用信息化手段固化企業(yè)流程思念

1、用信息化手段固化企業(yè)流程、提升管理效率 個(gè)人介紹鄭州思念 OA管理員：魏鴻,2007年11月，進(jìn)入鄭州思念信息中心，負(fù)責(zé)OA、網(wǎng)站等系統(tǒng)管理工作。在近五年的通達(dá)OA管理工作中，已熟練掌握各模塊的應(yīng)用并能分析解決各類(lèi)問(wèn)題，了解數(shù)據(jù)庫(kù)中表的結(jié)構(gòu)，能夠通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理工具解決相關(guān)問(wèn)題。能夠應(yīng)用Html語(yǔ)言、CSS樣式、Javascrip腳本設(shè)計(jì)工作流程，目前為思念公司生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)、研發(fā)等系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作流程有120多個(gè)。 企業(yè)介紹成立時(shí)間：一九九七年六月，公司人數(shù)：15000人以上，年銷(xiāo)售額：36億。公司簡(jiǎn)介：鄭州思念食品股份有限公司是國(guó)內(nèi)最大的專業(yè)速凍食品生產(chǎn)企業(yè)之一，成立于1997年。公司下屬單位

2、：杜康控股、翰海置業(yè)、中豪置業(yè)、思念置業(yè)等多家下屬單位的集團(tuán)公司。食品公司在鄭州市金水區(qū)和惠濟(jì)區(qū)有兩個(gè)工業(yè)園，合計(jì)占地近1000畝，擁有員工一萬(wàn)五千多人，年生產(chǎn)能力超過(guò)50萬(wàn)噸。公司產(chǎn)品涵蓋速凍湯圓、速凍水餃、速凍面點(diǎn)、速凍休閑食品、速凍西點(diǎn)、速凍調(diào)理制品等六大系列、300多個(gè)花色品種，主要產(chǎn)品在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)占有率達(dá)20%以上。2006年8月18日，思念股份公司在新加坡交易所主板成功掛牌上市。思念公司的品牌影響力、生產(chǎn)能力、銷(xiāo)售總量均位居全國(guó)同行業(yè)前列。目前公司在鄭州、四川、湖州、廣州等地建有生產(chǎn)基地，擁有幾十條現(xiàn)代化的速凍及常溫生產(chǎn)線，幾萬(wàn)噸低溫冷庫(kù)和遍布全國(guó)的銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò)。思念公司先后被河南省政府

3、確定為“河南省農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化優(yōu)秀龍頭企業(yè)”、“河南省百戶重點(diǎn)工業(yè)企業(yè)”；被國(guó)家農(nóng)業(yè)部、發(fā)改委等八部委評(píng)定為“全國(guó)農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化優(yōu)秀龍頭企業(yè)”及“農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化國(guó)家重點(diǎn)龍頭企業(yè)”；思念公司被國(guó)家信息化評(píng)測(cè)中心評(píng)為“中國(guó)企業(yè)信息化500強(qiáng)”；思念公司連續(xù)多年被中國(guó)食品工業(yè)協(xié)會(huì)、物流專業(yè)委員評(píng)為“中國(guó)食品物流50強(qiáng)”及“全國(guó)食品物流定點(diǎn)企業(yè)”。思念公司已通過(guò)ISO9001:2008國(guó)際質(zhì)量管理體系認(rèn)證、ISO22000食品安全管理體系認(rèn)證并獲得HACCP認(rèn)證；公司擁有國(guó)家CNAS認(rèn)可檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室、國(guó)家級(jí)企業(yè)技術(shù)中心和省級(jí)工程技術(shù)中心；“思念”牌湯圓、水餃還雙雙榮獲“中國(guó)名牌產(chǎn)品”； 2008年10月，思念食品攜手

4、奧運(yùn)，成為“北京2008年奧運(yùn)會(huì)速凍包餡食品獨(dú)家供應(yīng)商”，是速凍食品行業(yè)中唯一的一家。OA選型過(guò)程：2004年，隨著速凍產(chǎn)品被國(guó)內(nèi)消費(fèi)者廣為接受，思念公司步入了高速發(fā)展階段，前后幾年間（20022004年）銷(xiāo)售額年年實(shí)現(xiàn)翻番。然而在高增長(zhǎng)的背后，是企業(yè)傳統(tǒng)辦公效率的嚴(yán)重滯后，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1、內(nèi)部溝通手段滯后，僅依靠當(dāng)時(shí)有限的幾個(gè)免費(fèi)郵箱進(jìn)行內(nèi)部信息的溝通，同時(shí)為了讓員工使用上外部郵箱，還要給每個(gè)員工開(kāi)通外網(wǎng)權(quán)限，占用了當(dāng)時(shí)昂貴的互聯(lián)網(wǎng)帶寬資源，同時(shí)眾多員工的上網(wǎng)行為也帶來(lái)了一系列的管理難題。2、各種公告通知、文件都依靠發(fā)紙質(zhì)文件去發(fā)放傳遞，可追溯性、共享性極差。3、各種內(nèi)部公文的審

