如何讓你的Excel圖表更具“商務(wù)氣質(zhì)”

1、每到年底的時(shí)候，大家都需要撰寫工作總結(jié)，其中往往會(huì)使用很多圖表來反映一年的工作業(yè)績。而大多數(shù)人制作Excel圖表，都會(huì)使用Excel的默認(rèn)格式，或者憑自己的感覺進(jìn)行一些格式美化，但效果很難盡如人意。 下面是一組來自于商業(yè)周刊雜志不同時(shí)期的圖表，外觀上看起來非常精美、專業(yè)，具有一種職場精英式的“商務(wù)氣質(zhì)”。他們是如何做到這些效果的呢？圖1 雜志編輯們使用何種專門的軟件來制作這些圖表，我們不得而知。但筆者通過長期的琢磨，摸索出一套用Excel模仿制作商業(yè)雜志圖表的方法，其關(guān)鍵點(diǎn)就是要 突破Excel的默認(rèn)設(shè)置。通過簡單的幾步，我們也可以制作出非常具有“商務(wù)氣質(zhì)”的圖表。下面我們以模仿圖2的商業(yè)圖表

2、為例，簡單介紹這套方法。方法本 身很簡單，相信大家都可以掌握。圖2一、使用專業(yè)品質(zhì)的配色。 一幅圖表給人的印象，很大程度上是由其配色決定的。專業(yè)的圖表往往是因?yàn)樗哂袑I(yè)品質(zhì)的配色，通過配色透露出一種專業(yè)精神。我們普通用戶制作圖表，往往 會(huì)受到Excel默認(rèn)顏色的限制。而默認(rèn)顏色要么糟糕不已，要么因長期使用而審美疲勞。大家可能遇到過這樣的經(jīng)歷，就是你看到某個(gè)很專業(yè)的商務(wù)圖表，想用 Excel模仿制作，它的樣式你都可以做得差不多，就是它的顏色無法調(diào)出來。 要準(zhǔn)確模仿商業(yè)圖表所使用的顏色，可以通過顏色拾取器來獲知。這里推薦使用一款名叫ColorPix的綠色小軟件，運(yùn)行它后，當(dāng)你把鼠標(biāo)指到某個(gè)顏色塊

3、上，軟件就可以返回相應(yīng)的RGB顏色代碼。譬如圖2中用到的顏色有4種： 獲知顏色代碼后，我們就可以在圖表中使用這些顏色了。一個(gè)Excel默認(rèn)生成的圖表，即使我們什么也不修改，只是改用專業(yè)品質(zhì)的配色，它也會(huì)立即變得與眾不同，圖3顯示了這種變化效果。圖3 要在Excel中使用自定義的顏色，在2007和2010版本中可以直接指定相應(yīng)的RGB值，2003版本中則需要先通過菜單“工具-選項(xiàng)-顏色”修改配置后才可使用。在實(shí)際工作中，可以將這些顏色配置為顏色模板或顏色主題，便于快速取用。二、使用科學(xué)人性化的布局。 在Excel中作圖，無論選擇何種圖表類型，無論數(shù)據(jù)點(diǎn)多少，生成圖表的默認(rèn)布局都如圖4的樣式，整個(gè)

4、圖表中主要包括標(biāo)題、繪圖區(qū)、圖例3個(gè)部分。圖4 但這種布局存在很多不足，如：標(biāo)題不夠突出，信息量不足；繪圖區(qū)占據(jù)了過大的面積；繪圖區(qū)的四周浪費(fèi)了很多地方，空間利用率不高；特別是圖例在繪圖區(qū)右側(cè)，閱讀視線左右跳躍，需要長距離檢索、翻譯。 而我們觀察商業(yè)圖表的布局，很少會(huì)發(fā)現(xiàn)這種大路貨式的樣式。圖5是對(duì)一個(gè)典型商業(yè)圖表的溝通分析，從上到下可以抽象出5個(gè)部分：主標(biāo)題區(qū)、副標(biāo)題區(qū)、圖例圖、繪圖區(qū)、腳注區(qū)。圖5 幾乎所有的商業(yè)圖表都符合這一構(gòu)圖原則，可以說是商業(yè)圖表背后的布局指南。其特點(diǎn)有：完整的圖表要素；突出的標(biāo)題區(qū)；從上到下的閱讀順序。 對(duì)于前面的例子，我們使用適中的圖表幅面，使用更突出的圖表標(biāo)題，

5、將圖例放置到繪圖區(qū)左上角，現(xiàn)在圖表呈現(xiàn)圖6的樣式，閱讀視線自然而舒適。圖6三、使用更為簡潔醒目的字體。 商業(yè)圖表非常重視字體的選擇，因?yàn)樽煮w會(huì)直接影響到圖表的專業(yè)水準(zhǔn)和個(gè)性風(fēng)格。根據(jù)我的觀察，商業(yè)圖表多選用無襯線類字體。如圖7的商業(yè)周刊圖表案 例，其中的阿拉伯?dāng)?shù)字使用的是專門訂制的AkzidenzGrotesk condensed bold字體，風(fēng)格非常鮮明。圖7 而一般情況下常規(guī)安裝的Excel，新建文檔會(huì)默認(rèn)使用宋體、12磅的字體，普通大家也很少會(huì)想到去修改它。由于阿拉伯?dāng)?shù)字的原因，在這種設(shè)置下做出的表格、圖表，很難呈現(xiàn)出專業(yè)的效果。 字體屬于設(shè)計(jì)人員的專業(yè)領(lǐng)域，普通人士很少了解。為簡單起

6、見，我們建議對(duì)圖表和表格的數(shù)字中使用Arial字體、810磅大小，中文使用黑體，效果就比較好，在其他電腦上顯示也不會(huì)變形。圖8顯示了前面例子改變字體后的效果。圖8四、注意圖表的細(xì)節(jié)處理。 真正體現(xiàn)商業(yè)圖表專業(yè)性的地方，是他們對(duì)于圖表細(xì)節(jié)的處理。請(qǐng)注意他們對(duì)每一個(gè)圖表元素的處理，幾乎達(dá)到完美的程度。一絲不茍之中透露出百分百的嚴(yán)謹(jǐn)，好 像這不是一份圖表，而是一件藝術(shù)品。正是這些無微不至的細(xì)節(jié)處理，才體現(xiàn)出圖表的專業(yè)性。而這往往是我們普通人不會(huì)注意到的地方。 以前面的例子而言，我們進(jìn)行如下細(xì)節(jié)處理：分類標(biāo)簽使用更為簡潔的寫法，去除繪圖區(qū)的外框線，去除縱坐標(biāo)軸的線條色，將網(wǎng)格線使用淡色予以弱化，在腳注區(qū) 寫上數(shù)據(jù)來源，等等，都讓圖表更加精致、嚴(yán)謹(jǐn)。圖9是最后完工的樣式，已經(jīng)是一個(gè)相當(dāng)專業(yè)有效、充滿“商務(wù)氣質(zhì)”的圖表了，沒有人會(huì)相信它是來自于 Excel。當(dāng)你向老板提交這樣的年終總結(jié)報(bào)告，怎么不會(huì)讓他眼前一亮，而對(duì)你刮目相看呢？圖9 前面簡單介紹了模仿制作一個(gè)商業(yè)圖表的過程。如果能大量研讀商業(yè)圖表，學(xué)習(xí)其外觀美化、類型運(yùn)用、特殊處理的手法，相信大家可以很快提升圖表溝通水平。如何找到更多的商業(yè)圖表案例呢？這里給大家介紹一個(gè)小技巧。 在Google的【圖片】搜索中輸入如下的代碼并搜索