公司文件登記臺賬制度

1、文件收發(fā)登記臺賬管理制度為充分發(fā)揮公文的效用，保證公文上傳下達、及時準確、避免文件丟失，特制定本制度。本制度中需要做好登記的包括以下方面公司來文、來函、來電、信息、簡報、出席會議帶回的文件以及公司的請示、匯報、通知（以下統(tǒng)稱“文件”）等公文，均由辦公室機要文書負責登記和保管。臺賬就是單位各類文件詳細資料的一個登記表，以方便管理及查閱本單位文件情況。建立文件管理臺帳  建立各類臺帳、妥善分類保管、全面詳盡分析是文件管理的一項基礎(chǔ)工作。隨著企業(yè)組織結(jié)構(gòu)不同、規(guī)模不同，臺帳的種類要求、類目粗細等都存在比較大的差異。臺帳種類的確定與記錄必須堅持簡明、準確、及時和穩(wěn)定的原則。一、 收

2、發(fā)文件登記臺賬分以下幾類：詳見樹脂圖收發(fā)文登記臺賬 員工獎懲登記臺 賬（附表8）快遞郵寄登記臺 賬（附表6）新入職員工辦公用品申領(lǐng)（包含固定資產(chǎn)及消耗品）登記臺賬（附表5）員工培訓登記臺 賬（附表7）社會保險及醫(yī)療期登記臺帳（附表4）員工勞動合同登記臺 賬（附表3）員工入職登記臺賬（附表2）文件報送簽收登記臺 賬（附表9）文件借閱登記臺 賬（附表1）二、適用范圍適用于公司各部門三、 定義臺賬原是指擺放在臺上供人翻閱的賬簿，故名臺賬。久而久之，這個名詞就固定下來，實際上就是流水賬。四、收文1、文件登記。收到文件和信件要及時啟封，并按密文和一般文件管理規(guī)定，進行分類、編號、登記。2、文件傳閱。文件

3、登記后，及時按規(guī)定程序呈送領(lǐng)導審批，并根據(jù)領(lǐng)導批示，進行傳閱。凡是急件、會議通知或時間性較強的文件，必須隨收隨送，盡快送到有關(guān)領(lǐng)導和部門；其他文件亦要抓緊傳閱，一般不超過一星期傳閱完成；要做到急文急辦、特文特辦、密級文件專送專管、緊急文件不壓誤、常規(guī)文件辦理不拖拉。3、公司各部門要安排專人管理文件收發(fā)工作，按照上述規(guī)定認證登記并按文件批示要求及時送交部門領(lǐng)導和有關(guān)人員傳閱，部門傳閱完畢后，要及時返還公司機要文書室。4、密級文件、資料，必須根據(jù)批示傳閱范圍由公司機要文書專人傳送；密級文件要在當天內(nèi)閱讀，下班前交回公司機要文書保管，以確保文件的安全。五、發(fā)文1、認真做好登記和編號工作，按照發(fā)文規(guī)定

4、和要求，編訂文號，并審查審批程序是否完備。2、按規(guī)定，為公司制發(fā)的文件蓋章，并保留公文底稿和一份文件存檔。六、規(guī)范文件管理1、認真做好文件的防火、防盜、防竊、防蟲、防潮等防護工作；一切密級文件和資料應存放在指定的保密柜。2、定期檢查清理文件。公文閱辦完畢后，各部門應主動、及時退還，不得自行存放，如工作需要可保留非密級文件復印件以備查；文書對逾期未退還文件要及時追回；按保密部門規(guī)定和要求定期清退秘密文件；做到及時傳閱，保證文件無積壓、無遺漏、無差錯、無遺失。3、公司印發(fā)剩余的文件材料，以及沒有保存價值需要銷毀的重要資料，各部門要統(tǒng)一送到公司機要文書室，由機要主管按規(guī)定到保密部門規(guī)定的地點銷毀，確

