檔案管理課程內(nèi)容

1、1 / 40項(xiàng)目一認(rèn)識(shí)檔案、檔案工作 任務(wù)一認(rèn)識(shí)檔案一、檔案的起源前文字說(shuō)檔案起源于原始社會(huì)的原始記事結(jié)繩刻契 編貝文字說(shuō)檔案和文字是同時(shí)產(chǎn)生的，當(dāng)人們第一次用文字來(lái)記錄和交流信息時(shí)， 檔案就出現(xiàn)了。國(guó)家說(shuō)檔案起源于國(guó)家出現(xiàn)后，當(dāng)國(guó)家第一次用以進(jìn)行階級(jí)統(tǒng)治和國(guó)家管理的 文件就被有意識(shí)地保存起來(lái)時(shí)，檔案就出現(xiàn)了。二、檔案載體的演變（一）我國(guó)多種多樣的檔案形式?甲骨檔案中國(guó)古代以龜甲、獸骨為載體的原始記錄。殷墟甲骨檔案于清光緒年間出 土于河南安陽(yáng)小屯村一帶。內(nèi)容廣涉當(dāng)時(shí)社會(huì)的階級(jí)與國(guó)家狀況、農(nóng)業(yè)生 產(chǎn)、思想文化等各方面。產(chǎn)生時(shí)間：商周時(shí)期，距今 3000 多年特點(diǎn)：記載內(nèi)容翔實(shí)，保存完整，已達(dá)到一

2、定水平。?金石檔案金文檔案和石刻檔案統(tǒng)稱金石檔案金文檔案：中國(guó)古代以青銅器（鐘、鼎、盤(pán)、盂等）為載體的書(shū)史銘文， 盛行于殷商末期及兩周。金文又稱銘文。產(chǎn)生時(shí)間：始于商代特點(diǎn)：是鑄刻在金屬鼎上的一種銘文，也稱鐘鼎文，堅(jiān)固耐久，但比較笨重。?金石檔案金文檔案和石刻檔案統(tǒng)稱金石檔案2 / 40石刻檔案：以石為載體的書(shū)史銘文產(chǎn)生時(shí)間：殷代特點(diǎn)：流傳久遠(yuǎn)，始于殷代，東周以后逐漸增多，秦漢以后大量出現(xiàn)，直到明清、 民國(guó)仍有所見(jiàn)，保留了很多歷史資料。?簡(jiǎn)牘檔案中國(guó)古代以竹木為載體的公私文書(shū)。簡(jiǎn)指竹片，稱竹簡(jiǎn)；牘指木片，稱木犢、木札、木 簡(jiǎn)。兩者又可通稱為簡(jiǎn)。形狀狹長(zhǎng)，稍寬的木簡(jiǎn)又稱為方。中國(guó)古代紙張出現(xiàn)以前

3、，簡(jiǎn) 牘曾是一種主要的書(shū)寫(xiě)材料，最早約產(chǎn)生于先秦，歷經(jīng)春秋戰(zhàn)國(guó)、秦漢，直至東晉末年 （5 世紀(jì)初）紙張普遍應(yīng)用后才基本絕跡 。產(chǎn)生時(shí)間：商周特點(diǎn)：笨重，不利于傳遞。?縑帛檔案中國(guó)古代以絲織物為載體的公私文書(shū)?？V帛是古代絲織品的 通稱?？V帛質(zhì)地優(yōu)良、柔軟輕便、幅面寬廣，宜于繪畫(huà)書(shū)寫(xiě)， 所以春秋時(shí)已用作書(shū)寫(xiě)材料?？V帛檔案最早發(fā)現(xiàn)于1942 年被盜掘的長(zhǎng)沙子彈庫(kù)戰(zhàn)國(guó)楚墳?zāi)?，既有文字，又有圖畫(huà)，但原 件已流失國(guó)外。產(chǎn)生時(shí)間：幾乎與簡(jiǎn)犢檔案同時(shí)產(chǎn)生特點(diǎn)：輕便，便于傳遞，但造價(jià)昂貴?紙質(zhì)檔案以紙張作為載體的檔案。紙張是中國(guó)古代四大發(fā)明之一，公元2 世紀(jì)后，紙逐漸在中國(guó)內(nèi)地和西北地區(qū)廣為使用。1986 年在

