采購(gòu)物流案例 某煙草公司采購(gòu)流程

1、某煙草公司采購(gòu)流程案例分析一. 行業(yè)背景煙草行業(yè)作為嗜好類(lèi)消費(fèi)品工業(yè),有著明顯的行業(yè)特殊性。為了加強(qiáng)該行業(yè)的管理,更好的服務(wù)于國(guó) 民經(jīng)濟(jì)發(fā)展, 中國(guó)政府于 1981年決定改革煙草管理體制、 實(shí)行煙草專(zhuān)賣(mài)制度, 并分別于 1982年 1月和 1984年 1月批準(zhǔn)成立中國(guó)煙草總公司和國(guó)家煙草專(zhuān)賣(mài)局。并出臺(tái)了中華人民共和國(guó)煙草專(zhuān)賣(mài)法和中華人 民共和國(guó)煙草專(zhuān)賣(mài)法實(shí)施條例 。中國(guó)煙草行業(yè)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、垂直管理和專(zhuān)賣(mài)專(zhuān)營(yíng)的專(zhuān)賣(mài)管理體制。國(guó)家 煙草專(zhuān)賣(mài)局(中國(guó)煙草總公司主管全國(guó)的煙草專(zhuān)賣(mài)工作及統(tǒng)一管理和經(jīng)營(yíng)全國(guó)煙草行業(yè)的產(chǎn)供銷(xiāo)、人財(cái) 物、內(nèi)外貿(mào)業(yè)務(wù)。國(guó)家煙草專(zhuān)賣(mài)局和中國(guó)煙草總公司在全國(guó)省、地、縣設(shè)有各級(jí)煙草

2、專(zhuān)賣(mài)局和煙草公司、 全系統(tǒng)有 50多萬(wàn)名員工,分別從事著煙草專(zhuān)賣(mài)行政管理工作和煙葉種植的技術(shù)指導(dǎo)和收購(gòu)、煙葉復(fù)烤、卷 煙、雪茄煙等煙草制品的加工,煙草機(jī)械和煙用輔助材料的生產(chǎn),卷煙批發(fā),煙草行業(yè)對(duì)外貿(mào)易與合作等 等。二.某省煙草公司的簡(jiǎn)介某省煙草公司暨某省煙草專(zhuān)賣(mài)局隸屬于中國(guó)煙草總公司暨國(guó)家煙草專(zhuān)賣(mài)局,是某省煙草行業(yè)的省級(jí)管 理機(jī)構(gòu),具有煙草專(zhuān)賣(mài)市場(chǎng)的行政管理職能;同時(shí)作為企業(yè),依法承擔(dān)煙草產(chǎn)品購(gòu)進(jìn)、生產(chǎn)、調(diào)撥、營(yíng)銷(xiāo) 及行業(yè)管理工作,具有半行政(計(jì)劃半企業(yè)(市場(chǎng)的特點(diǎn)。目前管轄有地市州煙草(分公司、縣公 司等獨(dú)立核算單位,同時(shí)對(duì)省內(nèi)煙廠進(jìn)行行業(yè)管理和指導(dǎo)。另外各級(jí)市縣公司擁有近千家批發(fā)部具體承

3、擔(dān) 卷煙批發(fā)銷(xiāo)售工作(批發(fā)部不作為獨(dú)立核算單位 。三.案例的背景某省煙草公司營(yíng)銷(xiāo)管理信息系統(tǒng)是由某省煙草公司立項(xiàng),省公司銷(xiāo)售處牽頭,省公司信息中心配合實(shí) 施的服務(wù)于各級(jí)煙草公司,尤其是省煙草公司的管理和決策,面向全省商業(yè)環(huán)節(jié)的營(yíng)銷(xiāo)管理信息系統(tǒng)。 本項(xiàng)目分為業(yè)務(wù)流程改進(jìn)、營(yíng)銷(xiāo)管理信息系統(tǒng)客戶(hù)化及實(shí)施等幾個(gè)階段。本文介紹了業(yè)務(wù)流程改進(jìn)中 的采購(gòu)流程在此營(yíng)銷(xiāo)管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上的改進(jìn)。四.目前的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程及存在的問(wèn)題在各級(jí)煙草公司及各相應(yīng)批發(fā)部調(diào)研報(bào)告的基礎(chǔ)上,整理出某省煙草行業(yè)目前的基本采購(gòu)流程。其采 購(gòu)流程圖見(jiàn)圖一,這個(gè)采購(gòu)流程圖含蓋了省公司、分公司和縣公司。其中,大部分公司按此流程開(kāi)展采購(gòu) 業(yè)

