文檔一體化培訓(xùn)會(huì)計(jì)檔案管理操作指南(11.19)

1、會(huì)計(jì)檔案管理操作指南 提 綱一、會(huì)計(jì)檔案概念二、歸檔范圍及保管期限三、歸檔期限和保管單位 四、會(huì)計(jì)檔案的整理五、會(huì)計(jì)檔案辦理移交六、小結(jié)及答疑一、什么是會(huì)計(jì)檔案 會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案是指財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)等全過(guò)程的重要經(jīng)濟(jì)史料和憑證，是國(guó)家和企業(yè)檔案的重要組成部分。工程項(xiàng)目部會(huì)計(jì)檔案管理 工程項(xiàng)目部在項(xiàng)目施工期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按年度做好平時(shí)歸檔立卷工作，并在其工程編制竣工決算后，由項(xiàng)目部財(cái)務(wù)人員整理移交給本單位檔案業(yè)務(wù)管理部門(mén)，且按規(guī)定辦理交接手續(xù)。二、歸檔范圍及保管期限 (一一) 歸檔范圍歸檔范圍1、報(bào)表類年度財(cái)務(wù)報(bào)告、月(季)

2、報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附件、附注及文字說(shuō)明，其它財(cái)務(wù)報(bào)告。 2、賬簿類日記賬(包括現(xiàn)金賬和銀行日記賬)、出納賬、總賬、明細(xì)賬、輔助賬、固定資產(chǎn)卡片，其它會(huì)計(jì)賬簿。 3、憑證類原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。 4、其它類會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、工資支付單，其它應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。 (二二) 保管期限保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、25年、15年、10年、5年、3年其中：保管期限為三年、五年的會(huì)計(jì)檔案， 不向檔案部門(mén)移交，由各級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)自行保管、銷毀。 會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限表三、歸檔期限和保管單位 (一一)會(huì)計(jì)檔案的歸檔期限會(huì)計(jì)檔案的歸檔期

3、限 1、各單位形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終各單位形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終 了后，了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)保存一年期滿后，于由財(cái)務(wù)部門(mén)保存一年期滿后，于每年六月底前完每年六月底前完成向成向檔案部門(mén)移交。檔案部門(mén)移交。 2、工程項(xiàng)目部形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按年度做好平、工程項(xiàng)目部形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按年度做好平時(shí)歸卷工作，并在其工程編制竣工決算后，由項(xiàng)時(shí)歸卷工作，并在其工程編制竣工決算后，由項(xiàng)目部將工程項(xiàng)目所形成的全部會(huì)計(jì)檔案一并移交目部將工程項(xiàng)目所形成的全部會(huì)計(jì)檔案一并移交給本單位檔案部門(mén)，且按規(guī)定辦理交接手續(xù)。給本單位檔案部門(mén)，且按規(guī)定辦理交接手續(xù)。 (二二)會(huì)計(jì)檔案的保管單位會(huì)計(jì)檔案的保管單位 會(huì)計(jì)檔

4、案的整理，應(yīng)遵循財(cái)務(wù)工作會(huì)計(jì)檔案的整理，應(yīng)遵循財(cái)務(wù)工作規(guī)律，按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、規(guī)律，按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等分別進(jìn)行整理，裝訂成會(huì)計(jì)報(bào)表等分別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，組成保管單位（即組成案卷）。冊(cè)，組成保管單位（即組成案卷）。 特別提示：出納人員不得兼管會(huì)計(jì)特別提示：出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案檔案 。（三）檔案裝俱及規(guī)格（三）檔案裝俱及規(guī)格 會(huì)計(jì)檔案一律用盒裝，以盒為保管會(huì)計(jì)檔案一律用盒裝，以盒為保管單位，一盒為一卷。根據(jù)案卷的厚單位，一盒為一卷。根據(jù)案卷的厚度可分別裝入，厚度為度可分別裝入，厚度為20、30、40、50毫米的檔案盒毫米的檔案盒（各公司財(cái)（各公司財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一提供檔案盒

