公司行政部服務(wù)流程與規(guī)范

1、公司行政部效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)91 行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)911 行政部組織結(jié)構(gòu)行政部崗位設(shè)計圖人員編制行政主管行政專員內(nèi)刊編輯司機(jī)職工餐廳管理員職工浴室管理員宿舍管理員保潔員醫(yī)務(wù)室醫(yī)生后勤主管行政總監(jiān)人事經(jīng)理行政經(jīng)理總監(jiān)級 人經(jīng)理級 人主管級 人職工級 人相關(guān)說明912 行政部責(zé)權(quán)部門行政部部門負(fù)責(zé)人行政經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)行政總監(jiān)職責(zé)1負(fù)責(zé)酒店各項行政、后勤管理制度的制定、實施、監(jiān)督檢查并根據(jù)實際情況不斷完善2負(fù)責(zé)酒店各類文書檔案資料的保存與管理3負(fù)責(zé)酒店后勤保障管理，包括職工餐廳管理、保潔管理等4負(fù)責(zé)酒店各類辦公用品、辦公設(shè)備的采購管理，行政辦公費用預(yù)算及支出控制5負(fù)責(zé)酒店內(nèi)行政車輛的調(diào)度、維護(hù)、保養(yǎng)及

2、交通費用控制6負(fù)責(zé)酒店內(nèi)刊編輯，協(xié)助各類會議的準(zhǔn)備與組織7完成酒店領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作權(quán)力1有權(quán)參與酒店經(jīng)營戰(zhàn)略的制訂并有建議權(quán)2有權(quán)參與酒店經(jīng)營方案的制訂并有建議權(quán)3有權(quán)對違反酒店相應(yīng)制度的行為和過失提請?zhí)幏?負(fù)責(zé)酒店行政辦公費用控制權(quán)5負(fù)責(zé)行政部組織機(jī)構(gòu)建立、職工考核的權(quán)力6負(fù)責(zé)行政部內(nèi)部職工聘用、解聘的建議權(quán)7負(fù)責(zé)要求相關(guān)部門配合相關(guān)工作的權(quán)力8負(fù)責(zé)行政部內(nèi)部工作開展的自主權(quán)9其他相關(guān)權(quán)力相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期93 行政效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)931 會議安排效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)流程名稱會議安排效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)文件受控狀態(tài)文件管理部門效勞程序效勞標(biāo)準(zhǔn)會中效勞會前準(zhǔn)備會后

3、工作1會前準(zhǔn)備1行政經(jīng)理按照酒店上級的指示確定會議的主題和會議主持人，并會同會議主持人擬訂會議議程2行政主管根據(jù)會議的議程確定會議的時間、地點和與會人員3行政專員擬訂會議通知并向與會人員發(fā)放，會議通知的內(nèi)容包括：原因、主題、起始時間、地點、與會人員、議程、準(zhǔn)備資料等內(nèi)容4行政專員協(xié)助會議主持人和與會人員準(zhǔn)備會議報告、演講稿、參考資料、電子文件等5行政專員準(zhǔn)備會場設(shè)施白板、白板筆、投影儀等和會議用品會議橫幅、桌簽、水杯等6行政專員根據(jù)與會人數(shù)和身份布置會場、安排座次7開會前一天檢查會場2會中效勞1行政專員提醒與會人員到場后在會議室門口簽到2行政專員引導(dǎo)與會人員入座，并發(fā)放會議文件和相關(guān)資料3在會

4、議期間，行政專員要做好記錄，記錄會議的概況名稱、時間、地點、主持人、出席人和缺席人等、會議的進(jìn)程會議議題、議程、發(fā)言人的、發(fā)言情況、表決情況和會議結(jié)果等等4會議進(jìn)行中，行政專員還要處理一些臨時事項，如臨時增加與會人員、會外有緊急文件要呈送領(lǐng)導(dǎo)人批閱、發(fā)生一些意想不到的臨時變故或突發(fā)事件等，行政專員應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的指示和實際情況，采取相應(yīng)的措施，及時妥善地給予解決3會后工作1會議結(jié)束后，行政專員禮貌地送與會人員離開會場并清理會場用品2行政專員要整理會議記錄，將其形成紀(jì)要、決議等結(jié)論性文件，上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批3行政專員根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見修改和完善會議紀(jì)要、決議等，形成正式會議文件4行政專員向有關(guān)部