5、批流程也需要用紙質(zhì)文稿流轉(zhuǎn)，由于眾多的流程審批人員經(jīng)常出差，造成一個(gè)普通的公文審批少則一周、多則達(dá)半個(gè)多月的審批時(shí)間。鑒于上述情況，公司領(lǐng)導(dǎo)決定通過(guò)信息化手段提升公司整體辦公環(huán)境和工作效率，信息中心為此查閱了大量相關(guān)案例，參觀了一些先期使用OA的一些企業(yè)。經(jīng)過(guò)近3個(gè)月的考察，對(duì)當(dāng)時(shí)國(guó)內(nèi)的OA軟件應(yīng)用情況有了一定的認(rèn)識(shí)。2004年前國(guó)內(nèi)的OA軟件主要是一些基于lotus domino軟件開(kāi)發(fā)的辦公系統(tǒng)，OA用戶的日常維護(hù)量非常大，同時(shí)對(duì)OA管理員的素質(zhì)要求很高。我們無(wú)意中看到BBS上有人推薦通達(dá)公司的OA軟件，當(dāng)時(shí)抱著試試看的心態(tài)下載一個(gè)安裝到服務(wù)器上。經(jīng)過(guò)信息中心內(nèi)部2個(gè)月的試用后，我們向公司

6、領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了匯報(bào)演示，取得了公司高層的一致支持。在2004年8月，通達(dá)OA辦公系統(tǒng)在鄭州思念食品公司正式上線，揭開(kāi)了思念公司信息化建設(shè)的新篇章。目前通達(dá)OA的使用情況：從2004年OA上線至今的10年間，OA版本已經(jīng)從最初的2004版升級(jí)到目前的2013版。隨著公司的發(fā)展，OA用戶也從最初的一百人左右，擴(kuò)展到現(xiàn)在三千多個(gè)用戶，日常在線人員700余人。使用范圍涵蓋總公司、營(yíng)銷(xiāo)中心10個(gè)大區(qū)以及四川、湖州、廣州等眾多外建分廠。目前所用到功能主要有：郵件、工作流、公告通知、新聞管理、后來(lái)開(kāi)發(fā)的“思念報(bào)”、日程安排、會(huì)議申請(qǐng)、車(chē)輛申請(qǐng)、公共文件柜、項(xiàng)目管理等功能。通達(dá)OA功能與實(shí)際應(yīng)用舉例：1、工作流：

7、實(shí)現(xiàn)了全國(guó)各地?zé)o處不在的辦公，銷(xiāo)售單位及外建廠跟總部之間的簽批工作全依賴工作流，平均每天需要通過(guò)工作流來(lái)辦理的事項(xiàng)有300多個(gè)（見(jiàn)上圖）。2、菜單靈活定義功能，支持掛接外部系統(tǒng)，我們通過(guò)此功能，增加了“IT綜合服務(wù)平臺(tái)”，和OA無(wú)縫接合，報(bào)修人在填寫(xiě)完畢故障描述提交后，OA系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送短信到相關(guān)人員的手機(jī)上，大大提供了故障受理效率。同時(shí)在該平臺(tái)上，報(bào)修人還可以對(duì)維修人員的服務(wù)進(jìn)行滿意度打分，便于上級(jí)對(duì)下屬工作態(tài)度的監(jiān)管。報(bào)修界面見(jiàn)下圖：信息發(fā)布公告通知：在公告通知中，我們分“營(yíng)銷(xiāo)中心”和“總公司”兩個(gè)系統(tǒng)分別進(jìn)行公告，銷(xiāo)售管理部用戶在發(fā)布公告時(shí)，發(fā)布范圍選擇營(yíng)銷(xiāo)中心用戶，如上圖。新聞管理：我們

8、將新聞管理改名為項(xiàng)目公告板，在2010版中，可以通過(guò)“系統(tǒng)代碼設(shè)置”自由添加下級(jí)分類(lèi)，這一點(diǎn)剛好滿足了我們公司的需求，我們根據(jù)自身需求分別添加了掃盲戰(zhàn)報(bào)、美食總動(dòng)員、銷(xiāo)售戰(zhàn)報(bào)、分銷(xiāo)商、NC與BI、ISO9000，如下圖：我們創(chuàng)建了“新聞管理”角色，給不同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分別添加新聞管理權(quán)限，具有管理權(quán)限的用戶只能編輯自己添加新聞。工作流OA工作流模塊在思念公司的全面推行，目前工作流系統(tǒng)已經(jīng)深入應(yīng)用到思念公司生產(chǎn)、營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)、研發(fā)、采購(gòu)、人資行政等各個(gè)環(huán)節(jié)，方便了思念各地的分公司辦事處、外建廠和總部之間互相溝通協(xié)調(diào)工作，提高了工作效率，促進(jìn)了公司各管理制度的高效、規(guī)范運(yùn)行。工作流已成為思念公司日常工作

