專業(yè)數據導出及導入檔案程序通用方法

1、專業(yè)數據導出及導入檔案程序通用方法沈陽市鐵西區(qū)人民法院張強前 言當今社會信息化辦公已成定局，每個單位不只一套辦公系統(tǒng)軟件，如何實現不同辦公系統(tǒng)軟件數據轉換，消除信息孤島，提高辦公效率作為一個課題擺在我們面前。以法院系統(tǒng)檔案室為例，正常情況下即有進行案件管理的專業(yè)系統(tǒng)，又有檔案管理系統(tǒng)，如果不進行數據轉換，就要同時使用兩套甚至更多套辦公系統(tǒng)軟件；或在檔案管理軟件中重新錄入專業(yè)信息（以鐵西法院為例每年1萬件案件，每件案件信息100字計算，增加了100萬字的專業(yè)信息錄入量）。制作數據接口是解決數據交換的好辦法，但由專業(yè)公司制作數據接口需要高額費用，如“法院綜合信息管理系統(tǒng)” 數據接口程序需付費3萬元

2、，多數單位因辦公經費及制作時間問題只好放棄，造成上述局面。為面向普通檔案工作者，使檔案工作者能夠用最簡單的方法實現最復雜的操作，2004年筆者自行摸索出一套專業(yè)數據導出的簡便實用的途徑，使用者無需懂得高深的編程知識，不必考慮使用的是何種專業(yè)、何種版本系統(tǒng)軟件，不必投入1分錢，只要按本圖解操作即可實現專業(yè)數據轉出導入，經在沈陽市鐵西區(qū)人民法院4年時間的實際應用證明該技術運行穩(wěn)定、效果較好。2008年初筆者將這套簡單實用的數據轉換技術以圖解的形式整理公布出來，對于采用第三方檔案管理軟件的各行業(yè)檔案管理部門，應用此技術可減少2/3甚至全部的檔案數據錄入量。筆者現將這個技術免費提供給全國的檔案同行們借

3、鑒使用。該項技術已經為提高法院系統(tǒng)的檔案管理效率做出了積極貢獻！目 錄第一章 專業(yè)數據通用導出方法41.1 EUDI的安裝41.2 EUDI注冊步驟71.3 利用EUDI轉出專業(yè)數據9 查詢出所需專業(yè)數據9 專業(yè)數據的導出前識別范圍設定10 數據導出到excel14第二章 專業(yè)數據如何導入檔案程序152.1 導入MSSQL型檔案數據庫16檢查修改已轉出數據表頭與待轉入數據庫結構一致16向檔案數據庫中導入專業(yè)數據182.2 導入VF型檔案數據庫的應用20 確認需導入檔案數據庫的英文名稱20 按檔案數據庫的字段名稱修改導出專業(yè)數據的表頭21向VF型檔案數據庫導入專業(yè)數據24編 后 說 明27第一章

4、 專業(yè)數據通用導出方法 不論是何種軟件程序、不管是什么軟件版本，只要其有打印功能，就可轉出所需數據，所有這些只需通過微軟公司的EUDI插件實現，實為萬能數據轉出法。EUDI是一款讓你可以把可打印的應用軟件、文檔或者屏幕抓取圖片轉換到 Excel 當中的通用數據轉換工具.可以從任何應用程序(或pdf文件)通過Eudi轉換數據至Excel或Word里。它使用非常簡單，安裝Eudi后會在您的計算機中建立一個虛擬的Eudi打印機，只要將報表或擷取屏幕圖像以Eudi虛擬打印機打印輸出至 Eudi，就可以以鼠標拖曳選擇您要繪出的表格到 Excel或Word里。對系統(tǒng)系統(tǒng)要求如下：處 理 器：350MHz

5、(建議 1 GHz ) · 內 存：128MB / 256MB (建議256MB/512MB) · 操作系統(tǒng)：Windows 2000 (建議XP or 2003) · 硬盤容量：10MB (建議20MB) 其 它：屏幕分辨率 800x600,Microsoft Word 和 Excel,Office 97 (建議屏幕分辨率1024x768,Office 2000, XP, 2003)下載地址：演示地址：1.1 EUDI的安裝打開已下載的EUDI安裝文件，出現如圖1.1，點擊NEXT，然后在出現的界面中點YES，不改變任何選項，點NEXT，選擇默認安裝路徑后點NE

6、XT，最后點Finish完成EUDI的安裝，如圖1.2。圖1.1圖1.2EUDI安裝完成后會在系統(tǒng)打印機處添加一個虛擬打印機EUDI PRINTER,見圖1.3,轉出專業(yè)數據前把它設為默認打印機即可。圖1.31.2 EUDI注冊步驟EUDI為注冊軟件,未注冊時可免費使用90天，可轉換5頁表格材料。注冊后可無限制使用。注冊步驟如下：A、在1.please type in the下兩空白出填入購買軟件獲得的代碼.見圖1.4；在2.please下空白處填入你的電子郵箱地址，點下一步，圖1.4B、在出現的圖1.5激活界面選 點下一步 ，圖1.5C、在出現的圖1.6處填入另一組注冊碼，點擊完成后啟動EU

