辦公用品管理制度

1、辦公用品管理制度1.目的與適用范圍1.1為規(guī)范辦公用品管理程序，維護辦公設備的完整、安全和有效使用，避免人為損壞和丟失，保證正常辦公的順利進行，特制定本制度。1.2本制度適用于集團公司及其子公司所有部門辦公用品的管理。2.辦公用品分類2.1一次性消耗的辦公用品類：筆、墨、材料紙、等。2.2管理用品類：2.2.1基礎辦公用品:辦公桌椅、文件柜、計算器等.2.2.2辦公設施(含公司配備的辦公用小車):空調、電扇、電暖器、電話機等價值較高或使用壽命較長的物品。2.3辦公自動化用品類:電腦、打印機、傳真機、U盤等物品。2.4文印耗材類：墨盒、油墨、碳粉、硒鼓、復印紙、打印紙等。2.5保潔用品類：拖把、

2、掃把、水桶、塑料盆等。3. 辦公用品的發(fā)放標準3.1辦公用品的配置標準：集團公司董事長、總經理；集團公司副總經理；集團各部部長；集團各部副部長；集團各部一般員工；集團所屬子公司總經理、副總經理、部長、副部長、車間主任、車間副主任、部室一般員工、車間一般管理人員的配置標準見附件5-11。3.2集團公司所屬子公司:總經理與集團公司副總經理標準相同；副總經理與集團部長標準一致；部長在集團副部長的基礎上加一部電話；副部長、車間主任和集團一般員工標準一致；車間副主任、部室一般員工和車間一般管理人員標準見附件10-11。3.3一次性消耗的辦公用品個人發(fā)放標準3.3.1一般管理人員：4元/月3.3.2中層管

3、理人員：6元/月3.3.3高層管理人員：12元/月3.4根據實際情況,每半年對辦公用品的費用定額調整一次。4.辦公用品實行專人專管:集團經營規(guī)劃部為主管部門，在該部設置一名辦公用品專職管理員,負責集團總部和融豐公司辦公用品的直接管理,負責集團所屬其他公司辦公用品的垂直管理；集團經營規(guī)劃部設一名兼職人員負責辦公用品的庫存保管和發(fā)放管理。融豐之外的子公司辦公用品由所在公司經營規(guī)劃室(或辦公室)負責自我控制,但須接受集團經營規(guī)劃部的垂直管理.5.辦公用品需求計劃5.1一次性消耗品類需求計劃5.1.1各部門應于每月26日前編制下月的辦公用品采購申請單（臨時急需計劃可按以下程序隨時編制上報）一式五份，由

4、申請人、申請部門負責人、申請單位主管領導簽字后報辦公用品主管部門專職辦公用品管理員，核實公司辦公用品庫存和閑置情況提出新購或調配建議，經辦公用品主管部門負責人審核，集團行政副總簽批后報集團采購部采購。5.2基礎辦公用品類、辦公設施類、辦公自動化用品類、保潔用品類需求計劃5.2.1新進公司員工辦公用品需求5.2.1.1集團人力資源部根據月份人力資源需求計劃,每月向集團經營規(guī)劃部預報送新進人員到職情況表。5.2.1.2每位新員工到職，集團人力資源部均向集團經營規(guī)劃部出據一份員工到職單，集團經營規(guī)劃部依據員工到職單編寫辦公用品領用單。5.2.2當員工崗位發(fā)生變化時,按新崗位調整辦公用品計劃。5.3辦

5、公耗材類需求計劃：各辦公設施使用部門向集團經營規(guī)劃部申報計劃，由辦公用品管理員核實后按程序報批。5.4辦公用品采購計劃在500元以下且在配置標準范圍內的由集團行政副總批；500元及以上的由集團總經理審批。5.5標準之外的辦公用品需向辦公用品管理部門申請專題報告，并經辦公用品管理部門填報辦公用品超標準審批表，經逐級審核，最終報集團公司總經理批準后購買。5.6 經核準后的辦公用品采購申請單申請部門一份，集團經營規(guī)劃部留存一份，采購部三份。6.辦公用品的采購 6.1采購部門須根據已審批的辦公用品采購申請單及時采購，保質保量供應。6.2所有辦公用品的采購任務均由采購部統(tǒng)一負責,在規(guī)定的時間內

