資料檔案管理辦法

1、資料檔案管理辦法為了加強檔案資料工作的科學管理，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，不斷提高檔案科學管理水平，更好地為本單位各項工作服務，根據(jù)國家和省市檔案局文書檔案工作的要求，結合本單位工作實際，制定本管理辦法。一、資料檔案管理歸檔范圍凡是反映本公司經(jīng)營管理活動和歷史面貌的具有查考利用價值的公文、簿冊、圖表、書信、會議材料、照片、底片、錄音帶、錄像帶等均屬歸檔范圍。二、歸檔文件的整理原則及質(zhì)量要求1 、歸檔文件的整理應遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2 、歸檔文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水

2、等書寫材料。3 、 己破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。4、歸檔的文件材料應完整、系統(tǒng)、準確，必須是原件。5 、保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進行科學分類、立卷和編目編號。6 、案卷題名應確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。7 、文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。8 、歸檔時間8.1 各歸檔單位每年六月三十日和十二月底前向綜合部移交半年的文書資料檔案，聲像檔案可根據(jù)實際情況提前歸檔。8.2 財會檔案在本單位保存一年后，于第二年六月三十日以前歸 檔。8.3 基建項目檔案應在項目完成驗收后三個月之內(nèi)歸檔。8.4 如果有些案卷需要繼續(xù)留在部門使用，應先辦理檔案交接手續(xù)，再辦借閱

3、手續(xù)，使用完畢，及時歸還。9 、各類文件材料一般歸檔一式一份，重要的和利用頻繁的文件 材料可歸檔一式兩份。三、歸檔文件的整理方法重視平時積累，建立機關的搜集、整理制度，加強指導監(jiān)督，確 保文件材料齊全完整。1 、嚴格登記: 來往行文、會議材料、內(nèi)部文件以及外出辦事、參加會議、檢查工作等帶回的文件均應逐件登記保存。2 、及時收集: 對辦理完畢，屬于歸檔范圍的文件材料應辦完一件收集一件或定期清理。各部門完成任務后按工作任務跟蹤單上的內(nèi)容，必須向檔案工作人員交納相應的全部文件資料。3 、嚴格檢查: 同一事由的文件是否齊全，各內(nèi)部機構文件種類、是否齊全，正本、底稿、附件是否齊全，應逐一進行檢查。并逐件

4、檢查是否處理完畢為生效文件，文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求等。4、隨辦隨歸：“辦”是指辦理完畢，“歸”是指文件經(jīng)若干整理環(huán)節(jié)后歸入檔案盒內(nèi)。5 、妥善處理: 對辦理完畢后已整理的和未辦理完畢不需整理的文件資料等，進行分門別類，登記在冊，做到有目可查，運轉(zhuǎn)有序，保管安全。6 、建立制度：保障文件材料齊全完整、安全保管等有關制度，把文件材料的歸檔工作納入各部門及全體管理人員的職責范圍。7 、加強指導監(jiān)督：檔案工作人員對各級領導要經(jīng)常主動宣傳，對各部門文書處理人員、辦公室秘書等人員要注意經(jīng)常進行指導、監(jiān)督，以確保每個工作環(huán)節(jié)做到對文件材料認真負責。四、立卷程序（一）立卷的原則1 、遵循文件材料

5、的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機聯(lián)系，區(qū)別 不同價值，便于保管和利用。2 、 卷內(nèi)文件材料必須準確反映我公司經(jīng)營管理活動的真實內(nèi)容， 手續(xù)完備，制作有利于長期保存。（二）立卷的組合一般應以問題為主，兼顧其他特征，使之聯(lián)系密切。形式按下述內(nèi)容和順序進行：1 、會議文件，按會議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可以多會一卷，一會一卷，一會數(shù)卷。2 、統(tǒng)計、報表、名冊等文件，按照格式名稱組卷。3 、公司管理和業(yè)務活動形成的文件、調(diào)研材料等，一般按單一問題組合。4、工作計劃、工作總結等文件，一般可按責任者（部門）或文件名稱組合。5 、簡報、刊物等，按期號組合。6 、 在歸檔的文件材料中，每份文件的正件與附件、

6、正文與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、不得分開，文電應合一立卷。7 、專題性、成套性檔案（含產(chǎn)品與項目開發(fā)、建設工程、設備、等）按階段、結構、部件等分別組卷。8 、立卷視文件材料數(shù)量的多寡進行，當同一問題的文件多時，宜適當分卷，一般不超過200 頁。問題單一，文件數(shù)量少的，可立薄卷。9 、不同年度的文件一般不得放在一起立卷：9.1 跨年度的請示與批復，放在批復年立卷。9.2 沒有批復的，放在請示年立卷。9.3 跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷。9.4 跨年度的總結放在針對的最后一年立卷。9.5 跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。9.6 非訴訟案件放在結案年立卷。9.7 其他文件材料的立卷應

