物業(yè)公司檔案管理規(guī)定

1、范文范例學習指導公司檔案管理規(guī)定為加強公司的檔案管理，保證檔案收集、整理、存放、保護和利用各 環(huán)節(jié)規(guī)范、有序，根據(jù)國家檔案管理相關規(guī)定，結合公司實際情況，特制 訂本規(guī)定。一.檔案工作管理機構檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理、分級查詢的原則。公司行政人事 部作為檔案工作主管部門，統(tǒng)一領導各部門檔案工作，制訂檔案管理規(guī)章 制度和工作標準，并負責對各部門檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查。各部 門應設置專（兼）職檔案管理人員，負責本部門的檔案管理工作。公司檔案主管部門：行政人事部公司檔案監(jiān)管人員：行政主任/總經辦秘書公司檔案管理人員：行政人事部行政助理各部門檔案管理人員：各部門文員、行政人事助理、結算員二.

2、檔案工作管理職責檔案工作是管理的基礎性工作，各部門要高度重視，確保檔案工作所 必需的條件，全體員工都有維護檔案完整和安全的義務。（一）公司檔案監(jiān)管人員職責1 .貫徹執(zhí)行國家物業(yè)管理相關的檔案法規(guī)，制定公司檔案工作管理制度和 工作標準并貫徹執(zhí)行。2 .負責對公司各部門的檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，一年組織2次對各部門及公司檔案檢查。3 .定期接收各部門上交的電子檔案及目錄等，并進行整理、分類、保管、 統(tǒng)計等工作。4 .組織各部門專（兼）職檔案管理人員進行業(yè)務學習和培訓。5 .執(zhí)行保密制度，確保檔案的安全。（二）公司檔案管理人員職責：1 .嚴格執(zhí)行檔案管理有關規(guī)定，.定期接收各部門上交的檔案、目

3、錄等， 并進行整理、分類、保管、統(tǒng)計等工作。2 .做好各類檔案的接收、整理、建帳、建卡、保管、統(tǒng)計等工作。檢查、3 .驗收歸檔文件材料是否完整、準確、系統(tǒng)，是否符合相關檔案工作規(guī)范。4 .編制各類檔案的檢索工具和參考資料，積極開展咨詢服務和提供利用工 作，做好檔案的查閱、借閱和催還工作。5 .做好檔案庫房的管理6 .嚴格執(zhí)行保密制度，對密級檔案內容不傳密、不泄密、不失密，確保檔 案的安全。7 .有權督促有關部門和人員按歸檔要求及時移交文件材料；有權拒絕接收 不符合要求的文件材料；有權拒絕不符合查、借閱規(guī)定的人員查、借閱檔 案；有權拒絕無關人員進入檔案庫房。8 .公司檔案管理人員變動時，須辦好檔

4、案的清點、移交手續(xù)后，方可辦理 離崗手續(xù)。（三）各部門檔案管理人員職責1 .嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，切實做好部門文件材料的收集、積累、整理、 保管、保護、統(tǒng)計等基礎工作，檢查、驗收歸檔文件材料是否完整、準確、 系統(tǒng)，是否符合相關檔案工作規(guī)范。2 .認真履行所屬部門檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查職責，定期向行政人 事部上交部門檔案（含電子檔案）、目錄等。3 .編制各類檔案的檢索工具，做好檔案的查閱、借閱和催還工作。4 .做好本部門檔案柜的管理。5 .嚴格執(zhí)行保密制度，對密級檔案內容不傳密、不泄密、不失密，確保 檔案的安全。6 .分年度對舊檔進行歸類存放，每年舊檔成宗一次。7 .各部門檔案管理人員變動時

5、，須辦好檔案的清點、移交手續(xù)后，方可 辦理離崗手續(xù)。3 .檔案工作管理權限（一）有權督促有關部門和人員按歸檔要求及時移交文件材料。（二）有權拒絕接收不符合要求的文件材料。（三）有權拒絕不符合查、借閱規(guī)定的人員查、借閱檔案。（四）拒絕無關人員進入檔案庫房（開檔案柜）。（五）有對本部門檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。4 .檔案的種類本規(guī)定所指檔案是指公司在各項職能活動中形成的具有保存和利用價 值的各種形式的原始記錄。具體包括按記載反映的內容，分為文書、會計、 物業(yè)檔案等；按載體形式，可分為紙質、音像、機讀（電子）及其它實物 檔案等，主要載體有紙、膠片、磁帶、u盤、硬盤、錄音帶、錄像帶、光盤 等。（一）