5、保公司秘密。4、做好文件的立卷歸檔工作。年度終了，文書要將收發(fā)文件收集整理后，及時保管歸檔，對需要立卷的公文按規(guī)定時間和要求立卷，并及時歸檔。七、如何建立臺賬1、做好臺賬的基本要求。首先企業(yè)負責人要真正從思想上重視，建立臺賬看上去很簡單，真正想做好也很不容易，需要投入一定的人力和物力。其次，負責臺賬的工作人員要有恒心和毅力，堅持注重點滴積累，積少成多，保證臺賬內(nèi)容的充實。再次，安全管理人員要經(jīng)常性地深入到一線，對安全信息要及時收集整理，不能拖延。對排查出的隱患，不論大小都要重視，都要及時處理和登記。 2、做好臺賬的基本原則。首先是真實，對臺賬中收集的信息、數(shù)據(jù)必須是真實的，如果做假，那么就失去

6、了建立臺賬的意義了。其次是及時，堅持按時記錄安全生產(chǎn)相關(guān)的數(shù)據(jù)、措施，時間要準確，尤其是一些化工生產(chǎn)企業(yè)在時間的要求上一定要嚴格。再次是規(guī)范，臺賬資料的記載要規(guī)范和分類，該記載什么內(nèi)容的就記載什么內(nèi)容，而不能亂記，否則既不便于查找，也不利于歸納和總結(jié)。八、做好臺賬的作用 1、在臺賬資料的記錄、整理和積累過程中起到自我督促、強化安全生產(chǎn)管理的作用。 2、是企業(yè)規(guī)范管理上檔次，提高企業(yè)管理水平的需要。 3、對單位和安全管理人員起到了自我保護的作用。九、臺賬單的內(nèi)容 1、安全責任書（與主管單位及內(nèi)部各班組簽訂的安全生產(chǎn)目標管理責任書、合同）；2、安全生產(chǎn)機構(gòu)設置的文件（領(lǐng)導小組、安全組織等）；3、安

7、全生產(chǎn)管理制度（安全生產(chǎn)責任制、安全技術(shù)措施計劃、安全生產(chǎn)教育、安全生產(chǎn)定期檢查、傷亡事故的調(diào)查和處理制度）。企業(yè)注冊安全主任、安全員、班組長等崗位職責；4、上級有關(guān)安全生產(chǎn)管理部門制訂和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等；5、安全宣傳教育培訓、學習、活動資料6、安全生產(chǎn)檢查資料；7、安全會議記錄；8、花名冊：全員花名冊，特種作業(yè)人員花名冊；9、新工人（含民工和臨時工）三級教育；10、機械、電氣等設備管理資料；11、安全技術(shù)交底資料；12、爆破物品管理臺賬；13、事故應急預案、事故記錄和報告資料，安全事故調(diào)查處理材料；14、安全設施和勞保用品購買、發(fā)放登記臺賬。附表1：附件2：入 職 登 記 表編

8、號： 部門： 崗位： 入職時間：姓 名性 別出生年月相 片婚姻狀況民 族籍 貫學 歷畢業(yè)院校專 業(yè)身份證號碼戶籍所在地省 市 區(qū)/縣聯(lián)系電話家庭住址電子郵箱學歷情況起止時間院校名稱主修專業(yè)證明資料工作經(jīng)歷起止時間單位名稱職 位單位聯(lián)系人家庭成員姓 名關(guān) 系工作單位職 業(yè)聯(lián)系電話緊急聯(lián)絡人姓 名關(guān) 系工作單位職 業(yè)聯(lián)系電話附件3：附件4：附件5：廣東新生環(huán)?？萍脊煞萦邢薰拘聠T工入職申領(lǐng)登記申領(lǐng)人姓名： 申領(lǐng)日期： 發(fā)放人： 基本辦公用品發(fā)放情況（已發(fā)放的辦公用品在項目名稱后面打“”）1、水筆兩支 （ ） 2、筆筒一個 （ ）3、桌面文件夾一個 （ ） 4、計算器一個 （ ） 5、訂書機一個 （

9、 ） 6、訂書釘一盒 （ ） 7、軟皮本一本 （ ） 8、便箋紙一本 （ ） 9、電腦一套（包括顯示器、主機、鼠標、鍵盤） （ ） 10、工牌及考勤卡 （ ）員工手冊 （員工手冊務必妥善保管）                     （      ） 備注： 。注：以上帶有下劃線的辦公用品請妥善保管，離職時統(tǒng)一交還公司。如有損壞或遺失，一律照價賠償。                           &#