5、門下發(fā)領(lǐng)導(dǎo)審批后的會議文件并監(jiān)督有關(guān)部門對文件中相關(guān)決定的執(zhí)行情況5行政主管對此次會議的組織和效勞工作進(jìn)行總結(jié)和評估，寫出總結(jié)報告，上報行政經(jīng)理6行政專員匯總與此次會議有關(guān)的資料，按照一會一卷的立卷方法設(shè)立案卷并加以保存相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期932 收文工作效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)流程名稱收文工作效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)文件受控狀態(tài)文件管理部門效勞程序效勞標(biāo)準(zhǔn)收文批閱收文登記收文辦理、傳閱處理辦畢文件1收文登記1行政專員收到文件，檢查無誤后填寫送件回單并蓋章2按照來文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類、整理，在收文本上登記，寫明收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、密級、文件標(biāo)題、份數(shù)、內(nèi)容提

6、要等2收文批閱1文件登記后，行政專員將其放入文件傳閱夾交行政經(jīng)理急件放在上面并標(biāo)上記號2行政經(jīng)理審閱后，在文件傳閱單上寫明擬辦意見及簽閱日期后，呈酒店高級管理層批閱3急件或重要文件，須在第一時間送行政經(jīng)理審閱，必要時應(yīng)直接送交酒店高級管理層批閱4密級文件須交到酒店高級管理層手中并做好傳閱記錄3收文辦理、傳閱1文件返回后，行政專員翻閱每份文件的傳閱單，交高級管理層批示2需要辦理的文件行政專員按批辦意見，將需要辦理的文件分送有關(guān)部門或承辦人員辦理對需要有關(guān)部門辦理的重要文件，定期跟蹤進(jìn)行催促檢查并做好催促記錄3需要傳閱的文件行政專員按批辦意見，將需要傳閱的文件傳閱，應(yīng)先送主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)傳閱，各

7、部門間安排主管部門先看領(lǐng)導(dǎo)閱文后要簽字、注時，如有閱批意見，行政專員要按領(lǐng)導(dǎo)的意見做好補(bǔ)辦工作行政專員要隨時掌握文件的去向，并在文件閱完后進(jìn)行檢查4文件辦理完畢，行政專員在傳閱單上注明處理結(jié)果及日期4處理辦畢文件1行政專員將無批示的文件按類別歸檔2將辦理完畢的文件按不同分類或序號分別進(jìn)行歸檔3上級主管部門要求收回的文件須在指定時間內(nèi)交回并辦理相應(yīng)手續(xù)4對沒有存檔價值的文件以及其他材料，經(jīng)鑒定、批準(zhǔn)后，行政專員方可進(jìn)行銷毀相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期933 發(fā)文工作效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)流程名稱發(fā)文工作效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)文件受控狀態(tài)文件管理部門效勞程序效勞標(biāo)準(zhǔn)核稿擬稿登記、復(fù)印發(fā)

8、送、歸檔1擬稿1行政專員根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)的要求進(jìn)行文件的初步編寫，上報行政主管審核2編寫文件時應(yīng)符合公文寫作要求3行政專員在編寫文件的過程中，涉及其他部門的問題時，應(yīng)征得有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)同意并簽字2核稿1行政主管對文稿進(jìn)行審核，對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)令行政專員重新擬稿2經(jīng)行政主管審核通過的文稿，再由行政經(jīng)理對內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行全面的審核3文稿審核通過后，行政經(jīng)理報送總經(jīng)理審批簽發(fā)3登記、復(fù)印1文件經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，行政專員將發(fā)送的文件進(jìn)行登記發(fā)文時間、發(fā)往單位、內(nèi)容提要及份數(shù)、編發(fā)文號、記載發(fā)文范圍、印制數(shù)量和發(fā)出方法2在確定簽發(fā)文件和登記后，行政專員按照印刷要求將文稿印制成正