4、甘肅天水放馬灘一座西漢墓中，出土了約公元前 179 前 150 年間的紙質(zhì)地圖殘片，是目前所知世 界上最早的紙質(zhì)檔案。產(chǎn)生時(shí)間：漢代特點(diǎn)：書(shū)寫(xiě)方便，便于傳遞和保存，造價(jià)低廉（二）國(guó)外檔案的演變泥板檔案紙草檔案蠟板檔案羊皮檔案棕櫚檔案? ?請(qǐng)利用網(wǎng)路、書(shū)刊等資源搜集信息，了解上述檔案形成年代、地區(qū)、記載 內(nèi)容，完成一份報(bào)告，以 外國(guó)檔案載體演變情況”為內(nèi)容，圖文并茂，提 交電子稿。3 / 40三、檔案的詞源?檔案從一開(kāi)始將叫檔案”嗎？對(duì)檔案最早的稱呼：冊(cè)、典甲骨文中就有 冊(cè)”、典”這兩個(gè)字周代：中商周以后：簡(jiǎn)、牘、簡(jiǎn)策、簡(jiǎn)牘、簡(jiǎn)書(shū)、帛書(shū)、竹帛漢唐以后：文案、案牘、文牘、文書(shū)、簿書(shū)檔案一詞，最早出

5、現(xiàn)清代?檔案的外文詞檔案：Archive,其原意為行政機(jī)關(guān)所在地，進(jìn)而兼指保存與這些 地方的檔案。文件：Record中外詞匯比較四、檔案的定義檔案的定義檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存和利用價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄。檔案的來(lái)源？a?a 廣泛性內(nèi)容領(lǐng)域?a?a 豐富性形成過(guò)程?a?a 限定性第一，必須是具有一定查考利用價(jià)值的文件。第二，必須是按照一定的程序和條理集中保存起來(lái)的文件。第三，必須是辦理完畢的文件。形式是?a?a 多樣性本質(zhì)屬性？a?a 原始記錄性4 / 40問(wèn)題：請(qǐng)說(shuō)出下列哪些屬于檔案五、檔案的屬性與價(jià)值（一）一般屬性知識(shí)性 信息性（二）檔案的基本作用

6、（基本價(jià)值）Archive value檔案是歷史的真實(shí)憑證一一憑證作用檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案自身的因素所決 定的。檔案是第一手的參考資料一一參考作用檔案的參考作用主耍在于其可靠性和廣泛性。六、檔案的分類按檔案形成的時(shí)間劃分：分為古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案。按檔案的來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)劃分：檔案形成者公務(wù)檔案國(guó)家機(jī)關(guān)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè) 檔案、事業(yè)單位檔案等私人檔案按檔案的內(nèi)容劃分為十大類文書(shū)檔案、科技檔案、專門檔案任務(wù)二認(rèn)識(shí)檔案工作一、檔案工作的內(nèi)容?對(duì)檔案工作的描述從廣義上講，它包括檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工 作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作、檔案宣傳出版工

7、作、檔 案外事工作等。從狹義上講，通常所說(shuō)的檔案工作，是指檔案館室）所從事的檔 案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會(huì)的各 項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5 / 40?檔案工作的內(nèi)容Archive Work其基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編 研等八項(xiàng)工作，通常稱為檔案工作的八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。8 項(xiàng)工作中，除鑒定和統(tǒng)計(jì)之外的 6 項(xiàng)工作基本構(gòu)成一個(gè)流程性的 工作過(guò)程。8 項(xiàng)工作內(nèi)容，從理論上可劃分成兩個(gè)基本方面：檔案實(shí)體管理 和檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。二、檔案工作的基本性質(zhì)檔案工作的基本性質(zhì)檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性、輔助性的工作從檔案的主耍作用和與其他工作的關(guān)系來(lái)悅，檔案工

8、作是屬于服務(wù)性的、條件性的工作。這是檔案工作的一個(gè)主耍特點(diǎn)。通過(guò)管理和提供檔案資料為各項(xiàng)工作服務(wù)，是檔案工作與社會(huì)上其他服務(wù)工作 的區(qū)別所在。檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作檔案工作是科學(xué)地管理檔案的一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)。由于檔案工作是專門管理檔案的一項(xiàng)科學(xué)性工作，因而耍求檔案工作人員必須 具備相應(yīng)的知識(shí)和技能：檔案專業(yè)知識(shí)；歷史知識(shí)和本行業(yè)專業(yè)知識(shí)；科學(xué)文 化知識(shí)。檔案工作的政治性、機(jī)密性等三、檔案工作的基本原則我國(guó)檔案工作的基本原則是在實(shí)賤中逐步完善的，中華人民共 和國(guó)檔案法中對(duì)檔案工作的基本原則作了明確的規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便 于社會(huì)各方面的利用?！睓n案工

