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文檔簡介
1、用Excel做考勤統(tǒng)計(jì)的詳細(xì)方法.txt時(shí)尚,就是讓年薪八千的人看上去像年薪十萬。我們總是要求男人有孩子一樣的眼神,父親一樣的能力。一分鐘就可以遇見一個(gè)人,一小時(shí)喜歡上一個(gè)人,一天愛上一個(gè)人,但需要花盡一生的時(shí)間去忘記一個(gè)人。用Excel做考勤統(tǒng)計(jì)的詳細(xì)方法 花了整整五天的時(shí)間,終于完成了。雖然還不是很完善,但從零開始,邊學(xué)邊做,到最后終于可以用了,還是有那么點(diǎn)小小的成就感的。 下面將具體方法詳述如下,歡迎提出建議: 上班安排: 假設(shè)某公司有甲、乙、丙、丁四個(gè)部門,以甲部門為例(因?yàn)槠渌块T的方法是一樣的,只不過時(shí)間設(shè)置不同而已),其上下班時(shí)間安排是: A班:7:30-16:30 B班:12:
2、00-21:00 C班:10:00-19:00 D班:8:30-17:30 考勤規(guī)則:上班時(shí)間后5分鐘內(nèi)打卡不算遲到,加班半小時(shí)以下不計(jì)加班。 首先,按名稱整理好每個(gè)人的上下班的打卡時(shí)間(有電子打卡機(jī)的可以直接導(dǎo)入數(shù)據(jù),手動打卡鐘的就只能手動輸入時(shí)間了) 第二步,在整理好的上下班時(shí)間工作表的第一行依次輸入姓名(即A1格)、日期(即B1格)、排班(即C1格)、上班時(shí)間(后面的以此類推)、下班時(shí)間、考勤結(jié)果(上班)、考勤結(jié)果(下班),標(biāo)準(zhǔn)下班時(shí)間、加班時(shí)間、加班時(shí)間修正等行名 第三步,如果有幾個(gè)部門,且每個(gè)部門的上下班時(shí)間不一致,則最好按部門將員工分類在同一個(gè)工作表的不同工作薄里, 第四步,設(shè)置單
3、元格的格式 1、凡是用時(shí)間表示的,都用“hh:mm”的格式 2、記得在輸入時(shí)間的時(shí)候關(guān)閉輸入法 第五步,下面將進(jìn)行具體的計(jì)算公式設(shè)置(以甲部門的A班為例,其他部門的不同班次,只是公式里的時(shí)間不同) 1、上班的考勤結(jié)果計(jì)算公式: =IF(AND(D2>=VALUE("07:35"=TRUE,"遲到",IF(D2=0,"未打卡","" 此公式的意思是,如果“D2”格,即上班時(shí)間列中的時(shí)間大于等于“7:35”,則顯示“遲到”,如果“D2”格中無數(shù)據(jù),即為“0”的時(shí)候,則顯示“未打卡”,以上兩個(gè)條件都不符合的時(shí)候,則
4、顯示為空白,即正常上班的意思; 2、下班的考勤結(jié)果計(jì)算公式: =IF(AND(E2>=VALUE("16:30"=TRUE,"加班",IF(E2=0,"未打卡","早退" 此公式的意思是,如果“E2”格,即下班時(shí)間列中的時(shí)間大于等于“16:30”,則顯示為“加班”,如果“E2”格中無數(shù)據(jù),即為“0”的時(shí)候,則顯示“未打卡”,以上兩個(gè)條件都不符合的時(shí)候,則顯示為“早退” 3、加班時(shí)間的計(jì)算公式 =IF(E2-H2<0,"0",E2-H2 此計(jì)算結(jié)果本來只需要“E2-H2”即可,即用“下
5、班打卡時(shí)間”減去“標(biāo)準(zhǔn)下班時(shí)間”即可,但這樣的計(jì)算結(jié)果有可能會產(chǎn)生負(fù)數(shù),比方說 員工早退的時(shí)候,以至于造成后面的計(jì)算產(chǎn)生錯(cuò)誤,因此需要調(diào)整一下公式。此公式的意思是:如果“E2-H2”的計(jì)算結(jié)果小于“0”,則將計(jì)算結(jié)果顯示為“0”,否則顯示“E2-H2”的計(jì)算結(jié)果。 4、加班時(shí)間修正的計(jì)算公式 =IF(HOUR(E2-IF(E2-H2*24>=1,16,16.5+(IF(MINUTE(I2>=30,0.5,0<0,"",HOUR(E2-IF(E2-H2*24>=1,16,16.5+(IF(MINUTE(I2>=30,0.5,0 需要修正加班時(shí)間數(shù)
6、的主要原因是,在統(tǒng)計(jì)公式里,會將每天的小于半小時(shí)的時(shí)間累加起來,導(dǎo)致計(jì)算結(jié)果偏大,違背了考勤規(guī)則,即半小時(shí)以內(nèi)不計(jì)入加班,所以需要此公式來進(jìn)行修正。 此公式比較復(fù)雜,因?yàn)橛袔讓右馑?,分別解釋如下: “IF(E2-H2*24>=1,16,16.5”的意思是,如果“E2-H2”即“下班打卡時(shí)間”減去“標(biāo)準(zhǔn)下班時(shí)間”的計(jì)算結(jié)果乘上24后大于等于1,則其計(jì)算結(jié)果為“16”,否則為“16.5”。這里乘上24的原因是需要將計(jì)算結(jié)果從時(shí)間數(shù)轉(zhuǎn)換為小時(shí)數(shù); “IF(HOUR(E2-IF(E2-H2*24>=1,16,16.5”的意思是,將“E2”格即“下班打卡時(shí)間”中的小時(shí)位上的數(shù)減去16或16.
