企業(yè)公文處理辦法

1、附件2*公司公文處理辦法第一章 總則第一條 為促進*公司(以下簡稱公司)公文（包括電子公文，下同）處理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)*公司公文管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。第二條 公司公文是公司在管理過程中形成的具有法定約束效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書（包括電子數(shù)據(jù)和電子文本，下同），是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布制度、規(guī)定和措施，請示和答復問題，安排生產(chǎn)經(jīng)營活動，布置和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。第三條 公文處理應(yīng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。第四條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密及公司秘密的安全。電

2、子公文的歸檔按照國家檔案部門的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。用于電子公文傳輸或存儲的計算機等設(shè)備應(yīng)指定專人管理和維護。第五條 公文的處理，除涉密及國家有關(guān)制度要求必須通過紙質(zhì)文件辦理外，其余一律在公司網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公系統(tǒng)（Office Anywhere，以下簡稱OA系統(tǒng)）上運轉(zhuǎn)辦理。在OA系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)的公文，按照公司網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公系統(tǒng)管理辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二章 公文的定義、種類與適用范圍第六條 本制度適用于本公司及全資子公司，控股子公司參照執(zhí)行。第七條 公文處理，是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第八條 綜合事務(wù)部是公文處理的管理機構(gòu)，主管公司并負責指導公司所屬各部門、子公司的公文處

3、理工作，保證電子公文流轉(zhuǎn)正常。各部門公文處理人員必須嚴格遵守本辦法，認真做好公文處理的各項相關(guān)工作。第九條 公司常用的公文種類有：（一）決定適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)部門及人員。（二）議案適用于提交公司董事會審議的重大事項。（三）通知適用于發(fā)布制度、規(guī)定；批轉(zhuǎn)所屬各部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；要求辦理和需要有關(guān)部門周知或共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。（四）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（五）報告適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復詢問。（六）請示適用于向上級單位請求指示、批準。（七）批復適用于答復所屬各部門的請示事項。（八）意見適用于對

4、重要問題提出見解和處理辦法。（九）函適用于不相隸屬單位和平級單位之間的商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項等。（十）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第三章 公文格式第十條 公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、成文日期、印章、附件、主題詞、抄送單位、印制單位和印制日期等部分組成。第十一條 涉及秘密的公文，應(yīng)在公文首頁右上角標明保密等級和期限。其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當標明份數(shù)序號。密級文字用四號黑體。第十二條 緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度，在公文首頁右上角標明“特急”、“急件”，緊急電報應(yīng)當分別標明“特提”、“特急

5、”、“加急”。緊急程度文字用四號黑體。第十三條 發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當排列在前。第十四條 發(fā)文字號應(yīng)當包括：單位代字、年份、序號；聯(lián)合行文只標明主辦單位發(fā)文字號。發(fā)文字號一般標注在發(fā)文單位之下，橫線上方居中；函件的發(fā)文字號標注在橫線下方右側(cè)。發(fā)文字號用三號仿宋體字，年份應(yīng)標全稱，用六角括號“”括入。第十五條 上行文應(yīng)在橫線上方左側(cè)標注發(fā)文字號，右側(cè)注明簽發(fā)人，其中“請示”應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字。簽發(fā)人姓名用三號楷體字。第十六條 公文標題應(yīng)準確簡要概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章制度名稱加書名

6、號外，一般不用標點符號。第十七條 主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當使用單位全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。第十八條 公文如有附件，應(yīng)在正文下空1行，左空2字，用三號仿宋體字標注附件順序和名稱，附件名稱不用書名號，附件之后不用標點符號。附件一般應(yīng)與主件裝訂在一起，附件首頁左上角注明附件順序號。如附件與正文不能裝訂在一起，附件首頁版心左上角應(yīng)注明正文的發(fā)文字號和附件的順序號（形式為“×××2011××號附件：”）。第十九條 公文除會議紀要外，一律加蓋印章。印章蓋在成文時間的中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時間之下，不再落款。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹?/p>

7、印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。第二十條 聯(lián)合發(fā)文，聯(lián)合發(fā)文單位都應(yīng)當加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應(yīng)與文頭單位排列順序相同。第二十一條 成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)負責人的簽發(fā)日期為準。會議通過的文件，以通過日期為準，并在標題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。第二十二條 公文如有附注（需要說明的其他事項），用三號仿宋體字，居左空2字加圓括號標注在成文日期之下。第二十三條 文件應(yīng)當標明主題詞。上報的文件，應(yīng)按照上級單位的要求標注主題詞；下發(fā)的文件，應(yīng)標注本單位主題詞表中規(guī)定的詞。主題詞標注

8、于抄送單位之上，應(yīng)先標類別詞，再標類屬詞。主題詞的標引在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞。一份文件的主題詞，除類別詞外，最多不超過5個，最少不少于2個。第二十四條 公文有抄送單位時，抄送單位位于文件末頁下端、印發(fā)單位之上。抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。第二十五條 公文文頭，正式公文的文頭部分一般不超過首頁的五分之二，函件的文頭部分一般不超過首頁的四分之一。第二十六條 公文文字一般從左至右橫排。標題為2號宋體，正文用三號仿宋體，每頁22行，每行26字。主題詞用三號黑體字，居左頂格標注，詞目用三號小標宋體字，詞目之間空

