電子文件與紙質(zhì)檔案

1、LOGO電子文件與紙質(zhì)檔案Colnpany number :0089WT-8898YT-W8CCB-BUUT-202108在信息化時(shí)代，我對(duì)于電子文件和紙質(zhì)檔案能夠并存的理解。紙質(zhì)檔案就是以紙張為信息記錄載體的檔案。1 .1信息與載體的依附性由于載體與信息的統(tǒng)一,構(gòu)成了紙質(zhì)檔案所特有的屬性原始記錄性。這 種原始記錄性不僅體現(xiàn)在檔案信息的原始真實(shí)性方面,也體現(xiàn)在其存儲(chǔ)介質(zhì) 的原始依附性上1 2檔案信息的原始憑證性從其形成過(guò)程來(lái)看,紙質(zhì)檔案是從當(dāng)時(shí)使用的文件直接轉(zhuǎn)化而來(lái)。它客觀地記錄了以往的歷史情況,具有令人信服的憑證功能。1 3信息存儲(chǔ)介質(zhì)的耐久性實(shí)踐證明,紙張、膠片最適宜檔案文獻(xiàn)的長(zhǎng)期保存,它

2、具有較強(qiáng)的耐久性,盡 管在一定條件下會(huì)發(fā)生水解和氧化反應(yīng),但只要我們注意排除其發(fā)生化學(xué)作 用的必要條件,就可以使紙質(zhì)檔案的壽命延長(zhǎng)到上百年甚至更長(zhǎng)時(shí)間。 它的弊端在于(1)投入人力多,特別是歸檔、立卷、裝盒等,工作量較大,工作效率低；(2) 同一時(shí)間、同一地點(diǎn)只允許一人使用,不能信息資源共享,具有信息的獨(dú)占 性；(3) 相同成果占用空間量大,給管理工作帶來(lái)不便,管理手段相對(duì)落后。2電子檔案的特點(diǎn)電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的,以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔 案。它是電子計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中應(yīng)用的產(chǎn)物,也是檔案現(xiàn)代化的顯著 標(biāo)志。電子檔案以其現(xiàn)代化手段,在檔案信息存儲(chǔ)、輸出、處理等方面,具有

3、 紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)越性,主要表現(xiàn)在如下幾方面。2 . 1檔案信息存儲(chǔ)豐富性電子檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán),尤其是光盤(pán),由于信息存 儲(chǔ)的高密度性,使檔案信息存儲(chǔ)量極為豐富,具有“海量存儲(chǔ)”之稱(chēng),大大高于紙 質(zhì)載體所存儲(chǔ)的信息,這樣既節(jié)省了大量保存紙質(zhì)檔案所占用的空間,又簡(jiǎn)化 了各種檔案管理環(huán)節(jié)。2.2檔案信息生動(dòng)形象性隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟,電子檔案與多媒體信息相結(jié)合,通過(guò)用視頻、音頻或用 數(shù)字代碼形式存儲(chǔ)事物信息的原來(lái)形態(tài),形象生動(dòng)地再現(xiàn)歷史活動(dòng)狀況,從而 改變了紙質(zhì)檔案記錄信息的單一性,使反映出的信息圖、文、聲、像并茂,對(duì)人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的概貌進(jìn)行全息化再現(xiàn)。2.3信息存儲(chǔ)與利用的

4、迅速準(zhǔn)確性電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能,它通過(guò)數(shù)字或代碼,對(duì)信息的數(shù)字編 碼進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞、編輯加工處理,由計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換成可視、可聽(tīng)的信息,從而 提高檔案信息開(kāi)發(fā)工作中檔案信息存貯、處理、輸岀的能力。2.4信息資源共享性電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了全方位的檔案信息,可以隨時(shí)更換檔案信息內(nèi)容,可以得 到最新的檔案信息,并且可以擺脫時(shí)間和空間的制約,在同一時(shí)間,不同地點(diǎn)共 同享有檔案信息,從而獲得第一手資料,大大提高信息的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。電 子檔案縮短了查檔時(shí)間,提高工作效率,大幅度地降低工作強(qiáng)度。相對(duì)紙質(zhì)檔案，電子檔案也有自身的弊端,主要表現(xiàn)在:(1)由于電子文件可 修改、可復(fù)制,而且修復(fù)后不留痕跡,

5、所以它的原始性和合法性難以確認(rèn)。(2) 電子檔案對(duì)環(huán)境的溫濕度、抗破壞、抗病毒、防磁性等條件要求很高,電 子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)如軟盤(pán)、光盤(pán)的物理壽命遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上紙張,造成是失真、保管困難。(3) 電子檔案易受到計(jì)算機(jī)病毒的感染,造成無(wú)法挽回的損失。(4) 電子檔案的依賴性和不識(shí)別性,造成電子檔案不能直觀閱讀。(5) 電子檔案的共享性,容易造成泄密,不安全。3并存時(shí)期檔案管理工作的發(fā)展策略既然紙質(zhì)檔案與電子檔案長(zhǎng)期并存是檔案管理發(fā)展過(guò)程中的必然現(xiàn)象,對(duì)于 檔案管理實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、提高工作效率具有重大意義,那么如何讓兩種不同 介質(zhì)的檔案在并存期發(fā)揮更大的作用呢我淺談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。3 . 1實(shí)行“雙套制”管理模式“雙套”制即電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔。即:在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期,應(yīng)根據(jù)各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng),分別操作、保管和利用,并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道,做好信息儲(chǔ)存在不同載體之間形式的轉(zhuǎn)換。例如在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案,及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常