秘書會(huì)務(wù)工作的主要內(nèi)容

1、秘書會(huì)務(wù)工作的主要內(nèi)容： 答： 秘書辦會(huì)即會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容十分紛繁，主要包括： （1） 會(huì)前籌備： 會(huì)前籌備工作主要包括領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議目的、議題，秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖擬訂會(huì)議籌備方案，領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn)會(huì)議籌備方案，組建會(huì)議籌備和組織機(jī)構(gòu)并按會(huì)議籌備方案進(jìn)行分工，根據(jù)確定的與會(huì)名單送發(fā)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議文件，布置會(huì)場(chǎng)，按會(huì)議討論要求將與會(huì)編組，指定會(huì)議代表證、工作人員證件及其他證件，根據(jù)與會(huì)者特征安排其會(huì)議期間的住宿和接站車輛。 （2） 會(huì)間事務(wù)： 會(huì)間的工作主要包括：會(huì)場(chǎng)簽到，會(huì)間制度，會(huì)議記錄，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，會(huì)議選舉，會(huì)議總結(jié)，后勤保障等。 （3） 會(huì)后工作： 會(huì)后工作主要包括：草擬和印發(fā)會(huì)議紀(jì)要，以記載

2、和傳達(dá)會(huì)議的主要精神；清理會(huì)議文件；組織會(huì)議代表離會(huì)，為其提供各種方便；搞好宣傳報(bào)道，擴(kuò)大和傳播會(huì)議影響；會(huì)議工作總結(jié)；會(huì)后催辦工作。（342字） 論述題： 1秘書的角色輔助可分為哪幾個(gè)階段？ 答： （1） 決策準(zhǔn)備階段 從領(lǐng)導(dǎo)者產(chǎn)生決策意向進(jìn)行決策準(zhǔn)備開始，秘書的參謀智能輔助就可同步進(jìn)行，可協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好以下工作：1）此決策是否應(yīng)該作出。2）此決策是否必須作出。3）此決策應(yīng)何時(shí)作出。4）此項(xiàng)決策依據(jù)的信息是否全面、真實(shí)、充分。5）此項(xiàng)決策的目的、意義和影響是什么。6）對(duì)此項(xiàng)決策應(yīng)提出什么建議。 （2） 決策形成階段 在決策形成階段，秘書有諸多參謀智能輔助的領(lǐng)域和渠道；1）可進(jìn)行創(chuàng)新思維，設(shè)計(jì)

3、新的方按供決策者選擇。2）可綜合來(lái)自各方面的意見和建議，形成系統(tǒng)的可供選擇的方案。3）可按領(lǐng)導(dǎo)意圖開展專家咨詢活動(dòng)，并將專家意見、建議吸納到有關(guān)決策中去。4）可帶著各套初選方案到有關(guān)部分和群眾中去征求意見，并根據(jù)各方的意見進(jìn)行修改。5）對(duì)重大決策的初定方案，秘書往往還伴隨領(lǐng)導(dǎo)，到基層景象能夠小規(guī)模實(shí)驗(yàn)、蹲點(diǎn)探索，取得成功經(jīng)驗(yàn)后，在有點(diǎn)到面地進(jìn)行推廣。6）對(duì)各種供選擇的方案驚醒一一對(duì)應(yīng)的比較，比較其投入和產(chǎn)出效益，比較其風(fēng)險(xiǎn)值和效益值，比較其科學(xué)性、合理性、可行性和可受性等。 （3） 決策實(shí)施階段 在決策實(shí)施過(guò)程中，迷失的參謀智能輔助具有獨(dú)特的作用，它貫穿決策實(shí)施的全過(guò)程：1）對(duì)謀求認(rèn)同的輔助。

4、2）對(duì)糾正偏差的輔助。3）對(duì)行為失范的輔助。4）對(duì)克服重大失誤的輔助。5）對(duì)克服運(yùn)行失調(diào)的輔助。6）彌補(bǔ)決策疏漏的輔助。7）對(duì)適應(yīng)環(huán)境變化的輔助。8）對(duì)發(fā)現(xiàn)機(jī)遇的輔助。（576字） 2秘書如何把握思維節(jié)奏？ 答： （1） 秘書與領(lǐng)導(dǎo)思維同步 秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，秘書與領(lǐng)導(dǎo)思維同步，也就是說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)想要開展的工作，秘書應(yīng)該立即想到，并圍繞領(lǐng)導(dǎo)的意圖，迅速展開，作好鋪墊、服務(wù)和輔助工作，具體體現(xiàn)為：1）反映在外部環(huán)境變化的關(guān)注點(diǎn)上。2）反映在思維的時(shí)間節(jié)奏上。3）反映在思維的空間節(jié)奏上。4）反映在思維的張弛的變化節(jié)奏上。 （2） 秘書加快節(jié)奏的超前思維 迷失與領(lǐng)導(dǎo)思維總體上同步的基礎(chǔ)上，在某些特

