合同過程監(jiān)控管理細(xì)則(試行)

1、合同過程監(jiān)控管理細(xì)則（試行）第一條 為了加強(qiáng)對(duì)中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三研究所（以下簡(jiǎn)稱三所）的合同過程監(jiān)控管理，根據(jù)三所合同管理辦法，制定本管理細(xì)則。第二條 合同過程監(jiān)控是指法務(wù)部會(huì)同相關(guān)部門對(duì)合同實(shí)施過程中的重點(diǎn)內(nèi)容和關(guān)鍵環(huán)節(jié)實(shí)施監(jiān)測(cè)與控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理合同實(shí)施中的問題或隱患，防控法律風(fēng)險(xiǎn)的管理過程。第三條 合同過程監(jiān)控的重點(diǎn)內(nèi)容包括預(yù)算執(zhí)行、進(jìn)度監(jiān)控、質(zhì)量控制、糾紛處置等，關(guān)鍵環(huán)節(jié)包括合同款收付、器材設(shè)備驗(yàn)收、產(chǎn)品出所驗(yàn)收、合同成果交驗(yàn)等。第四條 合同承辦部門合同管理員針對(duì)每份合同建立臺(tái)帳，填寫合同履行情況登記表（附件1）。第五條 合同承辦人員應(yīng)跟蹤了解合同對(duì)方當(dāng)事人的基本情況，當(dāng)發(fā)生下

2、列情況時(shí)及時(shí)向本部門報(bào)告： （一）對(duì)方當(dāng)事人名稱、法定代表人、銀行賬號(hào)、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、聯(lián)系方式等發(fā)生變更；（二）對(duì)方當(dāng)事人授權(quán)代表調(diào)離、離職、開除等；（三）對(duì)方當(dāng)事人或者其控制人財(cái)務(wù)狀況惡化，開始出現(xiàn)拖欠款項(xiàng)；（四）對(duì)方當(dāng)事人陷入重大法律糾紛，可能影響其正常經(jīng)營(yíng)。（五）其他有可能對(duì)正常履約造成負(fù)面影響的情況。合同承辦部門在了解對(duì)方當(dāng)事人的基本情況變化后，應(yīng)對(duì)該事項(xiàng)的影響進(jìn)行評(píng)估。對(duì)可能造成較大風(fēng)險(xiǎn)的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部咨詢處理方案。第六條 對(duì)于業(yè)務(wù)往來較多、累計(jì)合同額較大或單筆合同數(shù)額較大的合同對(duì)方當(dāng)事人，法務(wù)部經(jīng)請(qǐng)示法務(wù)主管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以獨(dú)立地對(duì)它展開資信調(diào)查。第七條 合同承辦部門應(yīng)指定專人

3、對(duì)項(xiàng)目預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行復(fù)核，簽訂對(duì)外付款合同的，經(jīng)復(fù)核通過后方可履行后續(xù)手續(xù)。履約過程中出現(xiàn)預(yù)算變更的，應(yīng)重新履行預(yù)算審批程序。第八條 合同承辦部門合同管理員應(yīng)在合同約定的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)向合同承辦人員或合同對(duì)方當(dāng)事人了解履約進(jìn)度情況，并填寫合同履行情況登記表相應(yīng)部分。第九條 財(cái)務(wù)部每月與合同承辦部門就合同款收支情況進(jìn)行對(duì)賬，合同管理員據(jù)此填寫合同履行情況登記表相應(yīng)部分。第十條 財(cái)務(wù)部在收支合同款時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定辦理，特別注意款項(xiàng)類別（如貨款、工程款、定金、預(yù)付款等）必須與合同約定一致。出具發(fā)票或收據(jù)或向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)賬或匯款時(shí)，在單據(jù)空白處標(biāo)明對(duì)應(yīng)的合同編號(hào)。第十一條 支付與合同約定條款不符并且可能