5、）務(wù)部門(mén)統(tǒng)一提供檔案盒）。 四、會(huì)計(jì)檔案的整理四、會(huì)計(jì)檔案的整理 (一一) 檔案整理的總體要求檔案整理的總體要求 1、各單位（含各項(xiàng)目部）每年形、各單位（含各項(xiàng)目部）每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部門(mén)指定成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)、并編制會(huì)計(jì)檔案卷、裝訂成冊(cè)、并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。保管清冊(cè)。 2、該項(xiàng)工作應(yīng)列入財(cái)務(wù)部門(mén)的、該項(xiàng)工作應(yīng)列入財(cái)務(wù)部門(mén)的職責(zé)范圍、有關(guān)人員的崗位責(zé)職責(zé)范圍、有關(guān)人員的崗位責(zé)任制和會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化的任制和會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容進(jìn)行考核。內(nèi)容進(jìn)行考核。 (二二)會(huì)計(jì)憑證的整理會(huì)計(jì)憑證的整理 1、會(huì)計(jì)憑證

6、的編號(hào)要求，一律按總公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行選擇使用。 機(jī)構(gòu)小、憑證少的單位，會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)根據(jù)具體情況進(jìn)行順序編號(hào)，也可將幾個(gè)月、半年或一年的會(huì)計(jì)憑證裝訂成一冊(cè)。填齊封面各項(xiàng)內(nèi)容并在單位名稱上加蓋公章。 2、要分別將收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證及所附原始單據(jù)粘貼在“會(huì)計(jì)憑證粘貼單”上，粘貼時(shí)張與張之間要均勻、整齊。加上“會(huì)計(jì)憑證”封面并填寫(xiě)封面各項(xiàng)內(nèi)容在單位名稱上加蓋公章。 3、會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)，要剔除憑證上的金屬物和空白頁(yè)。裝訂要求整齊、牢固、美觀，不掉頁(yè)、不壓字、不串頁(yè)、不倒置，便于翻閱。 4、銀行對(duì)賬單及銀行存款余額調(diào)節(jié)表應(yīng)附在月末月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂。 5、對(duì)于數(shù)量過(guò)多的原始

7、憑證，如收費(fèi)票據(jù)、材料收支小票、產(chǎn)品銷售料單等可單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明所屬記賬憑證日期、編號(hào)、保管期限，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號(hào)。 6、各種涉外經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、存出保證金收據(jù)等重要原始憑證，應(yīng)單獨(dú)組成保管單位永久永久保存，并在有關(guān)的記賬憑證和單獨(dú)裝訂的原始憑證上注明日期、編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限及其去向，由立卷人簽字蓋章。 7、鐵路征購(gòu)?fù)恋亍⒉疬w補(bǔ)償、轉(zhuǎn)證契約等原始憑證原始憑證，由施工或購(gòu)地單位單獨(dú)組卷，歸入地畝檔地畝檔案案，施工或購(gòu)地單位保存復(fù)印件，并注明原件存放地點(diǎn)，交接收單交接收單位位永久保存。購(gòu)地等憑證交接時(shí)要填寫(xiě)移交清冊(cè)和目錄，辦理正式移交手續(xù)，并將

8、移交清冊(cè)和目錄存入雙方檔案部門(mén)。 8、考勤表、計(jì)工表為編制工資單的依據(jù)，若考勤表、計(jì)工表在財(cái)務(wù)部門(mén)，則應(yīng)隨工資單一起保存；若在勞資部門(mén)，則不作為會(huì)計(jì)檔案保存，由勞資部門(mén)出示如夜班天數(shù)、加班多少等原始憑證，與工資單裝訂在一起。 9、工資支付單如形成數(shù)量少可與記賬憑證裝訂在一起；如形成數(shù)量較多應(yīng)與憑證分開(kāi)組卷，按月裝訂，裝訂后每?jī)?cè)要編張?zhí)?，并在封面上?biāo)明立卷部門(mén)、案卷內(nèi)容、年度、月份，經(jīng)手人和財(cái)務(wù)主管人員應(yīng)簽字蓋章。 10、各級(jí)資金結(jié)算中心的原始憑證，可不粘貼，直接裝訂。裝訂后2冊(cè)3冊(cè)放在一個(gè)盒內(nèi)，為一個(gè)保管單位，編一個(gè)流水卷號(hào)。為便于查找每?jī)?cè)憑證，封面檔號(hào)章中的“卷號(hào)”標(biāo)注“某卷之一”“某卷之二