5、殊而且必要的情況下，為了做好領(lǐng)導(dǎo)工作的鋪墊，需要秘書加快思維節(jié)奏，進(jìn)行超前思維，一般需要抓住以下環(huán)節(jié)：1）新舊工作交替之時(shí)，秘書進(jìn)行超前思維，為領(lǐng)導(dǎo)新工作展開作好準(zhǔn)備工作。2）抓住領(lǐng)導(dǎo)工作的周期性，提前做好下一個(gè)周期的準(zhǔn)備工作。3）工作進(jìn)程中出現(xiàn)新問(wèn)題時(shí)，秘書要加快思維節(jié)奏，做好解決問(wèn)題的前期準(zhǔn)備工作。4）在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策前，發(fā)揮超前思維，為領(lǐng)導(dǎo)決策做好準(zhǔn)備工作。5）在召開重要會(huì)議前，秘書應(yīng)發(fā)揮超前思維，做好各項(xiàng)工作的籌備，保證會(huì)議順利的進(jìn)行。 （3） 秘書放緩節(jié)奏的繼后思維 秘書的繼后思維是與超前思維相對(duì)應(yīng)、相匹配的，繼后思維一般要抓住以下環(huán)節(jié)：1）每當(dāng)一項(xiàng)工作即將結(jié)束時(shí)，秘書思維繼后，起到查

6、缺補(bǔ)漏的作用。2）每當(dāng)一項(xiàng)新的決策制訂前，秘書思維繼后，進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和補(bǔ)充，確保決策順利作出。3）每當(dāng)一個(gè)會(huì)議結(jié)束后，秘書思維繼后，對(duì)會(huì)務(wù)工作整體把握，確保會(huì)議取得預(yù)期的效果。4）每當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者接待重要客人、進(jìn)行重要會(huì)談、處理重要事務(wù)和公務(wù)出差之后，秘書思維繼后，處理后續(xù)事務(wù)，整理有關(guān)資料，以保持工作的連續(xù)性等等。（642字） 3秘書如何選擇思維的角度？ 答： （1） 秘書的本位思維：秘書的工作時(shí)間中，其工作思維活動(dòng)立足點(diǎn)，首先因該是如何有效地輔助和服務(wù)于領(lǐng) 導(dǎo)工作，如何有利于提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率，也就是說(shuō)，秘書在工作中思考問(wèn)題的動(dòng)機(jī)，思考問(wèn)題的價(jià)值觀念，應(yīng)該是如何通過(guò)自身的智能工作更好地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工

7、作，優(yōu)化領(lǐng)導(dǎo)工作效果。 （2） 秘書的換為思考：秘書要做好本職工作，除了要正確進(jìn)行本位思維，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)秘書輔助和服 務(wù)的需要外，還要善于換位思維和多角度思維。只有這樣，秘書的工作思維及工作行為，才能符合客觀環(huán)境的要求，也才能更加準(zhǔn)確地進(jìn)行本位思維。 （3） 秘書的多角度思維：秘書多角度思維體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：1）在思維方向上。2）在思想領(lǐng)域上。3） 在思維涉及的行為對(duì)象上。4）在思維的方式上。（313字）如何發(fā)揮秘書的參謀作用輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策，起好參謀助手的作用，是秘書部門為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的重要方面。改革開放以來(lái)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)十分重視秘書工作，強(qiáng)調(diào)要充分發(fā)揮秘書部門的參謀作用。要求做到：在新形勢(shì)

8、下真正堅(jiān)持和貫徹“三服務(wù)”指導(dǎo)思想，必須在做好日常各項(xiàng)服務(wù)工作的基礎(chǔ)上，大力加強(qiáng)和充分發(fā)揮參謀作用。秘書部門的參謀作用是指聯(lián)系收集加工各方面的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的“出謀獻(xiàn)策”式的參謀作用，而不是“出謀劃策”式的參謀作用。參謀功能是針對(duì)秘書群體而談的，至于秘書部門中的秘書個(gè)人，當(dāng)然也有個(gè)別條件具備、“既親且重”的人，可能成為領(lǐng)導(dǎo)者的參謀甚至“高參”，但就絕大多數(shù)秘書人員而言，僅是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀助手。三、秘書部門如何在秘書工作發(fā)揮參謀作用（一）秘書部門發(fā)揮參謀作用必須結(jié)合秘書工作任務(wù)一道進(jìn)行，將參謀活動(dòng)滲透到秘書實(shí)務(wù)之中。秘書工作千頭萬(wàn)緒，歸結(jié)起來(lái)，無(wú)非有兩大職能：辦事職能與參謀職能。這里所

