合同過程監(jiān)控管理細則(試行)

1、合同過程監(jiān)控管理細則（試行）第一條 為了加強對中國電子科技集團公司第三研究所（以下簡稱三所）的合同過程監(jiān)控管理，根據(jù)三所合同管理辦法，制定本管理細則。第二條 合同過程監(jiān)控是指法務部會同相關部門對合同實施過程中的重點內容和關鍵環(huán)節(jié)實施監(jiān)測與控制，及時發(fā)現(xiàn)和處理合同實施中的問題或隱患，防控法律風險的管理過程。第三條 合同過程監(jiān)控的重點內容包括預算執(zhí)行、進度監(jiān)控、質量控制、糾紛處置等，關鍵環(huán)節(jié)包括合同款收付、器材設備驗收、產品出所驗收、合同成果交驗等。第四條 合同承辦部門合同管理員針對每份合同建立臺帳，填寫合同履行情況登記表（附件1）。第五條 合同承辦人員應跟蹤了解合同對方當事人的基本情況，當發(fā)生下

2、列情況時及時向本部門報告： （一）對方當事人名稱、法定代表人、銀行賬號、經營場所、聯(lián)系方式等發(fā)生變更；（二）對方當事人授權代表調離、離職、開除等；（三）對方當事人或者其控制人財務狀況惡化，開始出現(xiàn)拖欠款項；（四）對方當事人陷入重大法律糾紛，可能影響其正常經營。（五）其他有可能對正常履約造成負面影響的情況。合同承辦部門在了解對方當事人的基本情況變化后，應對該事項的影響進行評估。對可能造成較大風險的事項，應及時向法務部咨詢處理方案。第六條 對于業(yè)務往來較多、累計合同額較大或單筆合同數(shù)額較大的合同對方當事人，法務部經請示法務主管所領導批準后，可以獨立地對它展開資信調查。第七條 合同承辦部門應指定專人

3、對項目預算的執(zhí)行情況進行復核，簽訂對外付款合同的，經復核通過后方可履行后續(xù)手續(xù)。履約過程中出現(xiàn)預算變更的，應重新履行預算審批程序。第八條 合同承辦部門合同管理員應在合同約定的關鍵節(jié)點向合同承辦人員或合同對方當事人了解履約進度情況，并填寫合同履行情況登記表相應部分。第九條 財務部每月與合同承辦部門就合同款收支情況進行對賬，合同管理員據(jù)此填寫合同履行情況登記表相應部分。第十條 財務部在收支合同款時，應嚴格按照合同約定辦理，特別注意款項類別（如貨款、工程款、定金、預付款等）必須與合同約定一致。出具發(fā)票或收據(jù)或向對方轉賬或匯款時，在單據(jù)空白處標明對應的合同編號。第十一條 支付與合同約定條款不符并且可能

4、有損我方利益的款項，需要具有高一級審批權限的負責人批準方可辦理。第十二條 第三方代付合同款項的，必須首先簽訂三方協(xié)議，協(xié)議原件在法務部備案后方可確認收入，辦理后續(xù)支出手續(xù)。第十三條 合同承辦部門合同管理員應按照合同約定的收款進度提醒合同承辦人員催促對方當事人付款。對方當事人延遲一個月以上的，項目負責人應做出書面說明并提出處理建議，由于對方怠于履行支付義務而有可能造成我方利益受損的，應及時向對方發(fā)出催款函（格式見附件2）。對方當事人延遲三個月以上的，合同承辦部門應報送法務部，共同催款。第十四條 合同標的的驗收按照三所質量管理體系的規(guī)定辦理。三所驗收人員應按照合同約定的驗收條件清點合同標的物，向對

5、方當事人出具接收清單。接收清單一式兩份，對方一份，合同承辦部門一份，與合同一并保存。對于不符合合同約定的事項，應在清單上說明。如果與合同約定嚴重不符，驗收人員應拒收貨物。第十五條 驗收一般應在所內進行，確需在所外或異地接收合同標的的，主管驗收的部門可以選擇派員現(xiàn)場驗貨或者委托主合同承辦部門現(xiàn)場驗貨。異地驗貨除需保存接收清單外，如果對方采取托運方式交貨，還應保存托運單據(jù)。第十六條 驗收后發(fā)現(xiàn)質量問題的，應及時向該合同的負責人報告，由合同負責人填寫產品質量異議函（格式見附件3），以傳真和快件的方式向對方當事人質詢。質量異議函及其相關材料應在合同承辦部門辦公室保存。第十七條 合同承辦部門應確保出所產

6、品或系統(tǒng)質量符合合同約定的標準并保留合法證據(jù)。第十八條 殘次品清理按不合格品處理程序辦理，并在買賣合同或出具給對方的單據(jù)中注明“殘次品清理，不負責退換和維修”字樣。第十九條 合同標的在交付對方當事人之前的保管責任由三所承擔（合同明確約定由對方承擔的除外），合同負責人應評估保管的風險，采取相應措施確保合同標的不受損毀。第二十條 合同標的交付對方當事人時，對方應在收貨清單上簽字并加蓋公章，清單上應包括品名、型號、廠家、數(shù)量以及隨設備提供的文件資料清單等。合同中約定了具體收貨經辦人的，可以由該收貨經辦人簽收。收貨清單原件應在合同承辦部門與合同一起保存。第二十一條 合同約定以托運方式交貨的，應在托運單

