專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)導(dǎo)出及導(dǎo)入檔案程序通用方法

1、專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)導(dǎo)出及導(dǎo)入檔案程序通用方法沈陽(yáng)市鐵西區(qū)人民法院張強(qiáng)前 言當(dāng)今社會(huì)信息化辦公已成定局，每個(gè)單位不只一套辦公系統(tǒng)軟件，如何實(shí)現(xiàn)不同辦公系統(tǒng)軟件數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，消除信息孤島，提高辦公效率作為一個(gè)課題擺在我們面前。以法院系統(tǒng)檔案室為例，正常情況下即有進(jìn)行案件管理的專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，又有檔案管理系統(tǒng)，如果不進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，就要同時(shí)使用兩套甚至更多套辦公系統(tǒng)軟件；或在檔案管理軟件中重新錄入專(zhuān)業(yè)信息（以鐵西法院為例每年1萬(wàn)件案件，每件案件信息100字計(jì)算，增加了100萬(wàn)字的專(zhuān)業(yè)信息錄入量）。制作數(shù)據(jù)接口是解決數(shù)據(jù)交換的好辦法，但由專(zhuān)業(yè)公司制作數(shù)據(jù)接口需要高額費(fèi)用，如“法院綜合信息管理系統(tǒng)” 數(shù)據(jù)接口程序需付費(fèi)3萬(wàn)元

2、，多數(shù)單位因辦公經(jīng)費(fèi)及制作時(shí)間問(wèn)題只好放棄，造成上述局面。為面向普通檔案工作者，使檔案工作者能夠用最簡(jiǎn)單的方法實(shí)現(xiàn)最復(fù)雜的操作，2004年筆者自行摸索出一套專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)導(dǎo)出的簡(jiǎn)便實(shí)用的途徑，使用者無(wú)需懂得高深的編程知識(shí)，不必考慮使用的是何種專(zhuān)業(yè)、何種版本系統(tǒng)軟件，不必投入1分錢(qián)，只要按本圖解操作即可實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出導(dǎo)入，經(jīng)在沈陽(yáng)市鐵西區(qū)人民法院4年時(shí)間的實(shí)際應(yīng)用證明該技術(shù)運(yùn)行穩(wěn)定、效果較好。2008年初筆者將這套簡(jiǎn)單實(shí)用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)以圖解的形式整理公布出來(lái)，對(duì)于采用第三方檔案管理軟件的各行業(yè)檔案管理部門(mén)，應(yīng)用此技術(shù)可減少2/3甚至全部的檔案數(shù)據(jù)錄入量。筆者現(xiàn)將這個(gè)技術(shù)免費(fèi)提供給全國(guó)的檔案同行們借

3、鑒使用。該項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)為提高法院系統(tǒng)的檔案管理效率做出了積極貢獻(xiàn)！目 錄第一章 專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)通用導(dǎo)出方法41.1 EUDI的安裝41.2 EUDI注冊(cè)步驟71.3 利用EUDI轉(zhuǎn)出專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)9 查詢(xún)出所需專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)9 專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)的導(dǎo)出前識(shí)別范圍設(shè)定10 數(shù)據(jù)導(dǎo)出到excel14第二章 專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)如何導(dǎo)入檔案程序152.1 導(dǎo)入MSSQL型檔案數(shù)據(jù)庫(kù)16檢查修改已轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)表頭與待轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)一致16向檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中導(dǎo)入專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)182.2 導(dǎo)入VF型檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用20 確認(rèn)需導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的英文名稱(chēng)20 按檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的字段名稱(chēng)修改導(dǎo)出專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)的表頭21向VF型檔案數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)24編 后 說(shuō) 明27第一章