4、務(wù)的,有些公司可能只是執(zhí)行了大部分流程。下面描述一下各公司的基本采購(gòu)流程,這里的供應(yīng)商分為 省內(nèi)外煙廠、調(diào)撥站、煙草公司等。某公司可以向省內(nèi)外煙廠及調(diào)撥站采購(gòu)卷煙,同時(shí),它也可以向省外 煙草公司采購(gòu)。4. 1省外卷煙的采購(gòu)流程1、簽定合同某公司業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)市場(chǎng)變動(dòng)情況、結(jié)合歷史銷(xiāo)售業(yè)績(jī)和上級(jí)公司下達(dá)的購(gòu)銷(xiāo)指標(biāo),做出銷(xiāo)售預(yù)測(cè), 在每年的 5月和 10月和全國(guó)主要供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談, 形成購(gòu)銷(xiāo)意向。 然后某公司在一年兩次的全國(guó)定貨 會(huì)上和供應(yīng)商簽定合同。由于運(yùn)輸中存在專(zhuān)賣(mài)檢查問(wèn)題,一般需要按每次發(fā)貨的實(shí)際運(yùn)輸能力簽定數(shù)張合 同,每張合同明確到品牌、數(shù)量、價(jià)格、運(yùn)輸方式等。在購(gòu)銷(xiāo)總指標(biāo)內(nèi),某公司經(jīng)過(guò)

5、與省外供應(yīng)商協(xié)商可 以調(diào)整合同的執(zhí)行如推遲發(fā)貨時(shí)間、取消合同執(zhí)行等。如果需要臨時(shí)或追加采購(gòu),某公司可以到中國(guó)煙草 交易中心批發(fā)市場(chǎng)進(jìn)行交易,重新簽定合同。2、供應(yīng)商通知發(fā)貨并開(kāi)出發(fā)票省外供應(yīng)商在發(fā)貨之前與業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)商,確定是否執(zhí)行合同,一般是按合同執(zhí)行,但也有不執(zhí)行、變 更合同和推遲執(zhí)行等情況。確定執(zhí)行合同后,省外煙廠根據(jù)合同安排發(fā)貨。同時(shí)該供應(yīng)商開(kāi)出銷(xiāo)售發(fā)票遞 交到業(yè)務(wù)部門(mén)。3、驗(yàn)收入庫(kù)貨到達(dá)倉(cāng)庫(kù)以后,倉(cāng)庫(kù)保管員根據(jù)隨貨同行聯(lián)驗(yàn)收入庫(kù),填寫(xiě)卷煙入庫(kù)驗(yàn)收單,一式四聯(lián),其中第一 聯(lián)存根、第二聯(lián)業(yè)務(wù)部門(mén)、第三聯(lián)財(cái)務(wù)、第四聯(lián)統(tǒng)計(jì)。第三聯(lián)送交財(cái)務(wù)科作帳,第二聯(lián)送交業(yè)務(wù)部門(mén),以 便業(yè)務(wù)員根據(jù)庫(kù)存情況開(kāi)展

6、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)。同時(shí),倉(cāng)庫(kù)保管員在送貨回單上簽字交給送貨人。4、申請(qǐng)付款業(yè)務(wù)員收到供應(yīng)商轉(zhuǎn)來(lái)的發(fā)票,核實(shí)無(wú)誤后填寫(xiě)付款申請(qǐng)單,經(jīng)業(yè)務(wù)主管簽字后將發(fā)票和付款申請(qǐng)單 一并交財(cái)務(wù)部門(mén)。另外,如供應(yīng)商要求先付款后發(fā)貨,業(yè)務(wù)員填寫(xiě)預(yù)付款申請(qǐng)單,經(jīng)業(yè)務(wù)主管同意簽字后 交財(cái)務(wù)部門(mén)。5、財(cái)務(wù)付款財(cái)務(wù)部門(mén)收到業(yè)務(wù)部門(mén)轉(zhuǎn)來(lái)的付款申請(qǐng)單、采購(gòu)發(fā)票以及庫(kù)管部門(mén)轉(zhuǎn)來(lái)的入庫(kù)驗(yàn)收單,審核無(wú)誤后付 款,或者根據(jù)預(yù)付款申請(qǐng)單審核付款。付款方式有匯票和托收承付兩種。4. 2省內(nèi)卷煙的采購(gòu)流程對(duì)省內(nèi)卷煙的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程與省外的情況基本相同。只是在省內(nèi)的兩次定貨會(huì)上簽定的不是合同,而 是計(jì)劃銜接書(shū)。在計(jì)劃銜接書(shū)中沒(méi)有細(xì)化到品牌,只明確購(gòu)進(jìn)總