9、作的這一基本原則，確定了檔案工作的組織原則和管理體 制，提出了檔案管理的基本要求，體現(xiàn)了檔案工作的根本目的和主要標(biāo)準(zhǔn)。1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、 分級(jí)集中管理國(guó)家全部檔案， 是我國(guó) 檔案工作的組織原則和管理體制。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理6 / 40國(guó)家全部檔案由各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)分別集中保存，實(shí)行黨政檔案 的統(tǒng)一管理。全國(guó)檔案工作由各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、分層地進(jìn)行監(jiān) 督和指導(dǎo)。2、維護(hù)檔案的完整、安全是檔案管理的最基本要求，只有保證 檔案的完整和安全，才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。3、便于社會(huì)各方面的利用，這是檢驗(yàn)檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn). 它體現(xiàn)了 檔案工作的根本目的。便于社會(huì)各方面利用這一思想，必須貫穿在檔案工

10、作的各個(gè)方面 和檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，使檔案工作者從當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的需 要這一點(diǎn)去開(kāi)展工作，并以此為主耍標(biāo)準(zhǔn)去檢查檔案工作的效果。 從這個(gè)意義上講，這一原則是檔案工作基本原則中一個(gè)最重耍的 方面。四、檔案機(jī)構(gòu)?檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)?檔案室檔案館檔案室：record office、achives雙重性?是本單位工作的重要組成部分；?是國(guó)家檔案工作組織體系中的基層組織，是檔案館工作的基礎(chǔ)。檔案室的幾種類型：文書(shū)檔案室Admi nistrative Achives科技檔案室Scientific and technical Achives綜合檔案室Comprehe nsive Achives7 / 40人事檔

11、案室Pers onnel Achives專門檔案室Specialized Archives綜合檔案室檔案室的職責(zé)指導(dǎo)、 監(jiān)督本單位文件材料的歸檔工作接收本單位的全部檔案，對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、保管、統(tǒng) 計(jì)，并編制必要的檢索工具、文件匯編和參考資料，積極提供利 用，為本單位的工作、生產(chǎn)和科研服務(wù)；把具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案移交給國(guó)家檔案館；檔案館archives檔案館是收集、保管檔案的機(jī)構(gòu)。負(fù)責(zé)接收、征 集、管理檔案和開(kāi)展檔案利用等。永久保存檔案的基地檔案館的具體任務(wù)接收和征集本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有長(zhǎng)期和 永久保存價(jià)值的檔案以及有關(guān)資料，科學(xué)地管理；通過(guò)多種方式，積極開(kāi)展檔案資料的利用工

12、作；參與編修史志工作。檔案館設(shè)置的幾種情況：綜合檔案館Comprehe nsive archives國(guó)家級(jí)：中央檔案館、一史館、二史館地方級(jí)：省級(jí)、市級(jí)、區(qū)級(jí)專業(yè)檔案館8 / 40Specialized archives中央檔案館?檔案行政管理機(jī)構(gòu)- 檔案局、處檔案行政管理機(jī)構(gòu)Archival Admi nistrative Departme nt各級(jí)檔案行政管理部門，是我國(guó)檔案工作組織系統(tǒng)中的行政管理 系統(tǒng)。國(guó)家授權(quán)各級(jí)檔案行政管理部門主管全國(guó)和各行政區(qū)域的 檔案工作，對(duì)各地區(qū)、各專業(yè)系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行分層、分專業(yè) 管理。項(xiàng)目二檔案的收集一、檔案收集的概述?定義檔案收集工作就是按照黨和國(guó)家的

13、有關(guān)規(guī)定，通過(guò)例行的接收制 度和專門的征集辦法，把分散在各單位、單位內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和個(gè)人 手中的檔案，以及散失在社會(huì)上的零散檔案，分別集中到有關(guān)的 檔案室和各級(jí)各類檔案館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。?工作內(nèi)容接收 Accessio n檔案室的接收：接收本單位文書(shū)部門或業(yè)務(wù)、職能部門整理后的移交檔案。已歸檔檔案的接收 未及歸檔檔案的補(bǔ)充收集檔案館的接收：檔案館接收各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)移交的需要永久或長(zhǎng)期保存的檔 案。征集 Acquisiti on按照國(guó)家規(guī)定的征收在社會(huì)上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。見(jiàn)檔案法第十六條征集的方法 收購(gòu)、征購(gòu)、捐贈(zèng)?檔案收集工作的意義檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)。檔案館（室）所管理的

