公文處理的程序與要求

1、公文處理的程序與要求一、公文的概念、類別和功能1、公文的概念公文是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織在公務(wù)活動中，為行使職權(quán)所制作的文件。公文是文件的一個主要門類，它具有其他文件（主要是私人文件）所不具備的一些特點。第一，公文的制作者是依法成立的組織；第二，公文具有特定效力，用于處理公務(wù)；公文具有由行文機(jī)關(guān)賦予的特定的效能和影響力；第三，公文具有規(guī)范的結(jié)構(gòu)和格式。2、公文的類別為了更好地認(rèn)識公文、使用公文，可以按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，從多個角度對公文的類別進(jìn)行劃分：（1）根據(jù)具體公務(wù)活動領(lǐng)域的不同，可以把公文分為通用公文和專用公文兩類。（2）根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)的差異，可以把公文分為：規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指

2、導(dǎo)性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文等六類。（3）根據(jù)公文涉及秘密的程度，可分為：對外公開、限國內(nèi)公開，內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密公文等六類。（4）根據(jù)對公文辦理和傳遞時間方面的限制和要求，公文一般可分為：平件、急件、特急件三類。（5）按照國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有：命令適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。通知適用于批轉(zhuǎn)下

3、級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。報告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)適用于答復(fù)下級相關(guān)的請示事項。11意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。12函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。13會議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。3、公文的功能公文的功能在于它可以打破時間和空

4、間的限制，有效地傳遞權(quán)威性、憑證性的公務(wù)信息。二、公文處理的基本任務(wù)公文處理的基本任務(wù)就是及時、準(zhǔn)確、有效地擬制、辦理、處置、管理公文，為公務(wù)活動提供適用的信息。其具體內(nèi)容主要有：第一，擬制公文。由從事公務(wù)活動的機(jī)關(guān)對有關(guān)的信息材料系統(tǒng)的收集、加工、整理，創(chuàng)造出適用的信息，然后將其記錄下來撰擬成文稿，再進(jìn)行核校、修改、完善。第二，辦理公文。公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。第三，處置辦畢公文。即根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)分別對辦理完畢的不同公文的歸宿作出安排：立卷歸檔、清退、銷毀、暫存。第四，管理公文。即為使上述任務(wù)能有效完成，而對公文所實施的科學(xué)、系統(tǒng)的保管料理措施：公文的清理分類，建立檢索體系，提供查閱

5、；對公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程的組織與監(jiān)控，以及對公文安全的維護(hù)等。三、公文處理規(guī)則1、公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。2、公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。3、公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。公文辦理是公文處理工作的主要內(nèi)容和關(guān)鍵性階段，分為發(fā)文辦理和收文辦理兩個部分。 發(fā)文辦理 一、發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)和存檔等程序1、草擬。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，學(xué)院辦公室或有關(guān)業(yè)務(wù)部門，按照業(yè)務(wù)工作職責(zé)，草擬文稿。擬制公文，對涉及其他部門職

6、權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，報請上級機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。擬文稿紙要貼在所發(fā)文件的前面，隨文件運(yùn)轉(zhuǎn)和歸檔。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：九個方面（1）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。（2）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。（3）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的，發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。（4）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程序。（5）人名、地點、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公

7、文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（6）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”、第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。（7）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。（8）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。（9）公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。2、審核。公文文稿負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室主任進(jìn)行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則

8、和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和本實施細(xì)則的規(guī)定等。文稿的文字表述是否簡明、通順，是否符合語法、邏輯規(guī)范，標(biāo)點符號的使用是否正確，文字有無錯漏，文稿的段落、條款之間是否有相互矛盾、前后不一致以及重復(fù)交叉等現(xiàn)象。審核完畢，應(yīng)在擬稿部門意見欄相應(yīng)的欄目內(nèi)填寫審核意見，并簽注姓名與日期。經(jīng)審核后，修改較多的文稿應(yīng)交擬稿人謄清后再送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文稿應(yīng)由辦文部門的負(fù)責(zé)同志負(fù)責(zé)初審，文秘部門負(fù)責(zé)復(fù)審，辦公室分管公文處理的負(fù)責(zé)同志三審。審核把好“三關(guān)”即行文關(guān)、政策關(guān)和文字關(guān)。3、簽發(fā)。文稿審核后，交由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人

9、簽發(fā)。以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者經(jīng)授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和日期。其他簽批人圈閱，應(yīng)視為同意。非特殊情況，機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人一般不接收和簽發(fā)未經(jīng)辦公室審核的文稿。4、復(fù)核。經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)后的文稿，正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的應(yīng)按程序復(fù)審。5、登記。經(jīng)復(fù)核后的文稿，交辦公室登記、編號、標(biāo)引主題詞，按照發(fā)送范圍確定印制數(shù)量，必要時應(yīng)對文稿作技術(shù)處理，再造單送印。發(fā)文登記一般使用簿冊式，一般以年度為單位，每年度使用一冊。即內(nèi)收發(fā)的發(fā)

10、文登記簿。登記的內(nèi)容一般有：文號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、成文日期、主送機(jī)關(guān)、發(fā)送范圍、承辦人、審核人、簽發(fā)人、傳遞方式等。6、繕印。經(jīng)辦公室登記后的文稿，應(yīng)送文印室繕印?？樣∫v求時效，急件、特急件應(yīng)按時限要求承印?？樣”仨毐ＷC質(zhì)量，做到字跡清晰，版面整潔，莊重大方?？樣∵^程中應(yīng)注意做好保密工作，不得讓無關(guān)人員隨意翻閱原稿和印制的文件。7、用印?？樣『玫奈母澹挥赊k公室用印。用印前，要檢查簽發(fā)人與使用的印章權(quán)限是否相符；發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識與印章名稱是否一致。用印要求上不壓正文，下騎年蓋月；印章必須端正、清晰。8、分發(fā)?？樣『玫墓?，由辦公室統(tǒng)一分發(fā)。分發(fā)前，辦公室應(yīng)通知承辦人從內(nèi)容到格式進(jìn)行最后復(fù)核，確

