行政部職能各崗位職責(zé)

1、. 行政部與人力資源部的區(qū)別行政部主要工作:對(duì)公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)秘書等工作的指揮、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力人力資源部崗位性質(zhì):負(fù)責(zé)全面主持本部的勞資、人事方面的管理工作,對(duì)人員的招聘培訓(xùn)考核等工作.三.行政部各職務(wù)詳細(xì)崗位職責(zé)描述1.行政總監(jiān)直接上司:總經(jīng)理(總裁主要工作:規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)支持等各項(xiàng)工作,組織管理下屬人員完成本職工作。對(duì)公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)秘書等工作的指揮、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力崗位職責(zé):(具體工作(1組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃與預(yù)算方案;(2組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行;(3組織、協(xié)調(diào)公司年會(huì)、員工活動(dòng)、市場類活動(dòng)及

2、各類會(huì)議,負(fù)責(zé)外聯(lián)工作及辦理公司所需各項(xiàng)證照;(4起草及歸檔公司相關(guān)文件;(5搜集、整理公司內(nèi)部信息,及時(shí)組織編寫公司大事記;(6管理公司重要資質(zhì)證件;(7組織好來客接待和相關(guān)的外聯(lián)工作;(8主持部門內(nèi)部的建設(shè)工作,建設(shè)及維護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò);(9協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作;(10對(duì)控制成本的方法提出建議。職位要求:優(yōu)秀的外聯(lián)與公關(guān)能力,具備解決突發(fā)事件的能力;較強(qiáng)的分析、解決問題能力,思路清晰,考慮問題細(xì)致;熟練使用辦公軟件、辦公自動(dòng)化設(shè)備。做事客觀、嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)、踏實(shí)、敬業(yè);具有很強(qiáng)的人際溝通、協(xié)調(diào)、組織能力以及高度的團(tuán)隊(duì)精神,責(zé)任心強(qiáng)。2.行政經(jīng)理直接上司:行政總監(jiān)主要工作:規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政

3、服務(wù)支持等各項(xiàng)工作,組織管理下屬人員完成本職工作。對(duì)公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)秘書等工作的指揮、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力崗位職責(zé):(具體工作(1. 負(fù)責(zé)主持本部的全面工作組織并督促部門人員全面完成本部職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù);(2. 貫徹落實(shí)本部崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)與有關(guān)部門協(xié)作配合;(3. 負(fù)責(zé)組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行;(4. 負(fù)責(zé)組織行政年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計(jì)劃。本著合理節(jié)約的原則,編制后勤用款計(jì)劃,搞好行政后勤預(yù)算工作;(5. 做好公司生活用房及財(cái)產(chǎn)管理工作。建立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊(cè)、員工宿舍等用于行政后勤生活服務(wù)的財(cái)產(chǎn)帳冊(cè);(6. 負(fù)責(zé)

4、公司內(nèi)部治安管理工作。維護(hù)內(nèi)部治安秩序,搞好治安綜合治理,預(yù)防犯罪和治安災(zāi)害事故的發(fā)生;(7. 負(fù)責(zé)做好公司用水、電的管理工作。認(rèn)真抓好水、電的計(jì)量基礎(chǔ)管理工作,定期檢查和維修計(jì)量器具,搞好電器設(shè)備和線路的保養(yǎng)維修工作;(8. 負(fù)責(zé)組織部門人員的培訓(xùn)教育工作。協(xié)同人事部做好各項(xiàng)工作,定期開展崗位優(yōu)質(zhì)服務(wù)和業(yè)務(wù)競賽評(píng)比活動(dòng);(9. 有權(quán)向主管領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選,并對(duì)其工作考核評(píng)價(jià);(10. 按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦其他工作任務(wù)。職位要求:熱愛公司,有較強(qiáng)的綜合協(xié)調(diào)能力和組織管理能力;能團(tuán)結(jié)同事,有較強(qiáng)的工作責(zé)任感和事業(yè)心;堅(jiān)持原則,具有較強(qiáng)警惕性和處理突發(fā)事件的能力。具有處理后勤事務(wù)工作的耐心;具有很

5、強(qiáng)的人際溝通、協(xié)調(diào)、組織能力以及高度的團(tuán)隊(duì)精神,責(zé)任心強(qiáng)。3.總經(jīng)理秘書直接上司:行政經(jīng)理主要工作:協(xié)助總經(jīng)理完成日常事務(wù)性工作崗位職責(zé):(具體工作(1起草公司年度工作總結(jié)及總經(jīng)理講話稿;(2起草公司股東會(huì)和董事會(huì)的會(huì)議材料;(3作好公司重要會(huì)議的記錄及會(huì)議紀(jì)要的整理;(4起草、打印、登記和存檔總經(jīng)理簽發(fā)文件;(5協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司來賓的接待工作;(6接聽電話、妥當(dāng)應(yīng)答,如有必要,做好電話記錄;(7掌握總經(jīng)理的日程安排,為總經(jīng)理接見訪客做好預(yù)約工作;(8收發(fā)傳真,并及時(shí)交給總經(jīng)理處理;(9完成總經(jīng)理或行政經(jīng)理交辦的其他工作。職位要求:熟悉公司文檔管理;良好的中英文寫作、口語、閱讀能力;熟練