4、有損我方利益的款項(xiàng)，需要具有高一級(jí)審批權(quán)限的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可辦理。第十二條 第三方代付合同款項(xiàng)的，必須首先簽訂三方協(xié)議，協(xié)議原件在法務(wù)部備案后方可確認(rèn)收入，辦理后續(xù)支出手續(xù)。第十三條 合同承辦部門合同管理員應(yīng)按照合同約定的收款進(jìn)度提醒合同承辦人員催促對(duì)方當(dāng)事人付款。對(duì)方當(dāng)事人延遲一個(gè)月以上的，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)做出書面說明并提出處理建議，由于對(duì)方怠于履行支付義務(wù)而有可能造成我方利益受損的，應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ桨l(fā)出催款函（格式見附件2）。對(duì)方當(dāng)事人延遲三個(gè)月以上的，合同承辦部門應(yīng)報(bào)送法務(wù)部，共同催款。第十四條 合同標(biāo)的的驗(yàn)收按照三所質(zhì)量管理體系的規(guī)定辦理。三所驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定的驗(yàn)收條件清點(diǎn)合同標(biāo)的物，向?qū)?/p>

5、方當(dāng)事人出具接收清單。接收清單一式兩份，對(duì)方一份，合同承辦部門一份，與合同一并保存。對(duì)于不符合合同約定的事項(xiàng)，應(yīng)在清單上說明。如果與合同約定嚴(yán)重不符，驗(yàn)收人員應(yīng)拒收貨物。第十五條 驗(yàn)收一般應(yīng)在所內(nèi)進(jìn)行，確需在所外或異地接收合同標(biāo)的的，主管驗(yàn)收的部門可以選擇派員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨或者委托主合同承辦部門現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨。異地驗(yàn)貨除需保存接收清單外，如果對(duì)方采取托運(yùn)方式交貨，還應(yīng)保存托運(yùn)單據(jù)。第十六條 驗(yàn)收后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的，應(yīng)及時(shí)向該合同的負(fù)責(zé)人報(bào)告，由合同負(fù)責(zé)人填寫產(chǎn)品質(zhì)量異議函（格式見附件3），以傳真和快件的方式向?qū)Ψ疆?dāng)事人質(zhì)詢。質(zhì)量異議函及其相關(guān)材料應(yīng)在合同承辦部門辦公室保存。第十七條 合同承辦部門應(yīng)確保出所產(chǎn)

6、品或系統(tǒng)質(zhì)量符合合同約定的標(biāo)準(zhǔn)并保留合法證據(jù)。第十八條 殘次品清理按不合格品處理程序辦理，并在買賣合同或出具給對(duì)方的單據(jù)中注明“殘次品清理，不負(fù)責(zé)退換和維修”字樣。第十九條 合同標(biāo)的在交付對(duì)方當(dāng)事人之前的保管責(zé)任由三所承擔(dān)（合同明確約定由對(duì)方承擔(dān)的除外），合同負(fù)責(zé)人應(yīng)評(píng)估保管的風(fēng)險(xiǎn)，采取相應(yīng)措施確保合同標(biāo)的不受損毀。第二十條 合同標(biāo)的交付對(duì)方當(dāng)事人時(shí)，對(duì)方應(yīng)在收貨清單上簽字并加蓋公章，清單上應(yīng)包括品名、型號(hào)、廠家、數(shù)量以及隨設(shè)備提供的文件資料清單等。合同中約定了具體收貨經(jīng)辦人的，可以由該收貨經(jīng)辦人簽收。收貨清單原件應(yīng)在合同承辦部門與合同一起保存。第二十一條 合同約定以托運(yùn)方式交貨的，應(yīng)在托運(yùn)單