9、1字，不用標點符號。公文中批語、按語、副標題及附注等使用字型，可根據(jù)實際確定。第四章 行文規(guī)則第二十七條 行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。第二十八條 公司在職、權(quán)、責范圍內(nèi)，可以向政府及其工作部門行文，可以向主管單位行文，可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要同合作伙伴互相行文。第二十九條 公司黨委會、黨政聯(lián)席會、總經(jīng)理辦公會、工作安排會等有議定事項的會議，以及各專題會議、經(jīng)驗交流會議等應(yīng)發(fā)會議紀要。專題會議如對工作有直接要求和意見的，可以“通知”或“意見”的形式行文。第三十條 一般不得越級行文，因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)抄送越過的單位。第三十一條 公司各部門除綜合事務(wù)部外，不得對外正式行文。公司對外行文

10、，屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當直接報送主管部門處理。第三十二條 各部門就具體業(yè)務(wù)工作，可以以公司發(fā)文形式行文，各部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致的，不得行文。第三十三條 同級單位、合作伙伴可以聯(lián)合行文。各部門之間不得聯(lián)合行文，應(yīng)采用公司行文。第三十四條 請示應(yīng)一文一事；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應(yīng)當用抄送形式，但不得同時抄送下級單位。對可行性研究報告、初步設(shè)計審查意見等業(yè)務(wù)性較強的公文，在報請上級或業(yè)務(wù)主管部門審批的同時，可抄送有關(guān)單位。除領(lǐng)導直接交辦的事項外，公文不得直接報送領(lǐng)導個人，應(yīng)報送受文單位。第三十五條 報告文件中不得夾帶請示事項。第三十六條 行政公文不得對黨

11、組織作指示、交任務(wù)。第五章 發(fā)文辦理第三十七條 發(fā)文辦理指以發(fā)文部門名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)、歸檔等程序。第三十八條 發(fā)文由發(fā)文部門擬稿、審核、送會簽、復核，由公司綜合事務(wù)部完成繕印、用印、登記、分發(fā)、歸檔等程序。第三十九條 文件分發(fā)后，發(fā)文部門需及時跟蹤分發(fā)情況，對有時限要求的文件要跟蹤辦理情況。第四十條 非密級文件發(fā)文應(yīng)通過辦公自動化系統(tǒng)辦理。密級文件應(yīng)采用紙質(zhì)文件辦理。第四十一條 擬稿應(yīng)按相關(guān)要求在發(fā)文稿紙上填寫清楚。草擬公文應(yīng)做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，符合實際工作情況；（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理

12、清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應(yīng)當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。日期應(yīng)寫具體的年月日。引用公文應(yīng)先引用標題，后引發(fā)文字號，并加括號。引用外文應(yīng)當標明中文含義。使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。（七）必須使用國家法定計量單位。（八）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字等必

13、須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。（九）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。第四十二條 各部門負責人對本部門草擬的文稿均要審核再送會簽，簽發(fā)后進行核稿，再送綜合事務(wù)部校對。核稿和校對人員要對文稿進行全面審核，嚴格把關(guān)，對不符合要求的文稿應(yīng)及時要求擬稿人修改或退回重辦。審核和核稿的重點：（一）是否需要行文，能夠用電話和便函處理的事項不行文；（二）行文方式、公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)規(guī)定；（三）涉及到其他職責范圍的，有關(guān)部門是否已協(xié)商。（四）提出的要求、辦法和措施是否明確

14、具體、切實可行。第四十三條 公文的簽發(fā)遵循以下原則：（一）重要的請示、報告先送分管領(lǐng)導審核，再送董事長或總經(jīng)理簽發(fā)。（二）一般發(fā)文由分管領(lǐng)導簽發(fā)。（三）已簽發(fā)的文件如需改動，須重新請原簽發(fā)領(lǐng)導審定。（四）簽批公文的用筆用墨必須符合歸檔要求。不得在文稿裝訂線外簽批。第四十四條 公文用印之前，必須認真核對發(fā)文字號、公文格式與文字內(nèi)容，杜絕錯漏，確保公文質(zhì)量。發(fā)文字號按照公文內(nèi)容與發(fā)文部門確定，各部門發(fā)文字號具體規(guī)定遵照附件執(zhí)行。電子印章的管理按公司印章使用與管理辦法執(zhí)行，指定專人在專用計算機上使用和管理。電子發(fā)文在辦理完畢前，須下載文件正文、底稿、發(fā)文稿紙歸檔。第四十五條 公文用紙一般采用國際標準

15、A4型紙（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。文件排印裝訂按國家行政機關(guān)公文格式標準執(zhí)行，外觀清晰、整潔、美觀。第六章 收文辦理第四十六條 收文辦理指對收到文件（含電報，下同）的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等程序。第四十七條 收到公司各部門、下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，綜合事務(wù)部應(yīng)當進行審核。對經(jīng)審核不符合本辦法規(guī)定的公文，可以退回呈報單位并說明理由。審核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。第四十八條 對上級機關(guān)部門、合作伙