6、使用辦公軟件及辦公自動(dòng)化設(shè)備。良好的組織溝通協(xié)調(diào)能力;工作細(xì)致認(rèn)真,謹(jǐn)慎細(xì)心,條理性強(qiáng);責(zé)任心強(qiáng),勇于承擔(dān)挑戰(zhàn)性的工作;具有開拓精神和團(tuán)隊(duì)精神。4.行政秘書(或其他部門秘書直接上司:行政經(jīng)理(或其他部門經(jīng)理主要工作:安排會(huì)談、向電話詢問者提供信息、收發(fā)日常郵件,進(jìn)行文檔管理,對(duì)其他行政和業(yè)務(wù)方面的工作提供行政支持。崗位職責(zé):(具體工作(1接聽電話,向電話詢問者提供信息,記錄留言,轉(zhuǎn)接電話;(2收發(fā)與回復(fù)日常郵件;(3撰寫會(huì)議通知、會(huì)議記要、日常信件和工作報(bào)告;(4會(huì)談、會(huì)務(wù)安排;(5將信件及其他記錄歸檔;(6備份信件及其他文檔;(7安排商務(wù)旅行,做好預(yù)訂工作;(8接待訪客;(9采購、分發(fā)和控制

7、辦公用品;(10分發(fā)錢款,進(jìn)行簡單的賬務(wù)管理。職位要求:熟練使用操作辦公自動(dòng)化設(shè)備,包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等;有良好的文字表達(dá)能力,有一定英語基礎(chǔ),具備較強(qiáng)的聽說能力。認(rèn)真負(fù)責(zé),積極主動(dòng)執(zhí)行交辦工作;工作效率高,條理性強(qiáng),有團(tuán)隊(duì)合作精神;保密意識(shí)強(qiáng)。5.總務(wù)主管(行政主管直接上司:行政經(jīng)理主要工作:協(xié)助經(jīng)理安排、落實(shí)行政服務(wù)與后勤總務(wù)的支持工作。崗位職責(zé):(具體工作(1組織辦好會(huì)議接待、娛樂等各項(xiàng)活動(dòng);(2協(xié)助制定、監(jiān)督、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度;(3組織公司辦公費(fèi)用的計(jì)劃、辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作;(4管理公司非技術(shù)資料、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤等資料;(5做好辦公室人員考勤和處理各種

8、假期;(6管理公司的公共衛(wèi)生、食堂就餐工作;(7發(fā)放日常福利、節(jié)日福利;(8購買、管理和維修公司固定資產(chǎn);(9負(fù)責(zé)辦公用品、文具、生活配套設(shè)施的管理;(10做好公司廢物(品處理和銷售管理工作(11完成直屬上司交辦的臨時(shí)性工作。職位要求:較強(qiáng)的管理能力;熟練使用辦公軟件;做事客觀、嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)、踏實(shí)、敬業(yè);工作細(xì)致認(rèn)真,謹(jǐn)慎細(xì)心、責(zé)任心強(qiáng);具有很強(qiáng)的人際溝通協(xié)調(diào)能力,團(tuán)隊(duì)意識(shí)強(qiáng)。6.檔案員直接上司:總務(wù)(行政主管主要工作:做好檔案入庫、分類、查閱手續(xù)、保管、銷毀等相關(guān)工作崗位職責(zé):(具體工作(1嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料保密制度;(2嚴(yán)格檔案入庫制度,認(rèn)真做好分類登記,對(duì)檔案的分類應(yīng)做到科學(xué)合理,便于查找;(

9、3檔案借閱應(yīng)按規(guī)定辦理登記手續(xù),認(rèn)真檢查到期歸還的資料是否完整無缺,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告和處理;(4按有關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行例行的保養(yǎng)、管理或銷毀。職位要求:熟悉檔案管理辦法;掌握計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng);熟練使用辦公軟件。嚴(yán)謹(jǐn)、有責(zé)任心,有團(tuán)隊(duì)合作精神;工作認(rèn)真負(fù)責(zé),細(xì)致認(rèn)真;保密性強(qiáng)。7.前臺(tái)直接上司:總務(wù)(行政主管主要工作:做好公司日常行政事務(wù)工作,保證公司信息通訊順暢,提高公司運(yùn)作效率。崗位職責(zé):(具體工作(1轉(zhuǎn)接總機(jī)電話,收發(fā)傳真、信件和報(bào)刊;(2接待來訪客人,并通報(bào)相關(guān)部門;(3管理辦公用品,管理維修打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公器材;(4打印、復(fù)印文件和管理各種表格文件;(5承辦員工考勤和外