7、上標(biāo)明貨品型號(hào)、數(shù)量，或者附上貨物清單，要求承運(yùn)人在對(duì)方簽收后將托運(yùn)簽收單返回我方，合同承辦部門將托運(yùn)單、托運(yùn)簽收單與合同一起保存。第二十二條 收貨人發(fā)生變更時(shí)，必須要有合同對(duì)方當(dāng)事人的書面指令。第二十三條 合同履行過程中對(duì)方提出變更的，要以書面方式為準(zhǔn)，按我方內(nèi)部合同管理程序?qū)徟夂?，方可變更原合同。合同承辦人員不得擅自決定變更履約內(nèi)容。第二十四條 合同承辦部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)下列情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部通報(bào)，共同處理后續(xù)事宜。（一）對(duì)方當(dāng)事人出現(xiàn)重大財(cái)務(wù)或法律危機(jī)，可能造成我方權(quán)益不能保證的；（二）合同的繼續(xù)履行不能獲得約定的利益，甚至可能造成我方損失的；（三）對(duì)方當(dāng)事人拒不履行約定義

8、務(wù)，使得合同履行困難，可能造成我方損失的；（四）因我方違約致使對(duì)方當(dāng)事人提出書面異議的；（五）其他可能造成我方損失的情況。第二十五條 合同承辦部門合同管理員每月10日前對(duì)正在履行的合同進(jìn)行自查，填寫合同履行情況自查表（格式見附件4）。對(duì)于存在問題并可能造成我方損失的合同，合同承辦部門應(yīng)填寫問題合同情況說明（格式見附件5）報(bào)送法務(wù)部。第二十六條 法務(wù)部每季度會(huì)同合同承辦部門將問題合同劃分為黃線合同和紅線合同，報(bào)主管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后通報(bào)相關(guān)管理部門，以加強(qiáng)對(duì)問題合同的管理力度。劃分問題合同主要考慮如下因素：（一）欠款額度和欠款時(shí)間；（二）履約進(jìn)度與合同約定的偏離度；（三）對(duì)方單位的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)大??；（四）

9、是否存在重大質(zhì)量問題；（五）交貨、驗(yàn)收是否存在重大隱患；（六）其他可能導(dǎo)致我方利益損害的因素。第二十七條 合同被評(píng)定為黃線合同后，合同承辦部門主管所領(lǐng)導(dǎo)召集相關(guān)部門召開專門會(huì)議，提出整改措施，法務(wù)部每季度對(duì)整改效果進(jìn)行跟蹤，并向合同承辦部門主管所領(lǐng)導(dǎo)提交書面報(bào)告。第二十八條 合同被評(píng)定為紅線合同后，所長(zhǎng)召集相關(guān)部門召開專門會(huì)議，提出整改措施，法務(wù)部每月對(duì)整改效果進(jìn)行跟蹤，并向所長(zhǎng)提交書面報(bào)告。第二十九條 因我方員工的個(gè)人原因?qū)е潞贤蔀辄S線合同和紅線合同的，合同承辦部門在年度考核時(shí)將有關(guān)情況記入責(zé)任人的考評(píng)記錄；造成實(shí)際損失的，應(yīng)該給予相應(yīng)的處罰。第三十條 合同履約過程中發(fā)生糾紛時(shí)，合同項(xiàng)目負(fù)

10、責(zé)人應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告（格式見附件6），積極協(xié)商解決問題。合同承辦部門自身解決有困難的，可以向法務(wù)部咨詢處理意見，各相關(guān)部門應(yīng)積極予以配合解決。第三十一條 對(duì)方當(dāng)事人向我方發(fā)出律師函或啟動(dòng)訴訟程序，或者我方擬采用訴訟方式解決合同糾紛的，合同承辦部門應(yīng)填寫合同法律事務(wù)處理申請(qǐng)表（格式見附件7），經(jīng)合同承辦部門主管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)送法務(wù)部。法務(wù)部應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)提出處理意見，經(jīng)法務(wù)部主管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后處理后續(xù)事宜。第三十二條 采購(gòu)合同的過程監(jiān)控可參照本細(xì)則執(zhí)行。第三十三條 北京奧特維科技開發(fā)總公司的合同過程監(jiān)控參照本細(xì)則執(zhí)行。第三十四條 本管理細(xì)則由法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第三十五條 本管理細(xì)則自頒布之