9、式文件3行政專員在制成的正式文件上加蓋單位印章4發(fā)送、歸檔1行政專員將要發(fā)送的文件按照發(fā)文登記的范圍進(jìn)行分發(fā)和裝封2把裝好的文件投遞出去急件用航空發(fā)送，重要文件須掛號發(fā)出3發(fā)出文件時，行政專員建立發(fā)文登記簿，嚴(yán)格履行收文人簽字手續(xù)，保證文件發(fā)放不出過失4行政專員將制成的正式文件連同文稿按文書檔案管理的要求整理歸檔相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期934 行政出車效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)流程名稱行政出車效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)文件受控狀態(tài)文件管理部門效勞程序效勞標(biāo)準(zhǔn)出車出車準(zhǔn)備收尾工作申請用車1申請用車1填寫用車申請酒店各部門用車應(yīng)提前一天辦理用車手續(xù)，填寫用車單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后交給行政專員

10、凡出市區(qū)的長途用車應(yīng)提前兩天申請，以便行政部統(tǒng)一編制長途用車方案，提高車輛使用率2行政專員根據(jù)需要和車輛調(diào)度情況作出用車安排，用車安排必須確保酒店領(lǐng)導(dǎo)用車3酒店用車安排報上級審批酒店各部門使用小車由行政經(jīng)理審批，其他車輛由行政主管審批夜間用車由值班經(jīng)理審批；車輛出境，必須經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)4各部門遇有突發(fā)事件或業(yè)務(wù)急需用車，按應(yīng)急用車處理2出車準(zhǔn)備1司機(jī)接到用車單后要仔細(xì)閱讀，尤其是對等候地點、出車時間、乘車人及去向要了解清楚2領(lǐng)取車鑰匙、出車路單和有關(guān)通行證3提前做好車輛的內(nèi)外清潔衛(wèi)生，檢查儲油量和水電及其儀表運(yùn)轉(zhuǎn)情況，符合要求再出車3出車1司機(jī)提前開車到指定地點，見到乘客要主動上前與其打招呼

11、并為客人提拿行李，翻開車門2待乘客入座，放好行李后，關(guān)上車門，發(fā)動車輛3在行駛過程中，司機(jī)必須嚴(yán)格遵守交通規(guī)那么，確保行車平安4遇特殊情況不能按時回隊的，應(yīng)及時上報行政主管并說明原因4收尾工作1司機(jī)完成出車任務(wù)后，將車輛停放在車庫指定位置，關(guān)閉電源，鎖好車門2回隊填寫用車日報表，包括去向、出車時間、行駛公里等3將車鑰匙交回車隊，向主管簡單匯報出車情況4保管好出車任務(wù)單，月末交給行政主管統(tǒng)一結(jié)算相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期94 后勤效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)941 職工浴室效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)流程名稱職工浴室效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)文件受控狀態(tài)文件管理部門效勞程序效勞標(biāo)準(zhǔn)浴室效勞準(zhǔn)備工作清理浴室

12、1準(zhǔn)備工作1浴室管理員清掃浴室地面衛(wèi)生，清理職工更衣柜2檢查浴室內(nèi)的淋浴設(shè)施，發(fā)現(xiàn)故障及時報修2浴室效勞1浴室管理員調(diào)節(jié)好水溫，按時開放浴室2職工進(jìn)入浴室后，檢票并分發(fā)更衣柜鑰匙3及時清理浴室內(nèi)的垃圾，防止職工滑倒4處理職工在洗浴過程中的突發(fā)事件，如職工滑倒、摔傷以及排水管道堵塞等3清理浴室1浴室關(guān)閉后，浴室管理員立即停水，清掃地面衛(wèi)生，清理更衣柜2假設(shè)在浴室發(fā)現(xiàn)職工遺留的物品，立即通知后勤主管，將失物如數(shù)上交相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期942 職工更衣室效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)流程名稱職工更衣室效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)文件受控狀態(tài)文件管理部門效勞程序效勞標(biāo)準(zhǔn)更衣室日常管理物品存放管理