9、”“某卷之三”等標(biāo)志，以示區(qū)別。 11、會(huì)計(jì)憑證案卷不編張次號(hào)、會(huì)計(jì)憑證案卷不編張次號(hào)提示：會(huì)計(jì)檔案中只有提示：會(huì)計(jì)檔案中只有“會(huì)計(jì)憑會(huì)計(jì)憑證證”類是不編張次。類是不編張次。 (三三)會(huì)計(jì)賬簿的整理會(huì)計(jì)賬簿的整理 1、會(huì)計(jì)賬簿按銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、總賬、明細(xì)賬、輔助賬分別整理立卷，組成保管單位。 2、訂本式賬簿以一本為一個(gè)保管單位，活頁(yè)式賬簿在整理時(shí)取掉空白頁(yè)按科目順序整理成冊(cè)，對(duì)賬目較多的科目，應(yīng)按科目分開(kāi)裝訂組卷。裝訂后賬簿要加裝封面、封底和扉頁(yè)，并填寫(xiě)清楚扉頁(yè)和封面的各項(xiàng)內(nèi)容在單位名稱上加蓋公章。 3、計(jì)算機(jī)生成的總賬、明細(xì)賬、輔助賬等都應(yīng)單獨(dú)組卷并加裝封面和扉頁(yè)。封面應(yīng)標(biāo)明：?jiǎn)?/p>

10、位全稱、賬簿名稱、會(huì)計(jì)年度、冊(cè)數(shù)等，扉頁(yè)應(yīng)列明科目索引表及賬簿使用登記表。賬簿賬簿使用登記使用登記表表使用者名稱使用者名稱 印印 鑒鑒賬賬簿編號(hào)簿編號(hào)開(kāi)戶銀行開(kāi)戶銀行賬賬 號(hào)號(hào)賬賬簿頁(yè)數(shù)簿頁(yè)數(shù)啟用日期啟用日期截止日期截止日期責(zé)任者蓋章責(zé)任者蓋章出納出納審核審核主管主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo) 交交 接接 記記 錄錄 姓名姓名交交 接接 日日 期期交接蓋章交接蓋章監(jiān)交人員監(jiān)交人員經(jīng)管經(jīng)管 年年 月月 日日 職務(wù)職務(wù) 姓名姓名交出交出 年年 月月 日日經(jīng)管經(jīng)管 年年 月月 日日交出交出 年年 月月 日日印花稅票印花稅票 4、賬簿內(nèi)賬頁(yè)排列順序是： 銀行賬、現(xiàn)金日記賬按自然形成日期；總賬、明細(xì)賬按會(huì)計(jì)科目。

11、 5、各種賬簿不得跨年度使 用，特殊規(guī)定除外。 6、每?jī)?cè)賬簿在非裝訂線一側(cè)上角編張次號(hào)，空白賬頁(yè)不編張次號(hào)。每?jī)?cè)賬簿單獨(dú)編一個(gè)流水號(hào)，編號(hào)可用號(hào)碼機(jī)打印，也可用碳素或藍(lán)黑筆編寫(xiě)。 1、財(cái)務(wù)報(bào)告按本單位、所屬單位和月、季、年度分別整理，有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)告說(shuō)明分析應(yīng)與報(bào)表一并組卷裝訂。( (四四) )財(cái)務(wù)報(bào)告財(cái)務(wù)報(bào)告( (決算決算) )的整理的整理 2、本單位月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告較薄的，可以分別合并組卷裝訂。下屬不同單位上報(bào)的財(cái)務(wù)報(bào)告，也可合并組卷裝訂成冊(cè)。 3、合并組卷的財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在案卷標(biāo)題中注明月、季及合并組卷的單位名稱(可用規(guī)范的簡(jiǎn)稱)。 4、凡歸檔的財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)及文字說(shuō)明，均應(yīng)存原始件，不得使用