7、5 “IF(MINUTE(I2>=30,0.5,0”的意思是,如果“I2”即“加班時(shí)間”列中的分鐘數(shù)大于等于30分鐘,則計(jì)算結(jié)果為“0.5”,否則為“0”,此公式就是考勤規(guī)則的修正公式; “(HOUR(E2-IF(E2-H2*24>=1,16,16.5+(IF(MINUTE(I2>=30,0.5,0”的意思就是將下班打卡時(shí)間上的小時(shí)數(shù)減去16或16.5(標(biāo)準(zhǔn)下班時(shí)間)再加上分鐘數(shù)上的修正公式所得到的計(jì)算結(jié)果“0”或者“0.5”。這樣就會使計(jì)算結(jié)果符合考勤規(guī)則。 整個(gè)公式的意思, 如果“(HOUR(E2-IF(E2-H2*24>=1,16,16.5+(IF(MINUTE(
8、I2>=30,0.5,0”的計(jì)算結(jié)果小于“0”,則顯示為空白,否則按 “(HOUR(E2-IF(E2-H2*24>=1,16,16.5+(IF(MINUTE(I2>=30,0.5,0”的計(jì)算結(jié)果顯示。 這個(gè)公式是最復(fù)雜的,而且實(shí)際運(yùn)用當(dāng)中,也是有錯(cuò)誤的。還需要繼續(xù)學(xué)習(xí)來修正。 第六步:所有的計(jì)算到此都已經(jīng)完成了,其他班次的只要在公式中將時(shí)間改一下就可以了,如B班,在計(jì)算上班的考勤結(jié)果時(shí),將公式改成=IF(AND(D2>=VALUE("10:05"=TRUE,"遲到",IF(D2=0,"未打卡","&q
9、uot;就可以了。 第七步:將各個(gè)班次的計(jì)算公式復(fù)制到每個(gè)人每天的那一行單元格中就可以了,計(jì)算結(jié)果會自動顯示出來,這里要注意的是,在復(fù)制的時(shí)候要對應(yīng)好單元格,否則也會產(chǎn)生錯(cuò)誤,而且也會影響后面的考勤統(tǒng)計(jì)。 第八步,下面將進(jìn)行統(tǒng)計(jì)公式的設(shè)置 1、統(tǒng)計(jì)“遲到“的計(jì)算公式 =COUNTIF(廳面!F219:F249,"遲到" 這里是在同一個(gè)工作表中的不同工作薄中進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。公式的意思是計(jì)算“廳面”工作薄里“F219”到“F249”這個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域(31個(gè)單元格,代表31天)里“遲到”這個(gè)字符的數(shù)量有幾個(gè)。 “事 假”、“病假”、“例休”的計(jì)算公式一樣,只需把“遲到”改成“事假”或“病假
10、”或“休”即可,而且都是在“F”列中取數(shù)據(jù);但是“例休”的數(shù)據(jù)要在“C”列即“排班”列中取數(shù)據(jù)。 2、統(tǒng)計(jì)“未打上班卡”和“未打下班卡”的計(jì)算公式 =SUM(COUNTIF(廳面!F219:F249,"未打卡"-J6 公式的意思是計(jì)算“廳面”工作薄里“F219”到“F249”這個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域(31個(gè)單元格,代表31天)里“未打卡”這個(gè)字符的數(shù)量有幾個(gè),再將計(jì)算結(jié)果減去“J6”格中的數(shù)據(jù),“J6”格是指每位員工例休的天數(shù)。因?yàn)榘础翱记诮Y(jié)果”的計(jì)算公式計(jì)算,員工在例休的時(shí)候,也會顯示“未打卡”的記錄?!拔创蛏习嗫ā痹凇翱记诮Y(jié)果(上班)列中取數(shù)據(jù),“未打下班卡”在“考勤結(jié)果(下班)列中取數(shù)據(jù)。 3、統(tǒng)計(jì)“出勤天數(shù)”的公式 =SUM(31-J6-D6-E6-F6 這個(gè)公式比較簡單,只是個(gè)合計(jì)公式,用總天數(shù)減去“事假”、“病假”和“例休”的天數(shù)即可。 要注意的是,在做統(tǒng)計(jì)公式的設(shè)置的時(shí)候,必須對應(yīng)好每位員工打卡時(shí)間的單元格區(qū)域,否則就會出錯(cuò)。 到此,全部工作就算完成了,所有的設(shè)置只需一次,以后在統(tǒng)計(jì)其他月份的考勤的時(shí)候,只需將打卡時(shí)間重新整理,復(fù)制粘貼或者重新輸入就可以了,但是在這樣操作之前,應(yīng)該先“另存為”一份,保持原始文件的可用性,并且可以留檔。 總體來講,整
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