4、 專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)通用導(dǎo)出方法 不論是何種軟件程序、不管是什么軟件版本，只要其有打印功能，就可轉(zhuǎn)出所需數(shù)據(jù)，所有這些只需通過(guò)微軟公司的EUDI插件實(shí)現(xiàn)，實(shí)為萬(wàn)能數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出法。EUDI是一款讓你可以把可打印的應(yīng)用軟件、文檔或者屏幕抓取圖片轉(zhuǎn)換到 Excel 當(dāng)中的通用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具.可以從任何應(yīng)用程序(或pdf文件)通過(guò)Eudi轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)至Excel或Word里。它使用非常簡(jiǎn)單，安裝Eudi后會(huì)在您的計(jì)算機(jī)中建立一個(gè)虛擬的Eudi打印機(jī)，只要將報(bào)表或擷取屏幕圖像以Eudi虛擬打印機(jī)打印輸出至 Eudi，就可以以鼠標(biāo)拖曳選擇您要繪出的表格到 Excel或Word里。對(duì)系統(tǒng)系統(tǒng)要求如下：處 理 器：350MHz

5、(建議 1 GHz ) · 內(nèi) 存：128MB / 256MB (建議256MB/512MB) · 操作系統(tǒng)：Windows 2000 (建議XP or 2003) · 硬盤(pán)容量：10MB (建議20MB) 其 它：屏幕分辨率 800x600,Microsoft Word 和 Excel,Office 97 (建議屏幕分辨率1024x768,Office 2000, XP, 2003)下載地址：演示地址：1.1 EUDI的安裝打開(kāi)已下載的EUDI安裝文件，出現(xiàn)如圖1.1，點(diǎn)擊NEXT，然后在出現(xiàn)的界面中點(diǎn)YES，不改變?nèi)魏芜x項(xiàng)，點(diǎn)NEXT，選擇默認(rèn)安裝路徑后點(diǎn)NE

6、XT，最后點(diǎn)Finish完成EUDI的安裝，如圖1.2。圖1.1圖1.2EUDI安裝完成后會(huì)在系統(tǒng)打印機(jī)處添加一個(gè)虛擬打印機(jī)EUDI PRINTER,見(jiàn)圖1.3,轉(zhuǎn)出專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)前把它設(shè)為默認(rèn)打印機(jī)即可。圖1.31.2 EUDI注冊(cè)步驟EUDI為注冊(cè)軟件,未注冊(cè)時(shí)可免費(fèi)使用90天，可轉(zhuǎn)換5頁(yè)表格材料。注冊(cè)后可無(wú)限制使用。注冊(cè)步驟如下：A、在1.please type in the下兩空白出填入購(gòu)買(mǎi)軟件獲得的代碼.見(jiàn)圖1.4；在2.please下空白處填入你的電子郵箱地址，點(diǎn)下一步，圖1.4B、在出現(xiàn)的圖1.5激活界面選 點(diǎn)下一步 ，圖1.5C、在出現(xiàn)的圖1.6處填入另一組注冊(cè)碼，點(diǎn)擊完成后啟動(dòng)EU

7、DI軟件，見(jiàn)圖1.7。圖1.6圖1.71.3 利用EUDI轉(zhuǎn)出專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)原理：利用虛擬打印機(jī)EUDI PRINT，將符合條件的數(shù)據(jù)“打印為”excel格式，從而實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出。1.3.1 查詢(xún)出所需專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)在要導(dǎo)出專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)的軟件程序中，設(shè)定轉(zhuǎn)出項(xiàng)目字段，查詢(xún)出符合條件范圍的數(shù)據(jù)（可根據(jù)本單位軟件情況具體設(shè)定，這里就不多加敘述），然后選擇其打印功能（此時(shí)系統(tǒng)默認(rèn)打印機(jī)應(yīng)為EUDI PRINT），以轉(zhuǎn)出法院流程數(shù)據(jù)為例,如圖1.8,隨后系統(tǒng)啟動(dòng)eudi 進(jìn)行excel數(shù)據(jù)的導(dǎo)出前識(shí)別范圍設(shè)定。圖1.81.3.2 專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)的導(dǎo)出前識(shí)別范圍設(shè)定A、對(duì)單元框中數(shù)據(jù)為單行文字的設(shè)定在出現(xiàn)的如圖1.