9、說(shuō)的“辦事職能”，不僅僅指辦文、辦會(huì)和完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的具體事項(xiàng)，而是對(duì)完成秘書工作任務(wù)的統(tǒng)稱。如信息工作、調(diào)研工作、協(xié)調(diào)工作、督查工作等，都是秘書工作的重要內(nèi)容，完成這些工作任務(wù)，也是秘書工作辦事職能的體現(xiàn)。這里所說(shuō)的“參謀職能”，不是指秘書部門和秘書人員單純地為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，而是在完成秘書工作任務(wù)的過(guò)程中充分發(fā)揮參謀作用。秘書工作的辦事職能和參謀職能是相互依存、相互作用的。辦事職能是秘書工作的基礎(chǔ)和本體，參謀職能主要是在完成秘書工作任務(wù)的過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的。離開辦事職能，秘書工作的參謀職能就不能獨(dú)立存在。即使在重大決策的形成和實(shí)施過(guò)程中，秘書部門的參謀職能仍然必須通過(guò)提供信息、調(diào)查研究、綜合協(xié)調(diào)

10、、督促檢查、撰寫文件等具體工作體現(xiàn)出來(lái)，而不像咨詢機(jī)構(gòu)和專家、顧問(wèn)那樣，專司出謀劃策。參謀職能是提高秘書工作效能的根本保證。辦事職能主要是通過(guò)參謀職能的有效發(fā)揮來(lái)實(shí)現(xiàn)的，離開參謀職能，秘書部門就會(huì)變成一架簡(jiǎn)單的“辦事機(jī)器”，秘書工作不可能有大的作為。即使是完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的具體事務(wù)，仍然需要秘書發(fā)揮參謀職能。秘書部門的參謀作用是秘書工作與生俱來(lái)的，是由秘書工作的性質(zhì)、特點(diǎn)和任務(wù)決定的，不是有沒(méi)有的問(wèn)題，而是強(qiáng)化或弱化的問(wèn)題。參謀職能貫徹和滲透于秘書工作過(guò)程的始終。辦事與參謀是秘書工作有機(jī)整體的兩大部件，辦事好比秘書工作的“硬件”，具有客觀實(shí)在性的特點(diǎn)；參謀好比秘書工作的“軟件”，具有智力勞動(dòng)的特點(diǎn)

11、?？v觀歷史，我國(guó)什么幾千年來(lái)秘書工作歷經(jīng)發(fā)展變化，辦事職能從未減弱，參謀職能卻時(shí)強(qiáng)時(shí)弱？根源概出于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)參謀職能的需求程度?，F(xiàn)在我們要強(qiáng)化秘書工作的參謀職能，重視開發(fā)秘書工作的“軟件”，這是時(shí)代發(fā)展的需要。然而，如同電腦軟件的研制和應(yīng)用離不開硬件一樣，秘書參謀職能的強(qiáng)化與發(fā)揮，也不能離開秘書辦事職能這個(gè)“硬件”。由此可見，秘書部門發(fā)揮參謀作用必須與完成秘書工作任務(wù)緊密結(jié)合，這是一條客觀規(guī)律。實(shí)事上，當(dāng)二者結(jié)合得好時(shí)，秘書工作的參謀作用就能有效發(fā)揮；當(dāng)不去結(jié)合，甚至企圖把二者分離開，對(duì)立起來(lái)，秘書工作就有陷入誤區(qū)的危險(xiǎn)。（二）秘書參謀方向必須服從和體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策意圖，有利于決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。秘書參謀

