定要字跡清晰，內(nèi)容填寫齊全； 4 現(xiàn)金卡單、報名表的交接，每次收款后向出納和會計進行 交款交單，收款人員的第二聯(lián)和現(xiàn)金卡單交給出納員，開票 人員第一聯(lián)交給會計，四方同時隊長交接； 5 現(xiàn)場代收款一律開收據(jù)，無憑據(jù)一律不予收款； 酒店接洽組 1 負責學員及貴賓的酒店安排； 2 貴賓一人一間大床房； 3 確定酒店協(xié)議價格； 4 負責監(jiān)督酒店餐票銷售； 5 服務態(tài)度友好，認真為客戶辦事； 6 幫學員安排午餐、 晚餐， 提前問內(nèi)場總監(jiān)中午下課的時間， 晚上下課的時間及時幫助學員安排好午餐和晚餐， 如果遇到 課程時間有厭惡，應及時與