14、檔案，主耍不是由檔案館（室）自已產(chǎn)生的，而是依靠長(zhǎng) 期收集，逐步積累和補(bǔ)充起來(lái)的。檔案收集工作是實(shí)行檔案集中管理原則的前提和保證。9 / 40檔案收集工作是檔案工作各環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)。從全部檔案業(yè)務(wù)工作的程序來(lái)說(shuō)，收集工作是檔案工作中的第一個(gè)環(huán)節(jié)。收集工 作的質(zhì)量決定和影響著其他環(huán)節(jié)的質(zhì)量。?檔案收集工作的基本要求豐富和優(yōu)化的館（室）數(shù)量充分、質(zhì)量?jī)?yōu)化、成份充實(shí)、結(jié)構(gòu)合理加強(qiáng)館（室）外調(diào)查研究既耍防止把檔案形成機(jī)關(guān)尚在經(jīng)常使用的檔案 過(guò)早地集中起來(lái)；又要防止忽視整體的需要，把需要集中的檔案當(dāng)做小家底”據(jù)為己有，或者拒之門外 不愿接收。推行入館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化 堅(jiān)持全宗不可分散性原則在收集過(guò)程中，必

15、須把一個(gè)單位的檔案全部集中到一個(gè)檔案館（室）。二、文件管理工作的基本要求要提高檔案與檔案工作的質(zhì)量，不能單純地依靠提高檔案管理水平來(lái)實(shí)現(xiàn)，更重要的是 嚴(yán)格控制文件管理過(guò)程。1設(shè)立機(jī)構(gòu)大型機(jī)構(gòu)，工作量大，需要設(shè)立專門的文件處理機(jī)構(gòu)， 如辦公廳（室），秘書(shū)處（室），綜合處 小型機(jī)構(gòu)，設(shè)立一至兩名專職或者兼職人員2健全制度文件工作制度體系包括：文件形成制度文件處理制度文件傳遞制度文件清退制度文件銷毀制度 平時(shí)歸卷制度3、控制文件數(shù)量文件數(shù)量增長(zhǎng)的原因：社會(huì)實(shí)踐的豐富 現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展 雙套制保管方法 工作程序繁雜10 / 40針對(duì)原因控制的措施4、加強(qiáng)文件的質(zhì)量管理檔案的質(zhì)量是受文件的運(yùn)用性、可靠性、

16、時(shí)效性影響的，而這些通過(guò)文件 的內(nèi)容、體例、載體材料等幾個(gè)方面體現(xiàn)出現(xiàn)，所以要做到： 把好文件的內(nèi)容關(guān) 嚴(yán)格文件的行文規(guī)范 選擇耐久的載體和書(shū)寫(xiě)材料公文行文規(guī)范機(jī)關(guān)之間行文關(guān)系的劃分耐久的載體公文用紙一般使用紙張定量為 60g/m280 g/m2的膠版印刷 紙或復(fù)印紙紙張白度為 85% 90%橫向耐折度15 次不透明度85%PH 值為 7.59.5。5、嚴(yán)格文件處理程序收文處理程序可分為文件的收進(jìn)階段和閱辦階段，具體包括簽收、拆封、 登記、加蓋收文章、分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸卷 等環(huán)節(jié)。發(fā)文處理程序可分為文件的制作階段和制發(fā)階段，具體包括擬稿、核稿、 簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印

17、、登記、封發(fā)、傳遞、詢辦、歸卷等環(huán)節(jié)。三、檔案室的收集工作收集歸檔流程圖：?機(jī)關(guān)內(nèi)文件的歸檔檔案室的收集工作主要是指機(jī)關(guān)單位內(nèi)文件材料的歸檔。歸檔，指機(jī)關(guān)的文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門將工作活動(dòng)中辦理完畢的有查考利用 價(jià)值的文件材料，按照國(guó)家有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，定期移交給檔案室集中保存 的過(guò)程。文件立卷歸檔屬于文書(shū)部門的任務(wù)，它是文書(shū)工作最后一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也 是檔案室工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，可以說(shuō)歸檔是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合部”檔案室的收集工作是建立在歸檔工作基礎(chǔ)上的，沒(méi)有歸檔工作，或歸 檔制度不幢全.就沒(méi)有完整的檔案和健全的檔案工作。11 / 40?歸檔制度的內(nèi)容歸檔范圍是指哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不必歸檔