12、園珠筆、純藍(lán)墨水及藍(lán)色雙面復(fù)寫(xiě)紙、壓感紙或復(fù)印件。 5、審計(jì)報(bào)告：是指會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)法人單位年度財(cái)務(wù)報(bào)告審計(jì)意見(jiàn)所產(chǎn)生的報(bào)告書(shū)，應(yīng)單獨(dú)組卷，歸報(bào)表類統(tǒng)計(jì)。 6、卷內(nèi)去掉金屬物，裝訂整齊結(jié)實(shí), 加裝報(bào)表封面并填寫(xiě)封面內(nèi)容。 7、各類會(huì)計(jì)報(bào)表，應(yīng)編張次號(hào)，其方法與賬簿相同。 (五) 會(huì)計(jì)檔案的分類與排列 1、分類：采用同一年度、同一分類：采用同一年度、同一會(huì)計(jì)單位按保管期限長(zhǎng)短統(tǒng)一會(huì)計(jì)單位按保管期限長(zhǎng)短統(tǒng)一編案卷流水號(hào)，即按年度編案卷流水號(hào)，即按年度會(huì)計(jì)單位會(huì)計(jì)單位保管期限保管期限類別類別排列排列（也就是一個(gè)年度的檔案依據(jù)也就是一個(gè)年度的檔案依據(jù)永久、永久、25年、年、15年年，不分保管，不分保管

13、期限統(tǒng)一排一個(gè)案卷流水號(hào)）。期限統(tǒng)一排一個(gè)案卷流水號(hào)）。 2、排列：先排永久、再排25年出納賬，然后排15年總賬、明細(xì)賬、憑證，最后排10年。(六) 會(huì)計(jì)檔案歸檔卷位戳對(duì)歸檔的會(huì)計(jì)檔案均要在案卷封面（右對(duì)歸檔的會(huì)計(jì)檔案均要在案卷封面（右下角）加蓋下角）加蓋“會(huì)計(jì)檔案歸檔卷位戳?xí)?jì)檔案歸檔卷位戳”。 會(huì)計(jì)檔案歸檔卷位戳式樣如下：會(huì)計(jì)檔案歸檔卷位戳式樣如下：收收1-222 6 4 “會(huì)計(jì)檔案歸檔卷位戳”填寫(xiě)方法： 1、“年度”為該卷形成的年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)： 2007 2011 2、“保管期限”為該卷內(nèi)容針對(duì)的保管期限。 永久、25年、15年、10年。 3、“類別”： 報(bào)告、報(bào)表、工資單、庫(kù)存

14、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細(xì)賬、輔助賬、憑證、保管清冊(cè)、移交清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等填寫(xiě)。卷盒脊背卷盒脊背“類別類別” 使用規(guī)范簡(jiǎn)稱：使用規(guī)范簡(jiǎn)稱： 年度財(cái)務(wù)報(bào)告年度財(cái)務(wù)報(bào)告年報(bào)年報(bào)季度財(cái)務(wù)報(bào)告季度財(cái)務(wù)報(bào)告季報(bào)季報(bào)工資支付單工資支付單工資單工資單庫(kù)存現(xiàn)金日記賬庫(kù)存現(xiàn)金日記賬現(xiàn)金賬現(xiàn)金賬銀行存款日記賬銀行存款日記賬銀行賬銀行賬會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)保管清冊(cè)保管清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)移交清冊(cè)移交清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)銷毀清冊(cè)銷毀清冊(cè)關(guān)于年度財(cái)務(wù)報(bào)告的審計(jì)報(bào)告關(guān)于年度財(cái)務(wù)報(bào)告的審計(jì)報(bào)告審計(jì)報(bào)告審計(jì)報(bào)告 4、“會(huì)計(jì)處理號(hào)會(huì)計(jì)處理號(hào)”為會(huì)計(jì)憑證號(hào)。為會(huì)計(jì)憑證號(hào)。

15、收收1-22 付付1-47 轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)1-10 5、“全宗號(hào)全宗號(hào)”為上級(jí)檔案部門(mén)為為上級(jí)檔案部門(mén)為本單位確定的檔案全宗號(hào)。本單位確定的檔案全宗號(hào)。 中鐵十六局集團(tuán)：中鐵十六局集團(tuán)：2 6 中鐵十六局四公司：中鐵十六局四公司：2 6 4 6、“卷號(hào)卷號(hào)”為案卷流水號(hào)。為案卷流水號(hào)。 一年編一個(gè)案卷流水號(hào)，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)，如：如：1，2，3，426。 找個(gè)時(shí)間拍一組脊背照片放于此 7、“卷位戳卷位戳”加蓋的位置是加蓋的位置是： 憑證、報(bào)表及檔案保管、移交、銷毀清冊(cè)蓋在案卷封面案卷封面右下側(cè)；賬簿蓋在扉頁(yè)扉頁(yè)的右下側(cè)。如案卷封面已印有歸檔卷位戳各項(xiàng)內(nèi)容，可不加蓋歸檔卷位戳，但各項(xiàng)內(nèi)容要填寫(xiě)清楚。