6、文書檔案主要包括行政、人事、業(yè)務管理檔案等。（二）會計檔案主要包括憑證、賬薄、報表等會計核算檔案。（三）物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的作為原始記錄保 存起來以備查考的文字、圖像、為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。如：物業(yè)權屬資料、技術資料、 驗收文件、業(yè)主 使用人的權屬檔案資料、個人資料、物業(yè)運行記錄資料、 物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務記錄、物業(yè)行政管理制度以及相關合同資料等。5 .文件材料的收集和積累（一）凡是企業(yè)在各項職能活動中形成的具有保存價值的文件材料均應收集保存。（二）各種文件材料的收集和積累，根據(jù)工作性質，由各相關部門和相關人員負責。

7、（三）檔案管理人員要保持實時收集具有保存價值文件材料的意識，如發(fā) 現(xiàn)該存而未存的文件材料，應及時向有關人員索取。（四）在收集內部形成的文件材料及具保存價值的外來文件資料時，如有電子版，可根據(jù)實際需要，確定是否收集。（五）文件材料的收集要完整、準確、及時，有附件的應同時收集附件。（六）物業(yè)檔案的收集（按物業(yè)管理參與者分類）1 .在物業(yè)接管移交時應與開發(fā)商及設計單位、施工單位積極合作，力爭全 面、準確地收集到工程設計產權及工程技術資料的原始資料。2 .在業(yè)主入伙時，進行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料。3 .在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴與回防記錄等以及其他相關資料，并將檔案

8、的收集形成制度化。4 .通過政府主管部門獲取的相關信息。（七）物業(yè)檔案的收集（按物業(yè)資料來源按時間順序分類）1 .設計規(guī)劃階段信息：土地購買合同、土地使用證等權屬證書、規(guī)劃許可 證、建筑許可證、預售許可證等各類項目批準證書、建筑圖、施工圖、施 工組織設計等圖紙文件。2 .竣工及驗收階段信息：竣工圖、竣工工程項目一覽表、設備技術清單（設 備名稱 規(guī)格、數(shù)量、場地、性能、單價、隨機工具備件等性能、單價、隨機工具備件等）、設施技術手冊、使用說明及質保證明、設備安裝調試記 錄（各種設備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄、暖氣，衛(wèi)生、空調、電訊、電氣、通風、供水、供氣、消煙滅火、防暴報警、電視監(jiān)控等系統(tǒng) ）、土建

9、施 工記錄（地基處理記錄、結構安裝校正記錄，預應力構件施工記錄等）、 建（構）筑物監(jiān)測記錄（建筑物的沉降、變形、防震，鋼結構焊縫探傷檢查 記錄）、隱蔽工程的驗收記錄、工傷事故發(fā)生及處理記錄（如有）、項目圖 紙會審記錄、設計變更通知、技術核定單、重要技術決定和文件、驗收總 結報告等記錄文件。3 .委托管理階段信息：委托管理招標文件、物業(yè)管理投標文件 （物業(yè)管理 單位的資質證明、管理 計劃和預算等）、物業(yè)委托管理合同（協(xié)議書）等。4 .招商階段信息：招標物業(yè)的平面圖紙、招租許可證及委托書、租金及管 理費測算、租賃合同、廣告策劃資料等。5 .用戶入戶信息：用戶入住通知書、入戶須知、管理公約（公共契約

10、）、用戶資料（包括業(yè)主、 租戶）、業(yè)主委員會章程、用戶手冊、用戶進戶驗 收表、用戶進戶交費單等。6 .日常管理信息：業(yè)主、租戶變動和更換情況、各部門工作操作規(guī)范，管 理制度、各部門工作記錄、維修記錄（大、中、小修）、維修承包合同和 預決算、保安、清潔、綠化等項目的承包合同等、用戶來往信件、投訴和 處理資料、年度工作計劃及總結、人事檔案、保險資料、法律法規(guī)和政府 有關文件、財務報表、工資報表、管理表和租金收繳憑證等資料。六.文件材料的歸檔本規(guī)定所指歸檔是指辦理完畢且具有保存價值的文件材料經系統(tǒng)整理 交各部門檔案人員建立專門檔案柜保存的過程。（一）歸檔范圍公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程

