材料采購(gòu)制度

1、材料采購(gòu)制度一、 制訂本管理制度目的為規(guī)范集團(tuán)公司內(nèi)材料采購(gòu)管理，控制和降低工程施工中的材料消耗、減少材料浪費(fèi)現(xiàn)象、努力降低工程施工成本、提高經(jīng)濟(jì)效益，特制訂本制度。二、 材料請(qǐng)購(gòu)的提出與采購(gòu)方式1、 由工程部、項(xiàng)目部依據(jù)工程現(xiàn)場(chǎng)情況，結(jié)合現(xiàn)有庫(kù)存量，提出采購(gòu)申請(qǐng)。采購(gòu)申請(qǐng)要有一個(gè)前置期，每月25日前提出下月所需物資材料的采購(gòu)計(jì)劃單，內(nèi)容包括主材、輔材、工具、設(shè)備維修配件、勞保防護(hù)用品、臨時(shí)設(shè)施等。每周五提出下周材料進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃，臨時(shí)加急需用材料可臨時(shí)提出。在ERP上設(shè)置月計(jì)劃、周計(jì)劃、加急臨時(shí)計(jì)劃三個(gè)表式流程。2、 材料采購(gòu)計(jì)劃單應(yīng)詳細(xì)注明材料名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、品牌要求及要求進(jìn)場(chǎng)時(shí)間。

2、3、 計(jì)劃單在ERP流程上由項(xiàng)目部發(fā)起，傳送給工程部，在傳至采購(gòu)部執(zhí)行。4、 計(jì)劃單的撤銷(xiāo)與變更，由于各種原因，需要撤銷(xiāo)或變更，必須提出采購(gòu)計(jì)劃撤銷(xiāo)變更通知單，注通知單與采購(gòu)計(jì)劃單號(hào)相連接，原計(jì)劃自動(dòng)調(diào)整。5、 采購(gòu)方式，根據(jù)目前市場(chǎng)的情況，采購(gòu)采取以下三種方式：合同采購(gòu)零星采購(gòu)網(wǎng)上招標(biāo)采購(gòu)三、 詢(xún)價(jià)議價(jià)1、 采購(gòu)部在桀驁計(jì)劃單后，即展開(kāi)詢(xún)價(jià)議價(jià)工作。2、 詢(xún)價(jià)議價(jià)對(duì)象在合格供應(yīng)商信息網(wǎng)未建之前，可依據(jù)多家供應(yīng)商歷史信息，參照現(xiàn)有行情，咨詢(xún)多家供應(yīng)商，供應(yīng)商選擇一般不少于三家，并在ERP上填報(bào)詢(xún)價(jià)表。3、 詢(xún)價(jià)議價(jià)的對(duì)象要遵循先廠(chǎng)家后物資代理最后經(jīng)銷(xiāo)商的順序。4、 專(zhuān)業(yè)冷門(mén)材料，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)會(huì)同

3、公司專(zhuān)業(yè)人員共同參與詢(xún)價(jià)議價(jià)，在特殊情況下，可不走貨比三家程序。四、 議價(jià)定價(jià)原則1、 始終獲取最低價(jià)格的原則，大宗材料在有明顯下滑的形勢(shì)下，要約定價(jià)格隨下滑度調(diào)整價(jià)格下調(diào)比例，如水泥及水泥制品、鋼材等。2、 確保采用最優(yōu)供應(yīng)商的原則，確定供應(yīng)商要有四比：比價(jià)格、比質(zhì)量、比付款條件、比售后服務(wù)，一旦價(jià)格確定下來(lái)，首先要選擇其他三項(xiàng)條件，誰(shuí)家最優(yōu)就選誰(shuí)家。3、 穩(wěn)定合格供應(yīng)商隊(duì)伍的原則，在一般情況下，要優(yōu)先保證與我公司長(zhǎng)期合作且信譽(yù)度好的供應(yīng)商。4、 定價(jià)審批原則，在確定供應(yīng)商后，價(jià)格走流程審批，供應(yīng)商必須按合同約定，提供材料封存樣品，保證材料按質(zhì)送貨。五、 合同簽約與管理1、 合同分統(tǒng)一合同與

4、簡(jiǎn)易合同兩種。統(tǒng)一合同是公司統(tǒng)一模式的采購(gòu)合同，適用于大宗材料的約定。簡(jiǎn)易合同是用于金額在1-5萬(wàn)元之間的零星采購(gòu)。2、 供應(yīng)商一旦確定后，應(yīng)在最短時(shí)間內(nèi)完成合同會(huì)簽工作流程，合同簽約完成后應(yīng)立即組織采購(gòu)。3、 合同的內(nèi)容、格式、要素必須符合合同法，對(duì)雙方的權(quán)利和義務(wù)必須公平、公正、平等。合同中必須明確價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)性能、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保修年限、供貨方式及時(shí)間、付款方式、售后服務(wù)、退貨索賠、違約責(zé)任、法院仲裁地等條款，并附上供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開(kāi)戶(hù)銀行賬號(hào)、增值稅開(kāi)票資料、聯(lián)系電話(huà)等信息。合同一式四份，甲乙雙方各執(zhí)兩份，采購(gòu)部留一份，公司檔案室存一份。4、 零星采購(gòu)