18、。凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。 歸檔范圍應(yīng)以本單位工作活動(dòng)為主，突出反映本單位基本職能活動(dòng)和中 心工作。不可搞有文必檔”反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的有價(jià)值的文件本機(jī)關(guān)的決定、計(jì)劃、總結(jié)下級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告上級(jí)的指示、批復(fù)不反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)有價(jià)值的文件上級(jí)機(jī)關(guān)的普發(fā)性文件不反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)無(wú)價(jià)值的文件無(wú)行文關(guān)系機(jī)關(guān)的工作報(bào)告反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的無(wú)價(jià)值的文件歸檔時(shí)間文書(shū)檔案：第二年的六月之前形成周期比較長(zhǎng)的科技文件，如一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的文件：按活動(dòng)結(jié) 束時(shí)間歸檔，一般在驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔形成周期過(guò)長(zhǎng)、程序明顯的科技文件：按各項(xiàng)活動(dòng)的工作階段將其接收歸檔 機(jī)密性較

19、強(qiáng)的文件，如人事檔案：隨時(shí)歸檔 教學(xué)文件：一般在次年的寒假前歸檔?歸檔制度的內(nèi)容歸檔要求遵循文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系區(qū)分不同價(jià)值便于保管和利用參照檔案整理的基本要求歸檔手續(xù)交接雙方應(yīng)填寫(xiě)移交目錄，履行簽字手續(xù)檔案工作和文書(shū)工作由一人監(jiān)管的，無(wú)需上述手續(xù)。3.平時(shí)收集的內(nèi)容：零散文件：分散各部門、領(lǐng)導(dǎo)或工作人員手中的。帳外文件各種會(huì)議材料；各種基本統(tǒng)計(jì)數(shù)字報(bào)表；機(jī)關(guān)單位的規(guī)章制度、條例、辦法 等內(nèi)部文件；黨組、黨委、支部和認(rèn)識(shí)部門形成的材料；反映本單位重要 活動(dòng)的錄音、錄像、照片等聲像材料；不經(jīng)過(guò)收發(fā)登記、領(lǐng)導(dǎo)親啟的文件； 單位領(lǐng)導(dǎo)人或工作12 / 40人員外出參觀、幵會(huì)、從事

20、科研活動(dòng)帶回來(lái)的材料； 專門文件：財(cái)會(huì)、人事等專門活動(dòng)中產(chǎn)生的。四、檔案館的接收與征集?檔案館檔案的來(lái)源接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案就是現(xiàn)在正在進(jìn)行工作活動(dòng)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位形戍的檔案。接收撤銷機(jī)關(guān)的檔案一般是指中華人民共和國(guó)成立以后，由于備種原因彼撤銷機(jī)關(guān)形成的檔案。征集歷史檔案就是征集建國(guó)之前所形成的、 至今仍散失在社會(huì)組織和個(gè)人手里的歷史檔案。包括革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案。檔案館之間互相交換檔案就是館與館之間因行政區(qū)劃的變動(dòng)和檔案館結(jié)構(gòu)的變化等對(duì)檔案館館藏和接收范圍進(jìn)行調(diào)整， 相互移交檔案。?檔案館現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的期限省以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存2

21、0 年左右省級(jí)和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存10 年左右檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案的方法逐年接收，就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)每年將保管期滿的檔案向檔案館移交一次 定期接收，就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)定期將保管期滿的檔案向檔案館移交一次項(xiàng)目三檔案的整理第一節(jié)案卷級(jí)管理一、檔案整理工作的基本內(nèi)容檔案整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基 本的分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)起來(lái)。檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)的分類、立卷、案卷的 排列與編號(hào)、案卷目錄的編制。二、檔案整理工作的原則檔案整理工作應(yīng)該按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，最大限度地保 持文件之間的歷史聯(lián)系， 充分利用原有基

22、礎(chǔ)，便于保管和利用 整理檔案必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等 幾個(gè)方面。文件之間的聯(lián)系是多種多樣的，在整理工作中，應(yīng)該根據(jù)文件的具體 情況，13 / 40善于找出和保持文件之間最緊密的聯(lián)系。二、檔案整理工作的原則整理檔案應(yīng)該充分利用原有的基礎(chǔ)檔案原來(lái)的整理基礎(chǔ)，是前人整理檔案的成果。 任何整理方法都是不完善的，這是檔案實(shí)體物理位置秩序在空間上的 唯一性與利用者之間多樣性之間的矛盾所決定的，所以只能通過(guò)檢索 工具來(lái)克服。便于保管和利用檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求， 便于檔案的保管和查找利用C想一想比如一次會(huì)議的有關(guān)報(bào)告、講話的書(shū)面文稿