11、中形成的具有保存價 值的文件材料均應列入歸檔范圍。詳見物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍 及保管期限表。（二）歸檔時間1 .管理類及業(yè)務類文件材料一般應在辦理完畢后由業(yè)務部門檔案管理員及 時歸檔。2 .會計文件材料由財務部在會計年度終了后整理歸檔。3 .合同類文件應在合同審批簽訂后及時歸檔。4 .外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安 裝調試后收集歸檔。5 .公司員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。6 .錄像帶、錄音帶、照片（含底片）、膠片等實物形式的文件材料應在 工作結束后及時歸檔。7 .變更、修改、補充的文件材料應隨時歸檔。8 .公司內部機構變動和員

12、工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料 應隨時歸檔。9 .公司產權變動過程中形成的文件材料應隨時歸檔。10 .其他臨時活動中形成的文件材料應隨時歸檔。（三）歸檔要求1 .歸檔的文件材料應齊全、完整、準確、系統(tǒng)。2 .歸檔的文件材料編制內容、格式等應規(guī)范化，字跡清楚。3 .歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求。4 .歸檔的文件材料應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料5 .非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。6 .外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯 文的要譯出標題后歸檔。7 .歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁高的和有專門需要的 可適當增

13、加份數(shù)。8 .兩個以上部門合作完成的項目，主辦部門保存全套文件材料，協(xié)辦部門 保存與承擔任務相關的復印文件。9 .任何部門或個人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。如不按要求歸檔的，追究有 關當事人或部門的責任。七.檔案的整理（一）檔案的整理分為兩步進行：1 .檔案歸檔以前，文件材料形成后，應由文件材料形成部門或相關人員進 行初步整理。2 .檔案歸檔以后，由各部門檔案管理人員進行最終整理。（二）檔案整理的基本內容：區(qū)分全宗；全宗內的檔案分類、立卷、案卷 排列、案卷目錄的編制。（三）檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；必須便于保 管和利用；必須在原有的基礎上進行整理、加工。（四）檔案的整理應遵循

14、文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū) 分不同價值、便于保管和利用的原則。（五）檔案的整理應根據(jù)機構（問題）進行分類、劃分保管期限。劃分保 管期限方法詳見物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表。八.檔案的移交和接收（一）移交、接收要求1 .行政人事部每年一月負責接收公司各部門上年度所有檔案目錄（電子版） 最新版本、相關重要檔案（含目錄），每個月月初負責接收公司各部門上 月電子檔案（含目錄）等。2 .各部門檔案管理員負責接收本部門形成的各類檔案（包括電子檔案）。（二）移交、接收檢驗1 .各部門在進行檔案移交、接收之前，檔案接收方應認真對擬移交檔案按 歸檔要求進行檢驗，檢驗合格后方可接收。2

15、 .移交的檔案必須有書面檔案總目錄和分目錄，移交時連同檔案數(shù)據(jù)庫一 并移交。3 .對檢驗不合格的檔案，應退回移交部門重新整理，合格后方可接收。（三）移交、接收手續(xù)移交檔案應編制移交清冊，交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽 字手續(xù)，移交清冊一式二份，由交接雙方各留一份以備查考。九.檔案的利用（一）公司員工因工作需要，需從本部門查閱或借閱檔案時，查閱或借閱 本人職能范圍內的一般性檔案，在檔案管理員處辦理查閱或借閱登記即可。（二）公司員工查閱或借閱本人職能范圍外的一般性檔案，須經查閱或借 閱人所在部門負責人批準。（三）公司員工查閱或借閱本部門重要或涉密檔案，除須查閱或借閱人所 在部門負責人批準外，