16、(七)會(huì)計(jì)檔案案卷號(hào)編制要求 編案卷卷號(hào)，應(yīng)按年度、編案卷卷號(hào)，應(yīng)按年度、一個(gè)會(huì)計(jì)單位、保管期一個(gè)會(huì)計(jì)單位、保管期限，一年編一個(gè)流水案限，一年編一個(gè)流水案卷號(hào)。卷號(hào)。(八)會(huì)計(jì)檔案盒脊背內(nèi)容的填寫(xiě) 各項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)與各項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)與卷位戳基本相同，卷位戳基本相同，卷脊上多了一項(xiàng)卷脊上多了一項(xiàng)“單位單位”欄。欄。 如：中鐵十六局集團(tuán)有限公 司財(cái)務(wù)部 單位簡(jiǎn)稱+立卷部門(mén) 十六集團(tuán)財(cái)務(wù)部十六集團(tuán)財(cái)務(wù)部 如：中鐵十六局集團(tuán)有限公司內(nèi)昆項(xiàng)目部 單位簡(jiǎn)稱+立卷機(jī)構(gòu) 十六集團(tuán)內(nèi)昆項(xiàng)目部十六集團(tuán)內(nèi)昆項(xiàng)目部 (九)編制案卷目錄、備考表 1、案卷目錄、案卷目錄年度：年度：20112011 第第 1 張張案卷號(hào)案卷號(hào)會(huì)計(jì)

17、處理號(hào)會(huì)計(jì)處理號(hào)案卷內(nèi)容案卷內(nèi)容張數(shù)張數(shù)保管保管期限期限存放存放位置位置備注備注 案卷的年度、目錄的張次順序號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)生成。然后按一個(gè)年度、一個(gè)會(huì)計(jì)單位裝訂在一起。 2、備考表、備考表 會(huì)計(jì)檔案每個(gè)案卷要填寫(xiě)備考表，放在各種核算材料的后面。 年度年度 檔案號(hào)：檔案號(hào)： （十）編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 財(cái)務(wù)部門(mén)在一個(gè)年度的會(huì)計(jì)檔案收集、整理工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)編制“會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，待一年保管期滿后，與會(huì)計(jì)檔案一并移交檔案部門(mén)永久保存。（十一）會(huì)計(jì)檔案“檔號(hào)”組成 檔號(hào)是由目錄號(hào)+案卷號(hào)組成1、“目錄號(hào)”：由會(huì)計(jì)單位簡(jiǎn)稱+形成年度代號(hào)組成。年度代號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，一年一號(hào)，逐年遞增編流水號(hào)。 如： 2

18、010年是四公司京滬項(xiàng)目部第3個(gè)會(huì)計(jì)年度，其“目錄號(hào)”為京滬+3組成，即：京滬32、案卷號(hào)：即為案卷排列的大流水號(hào)，如：1，2，33、檔號(hào)：京滬 6（實(shí)際案卷號(hào)）會(huì)計(jì)檔案檔號(hào)可由系統(tǒng)自動(dòng)生成（十二）盒脊背及盒面信息印制 按照股份會(huì)計(jì)檔案的管理要求，檔案盒脊背及盒面信息是用蠟紙轉(zhuǎn)印上去。目前據(jù)說(shuō)一款由國(guó)家檔案局科研所監(jiān)制的檔案盒專用打印機(jī)即將問(wèn)事，就能很好地解決盒面打印問(wèn)題。因此，以后各單位及項(xiàng)目部只需把實(shí)體檔案整理、歸檔，完成系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入即可，而盒面信息內(nèi)容待向檔案部門(mén)移交時(shí)一并打印。五、會(huì)計(jì)檔案辦理移交1、檔案移交時(shí)，由移交單位組卷、檔案移交時(shí)，由移交單位組卷人填寫(xiě)：人填寫(xiě)： 移交清冊(cè)及目錄檔案系統(tǒng)自動(dòng)生成移交清