7、量。在總量不變的情況下,由省內(nèi)供應(yīng)商 (中央直屬煙廠為主確定每月安排發(fā)貨的卷煙品牌及數(shù)量。4. 3現(xiàn)在采購(gòu)流程存在的問(wèn)題由于煙草行業(yè)是一個(gè)半市場(chǎng)半計(jì)劃的行業(yè) , 其業(yè)務(wù)流程不太規(guī)范 , 管理也有待于加強(qiáng)。 目前采購(gòu)流程主要 存在的問(wèn)題概述如下。1. 存在代簽的情況:有些縣級(jí)公司沒(méi)有與某些省外煙草公司簽合同的權(quán)限,所以由其上一級(jí)分公司代它簽合同。2. 縣級(jí)公司或分公司向其上級(jí)公司購(gòu)進(jìn)卷煙:由于市場(chǎng)行情好,縣級(jí)公司可能出現(xiàn)某種品牌短缺,這時(shí)可以向其上級(jí)分公司要貨,如果分公司同意 則成交,但沒(méi)有正式的采購(gòu)合同。分公司同樣存在向省公司要煙的情況,但也沒(méi)有正式的采購(gòu)合同。這給 以后的營(yíng)銷(xiāo)信息系統(tǒng)的錄入采

8、購(gòu)訂單造成麻煩。3. 向省外煙草公司購(gòu)進(jìn)卷煙:省公司或分公司可以從省外煙草公司購(gòu)進(jìn)卷煙,但必須在國(guó)家煙草交易中心簽合同,這勢(shì)必造成公司 的開(kāi)支增大。4. 目前,在采購(gòu)的過(guò)程中存在一些違規(guī)行為,上級(jí)公司規(guī)定下面不執(zhí)行。如,從平級(jí)公司購(gòu)進(jìn)。5. 單據(jù)不統(tǒng)一,這樣不利于統(tǒng)計(jì)和日后此營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)的實(shí)施。例如:倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收入庫(kù)的單據(jù)在有些地方稱(chēng) 為入庫(kù)驗(yàn)收單,有些稱(chēng)為商品驗(yàn)收單,這些內(nèi)部單據(jù)建議應(yīng)在名稱(chēng)、格式和聯(lián)數(shù)上作到統(tǒng)一規(guī)范6. 缺少明確的采購(gòu)訂單,采購(gòu)合同嚴(yán)肅性差。7. 對(duì)地方煙廠缺乏管理, 對(duì)其限區(qū)銷(xiāo)售執(zhí)行不嚴(yán), 這樣, 有些公司從不允許購(gòu)進(jìn)的地方煙廠購(gòu)進(jìn)卷煙。8. 計(jì)劃銜接書(shū)沒(méi)有明確品牌和相應(yīng)的數(shù)量,

9、只有總數(shù)控制,給采購(gòu)工作帶來(lái)很大不確定性。同時(shí)也給 以后的營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)的采購(gòu)訂單的錄入帶來(lái)困難。9. 煙廠調(diào)撥站給市縣公司開(kāi)的隨貨同行聯(lián)不是發(fā)票的隨貨同行聯(lián),這樣給財(cái)務(wù)計(jì)帳和處理帶來(lái)麻煩。 五.對(duì)采購(gòu)流程的改進(jìn)在某省煙草公司現(xiàn)有流程基礎(chǔ)之上,結(jié)合 IT 技術(shù)的最新發(fā)展,提出改進(jìn)的采購(gòu)流程。出發(fā)點(diǎn)是依托信 息技術(shù),最大程度實(shí)現(xiàn)信息的共享。改進(jìn)后的流程圖見(jiàn)圖二。5. 1基本流程1、供應(yīng)商管理收集整理有關(guān)當(dāng)前市場(chǎng)信息,了解市場(chǎng)上供應(yīng)商的信息,如規(guī)模、實(shí)力、市場(chǎng)分額、產(chǎn)品品種、價(jià)格 (進(jìn)價(jià)和銷(xiāo)售價(jià) 、付款條件、供貨能力等等,從中篩選出候選的供應(yīng)商以便進(jìn)一步聯(lián)系。如果該供應(yīng)商已 經(jīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息發(fā)布或電子商務(wù)