5、在5萬(wàn)元以下（含5萬(wàn)元）1萬(wàn)元以上，采購(gòu)時(shí)必須簽署簡(jiǎn)易合同，簡(jiǎn)易合同由采購(gòu)員直接與供應(yīng)商協(xié)商簽訂，價(jià)格由采購(gòu)部拍板，但合同上必須要有開(kāi)戶(hù)銀行及賬號(hào)，加蓋與付款單位名稱(chēng)相符的法人章，附上營(yíng)業(yè)執(zhí)照及聯(lián)系人電話(huà)等信息。六、 付款申請(qǐng)及流程1、 預(yù)付款，合同約定有預(yù)付款的，在申請(qǐng)付款時(shí)可不需要通過(guò)材料結(jié)算，直接申請(qǐng)付款，流程自動(dòng)彈出預(yù)付款金額，在需要先付款后發(fā)貨的情況下，也走預(yù)付款流程，單無(wú)論哪種付款，先必須提供相應(yīng)的發(fā)票。2、 合同材料進(jìn)度付款合同材料進(jìn)度款是指供應(yīng)商供貨至一定階段的供貨金額總量，按合同約定付款方式申請(qǐng)撥款的款項(xiàng)。支付進(jìn)度款時(shí)必須具備以下條件：符合合同約定的付款條件。按合同規(guī)定提供相

6、應(yīng)的發(fā)票。材料進(jìn)度結(jié)算單與付款條件一致。由項(xiàng)目部提出申請(qǐng)。發(fā)票、賬號(hào)、收款單位三者同源。3、 零星材料款的支付。零星材料采購(gòu)在1000元以下，可用現(xiàn)金支付貨款。零星采購(gòu)在1000元以上10000元以下，必須用轉(zhuǎn)賬支票支付貨款。簡(jiǎn)易合同付款，必須按合同通過(guò)銀行打入對(duì)方賬戶(hù)。所有零星材料必須先入庫(kù)再報(bào)銷(xiāo)，入庫(kù)單上沒(méi)有上傳ERP經(jīng)辦人的簽字，拒絕付款。付款附近要包括發(fā)票、入庫(kù)單、送貨單、簡(jiǎn)易合同、轉(zhuǎn)賬支票存根，存根上有收貨人簽字。使用支票付款人，要走ERP流程予以核銷(xiāo)。七、 入庫(kù)、出庫(kù)及保管。1 材料入庫(kù)1、入庫(kù)單的填寫(xiě)，要求有關(guān)信息都能體現(xiàn)。在入庫(kù)單上要注明項(xiàng)目名稱(chēng)，供貨商名稱(chēng)、入庫(kù)時(shí)間。要把材料

7、名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)（有品牌的要注明品牌）填寫(xiě)清楚。合理使用計(jì)量單位，一般情況下不允許出現(xiàn)“捆”“桶”“箱”等模糊計(jì)量單位。如必須使用要注明這些模糊計(jì)量單位的單位量。在入庫(kù)單上要簽署收貨人、保管人的姓名，特殊重要物質(zhì)要有項(xiàng)目經(jīng)理、質(zhì)檢員簽字。在入庫(kù)單上備注送貨單單號(hào)或時(shí)間。所有入庫(kù)單要及時(shí)報(bào)送公司，每月25日前必須把所有入庫(kù)單連同送貨單全部報(bào)送公司。2 材料的驗(yàn)收確認(rèn)供應(yīng)商所送材料是否按我們計(jì)劃上所需材料相符，如有不符，需及時(shí)上報(bào)及時(shí)作出處理。查驗(yàn)送貨量與送貨單上的量是否一致、規(guī)格型號(hào)是否相符。所送貨物根據(jù)合同要求是否具備合格證、備案證、檢驗(yàn)證書(shū)這三證，收貨人要把該三證一同收下，送交項(xiàng)目部備案。倉(cāng)管