12、方向，是指秘書在參謀活動(dòng)中思考問(wèn)題的方向，以及參謀成果對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策產(chǎn)生影響力的方向。參謀方向?qū)⒅\效果影響極大。正確的參謀方向可對(duì)決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生正效應(yīng)，反之，錯(cuò)誤的參謀方向?qū)Q策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。因此，確定參謀方向至關(guān)重要。領(lǐng)導(dǎo)決策意圖，是指領(lǐng)導(dǎo)者在采取某一決策行動(dòng)之前已經(jīng)確立的指導(dǎo)思想和決策目標(biāo)，它反映著領(lǐng)導(dǎo)決策的總體意向和基本思路。領(lǐng)導(dǎo)決策意圖規(guī)定和制約著秘書參謀方向。因此，秘書在確定參謀方向時(shí)，必須以領(lǐng)導(dǎo)決策意圖為導(dǎo)向，在此前提下充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。秘書參謀方向服從領(lǐng)導(dǎo)決策意圖，是秘書工作性質(zhì)和地位的客觀要求。秘書工作的根本性質(zhì)是輔助性，是

13、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)行直接的、綜合的、執(zhí)行性的輔助活動(dòng)。這種特殊的輔助性要求秘書工作在任何時(shí)候都必須把領(lǐng)會(huì)、貫徹和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖作為基本準(zhǔn)則。秘書工作地位的從屬性，也決定了秘書的一切活動(dòng)包括參謀活動(dòng)，必然受到領(lǐng)導(dǎo)意圖的影響和制約。例如，秘書部門和秘書人員經(jīng)常搞“奉命調(diào)研”，寫“奉命文章”，既然是“奉命”，就不可能也不允許背離領(lǐng)導(dǎo)意圖，另搞一套。因此，秘書參謀方向必須符合領(lǐng)導(dǎo)決策意圖，防止發(fā)生念頭。否則，秘書的參謀，可能會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策產(chǎn)生負(fù)面影響，給領(lǐng)導(dǎo)幫倒忙。秘書參謀方向服從領(lǐng)導(dǎo)決策意圖，是區(qū)別于一般咨詢機(jī)構(gòu)、專家、顧問(wèn)參謀活動(dòng)的重要特征。咨詢機(jī)構(gòu)、專家和顧問(wèn)所從事的參謀活動(dòng)是完全獨(dú)立自主的，他們的工作性

14、質(zhì)，使他們能客觀公正地進(jìn)行研究和論證。他們尊重的是客觀事實(shí)而不是領(lǐng)導(dǎo)意圖，因而他們的參謀咨詢活動(dòng)顯得十分超脫和自由。相比之下，秘書部門發(fā)揮參謀作用則不然。秘書工作的性質(zhì)、地位以及與本組織領(lǐng)導(dǎo)的特殊關(guān)系，決定了秘書部門和秘書人員發(fā)揮參謀作用是有一定限度的，這個(gè)“度”就是領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖。在領(lǐng)導(dǎo)決策意圖范圍之內(nèi)，秘書盡可以施展自己的參謀才能；超出領(lǐng)導(dǎo)決策意圖的范圍，就會(huì)產(chǎn)生相反的參謀效果。由此可見，秘書部門的參謀活動(dòng)是非獨(dú)立性的，必須服從于領(lǐng)導(dǎo)決策意圖。秘書參謀方向必須與領(lǐng)導(dǎo)決策意圖保持一致，這與秘書堅(jiān)持實(shí)事求是原則，敢于向領(lǐng)導(dǎo)諫諍并不矛盾。第一，在一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)總是站的高些，看的遠(yuǎn)些，因此決策意

15、圖大多是正確的。秘書參謀方向與領(lǐng)導(dǎo)決策意圖保持一致，就能夠取得較為理想的參謀效果。第二，在有些情況下，由于各種主客觀因素的影響，領(lǐng)導(dǎo)決策意圖與客觀實(shí)際情況可能不相符合。這時(shí)秘書人員應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度向領(lǐng)導(dǎo)提意見和建議，使其決策意圖更加符合客觀實(shí)際。第三，秘書人員在參謀活動(dòng)中應(yīng)當(dāng)處理好貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖與堅(jiān)持實(shí)事求是的關(guān)系。在確定參謀方向時(shí)要服從領(lǐng)導(dǎo)總體意圖；在研究論證過(guò)程中，要堅(jiān)持求實(shí)原則；在提出參謀建議時(shí)，要把領(lǐng)導(dǎo)意圖和實(shí)際情況有機(jī)統(tǒng)一起來(lái)。既要防止逢迎領(lǐng)導(dǎo)，按領(lǐng)導(dǎo)口徑進(jìn)行研究論證的傾向，又要反對(duì)離開領(lǐng)導(dǎo)決策意圖、我行我素、固執(zhí)已見的傾向。（三）秘書部門參謀的內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策活動(dòng)的