10、出登記;(6安排約會(huì)、會(huì)議室及差旅預(yù)定;(7保管各種手續(xù)、手冊(cè);(8更新和管理員工通訊地址和電話號(hào)碼等聯(lián)系方式;(9協(xié)助組織公司活動(dòng)。職位要求:有良好的文字表達(dá)能力,有一定的英語基礎(chǔ);熟練使用辦公軟件、辦公自動(dòng)化設(shè)備。工作細(xì)致認(rèn)真,謹(jǐn)慎細(xì)心,熱情,積極主動(dòng);工作效率高,責(zé)任心強(qiáng),具有團(tuán)隊(duì)精神;保密意識(shí)強(qiáng)。8.行政事務(wù)(總務(wù)管理專員直接上司:總務(wù)(行政主管主要工作:管理公司的后勤服務(wù)工作、提供后勤保障崗位職責(zé):(具體工作(1安排落實(shí)上級(jí)要求的各項(xiàng)任務(wù),提供相關(guān)服務(wù)和后勤保障;(2參與擬訂和完善公司后勤管理規(guī)范,并監(jiān)督執(zhí)行,確保行政后勤管理的順利進(jìn)行;(3負(fù)責(zé)公司辦公家具、設(shè)備、用品的選購與使用管

11、理;(4負(fù)責(zé)公司各類設(shè)備、設(shè)施維護(hù),水、電、氣、熱等能源后勤保障工作;(5進(jìn)行宣傳與安全檢查,代表公司與物業(yè)部門交涉,管理公司用水、用電情況;(6辦理公司購車、車輛年檢的相關(guān)手續(xù),安排活動(dòng)用車,并統(tǒng)計(jì)人員用車的費(fèi)用;(7對(duì)公司人員申領(lǐng)辦公用品進(jìn)行記錄、發(fā)放、管理及流程優(yōu)化;(8辦理上級(jí)臨時(shí)交辦的其他工作。職位要求:能根據(jù)公司不同時(shí)期的發(fā)展需要,提供相應(yīng)的物資設(shè)備配備方案;能根據(jù)辦公需求、市場行情,制定相應(yīng)的計(jì)劃及書面匯報(bào);有一定的英語水平,能熟練使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備;良好的溝通協(xié)調(diào)能力、組織安排能力、具備靈活有序的物料控制能力。人品端正,愛崗敬業(yè),工作態(tài)度細(xì)致、踏實(shí),能吃苦耐勞。9.物業(yè)主管

12、直接上司:行政經(jīng)理主要工作:管理、監(jiān)督物業(yè)的運(yùn)營,確保房產(chǎn)設(shè)施的正常使用運(yùn)轉(zhuǎn)。崗位職責(zé):(具體工作(1主持設(shè)施的日常運(yùn)行操作、維修和保養(yǎng)的技術(shù)管理工作;(2安排客戶報(bào)修的接待、報(bào)修工作;(3管理物業(yè)的保安、消防、保安、清潔、綠化等工作;(4檢查與指導(dǎo)維修人員工作;(5核算及監(jiān)督房屋、大廈的水電費(fèi)和管理費(fèi)。職位要求:熟悉物業(yè)管理的運(yùn)作,有相關(guān)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn);具有一定的財(cái)務(wù)知識(shí)基礎(chǔ);具有較強(qiáng)的組織、管理、協(xié)調(diào)能力。綜合素質(zhì)較好,具有服務(wù)意識(shí);有較強(qiáng)的責(zé)任心、服務(wù)意識(shí)及團(tuán)隊(duì)合作精神,善于與人溝通;工作踏實(shí),能承擔(dān)較大的工作壓力。10.法律事務(wù)主管直接上司:行政經(jīng)理主要工作:指導(dǎo)公司法務(wù)實(shí)踐,處理公司法律問題,以維護(hù)公司法律權(quán)利和利益。崗位職責(zé):(具體工作(1起草、審查和修改公司各類法律文書及合同;(2代表公司處理各類訴訟或非訴訟法律事務(wù),維護(hù)公司合法權(quán)益;(3主持公司重大經(jīng)營決策的法律論證和法律保障;(4負(fù)責(zé)對(duì)公司規(guī)章制度、產(chǎn)品進(jìn)行法律審核,審核公司的合同、制定標(biāo)準(zhǔn)合同;(5為公