檔案分類編號方案

1、XXX分類編號方案XX綜合檔案室編2013年6月XXXXXXX檔案分類編號方案為了加強我所綜合檔案管理的需要，統(tǒng)一檔案實體分類，實現(xiàn)檔案整理、排列、管理、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，提高綜合檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為我所各項工作服務，更好地為本地兩個文明建設服務，根據(jù)廣東省機關檔案分類辦法，參考學習市、鎮(zhèn)檔案館的經(jīng)驗，結合我所實際情況，制定本分類編號方案。一、分類原則1、檔案分類原則是以本單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)職能，結合檔案內(nèi)容和載體形態(tài)特點，便于科學管理和開發(fā)利用。2、分類后的檔案，分別用英文字母按順序編大類代字。3、本辦法適用于對本單位全部檔案進行實體分類、組卷和

2、排架管理。二、類別設置本單位檔案設大類和屬類，大類用大寫英文字母作代字，屬類用阿拉伯數(shù)字作代號，本單位全部檔案分為八大類，大類和屬類設置如下：（1）文書類檔案（代字：A）；A1 永久A2 30年A3 10年（2）城市勘測類檔案（代字：B）；B1工程地質(zhì)B2水文地質(zhì)B3控制測量B4地形測量B5攝影測量B6地圖（3）城市規(guī)劃類檔案（代字：C）；C1國土規(guī)劃 C2總體規(guī)劃 C3分區(qū)規(guī)劃 C4詳細規(guī)劃 C5規(guī)劃基礎資料（4）城建管理類檔案（代字：D）；D1土地管理 D2用地規(guī)劃管理 D2.1建設用地規(guī)劃管理 D2.2違法用地管理 D2.3選址意見書管理 D3建筑工程管理 D3.1建筑工程規(guī)劃管理 D3

3、.1.1 公共建筑類工程規(guī)劃管理 D3.1.2 聯(lián)建樓建筑類工程規(guī)劃管理 D3.2規(guī)劃設計審批管理 D3.3違法建設管理 D3.4市政基礎設施工程管理（5）會計檔案（代字：E）；E1 會計報告E2 會計賬本E3 會計憑證E4 其他（6）照片類檔案（代字：F）;F1 永久F2 長期F3 短期（7）實物類檔案（代字：H）； 錦旗類 獎牌類 獎杯類 其他類（8）聲像類檔案（代字：R）； R1照片（底片） R2錄像帶 R3錄音帶R4光盤與磁盤三、編號方法1、文書類檔案的編號l 舊方法: 2007年以前，采用立卷歸檔方法，其編號結構模式為：大類代字+保管期限代號+文件所屬年份+案卷號組成。保管期限代號：

4、永久1，長期2，短期3；永久長期合編為1 2；永久長期短期合編為0。例：A 1.2004001案卷號（第1個案卷） 年度 保管期限代號（永久） 大類代字（文書檔案）l 新方法：2008開始，采用單件歸檔方法，其編號結構模式為：大類代字+保管期限代號文件所屬年份件號組成。其中保管期限代號永久為1，30年為2，10年為3。例：A 1.2008001件號（第1件） 年度 保管期限代號（永久） 大類代字（文書檔案）2、勘測類檔案（B）、城建規(guī)劃類（C）均按“類別年度”來設置案卷順序，其檔號結構模式為：大類代字+ 屬類代號年度+案卷號。例：B 1.2004001案卷號 年度 屬類代號 大類代字3、城建類

5、檔案（D）按“類別年度”來設置案卷順序，其檔號結構模式為：大類代字+ 屬類代號年度+案卷號。例：D 2-2004001案卷號 年度 屬類代號 大類代字4、會計類檔案（E）會計檔案的編號，其結構模式為：大類代字屬類代號目錄順序號案卷號。例：會計憑證的編號 E 3 .1001 案卷號（第1個案卷） 目錄順序號（第1條目錄） 屬類代號（會計憑證） 大類代字（會計檔案）5、照片檔案的編號（F）照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、類別號、保管期限代碼、目錄號、案卷號、件號組成。目錄按年度編號，一年一個目錄，一冊為一卷，一張為一件，如政府照片檔案2000年開始立卷，則2004年第6卷的第22張永久保存的照片，其照片號為：220-F1.1.5-6-22。F1 15-6-22流水編號（張?zhí)枺┧募夘惸烤幪枺▋蕴枺┤夘惸烤幪枺甓龋┒夘惸烤幪枺ㄆ谙蓿┐箢惥幪枺ㄕ掌夸洠┯?011年開始，照片檔案全部為永久，二級類目編號（期限）不用寫上，例如 2011年第6卷的第22張永久保存的照片，其編號為220-F1. 5-6-22。如下圖所示：F1 5-6-22流水編號（張?zhí)枺┧募夘惸烤幪枺▋蕴枺┤夘惸烤幪枺甓龋┐箢惥幪枺ㄕ掌夸洠?、實物檔案編號（H）實物檔案的編號,其結構模式為：大類代字屬類代號年度+件號。例：H 1-2004001件