16、需求相一致，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的主旋律發(fā)揮參謀作用。秘書工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，決定了秘書部門參謀的內(nèi)容十分廣泛，涉及到秘書職責(zé)范圍內(nèi)與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)事務(wù)相關(guān)的一切領(lǐng)域。從大的方面分，主要有兩個(gè)方面：與領(lǐng)導(dǎo)決策活動(dòng)有關(guān)的參謀內(nèi)容；與領(lǐng)導(dǎo)日常事務(wù)有關(guān)的參謀內(nèi)容。秘書在這兩個(gè)方面都應(yīng)當(dāng)發(fā)揮參謀作用。然而，同任何工作都必須有中心和重點(diǎn)一樣，秘書參謀活動(dòng)在內(nèi)容上也不能漫無(wú)中心，而必須有一個(gè)主旋律。秘書部門參謀的內(nèi)容應(yīng)側(cè)重于滿足領(lǐng)導(dǎo)決策的需要，圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮參謀作用。輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策是秘書部門和秘書人員的最高職責(zé)，也是秘書部門參謀內(nèi)容的根本出發(fā)點(diǎn)。改革開放的新形勢(shì)，要求領(lǐng)導(dǎo)決策必須由經(jīng)驗(yàn)決策轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)決策；由個(gè)人決策轉(zhuǎn)

17、變?yōu)槊裰鳑Q策。領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化、民主化，直接導(dǎo)致了秘書參謀職能的強(qiáng)化和參謀內(nèi)容的擴(kuò)展，使輔助決策成為規(guī)定秘書部門參謀內(nèi)容的根本出發(fā)點(diǎn)。例如，領(lǐng)導(dǎo)決策需要及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的信息做依據(jù)，秘書部門便開展了信息工作；領(lǐng)導(dǎo)決策需要發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和建議、方案，秘書部門便加強(qiáng)了調(diào)研工作；領(lǐng)導(dǎo)決策需要對(duì)決策前后的矛盾進(jìn)行協(xié)調(diào)，秘書部門便加強(qiáng)了協(xié)調(diào)工作；領(lǐng)導(dǎo)決策后需要貫徹落實(shí)，秘書部門便開展督查工作。研究我國(guó)黨政軍機(jī)關(guān)和各行業(yè)秘書工作內(nèi)容的發(fā)展，雖然秘書部門參謀的內(nèi)容不盡相同，但均把輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策和落實(shí)決策作為秘書部門發(fā)揮參謀作用的中心任務(wù)。秘書參謀的質(zhì)量會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)決策的效果。一方面，隨著改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展

18、，領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性提高了，決策難度增大了，如果秘書參謀活動(dòng)的內(nèi)容不發(fā)展，參謀質(zhì)量不提高，就不能滿足領(lǐng)導(dǎo)決策的需要；另一方面，現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)決策實(shí)行科學(xué)化，需要科學(xué)的決策體制，包括科學(xué)的參謀體制。秘書部門在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策中具有特殊的地位和作用，它的整體參謀功能能否得到充分發(fā)揮，直接影響領(lǐng)導(dǎo)決策的效果。因此，只有根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策的需要，不斷提高秘書參謀活動(dòng)的質(zhì)量，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)好。（四）秘書參謀活動(dòng)方法必須與領(lǐng)導(dǎo)者的決策特征和參謀內(nèi)容相適應(yīng)，“直”、“曲”相濟(jì)，“謀”“咨”相承?！爸薄迸c“曲”是秘書參謀活動(dòng)的兩種主要方法。所謂“直”，指是的參謀活動(dòng)中所動(dòng)用的直接方法；所謂“曲”，指的是參謀活動(dòng)中所運(yùn)用

19、的間接方法。上述參謀方法的采用，應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)者的決策特征相適應(yīng)，對(duì)不同的領(lǐng)導(dǎo)者采取不同的參謀方法。對(duì)同一領(lǐng)導(dǎo)者，因參謀內(nèi)容不同而采用的參謀方法也應(yīng)有別。一般情況下，凡屬參謀方向與領(lǐng)導(dǎo)決策意圖相一致的贊同式參謀建議，可采用直接參謀方法；凡屬參謀方向與領(lǐng)導(dǎo)決策意圖相悖的勸諫式參謀建議，宜采用間接參謀方法。實(shí)踐中，秘書為了達(dá)到某一參謀目的，往往通過(guò)采取“直”“曲”兼施、互補(bǔ)互輔的方法來(lái)提高參謀活動(dòng)的藝術(shù)性和實(shí)效性?？傊?，“直”“曲”參謀方法的靈活運(yùn)用，應(yīng)以提高參謀效率為目標(biāo)，以適應(yīng)參謀對(duì)象為原則?！爸\”與“咨”是秘書參謀活動(dòng)中采用的兩種方式。所謂“謀”，指計(jì)謀運(yùn)籌；所謂“咨”，指咨詢活動(dòng)。“謀”“咨”相