23、和錄音磁帶，會(huì)議的 經(jīng)費(fèi)開(kāi)支計(jì)劃和會(huì)議賬簿、記賬憑證。本來(lái)互有密切聯(lián)系，但是完全混同整理，則不便于保管和利用。三、 傳統(tǒng)整理工作程序區(qū)分全宗全宗內(nèi)的分類立卷案卷的排列與編號(hào)案卷目錄的編制。（一）區(qū)分全宗全宗的概念全宗是一個(gè)具有社會(huì)獨(dú)立性的組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中 形成的檔案的有機(jī)整體。組織全宗個(gè)人全宗全宗解放初稱為芬特。1955 年改為全宗。（一）區(qū)分全宗區(qū)分全宗形成全宗的機(jī)關(guān)，稱為立檔單位，又稱 全宗構(gòu)成者”。 立檔單位的構(gòu)成條件可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外行文。一一最主要、最14 / 40基本的第一條件是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)汁劃。設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)

24、或人員，并有一定的人事任免權(quán)。（一）區(qū)分全宗3.立檔單位的變化和全宗劃分。政權(quán)的變化和立檔單位的劃分生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分 基本職能方面考慮（一）區(qū)分全宗4. 判定檔案所屬全宗關(guān)鍵在于確定檔案的形成者-立檔單位。要區(qū)分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。（1）A、對(duì)內(nèi)部文件和發(fā)文，檔案的形成者就是文件的作者。B、對(duì)收文，檔案的形成者是文件的實(shí)際收受者。（2） 判定的對(duì)象是案卷時(shí)，要注意，卷皮上往往都標(biāo)明了立檔單位。（3） 沒(méi)有標(biāo)明作者或收文者的，要分析和考證。（4） 經(jīng)幾個(gè)立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。（二）全宗內(nèi)檔案的分類定義全宗內(nèi)檔案的分類，就是對(duì)立檔單位所形成的檔案

25、， 按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的異同，分成若干層次和類別，使其構(gòu)成有機(jī)的體系分類的內(nèi)容一一選擇分類方法、制訂分類方案、檔案的歸類選擇分類方法常用的檔案的分類方法有三種：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問(wèn)題分類 法。年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。一個(gè)立檔單位 內(nèi)每一年度的文件，都有密切的聯(lián)系。組織機(jī)構(gòu)分類法：按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別，組織機(jī) 構(gòu)的名稱就是類名。這種分類方法能概要地反映立檔單位各個(gè)組織機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)的面 貌，最好地保持全宗內(nèi)文件之間來(lái)源方面固有的聯(lián)系。問(wèn)題分類法：也稱事由分類法，就是按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題將全宗 內(nèi)檔案分為各個(gè)

26、類別。這種分類方法，能使內(nèi)容性質(zhì)相同的文件比較集 中，較好地保持文件之間在內(nèi)容方面的聯(lián)系，便于按專題查找和利用檔 案。復(fù)式分類法主要有四種：年度一&織機(jī)構(gòu)分類法、組織機(jī)構(gòu)一容度分類法、 年度一詞題分類法、問(wèn)題一容度分類法年度一組織機(jī)構(gòu)分類法， 適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)經(jīng)常變化但不復(fù)雜的全 宗。現(xiàn)行機(jī)關(guān)最適宜采用這種分類方法。15 / 40組織機(jī)構(gòu)一辛度分類法，多用于撤銷機(jī)關(guān)的檔案，立檔單位的組織機(jī)構(gòu)比較固定 的全宗。年度一H問(wèn)題分類法，這種分類方法，多用于組織機(jī)構(gòu)變化頻繁，或者文件很難區(qū) 分所屬機(jī)構(gòu)以及內(nèi)部機(jī)構(gòu)非常簡(jiǎn)單，沒(méi)有必要按機(jī)構(gòu)分類的全宗，就是說(shuō)，在 不可能和不適于按年度一組織