6、采購回廠。      7. 物品入庫 7.1固定資產類辦公用品的入庫手續(xù)由裝備部以設備驗收單的形式負責辦理，并組織入庫到指定的倉庫。7.2非固定資產類的辦公用品由集團經營規(guī)劃部負責入庫的驗收工作，并放入指定的地點納入倉庫管理范疇.7.3對于符合規(guī)定要求的入庫辦公用品，由集團經營規(guī)劃部辦公用品管理員登記建帳；對不符合要求的，由采購人員負責辦理調換或退貨手續(xù)。7.4采購回廠的辦公用品由采購部負責采購建帳。 7.5辦公用品在保管期內確保完好,出現(xiàn)破損由保管部門責任人負責賠償。7.6采購部辦理辦公用品入庫手續(xù)時,

7、一并出據采購價格表供建帳使用.8.辦公用品的領用8.1所有辦公用品的領用（新增和調劑）,均填寫辦公用品領用申請單（見附件2）。8.2價值2000元以上的辦公用品的領用,必須由相應的財務部門在辦公用品領用申請單上簽字蓋章,倉庫見蓋有財務印章的領用申請單后方可發(fā)貨。8.3各部門須指定專人領用和管理低值易耗品類辦公用品。8.4新到職員工持員工到職單，按經營規(guī)劃部的通知領用辦公用品。8.5員工崗位變動時,由經營規(guī)劃部門按新崗位調配辦公用品,通知本人辦理調配手續(xù).8.6辦公耗材的領用,經交舊換新后,方可發(fā)放.8.7對辦公用品的領用從公司、部門和個人分別單獨建帳、實行一帳一表（部門/員工個人辦公用品領用簽

8、字表）,定額管理,原則上超支不發(fā)。部門辦公用品領用發(fā)放時,要求建立二級臺帳,以規(guī)范部門辦公用品的使用。8.8部門或個人領用的辦公用品因質量問題無法使用,經部門負責人確認后可退回采購部實行“三包”。8.9對于各部門辦公用品使用情況，經營規(guī)劃部辦公用品管理人員應做好季度和年度統(tǒng)計，填寫辦公用品使用情況統(tǒng)計報表一式兩份,經營規(guī)劃部和財務部門各一份，兩部門分別建帳，一季一匯總一季一兌帳。子公司每季末向集團經營規(guī)劃部報送一份辦公用品使用情況報表,接受集團經營規(guī)劃部的日常管理,對出現(xiàn)的違規(guī)現(xiàn)象提出考核意見.8.10電腦、桌椅、打印機、空調、電扇、電暖器、文件柜、電話機由經營規(guī)劃部門負責統(tǒng)一編號，實行編碼管

9、理。8.11辦公用品領用流程:使用部門領用人提出申請主管部門填寫辦公用品領用申請單領用人簽字辦公用品主管部門簽字2000元及以上辦公用品需送達財務部門簽章倉庫保管員簽章保管員發(fā)貨由保管員將簽章發(fā)貨后的票據于當日下午下班前0.5小時內送達辦公用品管理員或財務部(2000元及以上用品)財務部門和辦公用品主管部門建帳。9.辦公用品的日常管理9.1集團經營規(guī)劃部負責辦公用品的計劃、入庫、保管、發(fā)放、部門間調配、組織盤點、員工調、離職交接、報廢、及其臺帳的建立健全等管理工作；財務部負責管理類、自動化辦公用品類等的登記建帳(各種用品按財務管理分類標準進行建帳,集團財務部負責建帳的業(yè)務指導工作,財務部從資產

10、管理角度建帳,經營規(guī)劃部門建立辦公用品日常管理臺帳)、以及賠償兌現(xiàn)等工作；集團采購部負責辦公用品的采購工作；裝備部門負責固定資產的入庫驗收工作；集團公司由經營規(guī)劃部、子公司由經營規(guī)劃室負責員工離職時辦公用品的監(jiān)交工作（附：公司高管/中層領導/一般員工離職時工作交接分別由監(jiān)事會/分管副總/部門負責人負責監(jiān)交）。特殊情況下的調動和離職監(jiān)交由審計部負責。9.2辦公用品的使用分個人使用和部門使用兩種情況。兩種使用情況均執(zhí)行簽字制度,除個人簽字外,部門由單位負責人簽字。9.3經營規(guī)劃部分個人和部門兩種情況登記建帳,一季度一盤點，一季度一考核.9.4一次性消耗類辦公用品不列入辦公用品個人和部門簽字登記范圍