10、,則業(yè)務(wù)員根據(jù)系統(tǒng)儲(chǔ)存的供應(yīng)商主頁(yè)地址登錄到供應(yīng)商的主頁(yè)了解其最 新信息。2、 詢(xún)價(jià)和交易有了候選的供應(yīng)商后,業(yè)務(wù)員輸入必要的信息如采購(gòu)數(shù)量、品種、批次等,由系統(tǒng)自動(dòng)生成詢(xún)價(jià)單。 業(yè)務(wù)員將詢(xún)價(jià)單以傳真或電子郵件形式發(fā)往供應(yīng)商處以了解其供貨意向,進(jìn)行業(yè)務(wù)交易。3、采購(gòu)計(jì)劃管理將詢(xún)價(jià)結(jié)果處理后可以由系統(tǒng)自動(dòng)生成或手工錄入生成采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃通過(guò)工作流方式傳遞到本 級(jí)公司主管做初步審核,并匯總采購(gòu)計(jì)劃報(bào)上級(jí)公司平衡。然后根據(jù)上級(jí)公司確定的總量指標(biāo)調(diào)整、確定 采購(gòu)計(jì)劃。4、簽定合同業(yè)務(wù)員根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃在每年兩次的全國(guó)定貨會(huì)或省內(nèi)銜接會(huì)上和供應(yīng)商簽署合同或計(jì)劃銜接書(shū) (為簡(jiǎn)便起見(jiàn),本文以后把合同和

11、計(jì)劃銜接書(shū)統(tǒng)稱(chēng)為合同 。對(duì)省外購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)來(lái)講,由于運(yùn)輸中存在專(zhuān)賣(mài)檢 查問(wèn)題,一般需要根據(jù)每批次的運(yùn)輸能力,簽多張明確到品牌、數(shù)量、運(yùn)輸方式等信息的合同;對(duì)省內(nèi)購(gòu) 進(jìn)業(yè)務(wù)來(lái)講,合同只規(guī)定了總量,需要供應(yīng)商進(jìn)一步分解。但省內(nèi)外購(gòu)進(jìn)數(shù)量之和不能超過(guò)采購(gòu)計(jì)劃指標(biāo)。 這步工作在系統(tǒng)外執(zhí)行。5、合同管理對(duì)省外購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù),簽完合同后,業(yè)務(wù)員將一張或多張合同直接輸入到系統(tǒng)中;對(duì)省內(nèi)購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù),需要 按供應(yīng)商分解的計(jì)劃安排表作為合同輸入到系統(tǒng)中。然后由系統(tǒng)自動(dòng)匯總所有合同的合計(jì)數(shù),判斷是否超 過(guò)采購(gòu)計(jì)劃指標(biāo)。如果超過(guò)系統(tǒng)給予提示或禁止進(jìn)一步處理。在合同管理中,可以對(duì)合同進(jìn)行更新、暫掛 和終止等處理, 如貨物入庫(kù)后系統(tǒng)

12、自動(dòng)根據(jù)驗(yàn)收入庫(kù)單上的實(shí)收數(shù) (應(yīng)收數(shù) -差異數(shù) 核減合同數(shù)量和金額。 6、生成采購(gòu)訂單供應(yīng)商發(fā)貨前通知業(yè)務(wù)員發(fā)貨計(jì)劃,業(yè)務(wù)員如果同意執(zhí)行,則在系統(tǒng)中根據(jù)合同自動(dòng)生成采購(gòu)訂單。 對(duì)于有些購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)可以從手工輸入采購(gòu)訂單開(kāi)始采購(gòu)流程處理。7、訂單審核確認(rèn)采購(gòu)訂單審核確認(rèn)后,自動(dòng)生成入庫(kù)通知單和電子發(fā)票。其中,入庫(kù)通知單和電子發(fā)票存儲(chǔ)在中央數(shù) 據(jù)庫(kù)中,以便倉(cāng)庫(kù)調(diào)用入庫(kù)通知單和財(cái)務(wù)部門(mén)調(diào)用電子發(fā)票。8、匹配發(fā)票業(yè)務(wù)員收到供應(yīng)商轉(zhuǎn)來(lái)的實(shí)物發(fā)票后,將該發(fā)票的票號(hào)補(bǔ)入到系統(tǒng)生成的電子發(fā)票有關(guān)字段中。 9、倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收入庫(kù)庫(kù)管員根據(jù)供應(yīng)商轉(zhuǎn)來(lái)的隨貨同行聯(lián)的合同號(hào)(或訂單號(hào)從系統(tǒng)中調(diào)入對(duì)應(yīng)的入庫(kù)通知單,審核無(wú) 誤后