8、員協(xié)調(diào)質(zhì)量人員檢查材料是否與合同相符，與封樣是否相符，質(zhì)量不好的堅(jiān)決拒收。對(duì)按理論計(jì)算材料重量、體積的材料（如剛才、砂石等）要詳細(xì)記錄計(jì)算依據(jù)，絕不能讓供應(yīng)商欺騙。在驗(yàn)收大堆材料時(shí)，要按項(xiàng)目部指定位置，一次卸貨到現(xiàn)場(chǎng)，減少二次搬運(yùn)費(fèi)用。需要過(guò)磅的材料，要拍專(zhuān)人到磅站驗(yàn)磅，絕不允許弄虛作假。3 材料的保管與出庫(kù)。材料要分類(lèi)別，整齊存放，對(duì)易燃、易爆、易潮、有毒材料采取相應(yīng)措施，妥善存放，大堆材料要在指定位置碼放整齊，杜絕因保管失責(zé)而造成的材料浪費(fèi)。嚴(yán)格出庫(kù)手續(xù)，領(lǐng)料人除項(xiàng)目經(jīng)理人員外，施工班組必須指定專(zhuān)人領(lǐng)料，領(lǐng)料單上必須簽署領(lǐng)料人的姓名，并及時(shí)報(bào)上傳到ERP流程。出庫(kù)單必須妥善保管，一份也不能

9、缺少并在每月25日前上報(bào)公司。低值易耗品及工具的出庫(kù)要建立臺(tái)賬管理，詳細(xì)記錄借用人的姓名、借出、歸還時(shí)間。所借物品長(zhǎng)時(shí)間不歸還的要查清原因提出索賠。4 倉(cāng)庫(kù)盤(pán)存與調(diào)撥。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)每月全面盤(pán)存或重點(diǎn)盤(pán)存一次，確保庫(kù)存存量正確無(wú)誤，保持與賬上物資存量一致，為項(xiàng)目編排采購(gòu)計(jì)劃提供有效數(shù)據(jù)。盤(pán)存中出現(xiàn)無(wú)空缺，要分析原因查出問(wèn)題，及時(shí)向主管部門(mén)匯報(bào)情況，如若是因偷到而產(chǎn)生短缺，數(shù)量巨大時(shí)要向四方機(jī)關(guān)報(bào)案，如是保管不當(dāng)而造成短缺，要追究當(dāng)事人責(zé)任。工程竣工要對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行全面盤(pán)存清點(diǎn)，列出庫(kù)存明細(xì)表，計(jì)算出金額，并把物資有價(jià)值的轉(zhuǎn)移，并根據(jù)出庫(kù)明細(xì)表沖減項(xiàng)目成本。在施工過(guò)程中項(xiàng)目與項(xiàng)目之間材料調(diào)撥，要通過(guò)“材料調(diào)

10、撥單”進(jìn)行合理分擔(dān)成本，絕不允許隨意動(dòng)用無(wú)手續(xù)關(guān)系的材料。八材料退貨與索賠在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量問(wèn)題，必須及時(shí)向供應(yīng)商提出退貨，供應(yīng)商拒不退貨的，應(yīng)提出索賠，并在材料款中扣除，數(shù)額巨大的應(yīng)到合同規(guī)定的法院提出訴訟。合同規(guī)定按實(shí)結(jié)算付款的在該材料產(chǎn)生結(jié)余的情況下應(yīng)予以退貨。退貨是要出具退貨單，退貨單上手續(xù)齊全，比如項(xiàng)目有關(guān)人員及收貨人簽字，標(biāo)明材料名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量及時(shí)間。退貨單一律用入庫(kù)單辦理，在入庫(kù)單上標(biāo)明“退貨”兩字，數(shù)量用紅字或負(fù)數(shù)表示，必要時(shí)附上退貨清單。九、 應(yīng)付材料款及材料成本核算。所有材料不管是通過(guò)合同采購(gòu)或零星采購(gòu)，都要通過(guò)會(huì)計(jì)“原材料”科目核算，不得直接進(jìn)入“工程施工”科目。通過(guò)“原材料”科目來(lái)歸集“應(yīng)付材料款”合同材料往往是發(fā)票與送貨不同步，現(xiàn)規(guī)定通過(guò)“暫估材料”科目過(guò)度，待發(fā)票到位沖轉(zhuǎn)“暫估材料”，轉(zhuǎn)入“應(yīng)付材料款”，只有這樣才能清晰反映材料款往來(lái)情況。正常施工項(xiàng)目（除小型并短缺完工的項(xiàng)目外），每月必須結(jié)轉(zhuǎn)材料成本，根據(jù)當(dāng)月出庫(kù)單，借“工程施工”，貸“原材料”科目，及時(shí)反映項(xiàng)目成本情況，同時(shí)在ERP上清楚反映各施工班組領(lǐng)料情況，為工程審計(jì)創(chuàng)造條件。小型并短期內(nèi)完成的項(xiàng)目，在工程竣工時(shí)一次性結(jié)轉(zhuǎn)