9、中不可缺少的信息化應(yīng)用。下圖為我們公司的流程分類(lèi)，目前所用工作流有120多個(gè)，下面介紹一下合同審批流程的應(yīng)用。采購(gòu)類(lèi)制式合同審批流程1、流程功能：合同從原來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)在紙質(zhì)版合同上簽字，轉(zhuǎn)成工作流審批，節(jié)省時(shí)間、提高工作效率、方便總部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外建廠合同的管理。2、流程流轉(zhuǎn)說(shuō)明：發(fā)起人選擇合同類(lèi)型，經(jīng)過(guò)價(jià)審或招標(biāo)及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，轉(zhuǎn)至行政部蓋章。3、使用范圍：總公司采購(gòu)部及外建廠采購(gòu)部4、表單：合同內(nèi)容較長(zhǎng)，這里我通過(guò)CSS樣式，使合同內(nèi)容只在高600px寬760px的區(qū)域范圍內(nèi)顯示，樣式內(nèi)容如下：.kuang font-size: 12px; color: #333333; float: lef

10、t; height: 600px; width: 760px; overflow: hidden; clear: left; position: fixed; overflow: auto;padding: 10px; align:center;在采購(gòu)類(lèi)制式合同中共有6類(lèi)，如下圖：流程圖：流程圖說(shuō)明：（1）3和7步驟可以回退到之前的步驟；（2）合同金額在10萬(wàn)以下的副總審批后轉(zhuǎn)交行政部蓋章；（3）合同金額在10萬(wàn)以上的轉(zhuǎn)交總經(jīng)理審批后，行政部蓋章；知識(shí)管理在知識(shí)管理模塊中，思念用的最多的是“公共文件柜”，分門(mén)別類(lèi)創(chuàng)建文件夾，很方便的視文件類(lèi)型設(shè)置相關(guān)權(quán)限，既方便了用戶隨時(shí)隨地查看文件，也方便了

11、公司對(duì)文件的管理。許多部門(mén)也建立了自己的部門(mén)級(jí)文件柜，通過(guò)對(duì)訪問(wèn)、下載、刪除等權(quán)限的控制，對(duì)文件柜中的內(nèi)容進(jìn)行了安全有效的管理。文件目錄如下圖：其他功能模塊1、日程安排：為方便領(lǐng)導(dǎo)便捷的了解部門(mén)員工日工作內(nèi)容，我們用日程安排模塊寫(xiě)每日工作內(nèi)容及次日工作計(jì)劃（如下圖）。為避免員工修改寫(xiě)好的日志，日程安排中原有的修改功能已取消。2、項(xiàng)目管理：為了對(duì)各個(gè)部門(mén)眾多的項(xiàng)目管理提供信息化手段，我們啟用了OA中的項(xiàng)目管理模塊，對(duì)項(xiàng)目具體事務(wù)以流程進(jìn)行記錄，方便了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目情況的審查、監(jiān)督。3、電子版企業(yè)報(bào)：以前的思念報(bào)只有報(bào)紙版，2008年底，通達(dá)工程師協(xié)助開(kāi)發(fā)了思念報(bào)模塊，從此思念公司在OA系統(tǒng)上有了電子

12、版思念報(bào)，既方便了員工閱讀搞件，又提高了投稿積極性，匿名評(píng)論功能更是激發(fā)了員工針對(duì)某些文章的積極交流，下圖為思念報(bào)在桌面上顯示的截圖：4、投票管理：體現(xiàn)了公平公正，實(shí)現(xiàn)了民主。產(chǎn)生的效益自2004年以來(lái)的8年間，思念食品信息化建設(shè)一直在高速發(fā)展，期間主要的業(yè)務(wù)軟件如ERP系統(tǒng)，因?yàn)檐浖夹g(shù)、發(fā)展應(yīng)用等原因先后3次更換了軟件廠商。唯獨(dú)通達(dá)OA系統(tǒng)一直在思念公司使用至今，在信息中心內(nèi)部被稱為最“長(zhǎng)壽的系統(tǒng)”。OA用戶也從初期的100余人發(fā)展到現(xiàn)在的3000余人，日平均在線人數(shù)700余人。促使思念人多年來(lái)對(duì)通達(dá)OA不離不棄的原因，不僅僅在于其便捷的維護(hù)性，更多在于其為企業(yè)創(chuàng)造的綜合效益：1、工作流的大量應(yīng)用（120余個(gè)），大大提高了企業(yè)的審批效率。據(jù)行政部門(mén)不完全統(tǒng)計(jì)，一個(gè)審批流程比傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批流程提高近86%；2、OA系統(tǒng)的上線，方便了內(nèi)部文檔的溝通，取消了大量為上外部郵