13、更衣柜的辦理登記更衣室的檢查1辦理登記1新職工領(lǐng)到更衣柜鑰匙后前往更衣室管理員處辦理登記手續(xù)2更衣室管理員為新職工辦理登記并交待使用更衣柜的本卷須知分配給職工的更衣柜只供本人使用，不得轉(zhuǎn)讓，不得相互調(diào)換所有職工必須保持更衣柜清潔、整齊，自覺維護(hù)更衣柜及其周圍的衛(wèi)生，嚴(yán)禁在更衣柜上亂貼亂畫，嚴(yán)禁吐痰，亂扔廢棄物只許在更衣柜內(nèi)放入少量和必要的衣物，不得將衣物掛在柜外更衣柜內(nèi)不得存放酒店用品2更衣室的日常管理1更衣室管理員保管更衣柜的備用鑰匙，如有人借用，請其做好鑰匙領(lǐng)用登記，鑰匙歸還后做好注銷登記2更衣室管理員保證更衣室的清潔衛(wèi)生更衣柜門面、柜頂無雜物、灰塵、蜘蛛網(wǎng)更衣室內(nèi)清潔，地面無污跡、雜物、

14、蟑螂等3確保更衣室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備完好，如有損壞，及時報告維修4為職工提供熱情效勞的同時，及時糾正各種違章現(xiàn)象5職工辦理離職時，清查更衣柜及柜內(nèi)物品，收回更衣柜鑰匙，在職工離職通知單上簽字注明3更衣室的檢查1更衣室管理員假設(shè)發(fā)現(xiàn)職工在更衣柜外釘釘子或掛鉤，應(yīng)按照酒店有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理2更衣室管理員應(yīng)陪同酒店授權(quán)人員檢查更衣柜，發(fā)現(xiàn)問題及時整改3假設(shè)屬調(diào)查情況，職工不在需要翻開其更衣柜時，只有保安部、行政部及職工所在部門代表在場的情況下，宿舍管理員才可翻開更衣柜相關(guān)說明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期943 職工宿舍管理效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)流程名稱職工宿舍管理效勞流程與標(biāo)準(zhǔn)文件受控狀態(tài)文件管

15、理部門效勞程序效勞標(biāo)準(zhǔn)職工宿舍清潔管理職工宿舍效勞管理職工宿舍平安管理其他效勞事項職工宿舍申請1職工宿舍申請1酒店各部門向后勤處提交職工住宿申請表，報后勤主管審批2后勤處根據(jù)審批后的住宿申請表，向各部門派發(fā)入宿卡3各部門經(jīng)理或部門指定人登記住宿職工后派發(fā)入宿卡2職工宿舍清潔管理1宿舍管理員催促職工清掃宿舍衛(wèi)生并定期進(jìn)行檢查2清潔工每天清掃衛(wèi)生間，定期消毒衛(wèi)生潔具，保持洗漱池、小便器、大便器清潔、光亮、無異味3在秋冬季，清潔工對衛(wèi)生間、走廊等部位每周噴灑消毒及滅蟲害藥劑一次；春季每周噴灑二次；夏季每天噴灑一次4清潔工每天清掃公共走廊、樓梯等區(qū)域，隨時保持其清潔、無雜物等5清潔工定期擦洗門窗玻璃，保持各區(qū)域的門窗玻璃明亮3職工宿舍平安管理1后勤處定期對住宿職工、效勞人員進(jìn)行平安教育，對宿舍的鍋爐工、電氣工進(jìn)行專業(yè)的平安技術(shù)培訓(xùn)，經(jīng)考核合格后才能上崗操作2后勤處制定平安責(zé)任制度，明確規(guī)定宿舍管理人員、效勞人員、設(shè)備操作者的平安責(zé)任和權(quán)力3后勤處堅持平安檢察制度，定期檢查平安責(zé)任制的落實情況，定期檢查機(jī)電設(shè)備和建筑設(shè)施的平安狀況，發(fā)現(xiàn)隱患及時處理4后勤處加強(qiáng)門衛(wèi)管理，建立健全會