20、承，反映了秘書參謀活動(dòng)方式上的基本特點(diǎn)。計(jì)謀運(yùn)籌與咨詢活動(dòng)之間的依附性很強(qiáng)。通常情況下，計(jì)謀運(yùn)籌是借助咨詢活動(dòng)中獲得的參考性、指導(dǎo)性信息來(lái)進(jìn)行的；而咨詢活動(dòng)的開展以是以計(jì)謀運(yùn)籌過(guò)程中所取得的實(shí)際成果為依托的。咨詢工作質(zhì)量的優(yōu)劣，最終還取決于謀略活動(dòng)的科學(xué)程度和運(yùn)籌水平的發(fā)揮。在秘書參謀活動(dòng)中，“咨”和“謀”，相輔相成，共同發(fā)揮著參謀功能。但它們畢竟是兩種不同的參謀方式，具體運(yùn)用時(shí)也須因時(shí)、因地、因人、因事而加以選擇。秘書參謀作用的發(fā)揮，必須取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書的信任，不斷優(yōu)化參謀環(huán)境。參謀作用，既包括參謀者參謀能量的大小，也包括對(duì)參謀對(duì)象的影響力的大小。這都由參謀者的智能素質(zhì)、思維方法、知識(shí)水平、工

21、作態(tài)度及其它個(gè)人品質(zhì)所決定。秘書作用的發(fā)揮，與參謀環(huán)境的優(yōu)劣有直接關(guān)系。在參謀活動(dòng)中，秘書與領(lǐng)導(dǎo)是一種互動(dòng)關(guān)系。不過(guò)，通常先由領(lǐng)導(dǎo)向秘書發(fā)出參謀需求信息，然后再由秘書向領(lǐng)導(dǎo)者傳遞參謀建議信息，從而形成雙向信息溝通模式。秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的相互溝通和交流，對(duì)參謀環(huán)境起著重要影響。當(dāng)參謀環(huán)境不優(yōu)越時(shí)，將影響秘書參謀作用的發(fā)揮。因此，秘書要有效地發(fā)揮參謀作用，首先必須優(yōu)化參謀環(huán)境。秘書參謀作用的發(fā)揮，與領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書的信賴程度成正比關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書的信賴程度越高，對(duì)秘書的激勵(lì)越大，秘書參謀的積極性越高，參謀作用發(fā)揮得越好，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書參謀建議的采納率越高。反之，如果秘書得不到領(lǐng)導(dǎo)的信任，那么，在領(lǐng)導(dǎo)心目中，

22、“能參善謀”也會(huì)變成“多嘴多舌”，無(wú)論秘書有多大參謀作用，都不可能得到有效地發(fā)揮。因此，獲得領(lǐng)導(dǎo)的信任，是秘書發(fā)揮參謀作用的前提條件。秘書參謀作用的發(fā)揮，與秘書同領(lǐng)導(dǎo)者的配合狀況也有很大關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系融洽，工作中配合默契，思想上相互溝通，秘書的參謀作用就能得到充分發(fā)揮；相反，秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系緊張，相互之間缺乏信任感，甚至于秘書有某種不安全感，在這樣的環(huán)境壓力下，秘書很難向領(lǐng)導(dǎo)提出有價(jià)值的參謀建議。因此，處理好秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，對(duì)秘書發(fā)揮參謀作用十分重要。四、結(jié)論以上五點(diǎn)，從不同側(cè)面反映了秘書部門參謀活動(dòng)的內(nèi)在聯(lián)系，揭示了秘書部門參謀活動(dòng)的本質(zhì)。只要我們自覺(jué)遵循這個(gè)規(guī)律，就能正確而

23、有效地發(fā)揮秘書工作的參謀功能。參謀助手、承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)、調(diào)查研究、信息督查，是秘書工作的幾項(xiàng)基本職能。要順利履行這些職能，就要求秘書人員是一個(gè)“通才”、“全才”,甚至是“超才”。現(xiàn)就如何加強(qiáng)秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè),提高業(yè)務(wù)能力，做一些探討。一、培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng),提高業(yè)務(wù)能力秘書人員工作的全面性,活動(dòng)的寬廣性及 其角色的多變性,除了應(yīng)具備一般管理干部的素質(zhì)之外, 還必須具備與秘書本職工作的性質(zhì)、任務(wù)相應(yīng)的更高、更嚴(yán)的要求, 其中尤以“德”、“謀”、“書”為最基本素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力。重德。“德才兼?zhèn)?以德為重”。一個(gè)秘書人員,若不能把“德”放在首位,即使有“滿腹經(jīng)綸”、“張良之才”,也不能算