27、機(jī)構(gòu)分類的倩況下，采用這種分類法。問(wèn)題一年度分類法，適用于歷史檔案和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，現(xiàn)行機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位 一般不宜米用。分類方案的編制分類方案，也稱為分類大綱，就是在對(duì)立檔單位的職能及其檔案內(nèi)容進(jìn)行 分析研究的基礎(chǔ)上，用文字或圖表的形式白標(biāo)引個(gè)各類目名稱，表示全宗內(nèi) 檔案分類體系并據(jù)以類分檔案的工具。分類方案的組成：編制說(shuō)明：編制目的、適用范圍、類目設(shè)置和配號(hào)原則 類目表：類目名稱、類目號(hào)、附注 分類方案的主體檔案的歸類年度分類法文件上有兩個(gè)以上日期又不是一個(gè)年度 如果文件上有兩個(gè)以上日期又不屬于同一個(gè)年度，就耍根據(jù)文件的特點(diǎn)，以最 能說(shuō)明該文件特點(diǎn)的日期作為分類的根據(jù)。文件上沒(méi)有日期考證日期

28、 跨年度文件 屬于計(jì)劃性的，應(yīng)該歸入計(jì)劃開(kāi)始的一年 屬于總結(jié)性的，應(yīng)該歸入總結(jié)針對(duì)的最后一年。專門年度的文件 相應(yīng)的年度合并為一類檔案的歸類組織機(jī)構(gòu)分類法按組織機(jī)構(gòu)分類的類別設(shè)置，一般是按立檔單位的第一層組織機(jī)構(gòu)。 經(jīng)過(guò)本機(jī)關(guān)黨委討論而以機(jī)關(guān)行政名義發(fā)的文件，一般應(yīng)歸入行政某機(jī) 構(gòu)類；業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)起草而以機(jī)關(guān)名義發(fā)的文件，一般應(yīng)歸入辦公廳（室） 類，也可以歸入業(yè)務(wù)處（科）類；幾個(gè)機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦理的，一般應(yīng)歸入主 辦單位，也可歸入最后承辦單位。問(wèn)題分類法問(wèn)題分類法在類目如何設(shè)置， 尤其是檔案歸類等具體問(wèn)題上， 常常難以 掌握，比起前兩種分類方法耍復(fù)雜一些，困難一些。（三）立卷所謂立卷，就是文書(shū)部門或業(yè)務(wù)

29、部門對(duì)辦理完畢的文件，將其中有查考保存價(jià)值的，按照它們?cè)谛纬蛇^(guò)程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。立卷工作的內(nèi)容包括：組成案卷 擬寫(xiě)案卷標(biāo)題 卷內(nèi)文件的排列與編號(hào) 填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄與備考表案卷封面的編目與案卷的裝訂16 / 401、立卷的方法按問(wèn)題立卷問(wèn)題是指文件內(nèi)容記述和反映的某方面的工作間題或涉及的人物、事件、事物等。同一 問(wèn)題的文件，可以組成一個(gè)案卷。按作者立卷（責(zé)任者） 作者是指撰寫(xiě)和制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)或個(gè)人。按名稱立卷 將名稱相同的文件組成案卷，就是按文件名稱立卷。按地區(qū)立卷就是把內(nèi)容涉及同一地區(qū)（如省、市、縣、鄉(xiāng)）的文件組成案卷，或者把同屬某一地區(qū) 的作者的文件組成案卷。

30、按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷（通訊者） 就是將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)就某個(gè)問(wèn)題或幾個(gè)問(wèn)題的來(lái)往文書(shū)組成案卷。2、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題案卷標(biāo)題要求簡(jiǎn)明扼要，能確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)包括責(zé)任者（文件作者）、文件內(nèi)容、文件名稱，使用簡(jiǎn)稱應(yīng)通用易懂。卷內(nèi)文件的整理 具體工作內(nèi)容包括： 卷內(nèi)文件排列 編號(hào) 填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表案卷封面的編寫(xiě)和案卷的封裝裝訂案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物 對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修裱 字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷 對(duì)幅面大的紙張要折疊案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂填寫(xiě)封面卷內(nèi)文件整理完畢之后，要以案卷為單位在封面上編目。主要項(xiàng)目包括： 全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、

