檔案鑒定銷毀工作規(guī)定

1、檔案鑒定銷毀工作規(guī)定所屬各單位、機(jī)關(guān)各部門：根據(jù)檔案法和中煤集團(tuán)有關(guān)檔案管理要求，為進(jìn)一步提高公司檔案管理質(zhì)量，加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作，做到有重點(diǎn)地保存檔案，有效地利用檔案，經(jīng)公司研究決定，成立檔案鑒定小組?，F(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：一、成立檔案鑒定小組組 長：公司領(lǐng)導(dǎo)副組長：副總師、辦公室主任、副主任成 員：各部門負(fù)責(zé)人、檔案專（兼）職人員。鑒定小組職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案鑒定、銷毀和審批工作。辦公室負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施檔案鑒定銷毀工作。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定符合鑒定銷毀條件的檔案。二、檔案鑒定銷毀范圍及鑒定原則（一）鑒定銷毀檔案范圍。1.保管期限已滿的檔案。2.無保存利用價值的報廢并已拆除設(shè)備以及關(guān)停、報廢并

2、已經(jīng)拆除機(jī)組檔案。3.檔案室已有一套正本，剩余多收的資料。（二）鑒定檔案的原則。1.鑒定檔案本著“充分利用原卷，一般不拆卷重整，保管期限就高不就低”的原則，采取直接鑒定法。逐卷逐件審查卷內(nèi)文件，切忌只看案卷標(biāo)題而不審查卷內(nèi)文件。2.鑒定中要具體對待保管期限混雜的案卷。永久卷混有與卷內(nèi)文件內(nèi)容聯(lián)系密切的個別長期、短期文件可以不拆卷，但混雜的長期、短期文件較多的案卷要拆卷。短期保管案卷內(nèi)混有永久、長期保管的文件，應(yīng)拆卷重新組卷。長期保管案卷內(nèi)混有少數(shù)短期文件，保管期限可從長，一般不拆卷。檔案保管期限依照企業(yè)檔案工作規(guī)范、國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范等執(zhí)行。3.鑒定要考慮檔案的價值，應(yīng)

3、以反映本單位主要職能活動面貌為出發(fā)點(diǎn)，以檔案的內(nèi)容為中心，保證單位歷史沿革的延續(xù)，結(jié)合考慮單位的工作性質(zhì)、地位、活動范圍以及檔案的產(chǎn)生事件、完整程度、可靠性、有效性和外形特點(diǎn)等因素，弄清檔案與單位之間的關(guān)系，確定檔案的價值，進(jìn)行鑒定。三、鑒定銷毀檔案工作程序（一）對于符合鑒定銷毀條件的檔案，檔案部門先出意見在向檔案領(lǐng)導(dǎo)小組組長匯報后才可以開展檔案鑒定銷毀工作。還要向上級主管業(yè)務(wù)部門請示，待批準(zhǔn)后，再組織鑒定銷毀工作（附表一）。（二）鑒定工作。定期對已到保管期限或無保存利用價值的檔案進(jìn)行鑒定。對于符合鑒定銷毀條件的檔案，首先經(jīng)檔案小組進(jìn)行鑒定，得出鑒定銷毀意見。陳述鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、方式和方法、對于符

4、合銷毀條件的檔案說明銷毀原因，對于仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限。檔案鑒定清冊表格見（附件二），要求填寫清楚每件文件的信息，并附經(jīng)檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)的鑒定小組成員名單。檔案鑒定清冊永久保存。（三）編制檔案銷毀清冊。經(jīng)過專業(yè)人員的鑒定，對確無保存價值的檔案，必須編制銷毀清冊，銷毀清冊由檔案部門依照專業(yè)人員鑒定結(jié)果編制。銷毀清冊封面應(yīng)設(shè)置銷毀檔案的數(shù)量、鑒定小組負(fù)責(zé)人的簽字及時間、批準(zhǔn)人的簽字及時間（銷毀檔案的批準(zhǔn)人為企業(yè)法人代表）、監(jiān)銷人的簽字及銷毀時間等項目。清冊中檔案銷毀登記表要設(shè)置序號、文件題名、所屬年度、檔號、應(yīng)保管期限、已保管期限、文件頁數(shù)、備注等項目，準(zhǔn)確揭示每一份銷毀文

5、件的內(nèi)容和成分，為日后查找檔案銷毀情況提供依據(jù)。銷毀清冊樣表見附件三。（四）延期銷毀。為慎重起見，準(zhǔn)備銷毀的檔案，在經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，還要繼續(xù)保存一段時間后銷毀，一般以半年為宜，以避免因檔案潛在作用尚未被發(fā)現(xiàn)而造成無法挽回的損失。（五）銷毀工作。在鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由2名以上工作人員將需要銷毀的檔案送往指定的造紙廠做原料，數(shù)量較少的亦可自行焚毀，不能當(dāng)作其他用途，更不允許出賣。無論采用什么方法，檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組必須指定2人以上監(jiān)銷（其中一人為檔案專責(zé)），確已銷毀后，監(jiān)銷人在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣、銷毀日期和簽字，以示負(fù)責(zé)。銷毀清冊永久保存。附件一：檔案鑒定銷毀審批表鑒定銷毀檔案類別鑒定銷毀檔案卷數(shù)起止年度年 月 日年 月 日檔案館意見鑒定銷毀小組意見分管領(lǐng)導(dǎo)意見備注 9 附件二：檔案鑒定清冊編制部門： 編制日期： 編號：序號題 名年度檔 號卷內(nèi)文件原期限已保管年限鑒定意見鑒定人簽字備注件數(shù)頁數(shù)銷毀 保留編制人： 編制部門負(fù)責(zé)人： 鑒定日期： 檔案鑒定小組人員名單專業(yè)檔案鑒定小組名稱： 序號姓 名公司崗位小組內(nèi)任職12345678910 附件三：檔 案 銷 毀 清 冊編號： 銷毀檔案數(shù)量：鑒定小組組長簽字： 日期： 年 月 日 批準(zhǔn)人（企業(yè)法人）簽字： 日期： 年 月 日監(jiān)銷人簽字： 銷毀方式： 銷毀