16、還須經公司總辦領導批準。（四）公司員工查閱或借閱其他部門檔案資料，須經本部門負責人及檔案 所在部門負責人批準。（五）非公司人員因工作需要查閱、借檔案，須經總辦領導批準。（六）檔案查閱或借閱人查閱或借閱檔案時，須如實填寫相關管理表格。（七）檔案借出前須復印留存，以備再次提供查閱。（八）檔案借閱人對借出的檔案必須妥善保管，必須對檔案的安全、保密 和完整負責，不得隨意亂放和毀損、涂改檔案的內容，更不得隨意轉借他 人，未經相關領導批準不得擅自復制。（九）檔案借閱人在辦理完有關事項后應及時歸還或在指定的期限內歸還 所借檔案。在無特殊原因下逾期不歸還并經催還仍不歸還者將被嚴肅處理。（十）各部門檔案管理員對

17、所借檔案應定期跟蹤，并做好登記。借出后歸 還的檔案，檔案管理員須逐件逐頁檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時報告有關領 導和有關部門，以便調查處理。（十一）檔案在利用或公布時，不得損害國家、社會和其他組織的利益， 不得侵犯他人的合法權益。十.檔案的鑒定和銷毀（一）各部門應定期對所保管的檔案進行鑒定，對確無保存價值或保管期 滿的檔案，可報行政人事部及總辦領導審核后確定銷毀。（二）檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在檔案管理部 門負責人的主持下，組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工 作。（三）經過鑒定，需要銷毀的檔案，經公司總經理批準，并經行政人事部 確認后，方可銷毀。經過鑒定仍需保存的

18、，應重新劃分保管期限。（四）銷毀檔案時，必須由 2人以上在指定地點監(jiān)銷。檔案銷毀必須編制 檔案銷毀清冊，銷毀人和監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名。（五）檔案銷毀清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。十一.檔案的統(tǒng)計（一）為了準確了解檔案保存情況，各部門檔案管理員要認真做好檔案統(tǒng)計工作。（二）檔案統(tǒng)計包括：基本情況年報、各類檔案情況統(tǒng)計、檔案目錄統(tǒng)計 表、歷年檔案利用情況、檔案柜和設備情況等。（三）各部門檔案管理員應在每年 1月份把本部門的檔案統(tǒng)計報表上報行 政人事部。十二.檔案庫房（檔案柜）的管理（一）存放檔案必須使用專用檔案柜，檔案柜標識應醒目、美觀，便于查 找。（二）檔案排列應按照年度、

19、類別和案卷（檔案盒）的次序，從近到遠、 從左到右、從上到下排列。（三）檔案庫房（如有）應保持清潔、衛(wèi)生、整齊，嚴禁存放與檔案無關 的物品。（四）檔案庫房（如有）應配備安全保護措施，切實做好防火、防盜、防 潮、防熱、防磁、防塵、防光、防蟲、防鼠、防污的“十防”科學保護工 作，盡力延長檔案壽命，維護檔案的完整與安全。（五）平時加強安全檢查，檔案庫房（如有）內嚴禁吸煙、點火，嚴禁堆 放易燃物品，提高警惕，對危及檔案安全的因素應及時采取得力措施予以 排除。（六）檔案庫房（如有）與辦公室分開，安裝鐵門、鐵窗，門隨開隨鎖， 燈隨開隨關，非檔案工作人員未經允許不得進入檔案庫房。（七）檔案庫房（如有）應配備空

20、調、溫度計、干濕度計等設施，保持室溫14-24 C、相對濕度45-60%勺恒溫恒濕環(huán)境，并堅持做好溫度和濕度記 錄。（八）檔案庫房（如有）應安裝窗簾，窗戶盡可能密封，門下端與地面盡 可能避免縫隙或安裝橡皮墊，以達到防塵、防光、防蟲、防鼠、防污的目 的。（九）檔案管理人員每年或每半年應對保存檔案進行一次全面檢查，對破 損、褪變檔案，應及時進行搶救、修復，發(fā)現(xiàn)短缺檔案應認真追查，及時 報告。（十）每年定期對消防器材進行一次全面檢查，如發(fā)現(xiàn)消防器材不能使用 或藥液過期等問題，應及時處理。word整理版十三.檔案保密制度（一）全體員工要增強保密觀念，嚴格遵守國家有關保密法規(guī)和檔案管理 有關規(guī)定。（二）