24、是一個(gè)合格的秘書。秘書不為名,不為利,任勞任怨,甘當(dāng)無(wú)名英雄。經(jīng)常擬稿,但自己不著名,也不拿稿費(fèi);經(jīng)常組織會(huì)議,但自己從不上主席臺(tái)。經(jīng)常熬夜,但白天還得正常工作,節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂(lè),但自己還得值班,不能休息。其它人員受了委屈還可嘟嚕幾句,而秘書必須以絕對(duì)服從為天職,等等。而這一切,還往往得不到家人的支持,別人的理解和社會(huì)的公認(rèn)。凡此種種,都說(shuō)明一點(diǎn),沒(méi)有一個(gè)全心全意為人服務(wù)的心是當(dāng)不了一個(gè)秘書的。特別是當(dāng)前秘書人員物質(zhì)待遇相對(duì)社會(huì)上一些行業(yè)、一些人員普遍差距較大而工作往往“出力不討好”的情況下,在國(guó)內(nèi)外環(huán)境錯(cuò)綜復(fù)雜多變的形勢(shì)下,沒(méi)有“富貴不淫,貧賤不移”,“寧公而貧,

25、不私而富”,“君子修道重德,不為困而改節(jié)”的思想品德,廉潔奉公、勤政為民、艱苦奮斗、一塵不染的政治本色,忍辱負(fù)重、任勞任怨的工作態(tài)度,是干不好秘書工作的。同時(shí)由于秘書人員的“德”是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補(bǔ)充”、機(jī)關(guān)效率的“折射”、自身素養(yǎng)的“反映”,要求秘書人員必須誠(chéng)實(shí)正直、心明步正,謙虛謹(jǐn)慎、兢兢業(yè)業(yè),恪盡職責(zé)、嚴(yán)守機(jī)密， 互相補(bǔ)臺(tái)、競(jìng)而不妒。善謀。由于秘書人員直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù),對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提供精力和智力補(bǔ)償,因而人們常稱秘書為領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”,當(dāng)好“外腦”就是秘書“善謀”的應(yīng)有之義。秘書“善謀”一旦博得領(lǐng)導(dǎo)者的賞識(shí),就能在輔助決策的過(guò)程中發(fā)出璀璨的火花。那么秘書人員怎樣才能做到“善謀”呢?首先,要有正確的

26、角色意識(shí)。秘書人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導(dǎo)。秘書必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范,做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,又不迷信盲從,始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的決策依據(jù)及參謀意見作為自己的重要職責(zé)。其次,要深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。要“參”到點(diǎn)子上,“謀”到關(guān)鍵處,必須準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。要善于通過(guò)間接或者直接方式,把領(lǐng)導(dǎo)的所思所想、所籌所劃弄清楚,做到既能按領(lǐng)導(dǎo)意圖正確“發(fā)揮”,又不自作聰明,越殂代皰。在此基礎(chǔ)上,以敏銳的觀察力抓住工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),經(jīng)過(guò)深思熟慮,形成有價(jià)值的參謀意見。第三,注重進(jìn)言技巧。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征,選擇適當(dāng)場(chǎng)合和最佳時(shí)機(jī), 從要害問(wèn)

27、題切入,用委婉、含蓄的語(yǔ)言,巧妙地說(shuō)出自己的見解或不同意見。但是,秘書人員要做到“善謀”還必須謹(jǐn)防幾個(gè)誤區(qū):一是“參政”意識(shí)過(guò)“度”,把自己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置,把幕后工作放到臺(tái)前。二是輕易拋出“夾生”想法(觀點(diǎn)),強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo),于公于已都不利。三是出“餿主意”,幫倒忙,給工作帶來(lái)?yè)p失,造成被動(dòng)。要避免以上誤區(qū),就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范約束自己,踏踏實(shí)實(shí)地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。擅書。何謂秘書?古書云:“常管文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的人員?！笨梢娒貢?dāng)“書”(即辦理文書),以“書”為主,寄情于“書”。擅長(zhǎng)書寫文稿,應(yīng)該是秘書人員最起碼的素質(zhì)要求。為了綜合提高