11、,但在部門或個人辦公費用中列支；管理用品類、辦公自動化類列入個人和部門辦公用品簽字登記范圍，但不在辦公費項目中列支；文印耗材類除復印紙、打印紙外其它不記入辦公費用消耗, 紙張按各使用單位的實際印數攤入辦公用品費用中；保潔用品類不記入辦公費用消耗。9.5技術部門、財務部門、生產部門、質量部門(包括QCD部門)、經營規(guī)劃部門（負責文印部門）打印、復印紙按文印管理制度SJZY/WM-22嚴格執(zhí)行簽字限額使用。以上單位打字復印紙張的消耗不記入部門辦公費用消耗之中,單獨列支。9.6管理用品和辦公自動化用品更換時均需交舊換新.其它辦公用品不在此范疇.9.7辦公用品的調劑 9.7.1閑置辦公用品的管理9.7

12、.1.1辦公用品出現(xiàn)閑置,經營規(guī)劃部門應將閑置用品妥善管理. 員工離職,辦公用品交接時,原則上辦公用品主管部門要收回離職人員的辦公用品,但若有直接接交使用人,可直接辦理辦公用品過戶使用手續(xù)；若無直接接交人，應視客觀實際情況分別管理：不易搬動的辦公用品，由部門負責人辦理代管手續(xù)實施代管；易搬動的辦公用品，全部收回主管部門統(tǒng)一調劑使用。原辦公用品使用部門無權截留，也無權挪作它用。若出現(xiàn)部門撤銷無代管人時，放入庫房由經營規(guī)劃部門辦公用品管理員負責保管。9.7.1.2閑置辦公用品統(tǒng)一納入正常管理,單獨建立臺帳,定期維護保養(yǎng),定期盤點.9.7.1.3閑置辦公用品的調配流程:使用部門使用人申請使用部門負責

13、人簽字經營規(guī)劃部辦公用品管理員核實經營規(guī)劃部長簽字集團行政副總簽字個人或部門辦公用品領用簽字辦公用品管理員建帳調劑發(fā)放使用.9.7.1.4辦公用品 (主要為低值易耗品類) 費用可月度間調劑使用，但不得跨季、跨年使用。每季結算、考核一次。 9.8嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。9.9員工離職時應依員工個人辦公用品領用簽字表所領物品一并退回。 9.10凡屬部門公用辦公用品,部門負責人調動和離職時辦理好交接手續(xù)。 9.11辦公用品的維修流程:需維修的部門通知經營規(guī)劃部門經營規(guī)劃部門辦公用品管理員現(xiàn)場查看能夠內部維修的由經營規(guī)劃部門通知相關部門外部維修的由經營規(guī)劃部門

14、通知采購部采購部負責聯(lián)系外部維修單位并負責談價催辦維修進度和辦理資金結算有關工作經營規(guī)劃部辦公用品管理員具體負責督辦內外維修的整體協(xié)調工作維修完畢由使用單位、經營規(guī)劃部門和維修部門一同檢查驗收維修不合格返工合格辦理維修合格手續(xù)交付使用人簽字使用。10.辦公用品報廢10.1管理用品類、辦公自動化用品類因使用時間過長，已喪失性能或喪失主要性能不能繼續(xù)使用需要報廢注銷時，使用部門或使用人應提出書面報廢申請，經部門負責人審核，并報集團總經理批準后，到集團經營規(guī)劃部辦理報廢注銷手續(xù)。 11.辦公用品賠償處理原則11.1由于下列主觀原因發(fā)生事故，造成辦公設備或物品的損失，應予賠償：11.1.1不

15、遵守操作規(guī)程或不按規(guī)定要求進行工作的；11.1.2未經批準，擅自動用拆改辦公設備和物品的；11.1.3粗心大意，操作不慎的；11.1.4由于其它不遵守規(guī)章制度等主觀原因造成辦公設備和物品損失、丟失的；11.1.5公物私用造成損失、丟失的。11.2由于下列客觀原因造成辦公設備和物品的損失，經過技術鑒定或有關負責人證實，可不予賠償。11.2.1因辦公設備和物品本身的缺陷或因長期使用，接近損壞程度，在正常使用時發(fā)生的損壞和合理的自然損耗。11.2.2由于其它客觀原因造成的意外損失。11.3處理辦法11.3.1發(fā)生辦公設備設施損壞和丟失時，必須在0.5個小時內報告部門負責人；一小時內由部門負責人報告分

16、管副總和總經理；2小時內上報集團分管副總和集團總經理。11.3.2 賠償費用在月工資1/3費用范圍內,可從工資中一次扣清,超過1/3者,逐月扣除；數額較大無賠償能力者，公司可提請司法程序。12.考核規(guī)定 12.1采購部未按規(guī)定的時間將辦公用品采購回廠，考核責任人50-100元/次。12.2采購回廠的辦公用品質量差,不能正常使用,除退貨外,考核責任人50-200元/次.12.3采購回廠的辦公用品未及時辦理入庫,導致不能領用的，考核采購部50元/次.12.4部門領用辦公用品未按本制度要求建帳的,考核責任人50元/次.12.5已發(fā)貨使用后的辦公用品領用申請單在當日下班前0.5小時內未報辦公用品主管部