8、9右中部窗口按住鼠標(biāo)左鍵劃黑要轉(zhuǎn)出的數(shù)據(jù)部分，見(jiàn)圖1.10。圖1.9圖1.10隨后在選擇區(qū)域就出現(xiàn)了黃虛線(xiàn)框，將鼠標(biāo)指針?lè)诺近S虛線(xiàn)處，指針變成左右箭頭，左右調(diào)整黃豎線(xiàn)至合適位置（類(lèi)似于ocr識(shí)別時(shí)劃定識(shí)別區(qū)域）見(jiàn)圖1.11圖1.11特別說(shuō)明對(duì)自動(dòng)給出的多余黃色列線(xiàn)的刪除：劃黑要?jiǎng)h除列線(xiàn)的相鄰兩列，右鍵在出現(xiàn)的菜單中選擇merge，即可刪除多余列線(xiàn)；反之要填加列線(xiàn)的則要選擇split項(xiàng)目，見(jiàn)圖1.12。圖1.12B、對(duì)單元框中數(shù)據(jù)為多行文字的設(shè)定如圖1.13若不進(jìn)行行列設(shè)定，就會(huì)發(fā)生個(gè)別單元框內(nèi)文字轉(zhuǎn)成多行excel數(shù)據(jù)情況，這是不符合專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出要求的，故這種情況還應(yīng)進(jìn)行行列線(xiàn)設(shè)置。圖1.13

9、點(diǎn)擊工具欄上按鈕去掉原黃虛線(xiàn)框，點(diǎn)擊其右側(cè)，劃黑選擇區(qū)域后就可出現(xiàn)全部行列黃虛線(xiàn)框如圖。按前述步驟調(diào)整行列線(xiàn)至合適區(qū)域后導(dǎo)出到excel即可。圖1.14C、對(duì)多余行列線(xiàn)的刪除（或添加行列線(xiàn)）：點(diǎn)擊EUDI界面工具欄上按鈕右側(cè)下拉菜單，其中表示選擇列區(qū)域用于添加刪除列線(xiàn)；表示行區(qū)域用于添加刪除行線(xiàn)；用于選擇單個(gè)單元格，按前述1.3.2步驟特別說(shuō)明刪除（或添加）即可。1.3.3 數(shù)據(jù)導(dǎo)出到excel點(diǎn)擊EUDI界面左上角第二行工具欄上的按鈕，選擇要導(dǎo)出專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)的頁(yè)數(shù)，如圖1.15，EUDI即可啟動(dòng)excel實(shí)現(xiàn)將專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)導(dǎo)出到excel中起名存盤(pán)退出即可，最終效果如圖1.16。圖1.15圖1.16

10、第二章 專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)如何導(dǎo)入檔案程序 目前，各單位檔案管理軟件一般有MSSQL型數(shù)據(jù)庫(kù)（適用大型檔案數(shù)據(jù)庫(kù)）和DBF型數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)（適用中小型數(shù)據(jù)庫(kù)），它們都支持excel格式數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。將轉(zhuǎn)出的專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理程序后，對(duì)使用第三方檔案管理軟件的各單位檔案管理部門(mén)，至少可減少2/3 的檔案信息錄入量，極大地提高檔案管理效率，為一線(xiàn)工作提供更好的服務(wù)。下面按檔案數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型分別講解專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)導(dǎo)入全過(guò)程。2.1 導(dǎo)入MSSQL型檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以導(dǎo)入北京博陽(yáng)信息工程研究所的GE2008檔案管理系統(tǒng)為例，該軟件是通過(guò)國(guó)家鑒的光盤(pán)檔案管理軟件，曾獲得國(guó)家科技三等獎(jiǎng)。系統(tǒng)是以大型數(shù)據(jù)庫(kù)MSSQL SERVER為基礎(chǔ)