16、伴來文，或經(jīng)審核符合本辦法規(guī)定的公文，綜合事務(wù)部應(yīng)當及時提出擬辦意見，在呈送領(lǐng)導批辦后，轉(zhuǎn)送承辦部門辦理。涉及幾個部門共同辦理的文件應(yīng)確定主辦部門，由主辦部門與有關(guān)部門會辦。緊急公文，應(yīng)當明確辦理時限。第四十九條 為加快文件的辦理，對急待辦理的文件，在呈送領(lǐng)導批辦的同時，即分送復印件交承辦部門辦理。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當及時提出辦理意見，報領(lǐng)導批準后及時辦理。緊急公文應(yīng)當按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當及時予以說明。對不屬于本部門職責范圍或者不宜由本部門辦理的文件，應(yīng)迅速返回綜合事務(wù)部，并注明理由。第五十條 各部門收到的文件或開會帶回的屬公司處理的重要會議文件，交由綜合事務(wù)部統(tǒng)一登記處理

17、。第五十一條 各部門對批辦的重要文件或領(lǐng)導批示的文件，要先經(jīng)部門負責人閱批，再交承辦人辦理或傳閱。凡涉及其他部門的問題，主辦部門應(yīng)當主動與有關(guān)部門協(xié)商辦理。第五十二條 重要黨務(wù)文件和機要文件由綜合事務(wù)部機要人員負責辦理、運轉(zhuǎn)和保管，當天送出、當天收回。第五十三條 文件由主辦部門辦畢后交綜合事務(wù)部歸檔。非密級文件可根據(jù)需要復印留存。第五十四條 傳閱的文件，綜合事務(wù)部組織傳閱，有關(guān)部門不得積壓，也不得橫傳。第五十五條 領(lǐng)導閱批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。第五十六條 電子公文的收文辦理，包括在OA系統(tǒng)上接

18、收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、歸檔等程序，參照紙質(zhì)公文執(zhí)行。第五十七條 各部門承辦的文件，應(yīng)及時處理。特急文件要隨到隨辦，急件應(yīng)在三天內(nèi)辦完，一般文件七天內(nèi)辦完。綜合事務(wù)部負責催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第七章 公文管理第五十八條 公司公文由綜合事務(wù)部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。綜合事務(wù)部通過公司OA系統(tǒng)發(fā)布的公文，應(yīng)以PDF文檔形式發(fā)送，并設(shè)置安全密碼，防止公文被篡改、公章被復制。第五十九條 公文復印件作為正式公文使用時，應(yīng)當加蓋復印機關(guān)證明章。第六十條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第六十一條 公司收到的文件，絕

19、密、機密、密碼電文不準翻?。幻孛芪募绱_有需要翻印，需經(jīng)公司領(lǐng)導或綜合事務(wù)部負責人批準同意，由綜合事務(wù)部機要人員負責翻印。翻印件同正式文件一樣管理。翻印時，要注明翻印部門、時間、份數(shù)。第六十二條 電報的管理遵循以下原則：（一）明碼、密碼電報由綜合事務(wù)部機要人員簽收，集中分辦、管理。（二）需要辦復的電報，應(yīng)及時送領(lǐng)導或主辦部門閱辦，急電隨到隨辦，不得積壓。（三）復電堅持一事一電、密來密復、明來明復、不得明密混用的原則。做到文字清楚、簡明扼要、說明問題。（四）密碼電報要嚴格管理，按規(guī)定范圍傳閱、使用。不得擅自抄錄、翻印、復制，不得在不利保密的場合存放、交接，不得攜帶到公共場所或作為出差、辦事的證明

20、。（五）明電辦理后的原稿和需歸檔的密碼電報由公司綜合事務(wù)部統(tǒng)一保管，年終統(tǒng)一歸檔；不需歸檔的密碼電報由綜合事務(wù)部統(tǒng)一處理。（六）不得利用計算機、普通傳真機傳輸密級文件。第六十三條 各部門向公司領(lǐng)導匯報、請示工作事項應(yīng)按照公司簽報管理辦法規(guī)定流程辦理，并一事一報。根據(jù)工作職責，屬于部門決定的事項，由各部門負責處理。涉及重大事項的須進入決策程序。第六十四條 綜合事務(wù)部為簽報工作的事務(wù)管理部門。簽報統(tǒng)一由綜合事務(wù)部擬辦、登記編號，并向有關(guān)領(lǐng)導呈報。領(lǐng)導閱批后，由綜合事務(wù)部將簽報正文及時上報或送交有關(guān)承辦部門，簽報正文由綜合事務(wù)部統(tǒng)一保管、按期歸檔。部門不能將簽報直接呈報領(lǐng)導審批。第六十五條 涉及兩個及以上部門事項的簽報，報送公司領(lǐng)導前，主辦部門必須會簽各相關(guān)部門，部門間有不同意見的應(yīng)在簽報中或另附文字注明。第六十六條 電子公文存儲在指定服務(wù)器上，嚴格管理，未經(jīng)同意不得修改、刪除和打印。第六十七條 通過公司OA系