28、秘書人員的文稿質(zhì)量,要特別注意“四抓”:一抓學(xué)習(xí)練內(nèi)功。在學(xué)習(xí)內(nèi)容上,側(cè)重學(xué)政策、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟(jì)、學(xué)法律、學(xué)寫作、學(xué)計(jì)算機(jī)、學(xué)現(xiàn)代市場(chǎng)與科技知識(shí),以拓寬知識(shí)面,高屋建瓴,了然于胸;同時(shí),還要在實(shí)踐中學(xué)習(xí),邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高,使撰寫的文稿血肉俱全;向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)的構(gòu)思、處理問(wèn)題時(shí)的技巧,使文稿起伏與領(lǐng)導(dǎo)語(yǔ)言、工作方式達(dá)到“同頻共振”;向同事學(xué)習(xí),取人之長(zhǎng),補(bǔ)已之短,努力做一個(gè)“通才”、“全才”。二抓鍛煉增能力。盡可能地安排秘書人員,深入調(diào)查研究,吃透“下情”,廣泛涉獵第一手資料,既能填充他們的“資料庫(kù)”,增強(qiáng)寫作能力;又能為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。三抓借

29、鑒采眾長(zhǎng)。一方面,要求秘書人員要經(jīng)常博采來(lái)自方方面面、正正反反的信息,汲取精華,為已所用;另一方面,要經(jīng)常派秘書人員赴各地學(xué)習(xí)考察,解放思想,開闊視野,增長(zhǎng)見識(shí)、才干。四抓管理促效率。這方面,主要要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化,尤其要突出抓好目標(biāo)管理, 對(duì)秘書人員每次承擔(dān)的文稿,都要按照難易程度、完成時(shí)限進(jìn)行量化,半年小結(jié),年終考核,按積分多寡權(quán)衡下一年文稿的撰寫任務(wù),分多、質(zhì)量高多安排,分少、質(zhì)量劣少安排或另改其它工作,并根據(jù)總積分評(píng)定秘書優(yōu)劣,實(shí)施獎(jiǎng)罰。二、增強(qiáng) 秘書人員“六種意識(shí)”,適應(yīng)發(fā)展需要改革開放的不斷深入和發(fā)展,人們的思想觀念發(fā)生了巨大變化。現(xiàn)代管理方法

30、作為提高工作效率、促進(jìn)事業(yè)發(fā)展的有效手段,在黨政機(jī)關(guān)和各企事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用。秘書人員在管理中起著參與政務(wù)、管理事務(wù)的作用,要加強(qiáng)秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè),不僅要強(qiáng)化傳統(tǒng)的服務(wù)意識(shí)、調(diào)研意識(shí)等,而且還要具有并增強(qiáng)自我意識(shí)、信息意識(shí)、超前意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)等六種現(xiàn)代意識(shí),以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和國(guó)內(nèi)外形勢(shì)發(fā)展的需要。自我意識(shí)。秘書的自我意識(shí)是指秘書人員對(duì)自身和所處環(huán)境關(guān)系的認(rèn)識(shí)和感受,它是秘書人員現(xiàn)代意識(shí)的內(nèi)容之一。雖然秘書工作具有很強(qiáng)的服從性、服務(wù)性特點(diǎn),但秘書人員又都是具有獨(dú)立人格和獨(dú)立思維能力的個(gè)體,特別是在改革開放的今天,秘書人員一方面受開放環(huán)境的影響,應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動(dòng)性和能動(dòng)

31、性;另一方面,今天的秘書人員多半受過(guò)較高層次的教育,他們更應(yīng)有思考的獨(dú)立性。如果沒(méi)有自我意識(shí),何言“參與政務(wù)”?又何言“管理事務(wù)”?因此,作為一個(gè)秘書人員,應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力 ,以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù),在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會(huì)并執(zhí)行其意圖。信息意識(shí)。當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息時(shí)代,增強(qiáng)信息意識(shí)是秘書人員提高工作效率的重要保證。秘書人員每天接觸的各種公文、請(qǐng)示、報(bào)告等材料中含有大量信息,秘書人員應(yīng)在對(duì)這些材料的收集、歸類、處理過(guò)程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍,把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。這就要求秘書人員必須具備敏銳的洞察力,而敏銳洞察力的形成又是以豐富的知識(shí)為基礎(chǔ)的。秘書人員豐富的知識(shí)不僅指書本上所學(xué)的自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)知識(shí),而且包括對(duì)單位現(xiàn)狀和前景的深研,對(duì)基層工作和民意的了解,