11、，采用最新高級(jí)編程語(yǔ)言開(kāi)發(fā)的符合國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的新一代產(chǎn)品。利用軟件系統(tǒng)提供的引進(jìn)excel數(shù)據(jù)功能將導(dǎo)出的專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)（*.xls）導(dǎo)入到GE2008中。下面以前面導(dǎo)出的專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)為例，介紹如何將其導(dǎo)入到GE2008中。特別說(shuō)明：向已有的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中轉(zhuǎn)入專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)，專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)（*xls）的表頭必須和要與轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)一致方能轉(zhuǎn)入專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)。檢查修改已轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)表頭與待轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)一致點(diǎn)擊GE2008中編輯數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，在出現(xiàn)的圖2.1界面中看框內(nèi)部分是否與轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)表頭（如圖2.2中畫(huà)框部分）是否一致，如不一致按檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)對(duì)應(yīng)修改已轉(zhuǎn)出專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)（*xls）表頭部分，直至兩者一致，否者轉(zhuǎn)入的

12、數(shù)據(jù)為空數(shù)據(jù)。如圖2.1中畫(huà)框部分各字段名稱(chēng)為英文字母，則轉(zhuǎn)出的專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)的表頭各部分也應(yīng)改成對(duì)應(yīng)的英文字母。如圖2.3示例。圖2.1圖2.2圖2.32.1.2 向檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中導(dǎo)入專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)啟動(dòng)2008檔案管理系統(tǒng)軟件，選擇要導(dǎo)入專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫(kù)（必須在數(shù)據(jù)增加或修改狀態(tài)），點(diǎn)擊系統(tǒng)獲取外部數(shù)據(jù)引進(jìn)excel數(shù)據(jù)如圖2.4：圖 2.4選擇已導(dǎo)出的專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)存放位置，如圖2.5， 圖 2.5點(diǎn)擊出現(xiàn)界面上的保存圖標(biāo)，檔案系統(tǒng)詢(xún)問(wèn)是否為引進(jìn)數(shù)據(jù)作歷史紀(jì)錄（建議選是，以免發(fā)生導(dǎo)入錯(cuò)誤時(shí)恢復(fù)原來(lái)的檔案數(shù)據(jù)，如圖2.6），在隨后的出現(xiàn)界面點(diǎn)確定完成專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)導(dǎo)入到MSSQL檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，最終效果如圖2.7。圖2

13、.6圖2.72.2 導(dǎo)入VF型檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用以沈陽(yáng)市檔案局開(kāi)發(fā)的SA系列檔案管理軟件為例，它是以Microsoft Visual FoxPro（以下簡(jiǎn)稱(chēng)VF）作為數(shù)據(jù)庫(kù)，適用中小型數(shù)據(jù)量使用。專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案程序步驟與2.1章節(jié)類(lèi)似，用戶(hù)可參照?qǐng)?zhí)行。為用戶(hù)更多地掌握其它的方法，現(xiàn)講述在Microsoft Visual FoxPro程序中直接導(dǎo)入專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)的方法。確認(rèn)需導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的英文名稱(chēng)登錄SA系列檔案程序，在出現(xiàn)的圖2.8界面選擇左中窗口處的下拉箭頭，在顯示的數(shù)據(jù)庫(kù)列表中選擇要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫(kù)，本例中如民事檔案，圖中畫(huà)框部分即為選擇的數(shù)據(jù)庫(kù)英文名稱(chēng)。本例中檔案程序中民事檔案對(duì)應(yīng)英文數(shù)據(jù)庫(kù)