7、DI軟件，見圖1.7。圖1.6圖1.71.3 利用EUDI轉出專業(yè)數據轉出數據原理：利用虛擬打印機EUDI PRINT，將符合條件的數據“打印為”excel格式，從而實現專業(yè)數據轉出。1.3.1 查詢出所需專業(yè)數據在要導出專業(yè)數據的軟件程序中，設定轉出項目字段，查詢出符合條件范圍的數據（可根據本單位軟件情況具體設定，這里就不多加敘述），然后選擇其打印功能（此時系統(tǒng)默認打印機應為EUDI PRINT），以轉出法院流程數據為例,如圖1.8,隨后系統(tǒng)啟動eudi 進行excel數據的導出前識別范圍設定。圖1.81.3.2 專業(yè)數據的導出前識別范圍設定A、對單元框中數據為單行文字的設定在出現的如圖1.

8、9右中部窗口按住鼠標左鍵劃黑要轉出的數據部分，見圖1.10。圖1.9圖1.10隨后在選擇區(qū)域就出現了黃虛線框，將鼠標指針放到黃虛線處，指針變成左右箭頭，左右調整黃豎線至合適位置（類似于ocr識別時劃定識別區(qū)域）見圖1.11圖1.11特別說明對自動給出的多余黃色列線的刪除：劃黑要刪除列線的相鄰兩列，右鍵在出現的菜單中選擇merge，即可刪除多余列線；反之要填加列線的則要選擇split項目，見圖1.12。圖1.12B、對單元框中數據為多行文字的設定如圖1.13若不進行行列設定，就會發(fā)生個別單元框內文字轉成多行excel數據情況，這是不符合專業(yè)數據轉出要求的，故這種情況還應進行行列線設置。圖1.13

9、點擊工具欄上按鈕去掉原黃虛線框，點擊其右側，劃黑選擇區(qū)域后就可出現全部行列黃虛線框如圖。按前述步驟調整行列線至合適區(qū)域后導出到excel即可。圖1.14C、對多余行列線的刪除（或添加行列線）：點擊EUDI界面工具欄上按鈕右側下拉菜單，其中表示選擇列區(qū)域用于添加刪除列線；表示行區(qū)域用于添加刪除行線；用于選擇單個單元格，按前述1.3.2步驟特別說明刪除（或添加）即可。1.3.3 數據導出到excel點擊EUDI界面左上角第二行工具欄上的按鈕，選擇要導出專業(yè)數據的頁數，如圖1.15，EUDI即可啟動excel實現將專業(yè)數據導出到excel中起名存盤退出即可，最終效果如圖1.16。圖1.15圖1.16

10、第二章 專業(yè)數據如何導入檔案程序 目前，各單位檔案管理軟件一般有MSSQL型數據庫（適用大型檔案數據庫）和DBF型數據數據庫（適用中小型數據庫），它們都支持excel格式數據的導入。將轉出的專業(yè)數據導入檔案管理程序后，對使用第三方檔案管理軟件的各單位檔案管理部門，至少可減少2/3 的檔案信息錄入量，極大地提高檔案管理效率，為一線工作提供更好的服務。下面按檔案數據庫類型分別講解專業(yè)數據導入全過程。2.1 導入MSSQL型檔案數據庫以導入北京博陽信息工程研究所的GE2008檔案管理系統(tǒng)為例，該軟件是通過國家鑒的光盤檔案管理軟件，曾獲得國家科技三等獎。系統(tǒng)是以大型數據庫MSSQL SERVER為基礎

11、，采用最新高級編程語言開發(fā)的符合國家檔案管理標準的新一代產品。利用軟件系統(tǒng)提供的引進excel數據功能將導出的專業(yè)數據（*.xls）導入到GE2008中。下面以前面導出的專業(yè)數據為例，介紹如何將其導入到GE2008中。特別說明：向已有的檔案數據庫中轉入專業(yè)數據，專業(yè)數據（*xls）的表頭必須和要與轉入數據庫的結構一致方能轉入專業(yè)數據。檢查修改已轉出數據表頭與待轉入數據庫結構一致點擊GE2008中編輯數據設計數據結構設計，在出現的圖2.1界面中看框內部分是否與轉出數據表頭（如圖2.2中畫框部分）是否一致，如不一致按檔案數據庫結構對應修改已轉出專業(yè)數據（*xls）表頭部分，直至兩者一致，否者轉入的