13、由系統(tǒng)根據(jù)入庫(kù)通知單自動(dòng)生成(也可以手工錄入驗(yàn)收入庫(kù)單。如入庫(kù)數(shù)量和隨貨同行聯(lián)上的數(shù)量 有差異,可由庫(kù)管部門(mén)會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)判明原因,如果是供應(yīng)商的責(zé)任,則可以由驗(yàn)收入庫(kù)單上“差異”字 段反映出來(lái),同時(shí)按實(shí)收數(shù)核減合同數(shù)量和金額,由供應(yīng)商下次補(bǔ)發(fā)或做其它處理。如果是承運(yùn)方的責(zé)任, 則按零售價(jià)銷(xiāo)售方式銷(xiāo)售給對(duì)方,由對(duì)方承擔(dān)損失,同時(shí)按應(yīng)收數(shù)核減合同數(shù)量和金額。如果沒(méi)有對(duì)應(yīng)的 入庫(kù)通知單,庫(kù)管員應(yīng)向業(yè)務(wù)部門(mén)聯(lián)系,明確這批貨物處理意見(jiàn)。10、 財(cái)務(wù)做相應(yīng)處理財(cái)務(wù)部門(mén)可以在系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)合同號(hào)調(diào)出相應(yīng)的驗(yàn)收入庫(kù)單、 電子發(fā)票, 結(jié)合供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票 進(jìn)行財(cái) 務(wù)處理。如根據(jù)電子發(fā)票票號(hào)字段判斷是做正常財(cái)務(wù)處理(

14、有票號(hào)信息還是做暫估處理(無(wú)票號(hào)信息 。 然后經(jīng)過(guò)主管審批后向供應(yīng)商付款。六、對(duì)采購(gòu)流程改進(jìn)的總結(jié)從上述的采購(gòu)流程及改進(jìn)后的采購(gòu)流程中,我們可以看出目前煙草企業(yè)的行業(yè)特殊性,其中的問(wèn)題不 是一兩個(gè)煙草公司所能解決的,作為煙草行業(yè)本身,需要國(guó)家調(diào)整煙草行業(yè)運(yùn)作模式及相應(yīng)的政策法規(guī)。 而我們提出的方案是在原有的管理體制下進(jìn)行改進(jìn)的解決方案。1. 在改進(jìn)的方案中, 增加了電子商務(wù)的某些模式, 如業(yè)務(wù)員根據(jù)系統(tǒng)儲(chǔ)存的供應(yīng)商主頁(yè)地址登錄到供 應(yīng)商的主頁(yè)了解其最新信息。2. 在供應(yīng)商管理模塊中,業(yè)務(wù)員可以充分掌握供應(yīng)商的信息,以及交易的記錄。3. 合同管理模塊對(duì)合同進(jìn)行有效的管理,如用入庫(kù)驗(yàn)收單核減合同數(shù)量等。4. 增加了入庫(kù)通知單和電子發(fā)票, 倉(cāng)庫(kù)保管員通過(guò)入庫(kù)通知單、 隨貨同行聯(lián)和實(shí)際的到貨情況填寫(xiě)入 庫(kù)驗(yàn)收單,在此入庫(kù)驗(yàn)收單中包含了合同信息和采購(gòu)訂單信息,電子發(fā)票和供應(yīng)商的實(shí)物發(fā)票相關(guān)聯(lián),關(guān) 聯(lián)后在電子發(fā)票上同樣包含了合同信息和采購(gòu)訂單信息,這樣