21、檔案管理人員工作中不傳密、不泄密、不探聽秘密。（三）檔案管理人員在收到重要文件材料后應立即收存整理，不得隨意擺 放。（四）涉密檔案，必須妥善保管。絕密文件應存放在密碼文件柜中，原則 上不得復制，不得抄錄。（五）涉密檔案，若需查閱或借閱，應嚴格履行審批手續(xù)。原則上不借出 檔案室，如確有必要借出，借閱人必須對檔案的保密和安全負責。（六）機密檔案和絕密檔案，嚴禁在網絡上提供查閱。十四.本規(guī)定由公司行政人事部負責解釋。十五.本規(guī)定自下發(fā)之日起施行。附件：1 .檔案查閱登記表2 .檔案借閱登記表3 .檔案銷毀清冊4 .物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表5 .廣州和順物業(yè)管理公司公司文書規(guī)范附件1檔

22、案查閱登記表查閱日期查閱內容文號份數(shù)查閱人查閱部門聯(lián)系方式查閱用途提供人批準人備注附件2檔案借閱登記表借閱日期借閱內容文號份數(shù)借閱人借閱部門聯(lián)系方式借閱用途預還日期提供人批準人回收人回收日期備注附件3檔案銷毀清冊序號案卷或文件題名年度目”卷（盒）寫 或文號卷（盒）內文 件頁（件）數(shù)原期限銷毀原因銷毀日期銷毀人監(jiān)銷人備注附件4物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表（參考）歸檔文件材料目錄保管期限一、黨群管理工作形成的文件材料（一）黨務綜合性工作或黨組織其它有關會議文件材料長期（二）黨組織建設、黨員管理、紀檢監(jiān)察工作文件材料長期（三）思想政治工作、精神文明建設文件材料長期（四）職工代表大會、工會

23、工作、共青團工作、女工工作文件材料長期（五）參加有關協(xié)會和群眾團體活動文件材料短期（六）其它應歸檔的黨群工作文件材料二、行政管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)籌備期可行性研究、申請、批準文件材料，企業(yè)章程、證照永久（二）企業(yè)物業(yè)管理資質等級認證文件永久（三）企業(yè)領導（包括董事會、股東會、監(jiān)事會和經理層）和內部機構構成、變更文件材料永久（四）董事會、股東會、監(jiān)事會產生的文件材料永久（五）企業(yè)發(fā)生分立、合并、破產、歇業(yè)等變更事宜的文件永久（六）各項企業(yè)內部管理制度、規(guī)定長期（七）綜合性行政事務，文秘、機要、保密工作文件材料短期歸檔文件材料目錄保管期限（八）會務，作文件材料重要日勺一般的長期短期（九）

24、法律事務、公證工作文件材料*長期（十）審計，作文件材料長期（H一）人力資源管理文件材料*1、崗位職責長期2、員工錄用、招聘文件材料長期3、勞動合同管理長期4、勞動工資和社會保險文件材料長期5、員工教育、培訓工作文件材料短期6、員工的考核工作文件材料長期7、職務任免，職稱評聘文件材料長期8、工服、工裝管理文件材料短期9、其它應歸檔的人力資源管理文件（十二）行政后勤工作文件材料（食堂、車輛管理等）短期（十三）其它應歸檔的行政管理性文件材料三、經營管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)改革，經營戰(zhàn)略決策文件材料永久（二）計劃與統(tǒng)計工作文件材料，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、各項發(fā)展計劃文件材料，責任制管理文件材 料長期（

25、三）統(tǒng)計報表：年度、季度、月份永久短期（四）企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析永久（五）資產管理文件材料：房地產管理，資本運作，對外投資，股權管理，多種經營管理，產 權變動、清產核資文件材料永久（六）屬企業(yè)所有的知識產權和商業(yè)秘密及其管理文件材料永久（七）企業(yè)信用管理，形象宣傳，達標創(chuàng)優(yōu)文件材料長期（八）合同管理文件材料：物業(yè)管理委托、物業(yè)租賃及其它商務合同正本及與合同有關的補充材料，有關的資信調查，工作協(xié)議文件材料：重要一般長期短期（九）財務管理文件材料：資金管理，成本價格管理，會計管理文件材料長期（十）物資管理文件材料：物資采購、保存和供應文件材料短期歸檔文件材料目錄保管期限U一）宮銅管埋又懺歷料：宮銅組

