淺談電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制

1、淺談電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制        使用計算機(jī),會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了,會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯。但是,也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題,對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊,需要建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)特點(diǎn)的內(nèi)部控制制度。    一、電算化會計系統(tǒng)對內(nèi)部控制的特殊要求    1.計算機(jī)的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境    企業(yè)使用計算機(jī)處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后,

2、企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。一是會計部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成,轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機(jī)專家組成。二是會計部門不僅利用計算機(jī)完成基本的會計業(yè)務(wù),還能利用計算機(jī)完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動,如銷售預(yù)測、人力資源規(guī)劃等。三是隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展,會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能,業(yè)務(wù)事項可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作,原先應(yīng)由會計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項,現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成;原先應(yīng)由幾個部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項,現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此,企業(yè)內(nèi)

3、部控制制度的建立和完善就顯得更為重要,內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統(tǒng)更加廣泛,更加復(fù)雜。    2.電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式    在電算化會計系統(tǒng)中,會計和財務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化。一是各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發(fā)生了變化。原先反映會計和財務(wù)處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。二是由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發(fā)生時,有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接

4、輸入計算機(jī),并由計算機(jī)自動記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了,    原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎嬎銠C(jī)自動完成了。三是原來書面形式的各類會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募⒂涗浶问絻Υ嬖诖判越橘|(zhì)上。因此,控制的重點(diǎn)由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機(jī)控制為主的,控制的程序也應(yīng)當(dāng)與計算機(jī)處理程序相一致。    3.計算機(jī)的使用加大了控制舞弊、犯罪的難度    由于儲存在計算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時甚至能不留痕跡地篡改,加以數(shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可

5、能通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù),因此,計算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,發(fā)現(xiàn)計算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大。電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制不僅難度大、復(fù)雜,而且還要有各種控制的計算機(jī)技術(shù)手段。與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較,計算機(jī)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個范圍大、控制程序復(fù)雜的綜合性控制;控制的重點(diǎn)為職能部門和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制,是人工控制和計算機(jī)自動控制相結(jié)合的多方位控制。    二、電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容    從計算機(jī)會計系統(tǒng)的建立和運(yùn)行過程來看,計算機(jī)會計系

6、統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,可分為對系統(tǒng)開發(fā)和發(fā)展的控制、對各個部門的管理控制、對運(yùn)行過程的日?？刂啤?#160;   (-)系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制    計算機(jī)會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預(yù)算、經(jīng)濟(jì)效益評估等工作,開發(fā)過程中的系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施等工作,以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估、企業(yè)發(fā)展需求,系統(tǒng)更新的可行性研究,更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的主要內(nèi)容一般包括以下幾方面。    1.授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可    計算機(jī)會計系統(tǒng)的開發(fā)項目一般投資金額都比較大,對企

7、業(yè)整體管理目標(biāo)的影響也比較大,往往需要對原有的管理體制進(jìn)行較大的改革,是牽一發(fā)動全身的重大舉措,因此必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。計算機(jī)會計系統(tǒng)的發(fā)展和更新是對原有計算機(jī)會計系統(tǒng)進(jìn)行重大改進(jìn),同樣會對企業(yè)管理體制造成較大的影響,同時對現(xiàn)有計算機(jī)會計系統(tǒng)的任何改動都可能危及整個系統(tǒng)的安全可靠,因此也必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。    2.符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范    不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件,都必需遵循國家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其中包括符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊

8、的設(shè)計等等。按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)和發(fā)展計算機(jī)會計系統(tǒng)可以使企業(yè)計算機(jī)會計系統(tǒng)更加可靠、更加完善,有利于對系統(tǒng)的維護(hù)和進(jìn)一步的發(fā)展、更新。    3.人員培訓(xùn)    應(yīng)在開發(fā)階段就要對使用計算機(jī)會計系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),提高這些人員對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解,以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應(yīng)要求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)機(jī)會和時間。在系統(tǒng)運(yùn)行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn),不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn),還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度,計算機(jī)會計系統(tǒng)運(yùn)行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、計算機(jī)會計系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會計信息的進(jìn)一步利用和