12、數據為空數據。如圖2.1中畫框部分各字段名稱為英文字母，則轉出的專業(yè)數據的表頭各部分也應改成對應的英文字母。如圖2.3示例。圖2.1圖2.2圖2.32.1.2 向檔案數據庫中導入專業(yè)數據啟動2008檔案管理系統(tǒng)軟件，選擇要導入專業(yè)數據的數據庫（必須在數據增加或修改狀態(tài)），點擊系統(tǒng)獲取外部數據引進excel數據如圖2.4：圖 2.4選擇已導出的專業(yè)數據存放位置，如圖2.5， 圖 2.5點擊出現界面上的保存圖標，檔案系統(tǒng)詢問是否為引進數據作歷史紀錄（建議選是，以免發(fā)生導入錯誤時恢復原來的檔案數據，如圖2.6），在隨后的出現界面點確定完成專業(yè)數據導入到MSSQL檔案數據庫中，最終效果如圖2.7。圖2

13、.6圖2.72.2 導入VF型檔案數據庫的應用以沈陽市檔案局開發(fā)的SA系列檔案管理軟件為例，它是以Microsoft Visual FoxPro（以下簡稱VF）作為數據庫，適用中小型數據量使用。專業(yè)數據導入檔案程序步驟與2.1章節(jié)類似，用戶可參照執(zhí)行。為用戶更多地掌握其它的方法，現講述在Microsoft Visual FoxPro程序中直接導入專業(yè)數據的方法。確認需導入檔案數據庫的英文名稱登錄SA系列檔案程序，在出現的圖2.8界面選擇左中窗口處的下拉箭頭，在顯示的數據庫列表中選擇要導入數據的數據庫，本例中如民事檔案，圖中畫框部分即為選擇的數據庫英文名稱。本例中檔案程序中民事檔案對應英文數據庫

14、名稱為Msda.dbf。圖2.8按檔案數據庫的字段名稱修改導出專業(yè)數據的表頭1) 查看檔案數據庫的結構，類似2.1.1章節(jié)部分點擊檔案軟件工具欄上的格式系統(tǒng)編輯選擇民事檔案結構修改，如圖2.9，窗口左部畫框部分即是execl文件表頭需對應修改的標準，點擊右部工具條可看清數據庫全部結構；若想打印出來便于觀看，可按窗口中打印按鈕將民事檔案庫結構打印出來方便修改已轉出excel數據表頭。圖2.92)、在excel中修改已導出專業(yè)數據的表頭達到與檔案數據庫結構一致3)、為轉入數據庫方便，將excel數據另存為 * .dbf形式，就這樣可免去不少選擇上的麻煩。具體如下：在圖2.3的界面：點擊excel窗

15、口的文件另存為，在出現的保存窗口，見圖2.10，保存類型處選擇dbf4類型，文件名處還用導出數據時使用的原名，點擊保存，不必理會彈出的警告提示，一直選擇是完成。圖2.104） 設定日期格式為保證導入數據與原民事檔案中日期型數據格式一致，必須進行日期格式設定。如結案日期項目，原民事檔案庫中形式為2007.07.05，而轉出的專業(yè)數據中卻為2007年2月5日。為導入后變成形式與原數據庫格式對應，設置兩處如下：a、打開操作系統(tǒng)控制面板區(qū)域和語言選項區(qū)域選項自定義日期，在短日期格式日期分隔符處，選半角的“點”， 見圖2.11。圖表 2.11b、另外一處設置：打開VF程序，點擊工具選項區(qū)域，在使用系統(tǒng)設

16、置選擇，確定退出，見圖2.12。圖2.12向VF型檔案數據庫導入專業(yè)數據1） 找到msda.dbf的存放路徑并打開：一般存放在安裝盤符X:SAAS2000WTMSDA.DBF，雙擊即可啟動VF程序將MSDA.DBF打開（當然前提是系統(tǒng)中已安裝VF），見圖2.13。圖2.132） 在打開的msda.dbf數據庫界面，如圖2.14，點擊表追加記錄，在隨后出現的圖2.15窗口，在類型處點倒選 Table（DBF）;在來源處選擇已轉換成dbf4型的專業(yè)數據（如民事.dbf），點擊選項字段在出現的圖2.16窗口點擊全部一路確定即可完成流程導出數據“民事.dbf”向SA系列軟件中民事檔案數據庫“Msda.dbf”的導入，最終效果如圖2.17。至此完成專業(yè)數據向VF型檔案數據庫的導入。特別說明：導出文件 民事.xls 第一條數據各類時間處 不能為空，否則會引起導入數據時格式混亂；若時間處空缺可用自定義時間代替，在完成數據導入后再修改為正確的時間。圖表 2.14圖2.15圖2.16圖2.17編 后 說 明1、 本書寫作過程中參考的相關軟件、說明書及網絡文章，相關內容版權歸原作者所有。2、 Excel、Visual F