7、上標明貨品型號、數(shù)量，或者附上貨物清單，要求承運人在對方簽收后將托運簽收單返回我方，合同承辦部門將托運單、托運簽收單與合同一起保存。第二十二條 收貨人發(fā)生變更時，必須要有合同對方當事人的書面指令。第二十三條 合同履行過程中對方提出變更的，要以書面方式為準，按我方內部合同管理程序審批同意后，方可變更原合同。合同承辦人員不得擅自決定變更履約內容。第二十四條 合同承辦部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)下列情況時，應及時向法務部通報，共同處理后續(xù)事宜。（一）對方當事人出現(xiàn)重大財務或法律危機，可能造成我方權益不能保證的；（二）合同的繼續(xù)履行不能獲得約定的利益，甚至可能造成我方損失的；（三）對方當事人拒不履行約定義

8、務，使得合同履行困難，可能造成我方損失的；（四）因我方違約致使對方當事人提出書面異議的；（五）其他可能造成我方損失的情況。第二十五條 合同承辦部門合同管理員每月10日前對正在履行的合同進行自查，填寫合同履行情況自查表（格式見附件4）。對于存在問題并可能造成我方損失的合同，合同承辦部門應填寫問題合同情況說明（格式見附件5）報送法務部。第二十六條 法務部每季度會同合同承辦部門將問題合同劃分為黃線合同和紅線合同，報主管所領導批準后通報相關管理部門，以加強對問題合同的管理力度。劃分問題合同主要考慮如下因素：（一）欠款額度和欠款時間；（二）履約進度與合同約定的偏離度；（三）對方單位的經營風險大??；（四）

9、是否存在重大質量問題；（五）交貨、驗收是否存在重大隱患；（六）其他可能導致我方利益損害的因素。第二十七條 合同被評定為黃線合同后，合同承辦部門主管所領導召集相關部門召開專門會議，提出整改措施，法務部每季度對整改效果進行跟蹤，并向合同承辦部門主管所領導提交書面報告。第二十八條 合同被評定為紅線合同后，所長召集相關部門召開專門會議，提出整改措施，法務部每月對整改效果進行跟蹤，并向所長提交書面報告。第二十九條 因我方員工的個人原因導致合同成為黃線合同和紅線合同的，合同承辦部門在年度考核時將有關情況記入責任人的考評記錄；造成實際損失的，應該給予相應的處罰。第三十條 合同履約過程中發(fā)生糾紛時，合同項目負

10、責人應及時向部門負責人報告（格式見附件6），積極協(xié)商解決問題。合同承辦部門自身解決有困難的，可以向法務部咨詢處理意見，各相關部門應積極予以配合解決。第三十一條 對方當事人向我方發(fā)出律師函或啟動訴訟程序，或者我方擬采用訴訟方式解決合同糾紛的，合同承辦部門應填寫合同法律事務處理申請表（格式見附件7），經合同承辦部門主管所領導批準后，報送法務部。法務部應在3個工作日內提出處理意見，經法務部主管所領導批準后處理后續(xù)事宜。第三十二條 采購合同的過程監(jiān)控可參照本細則執(zhí)行。第三十三條 北京奧特維科技開發(fā)總公司的合同過程監(jiān)控參照本細則執(zhí)行。第三十四條 本管理細則由法務部負責解釋。第三十五條 本管理細則自頒布之

11、日起執(zhí)行。附件1：合同履約情況登記表合同名稱合同編號合同總金額簽訂日期履約期限項目負責人分 機手 機主合同名稱課題代號對方當事人基本情況單位名稱法人代表營業(yè)地址傳 真通信地址郵政編碼聯(lián)系人職 務電 話開戶行帳 號信譽情況履約進度情況節(jié)點數(shù)節(jié)點要求約定時間完成時間經辦人123456合同款收（或支）情況次數(shù)金 額約定時間實際金額實際時間差異原因12345開票情況序號時間發(fā)票類別金 額發(fā)票號碼對方單位123其他情況（如合同變更、糾紛處理、對方當事人調查等）序號時間事由及處理結果附件2：催款函 編 號：欠款單位欠款金額我所（中國電子科技集團公司第三研究所）與貴單位在履行×年×月&#

12、215;日簽訂的編號為××××合同過程中，我單位已經按合同約定×××××。請貴單位按照合同約定盡快支付×××款共計××××元。發(fā)函單位（章）：日期：如以上數(shù)據(jù)與貴單位一致或有其他意見，請在下面相應的內打確認，并填寫時間或意見。以上數(shù)據(jù)無誤，還款時間：其他意見： 單位名稱：（章）簽字：日期：附件3：產品質量異議函XX公司：貴方根據(jù)XX合同（合同編號：XXXXXX）向我方提供的XX產品存在質量問題。故障現(xiàn)象為：請貴方按照合同約定及時解決該質

13、量問題，否則由此產生的一切損失，將由貴方承擔。順祝商祺！簽 章年 月 日附件4：合同承辦部門月度履約情況自查表合同簡稱合同編號課題代號1月份2月份3月份4月份12月份預算進度質量糾紛預算進度質量糾紛預算進度質量糾紛預算進度質量糾紛預算進度質量糾紛預算進度質量糾紛GA03080999×填寫說明：每月檢查時將本月新簽合同加入本表，同時在出現(xiàn)問題的合同對應的格內畫“×”。例如：3月份檢查時，合同編號為GA03080999的合同出現(xiàn)了質量問題，則在合同編號為GA03080999的行與“3月份質量”的列相交處畫“×”。附件5：問題合同情況表合同名稱課題號合同金額項目負責人手 機合同對方當事人存在的問題說明及其原因分析：已經采取和擬采取的措施：解決問題的建議或要求：項目負責人（簽字）： （若空間不夠，可另附頁說明）部門意見：部門主任（簽字）： 法務部意見：主任（簽字）： 法務主管所領導意見：附件6：合同糾紛處理流程表合同名稱課題號合同對方當事人項目負責人糾紛事由：處理建議