9、分析的前景等等。    4、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換    新的計算機(jī)會計系統(tǒng)在投入使用,替換原有的手工會計系統(tǒng)或舊的計算機(jī)會計系統(tǒng),必需經(jīng)過一定的轉(zhuǎn)換程序。企業(yè)應(yīng)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際,采取有效的控制手段,作好各項轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作,如舊系統(tǒng)的結(jié)算、匯總,人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)入等。在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際,需要新舊系統(tǒng)并行運(yùn)行一段時間,以便檢驗新的計算機(jī)會計系統(tǒng)。并行運(yùn)行的時間一般不少于三個月。    5、程序修改控制    軟件的修改是難以避免的。對會計軟件進(jìn)行修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴(yán)

10、格記錄,修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制,修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報告,經(jīng)批準(zhǔn)后才能實施修改,計算機(jī)會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改,所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。    (二)管理控制    管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)控制度,以加強(qiáng)和完善對計算機(jī)會計系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、責(zé)任劃分、上機(jī)管理、檔案管理、設(shè)備管理等等。    1.組織機(jī)構(gòu)設(shè)置    為適應(yīng)計算機(jī)會計系統(tǒng)的要求,原有組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整必須適

11、合企業(yè)的實際規(guī)模,符合企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo),并且,應(yīng)按精簡、合理的原則對組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置進(jìn)行成本效益分析。企業(yè)可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài),劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計信息分析組等組室;也可以按    會計崗位和工作職責(zé)劃分為計算機(jī)會計主管、軟件操作、審核記帳、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。    2.職責(zé)劃分    與手工會計系統(tǒng)一樣,內(nèi)部控制的關(guān)鍵是不相容職務(wù)的分離。在計算機(jī)會計系統(tǒng)中,不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展的與系統(tǒng)操作;數(shù)據(jù)維護(hù)管理與電算審核;數(shù)據(jù)錄入與審核記帳;系統(tǒng)操作與系統(tǒng)檔案管

12、理等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐,應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度,同時,還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。    3.上機(jī)管理    企業(yè)應(yīng)對計算機(jī)的使用建立一整套管理制度,以保證每一個工作人員和每一臺計算機(jī)都只做其應(yīng)該做的事情,使計算機(jī)盡可能是專用的。一般來講,企業(yè)對用于計算機(jī)會計系統(tǒng)的計算機(jī)的上機(jī)管理措施應(yīng)包括輪流值班制度、上機(jī)記錄制度、完善的操作手冊、上機(jī)時間安排等。此外,會計軟件也應(yīng)該有完備的操作日志文件。    4.檔案管理    計算機(jī)會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔,企

13、業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度,加強(qiáng)檔案管理。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料使用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外,還應(yīng)定期對所有檔案進(jìn)行備份的措施,并保管好這些備份。為防止檔案被破壞,企業(yè)應(yīng)制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。企業(yè)使用的會計軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。    5.設(shè)備管理    對硬件設(shè)備的管理包括對設(shè)備所處的環(huán)境進(jìn)行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制,也包括對人文環(huán)境的控制,如防止無關(guān)人員進(jìn)

14、入計算機(jī)工作區(qū)域、防止設(shè)備被盜、防止設(shè)備用于其他方面等。    (三)日?？刂?#160;   日?？刂剖侵钙髽I(yè)計算機(jī)會計系統(tǒng)運(yùn)行過程中的經(jīng)常性控制。日?？刂瓢ń?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制、數(shù)據(jù)輸出控制和數(shù)據(jù)儲存控制等。    1.業(yè)務(wù)發(fā)生控制    業(yè)務(wù)發(fā)生控制又稱“程序檢查”,主要目的是采用相應(yīng)的控制程序,甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時。通過計算機(jī)的控制程序,對業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制,如表示業(yè)務(wù)發(fā)生的有關(guān)字符、代碼等是否有效、操作口令是否準(zhǔn)確,以及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否超出了合理的數(shù)量、價格等的變動范圍。企業(yè)還應(yīng)