26、織曾埋、網轡建校、巾場調食與分析又懺憶科，各尸信息 管理，多種經營管理文件材料長期（十二）服務質量管埋文件材料長期（十二）具匕回歸檔日勺經營營埋又件資料四、物業(yè)管埋，作材料（一）各物業(yè)項目招投標文件材料長期（二）各物業(yè)壩自驗收有天又件材料短期（三）各物業(yè)項目房屋及設備設施管理有關文件材料短期（四）各物業(yè)項目公共秩序維護管理有關文件材料短期（五）各物業(yè)項目環(huán)境衛(wèi)生管理有關文件材料短期（六）各物業(yè)項目綠化管理有關文件材料短期（七）各物業(yè)項目社區(qū)文化管理有關文件材料短期（八）其它應歸檔的物業(yè)項目管理工作形成的文件材料五、基本建設工作形成的文件材料（企業(yè)有該項工作時設立）（一）可行性研究、立項、勘探、

27、測繪、招投標、征遷工作以及建設單位項目管理工作文件材 料永久（二）基建項目的設計文件材料永久（三）基建項目的施工文件材料永久（四）基建項目的監(jiān)理文件材料永久（五）基建項目的竣工和驗收文件材料永久（六）基建項目的使用、維修、改建、擴建文件材料永久（七）其它應歸檔的基本建設工作形成的文件材料六、設備儀器管理形成的文件材料（一）購置設備、儀器的立項審批，購置合同長期（二）設備、儀器的開箱驗收或接收文件材料長期（三）設備、儀器的安裝調試文件材料長期（四）設備、儀器的使用、維護和改造、報廢文件材料長期（五）其它應歸檔的設備儀器管理形成的文件材料七、會計檔案（一）會計憑證（原始、記賬、匯總）15年（二）會

28、計賬簿1、總賬（包括日記賬）15年2、明細賬15年3、現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年4、其它日記賬15年5、固定資產卡片固定資產報廢清理歸檔文件材料目錄保管期限后保管5年6、輔助賬簿15年（二）舊務報告美1、月、季度財務報告（包拈文字分析）3年2、年度財務報告（決舁）（包拈又子分析）永久（四）具它類1、會計移交清冊15年2、會計檔案保管清冊永久3、會計檔案銷毀清冊永久4、銀彳丁余額調節(jié)表5年5、銀行對賬單5年（五）其它應歸檔的會計文件材料八、職工個人檔案九、特殊載體檔案（一）聲像類（二）實物類十、物業(yè)項目形成的文件材料（一）基礎管理文件材料1、大廈規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結構、設備的竣工

29、圖、綠化平面圖、附屬配套設施、地下管網工程竣工圖等文件材料永久2、竣工驗收合格報告、準許交付使用證等文件材料永久3、物業(yè)質量保證文件和使用說明文件等材料永久4、供水、供電、供氣、供熱、有線電視等專業(yè)服務協(xié)議，消防設施合格證，電梯準用證、年 檢資料等材料長期5、接管驗收手續(xù)等文件材料永久6、各種機電設備出廠合格證，使用說明書，安裝、調試報告，保修卡、保修協(xié)議等文件材料永久7、業(yè)主購房合同文本永久8、維修基金交納明細永久9、維修基金管理、使用、續(xù)籌等文件材料永久10、前期物業(yè)管理服務合同、物業(yè)管理服務合同及其它協(xié)議等文件材料短期11、房屋使用手冊等文件材料永久12、裝飾裝修管理規(guī)定及巡查、制止違規(guī)行為、向行政主管部門報告記錄短期13、業(yè)主告知物業(yè)管理企業(yè)函（裝飾裝修）短期14、物業(yè)管理企業(yè)告知房屋所有人、使用人和裝飾裝修企業(yè)函等文件材料短期15、與業(yè)主會往來文件材料長期16、申報達標、市優(yōu)、國家示范項目的爭創(chuàng)規(guī)劃、實施方案等文件材料短期歸檔文件材料目錄保管期限17、各項管埋制度、規(guī)定，各肉位，作標準，各級各類人員日勺肉位職責及考核辦法等文件材料短期18、業(yè)主公約短期19、業(yè)主檔案長期20、房屋及其配套設施權屬材料長期21、投訴記錄及處理、回訪等文件材料短期22、業(yè)主滿意度調查及分析、整改措施等文件材料短期23、特約服務等文件材料短期24、項目管理的年度計