31、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、歸檔號(hào)、 檔號(hào)。案卷封面上的項(xiàng)目要填寫(xiě)齊全，并用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡工整、清晰。 案卷封面、卷脊的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、年代等項(xiàng)目要用規(guī)范字蓋印， 顏色要求統(tǒng)一。案卷標(biāo)題要求簡(jiǎn)明扼要， 能確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容， 一般應(yīng)包括責(zé)任者（文 件作者）、文件內(nèi)容、文件名稱，使用簡(jiǎn)稱應(yīng)通用易懂。第二節(jié)文件級(jí)整理一、文書(shū)立卷改革基本內(nèi)容取消案卷的概念，實(shí)行文件級(jí)管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過(guò)程。界定件的概念時(shí)，從檢索的實(shí)際需要及簡(jiǎn)化整理工作出發(fā)，規(guī)定正本與定稿為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件 。分類方法選定為年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限三種。 裝訂以件為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定。文件排列方法

32、強(qiáng)調(diào)按事由（即問(wèn)題）排列，時(shí)間、重要程度等作為參考因 素，可根據(jù)實(shí)際情況選用。歸檔章的位置不限于首頁(yè)右角上，首頁(yè)上端任意空白均可；同時(shí)對(duì)歸檔章項(xiàng) 目加以調(diào)整，只保留檢索必備項(xiàng)目。為了整齊美觀，我校原則上規(guī)定歸檔章 的位置置于首頁(yè)上端中間的空白處。17 / 40取消案卷、卷內(nèi)文件兩級(jí)目錄，只編以 件為單位的歸檔文件目錄。 無(wú)需編頁(yè)號(hào)，目錄中改設(shè)頁(yè)數(shù)項(xiàng)。歸檔文件直接裝盒保管。無(wú)需撰寫(xiě)案卷題名和填寫(xiě)案卷封面，只需填寫(xiě)盒脊。檔案盒的設(shè)置有了較大變化。 封面只設(shè)全宗名稱項(xiàng)，取消了 類目名稱、案 卷題名、起止時(shí)間、保管期限、件頁(yè)數(shù)量、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、歸檔號(hào)等項(xiàng)目：盒脊取消目錄號(hào)、案卷號(hào)項(xiàng)，保留全宗

33、號(hào)、年度項(xiàng)，增設(shè) 保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)項(xiàng)。二歸檔文件整理規(guī)則中的規(guī)定（一）裝訂1、件”的含義單份文件，即自然件，一份文件為一件；特殊文件材料：主要是各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書(shū)刊等，按照其原來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件。文件的正本與定稿作為的一件。正文與附件，作為完整的一件。來(lái)文與復(fù)文為一件。轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件應(yīng)視為一件件：歸檔文件的整理單位。原則上每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā) 文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；來(lái)文與復(fù)文為一件，經(jīng)過(guò)若干層次辦理的來(lái)文復(fù)文， 超過(guò)兩件的，則將所有的來(lái)文、 復(fù)文分別作 為一件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件會(huì)議

34、記錄以每次會(huì)議記錄為一件（用記錄本記錄的，一本為一件）；成套的會(huì)議材料應(yīng)將會(huì)議通知、名單、講話等文件各作為一件； 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來(lái)裝訂方式一冊(cè)（本）為一件，未裝訂的式樣 同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件（一）裝訂2、文件修整修裱破損文件。復(fù)制字跡模糊或易退變的文件超大紙張的折疊。去掉易銹蝕的金屬物。主要指永久、長(zhǎng)期保存的文件材料。18 / 40（一）裝訂3、文件排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本、外文本在后；有文件處理單的，放在最前加蓋歸檔章。裝訂時(shí)，正本在前，定稿

35、在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在 前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文種版本在后。 有文件處理單的，可放在最前面文件定稿如果是計(jì)算機(jī)打印的，沒(méi)有修改筆跡，與正文內(nèi)容一致，只將文 頭紙或者領(lǐng)導(dǎo)簽字的一頁(yè)附在正本之后歸檔（一）裝訂4、文件裝訂的材料與方法手工線裝：三孔一線”，頁(yè)數(shù)多的文件；縫紉機(jī)裝訂：斜角或沿線踏線；不銹鋼訂書(shū)釘；塑料文件夾封裝；檔案封套；不改變裝訂形態(tài)。歸檔文件應(yīng)按件裝訂裝訂方法：根據(jù)歸檔文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用縫紉機(jī)軋邊 或在文件左上角穿針打結(jié)較厚的文件可采用 三孔一線”的裝訂方法，成冊(cè)不易拆封且未使用鐵釘?shù)模?可 保持原貌不變（二）分類歸檔文件可以采用年度一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）一保管期限或保管期限一年度一 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類。（三）排列在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì) 議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等