11、日起執(zhí)行。附件1：合同履約情況登記表合同名稱合同編號(hào)合同總金額簽訂日期履約期限項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分 機(jī)手 機(jī)主合同名稱課題代號(hào)對(duì)方當(dāng)事人基本情況單位名稱法人代表營(yíng)業(yè)地址傳 真通信地址郵政編碼聯(lián)系人職 務(wù)電 話開戶行帳 號(hào)信譽(yù)情況履約進(jìn)度情況節(jié)點(diǎn)數(shù)節(jié)點(diǎn)要求約定時(shí)間完成時(shí)間經(jīng)辦人123456合同款收（或支）情況次數(shù)金 額約定時(shí)間實(shí)際金額實(shí)際時(shí)間差異原因12345開票情況序號(hào)時(shí)間發(fā)票類別金 額發(fā)票號(hào)碼對(duì)方單位123其他情況（如合同變更、糾紛處理、對(duì)方當(dāng)事人調(diào)查等）序號(hào)時(shí)間事由及處理結(jié)果附件2：催款函 編 號(hào)：欠款單位欠款金額我所（中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三研究所）與貴單位在履行×年×月&#

12、215;日簽訂的編號(hào)為××××合同過程中，我單位已經(jīng)按合同約定×××××。請(qǐng)貴單位按照合同約定盡快支付×××款共計(jì)××××元。發(fā)函單位（章）：日期：如以上數(shù)據(jù)與貴單位一致或有其他意見，請(qǐng)?jiān)谙旅嫦鄳?yīng)的內(nèi)打確認(rèn)，并填寫時(shí)間或意見。以上數(shù)據(jù)無誤，還款時(shí)間：其他意見： 單位名稱：（章）簽字：日期：附件3：產(chǎn)品質(zhì)量異議函XX公司：貴方根據(jù)XX合同（合同編號(hào)：XXXXXX）向我方提供的XX產(chǎn)品存在質(zhì)量問題。故障現(xiàn)象為：請(qǐng)貴方按照合同約定及時(shí)解決該質(zhì)

13、量問題，否則由此產(chǎn)生的一切損失，將由貴方承擔(dān)。順祝商祺！簽 章年 月 日附件4：合同承辦部門月度履約情況自查表合同簡(jiǎn)稱合同編號(hào)課題代號(hào)1月份2月份3月份4月份12月份預(yù)算進(jìn)度質(zhì)量糾紛預(yù)算進(jìn)度質(zhì)量糾紛預(yù)算進(jìn)度質(zhì)量糾紛預(yù)算進(jìn)度質(zhì)量糾紛預(yù)算進(jìn)度質(zhì)量糾紛預(yù)算進(jìn)度質(zhì)量糾紛GA03080999×填寫說明：每月檢查時(shí)將本月新簽合同加入本表，同時(shí)在出現(xiàn)問題的合同對(duì)應(yīng)的格內(nèi)畫“×”。例如：3月份檢查時(shí)，合同編號(hào)為GA03080999的合同出現(xiàn)了質(zhì)量問題，則在合同編號(hào)為GA03080999的行與“3月份質(zhì)量”的列相交處畫“×”。附件5：?jiǎn)栴}合同情況表合同名稱課題號(hào)合同金額項(xiàng)目負(fù)責(zé)人手 機(jī)合同對(duì)方當(dāng)事人存在的問題說明及其原因分析：已經(jīng)采取和擬采取的措施：解決問題的建議或要求：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（簽字）： （若空間不夠，可另附頁說明）部門意見：部門主任（簽字）： 法務(wù)部意見：主任（簽字）： 法務(wù)主管所領(lǐng)導(dǎo)意見：附件6：合同糾紛處理流程表合同名稱課題號(hào)合同對(duì)方當(dāng)事人項(xiàng)目負(fù)責(zé)人糾紛事由：處理建議