17、門和（或）財務部，考核倉庫保管員20元/次。12.6經營規(guī)劃部辦公用品管理員對各部門的費用未執(zhí)行預警制度,任其超額領用,考核管理員50元/次.12.7辦公用品未做到月結季考,考核責任人50-100元/月.12.8辦公用品無臺帳分別對責任部門負責人和直接責任人給予50元和100元的考核.12.9辦公用品臺帳出現(xiàn)誤記和漏記考核責任人50元/次.12.10員工離職未交接辦公用品,由部門負責人通知本人在規(guī)定的時間內辦理，若離職員工不回公司辦理，則不得結算工資；若部門負責人未通知到人，考核部門責任人50元/次；已造成損失的，按損失金額的10%賠償。12.11員工工作調動和離職人員離職辦理交接時,相關部門

18、無人監(jiān)交,考核50元/次.12.12辦公費用若有節(jié)約，按節(jié)約額的30%獎勵到節(jié)約部門。13.附則:本制度由集團經營規(guī)劃部負責起草,并由其負責解釋；本制度自發(fā)布之日起實施。附件1：辦公用品需求申請單附件2：辦公用品領用申請單附件3：部門/員工個人辦公用品領用簽字表附件4：辦公用品交接清單附件5-11辦公用品個人使用檔案表附：辦公用品管理流程圖：使用部門（人）申請（一式五份）申請部門負責人簽字申請單位主管領導簽字集團經營規(guī)劃部門核查并提出新購和調配建議經營規(guī)劃部長審核集團行政副總批準調配或新購計劃（500元以下用品）500元及以上用品報集團總經理簽批集團經營規(guī)劃部和相應財務部各留存一份已批準的采購

19、計劃報集團采購部三份用于采購和入庫用品回廠入庫驗收（不合格的退貨）辦理入庫建帳手續(xù)集團經營規(guī)劃部庫存管理辦公用品領用（一式四份：使用部門/人一份、經營規(guī)劃部門一份、財務部一份、倉庫一份）（屬固定資產的財務部要加蓋印章）經營規(guī)劃部和財務部分別建帳領用部門二次建帳經營規(guī)劃部一月一統(tǒng)計匯總與財務對帳，并對違反程序者提出考核意見，經部門負責人和主管領導審核后報監(jiān)事會考核經營規(guī)劃部組織相關部門人員季度和年度盤點經營規(guī)劃部負責組織離職人員辦公用品交接用品報廢時辦理報廢申請經集團總經理批準后報廢收回倉庫集中處理。 附件1： SJZY/WM-10 辦公用品采購申請單 NO：申請部門： 申請日期: 年 月 日序

20、號名稱型號規(guī)格原有數量計劃數量單位批準數量用途備注集團總經理核批： 核準部門主管領導： 核準部門負責人： 核準部門核準人： 申請部門主管領導： 申請部門負責人： 申請人：注：本單一式三份：使用部門一份；辦公用品主管部門一份；采購部門一份。附件2：SJZY/WM-10 辦公用品領用申請單 NO：領用部門： 領用日期: 年 月 日序號名稱型號規(guī)格計劃已批準數量單位領用數量單價（元）供貨廠家備注倉庫保管員簽章： 財務部門簽章： 辦公用品主管部門簽字： 領用人簽字：注：本單一式四份：領用人一份；辦公用品主管部門一份；財務部門一份；倉庫保管員一份。附件3：SJZY/WM-10 部門/員工個人辦公用品領用簽字表 NO:制表單位： 填表日期： 年 月 日序號用品名稱規(guī)格型號用品編號數量領用日期新舊程度目前狀況部門負責人/領用人簽字簽字日期備注注：本表一式三份：使用人一份；用品主管部門一份，財務部一份附件4：SJZY/WM-10 辦公用品交接清單 NO:使用部門： 接收部門： 崗位： 姓名： 交接日期： 年 月 日序號辦公用品名稱規(guī)格型號數量單位交接時完好狀 況備 注財務部： 主管部門： 監(jiān)交人： 接交人： 交接人：注：本單一式五份：財務部、主管部門、監(jiān)交人、接交人：交接人各一份。附件5 辦公