11、認(rèn)無誤并簽字后，方可照單分發(fā)。要做到急件隨到隨發(fā)。分發(fā)時，各部門要在文件發(fā)放登記表上簽字，秘密、緊急公文應(yīng)標(biāo)明密級和緊急程度，隨文填寫發(fā)文通知單。公文發(fā)出后，經(jīng)辦人要清點剩余份數(shù)，及時檢查收件單位的簽名，經(jīng)過復(fù)核，在分發(fā)單上簽字后，余件入柜暫存。 收文辦理 收文辦理指學(xué)院對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦和文件歸檔。1、簽收。公文一律由機(jī)關(guān)文秘部門簽收，按程序辦理。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人一般不受理未經(jīng)辦公室簽收的公文。學(xué)院其他各部門收到的公文、統(tǒng)一交由院辦公室簽收。2、登記。公文簽收后，由辦公室逐件拆封核查，分類登記。登記中要將辦件、閱件和簡報等分開，避免該辦的文件漏辦。形

12、式有簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。即內(nèi)收發(fā)在收文登記簿登記，填寫文件處理單送辦公室主任擬辦，文件處理單要貼在所收文件的前面，隨文件運(yùn)轉(zhuǎn)和歸檔。登記后的文件必須加蓋收文編號章，以示區(qū)分。3、審核。收到下級部門上報需要辦理的公文，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。4、擬辦。對需要辦理的公文，辦公室應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見。對屬于要求解決具體問題的來文，應(yīng)當(dāng)按照職權(quán)范圍，直接轉(zhuǎn)有關(guān)部門處理。擬辦意見力求準(zhǔn)確、恰當(dāng)，把握不準(zhǔn)時，要主動征詢業(yè)務(wù)處室或有關(guān)部門意見。對緊

13、急、重要公文應(yīng)提出辦理時限；對需幾個部門承辦的公文，需明確牽頭主辦單位。擬辦意見可填寫在文件處理單的“擬辦意見”欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名及擬辦日期。5、批辦。對需請領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，辦公室要及時送領(lǐng)導(dǎo)批辦。經(jīng)負(fù)責(zé)同志批辦過的公文，辦公室登記后，轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)務(wù)處室或部門辦理（凡需兩個以上部門共同辦文的還要指定一個主辦部門）。批辦意見寫在文件處理單的“批辦意見”一欄內(nèi)，并簽注批辦人的姓名和批辦日期。6、承辦：有關(guān)部門接到交辦的公文，應(yīng)當(dāng)逐件登記，注明領(lǐng)導(dǎo)同志指示內(nèi)容、公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程的處理結(jié)果，并抓緊辦理。（各級政府應(yīng)實行辦文限時制，提高辦文效率。市委機(jī)關(guān)一般公文在3日內(nèi)辦結(jié)，涉及人財物及其他需要協(xié)調(diào)解決問

14、題的公文，應(yīng)力爭在5個工作日內(nèi)辦結(jié)。確有困難，應(yīng)予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或不適宜本部門辦理的，應(yīng)在2日內(nèi)退回交辦單位并說明理由。）7、催辦。要建立健全公文催辦制度。由辦公室呈領(lǐng)導(dǎo)批示后交有關(guān)部門辦理或者由辦公室直接交辦的公文，辦公室應(yīng)負(fù)責(zé)催辦。緊急公文跟蹤催辦，重要公文及負(fù)責(zé)人批示的公文重點催辦，其他公文每半個月普催一次。催辦過程要及時記錄，并根據(jù)催辦記錄，定期通報公文辦理情況。并督促承辦部門及時將辦理結(jié)果反饋給批辦領(lǐng)導(dǎo)。8、公文歸檔：公文辦理完畢后，及時整理（立卷）、歸檔。（1）公文辦理結(jié)束后，應(yīng)將2份公文正本連同領(lǐng)導(dǎo)人簽批的底稿、公文形成過程中的附件整理（立卷）。絕密公文辦結(jié)后應(yīng)當(dāng)

15、及時整理（立卷）。一般應(yīng)于每年第一季度，將上年公文案卷集中向機(jī)關(guān)檔案室移交歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。（2）歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等組卷，并保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映公文的形成過程和本機(jī)關(guān)的主要工作情況，以便保管和利用。（3）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。（4）本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理、歸檔。（5）歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，并按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案主管部門移交。（6）草擬、修改和簽批公文，不可使用鉛筆或圓珠筆，所用墨水應(yīng)符合存檔要求。文稿左側(cè)裝訂線外，不得簽批和修改。9、銷毀不具備歸檔的存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并交辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。 公文管理 密碼電報不得翻印、復(fù)制，不得密電明復(fù)、明電密電混用。絕密級公文不得利用傳真機(jī)傳輸。其他機(jī)關(guān)人員需要查閱本機(jī)關(guān)公文案卷，必須持有介紹信。查閱密級公文案卷并摘抄部分內(nèi)容的，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。成卷公文不得外借發(fā)文運(yùn)轉(zhuǎn)在規(guī)定時間以內(nèi)，辦理公