14、名稱(chēng)為Msda.dbf。圖2.8按檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的字段名稱(chēng)修改導(dǎo)出專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)的表頭1) 查看檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)，類(lèi)似2.1.1章節(jié)部分點(diǎn)擊檔案軟件工具欄上的格式系統(tǒng)編輯選擇民事檔案結(jié)構(gòu)修改，如圖2.9，窗口左部畫(huà)框部分即是execl文件表頭需對(duì)應(yīng)修改的標(biāo)準(zhǔn)，點(diǎn)擊右部工具條可看清數(shù)據(jù)庫(kù)全部結(jié)構(gòu)；若想打印出來(lái)便于觀看，可按窗口中打印按鈕將民事檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)打印出來(lái)方便修改已轉(zhuǎn)出excel數(shù)據(jù)表頭。圖2.92)、在excel中修改已導(dǎo)出專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)的表頭達(dá)到與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)一致3)、為轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫(kù)方便，將excel數(shù)據(jù)另存為 * .dbf形式，就這樣可免去不少選擇上的麻煩。具體如下：在圖2.3的界面：點(diǎn)擊excel窗

15、口的文件另存為，在出現(xiàn)的保存窗口，見(jiàn)圖2.10，保存類(lèi)型處選擇dbf4類(lèi)型，文件名處還用導(dǎo)出數(shù)據(jù)時(shí)使用的原名，點(diǎn)擊保存，不必理會(huì)彈出的警告提示，一直選擇是完成。圖2.104） 設(shè)定日期格式為保證導(dǎo)入數(shù)據(jù)與原民事檔案中日期型數(shù)據(jù)格式一致，必須進(jìn)行日期格式設(shè)定。如結(jié)案日期項(xiàng)目，原民事檔案庫(kù)中形式為2007.07.05，而轉(zhuǎn)出的專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)中卻為2007年2月5日。為導(dǎo)入后變成形式與原數(shù)據(jù)庫(kù)格式對(duì)應(yīng)，設(shè)置兩處如下：a、打開(kāi)操作系統(tǒng)控制面板區(qū)域和語(yǔ)言選項(xiàng)區(qū)域選項(xiàng)自定義日期，在短日期格式日期分隔符處，選半角的“點(diǎn)”， 見(jiàn)圖2.11。圖表 2.11b、另外一處設(shè)置：打開(kāi)VF程序，點(diǎn)擊工具選項(xiàng)區(qū)域，在使用系統(tǒng)設(shè)

16、置選擇，確定退出，見(jiàn)圖2.12。圖2.12向VF型檔案數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)1） 找到msda.dbf的存放路徑并打開(kāi)：一般存放在安裝盤(pán)符X:SAAS2000WTMSDA.DBF，雙擊即可啟動(dòng)VF程序?qū)SDA.DBF打開(kāi)（當(dāng)然前提是系統(tǒng)中已安裝VF），見(jiàn)圖2.13。圖2.132） 在打開(kāi)的msda.dbf數(shù)據(jù)庫(kù)界面，如圖2.14，點(diǎn)擊表追加記錄，在隨后出現(xiàn)的圖2.15窗口，在類(lèi)型處點(diǎn)倒選 Table（DBF）;在來(lái)源處選擇已轉(zhuǎn)換成dbf4型的專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)（如民事.dbf），點(diǎn)擊選項(xiàng)字段在出現(xiàn)的圖2.16窗口點(diǎn)擊全部一路確定即可完成流程導(dǎo)出數(shù)據(jù)“民事.dbf”向SA系列軟件中民事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)“Msda.dbf”的導(dǎo)入，最終效果如圖2.17。至此完成專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)向VF型檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的導(dǎo)入。特別說(shuō)明：導(dǎo)出文件 民事.xls 第一條數(shù)據(jù)各類(lèi)時(shí)間處 不能為空，否則會(huì)引起導(dǎo)入數(shù)據(jù)時(shí)格式混亂；若時(shí)間處空缺可用自定義時(shí)間代替，在完成數(shù)據(jù)導(dǎo)入后再修改為正確的時(shí)間。圖表 2.14圖2.15圖2.16圖2.17編 后 說(shuō) 明1、 本書(shū)寫(xiě)作過(guò)程中參考的相關(guān)軟件、說(shuō)明書(shū)及網(wǎng)絡(luò)文章，相關(guān)內(nèi)容版權(quán)歸原作者所有。2、 Excel、Visual F