物業(yè)程序文件：參觀交流接待工作程序

1、精品文檔物業(yè)程序文件：參觀交流接待工作程序物業(yè)程序文件：參觀交流接待工作程序提要： 三級接待, 由業(yè)務(wù)部門接待負(fù)責(zé)人向來賓介紹所轄小區(qū)（或大廈）的基 本情況，回答來賓提問。接待時(shí)須著公司工作服源自物管手冊物業(yè)程序文件：參觀交流接待工作程序1 、目的規(guī)范公司參觀交流接待工作，體現(xiàn)規(guī)范化的管理與良好 的企業(yè)形象。2 、范圍適用于公司本部、各管理處/部門參觀交流接待工作。3 、定義無4 、職責(zé)辦公室：指定、協(xié)調(diào)相關(guān)人員負(fù)責(zé)各類參觀、 交流活動(dòng)；各部門：負(fù)責(zé)本部門交流接待工作的具體落實(shí)；5 、方法及過程控制接待級別辦公室主任負(fù)責(zé)根據(jù)參觀、交流或外來人員實(shí)習(xí)的具體 情況確定接待級別。接待級別分為一級、二

2、級、三級，各部 門可根據(jù)參觀接待所確定的接待級別安排具體接待工作。一級接待公司本部一級接待，接待來賓包括：集團(tuán)交流人員、集團(tuán)審計(jì)人員、政府部門人員。辦公室負(fù)責(zé)提前知會(huì)公司職能部門全體人員做好準(zhǔn)備。辦公室負(fù)責(zé)提前準(zhǔn)備迎賓接待牌、禮品等相關(guān)物品資料。辦公室負(fù)責(zé)公司現(xiàn)場環(huán)境的檢查和整理。辦公室主任協(xié)同總經(jīng)理（助理）及相關(guān)人員在正門進(jìn)行 迎接和指引。業(yè)務(wù)部門一級接待，接待來賓包括：兄弟公司管理層交流人員。辦公室提前通知各崗位負(fù)責(zé)人做好現(xiàn)場環(huán)境清潔，秩序 維持（包括車輛停放），并根據(jù)情況確定設(shè)立臨時(shí)崗位做好 安全防范措施。辦公室提前準(zhǔn)備迎賓接待牌、茶食、禮品等相關(guān)物品資 料。接待現(xiàn)場最高負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員

3、在正門進(jìn)行迎接和指引。部門各崗位負(fù)責(zé)人在接待現(xiàn)場予以待命，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理 各項(xiàng)臨時(shí)事務(wù)。接待完畢后，由現(xiàn)場最高負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員歡送離開。二級接待，接待來賓包括：兄弟公司業(yè)務(wù)部門交流人員。二級接待，由部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人介紹管理服務(wù)區(qū)域的基 本情況，回答來賓提問，應(yīng)來賓需求安排座談交流。接待時(shí) 須著公司工作服，做到熱情、大方，宣傳公司管理方法和理 念等。三級接待，接待來賓包括：同行業(yè)、非同行業(yè)參觀、交 流人員；三級接待，由業(yè)務(wù)部門接待負(fù)責(zé)人向來賓介紹所轄小區(qū) （或大廈）的基本情況，回答來賓提問。接待時(shí)須著公司工 作服，做到熱情、大方，宣傳公司管理方法和理念等。接待流程各部門、項(xiàng)目如接到其它機(jī)構(gòu)、人員的

4、參觀、工作交流 要求時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)至公司辦公室具體聯(lián)系。各類參觀，交流需求須至少提前三個(gè)工作日與辦公室主 任聯(lián)系，辦公室在接到接待需求后，在三個(gè)工作日內(nèi)根據(jù)實(shí) 際情況確定是否予以接待并反饋需求部門、項(xiàng)目。各業(yè)務(wù)部門、項(xiàng)目接待責(zé)任人在收到接待信息后，須通 知部門經(jīng)理，作好相應(yīng)的接待準(zhǔn)備。外來參觀接待流程參觀安排部門包括本部各個(gè)部門以及公司下屬各個(gè)項(xiàng) 目管理處。公司本部安排的參觀一般應(yīng)予以安排，其他同行 業(yè)房地產(chǎn)公司和物業(yè)公司提由參觀要求時(shí)，應(yīng)根據(jù)其對公司 是否有影響和未來是否有聯(lián)系等情況酌情考慮是否接待。辦公室接到來電、來函、上門要求參觀時(shí)，應(yīng)了解參觀 小區(qū)名稱、人數(shù)、參觀時(shí)間、路線、聯(lián)系人及聯(lián)系

5、方式等， 根據(jù)來訪人員的職位、重要性確定參觀級別，確定是否予以 安排參觀。辦公室應(yīng)將參觀人員情況在參觀接待登記表中予以 登記，并及時(shí)以郵件或電話方式與參觀小區(qū)接待負(fù)責(zé)人聯(lián) 系，通知各參觀小區(qū)作好參觀接待準(zhǔn)備。管理處應(yīng)制定參觀路線和參觀介紹詞，并報(bào)辦公室備 案。管理處應(yīng)對參觀接待負(fù)責(zé)人或臨時(shí)負(fù)責(zé)人進(jìn)行培訓(xùn)，熟 悉小區(qū)的基本情況和物業(yè)管理基本知識(shí)。參觀接待管理處接待負(fù)責(zé)人在接到辦公室參觀通知時(shí)， 應(yīng)填寫參觀接待登記表。如遇其他公司臨時(shí)要求參觀時(shí)， 應(yīng)及時(shí)與辦公室行政組人員聯(lián)系，辦公室與安排部門予以核 實(shí)后，再進(jìn)行安排。工作交流接待流程工作交流安排部門包括公司本部各部門和下屬各管理 處。公司本部安排

6、的交流一般應(yīng)予以安排，其他同行業(yè)房地 產(chǎn)公司和物業(yè)公司提由工作交流要求時(shí)，原則上不安排，但 可根據(jù)其對公司是否有影響和未來是否有聯(lián)系等情況酌情 考慮是否接待。辦公室人員接到來電、 來函、上門要求進(jìn)行工作交流時(shí)， 應(yīng)了解工作交流內(nèi)容、交流部門名稱、人數(shù)、時(shí)間、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等，確定是否予以安排交流。填寫工作交流安排表，發(fā)郵件至接待管理處，通知 其作好接待準(zhǔn)備，同時(shí)抄送要求工作交流部門或下屬項(xiàng)目管 理處。管理處接待負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作交流內(nèi)容，確定各崗位引 導(dǎo)人。正式交流開始前，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)先向交流人員介紹小 區(qū)總體管理情況，接待負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督和控制交流過程，各 崗位引導(dǎo)人對交流人員進(jìn)行具體內(nèi)容的培訓(xùn)與交流。公司接待人員在接待工作中應(yīng)注意依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定， 做好保密工作。各部門接待人員負(fù)責(zé)保留工作交流、參觀接待人員相關(guān) 信息，并物業(yè)程序文件：參觀交流接待工作程序提要：三級 接待，由業(yè)務(wù)部門接待負(fù)責(zé)人向來賓介紹所轄小區(qū)（或大廈） 的基本情況，回