7、按有關規(guī)定執(zhí)行。（三）卷內(nèi)文件材料的排列順序1 、批復在前，請示在后2 、正件在前，附件在后3 、正本在前，定稿在后4、定稿在前，歷次重要討論稿在后5 、結論性材料在前，依據(jù)性材料在后6 、文字在前，圖樣在后7 、其他文件材料依其他形成規(guī)律或特點，按有關規(guī)定（四）案卷的裝訂1 、裝訂的案卷編頁號卷內(nèi)文件的每一頁，均應編寫一個頁號，頁號的位置在文件材料非裝訂線一側(cè)的下角?？瞻醉摬痪幪?。2 、不裝訂的案卷編卷號不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章（由單位名稱、檔號、卷號組成），并逐項填寫。3 、特殊情況的裝訂：3.1 對在裝訂線以外有字跡的文件材料，要進行加邊處理；3.2 對破損的

8、文件材料，應進行修補和裱糊；3.3 對字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷；3.4 對較大的表格、圖紙等，要按要求折疊；3.5 拆除文件材料上的金屬物。（五）卷內(nèi)文件目錄各項的填寫1 、順序號：以卷內(nèi)文件排列的先后順序填寫的序號。2 、文號：文件制發(fā)機關的發(fā)文字號。3 、責任者：文件的發(fā)文機關或署名者。4 、 題名： 文件標題。沒有文件標題或標題不能說明文件內(nèi)容的，要自擬標題，外加“ ”號。5 、日期：文件形成的時間。6 、頁號：卷內(nèi)文件起止之頁的編號。7 、沒有責任者、年、月、日的文件材料，要考證清楚，填入有關項內(nèi)。8 、會議記錄應填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容。（六）備考表的填寫1 、本卷情況

9、說明：填寫卷內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關檔案管理人員填寫并簽名標注時間。2 、立卷人：由組成本卷的人簽名。3 、檢查人：負責立卷的部門領導簽名。4、日期：歸檔文件整理完畢的日期。（七）照片、聲像檔案歸檔的照片應在背面加注說明和時間，并單獨編制目錄。底片應同照片放在一起歸檔（數(shù)碼底片須制作光盤）。五、歸檔案卷的整理程序，應以卷為單位，按劃分年度、劃分保管期限，視具體情況采用裝文件袋或在文件左側(cè)用線固定，然后按分類、排列、編號、編目、裝盒的步驟進行。（一）歸檔案卷的分類：政府行政、上級領導機關行政、本單位行政、本單位經(jīng)營管理、建設項目、商品房營銷、技

10、術資料、其他（二）歸檔案卷的排列。應在同一類別。同一年度，同一保管期限下，固定機構順序，同一機構按事由結合時間進行排列；會議記錄、會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物圖像資料等成套性文件集中排列（三）歸檔案卷的編號歸檔文件應依排列方案逐卷編號，采用裝袋整理方法的，填寫文件袋封面的歸檔章；采用其他方法整理固定文件的，應在每“卷”文件首頁上端的居中位置空白處加蓋歸檔章，并填寫有關內(nèi)容。歸檔章設置以下內(nèi)容：1 、 年度 :填寫文件形成年度，用 4 位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如 2001 。2 、 保管期限:填寫歸檔文件保管期限的簡稱，即“永久”、 “短期”。3 、頁數(shù):按該件有圖文的頁面計算，用阿拉伯數(shù)字

11、填寫總頁數(shù)。每件按照發(fā)文箋、正件、底稿的順序編寫頁號。頁數(shù)為3 位數(shù)，不足補“ 0”。頁號位置，正面在右上角，反面在左上角。4、機構:填寫該件所屬內(nèi)設機構的全稱或規(guī)范化簡稱。5 、室編卷號:填寫歸檔文件排列順序號，用阿拉伯數(shù)字標注，編制卷號時不得有重號或空號，卷號位數(shù)為4 位，不足補“0”，在年度內(nèi)保管期限下流水。（四）編制歸檔案卷目錄。目錄項目包括卷號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。以“卷”為單位，按排列順序編制目錄，批復和請示作為一件，只對批復進行編目，并在“備注”中填寫“附請示”。1 、目錄統(tǒng)一使用A4 型紙張。2 、卷號，按歸檔案卷內(nèi)容填寫室編件卷號。3 、責任者 : 填寫制發(fā)

12、文件的組織（使用全稱或者規(guī)范化簡稱）或個人即文件的發(fā)文機關或署名者，聯(lián)合發(fā)文的文件，填寫3 個責任者。4、文號：填寫文件的發(fā)文字號，沒有文號可不填。5 、題名：填寫文件標題，標題中的單位名稱可以省略；沒有標題或標題不規(guī)范的，可按事由自擬標題，以“ ”予以標識。原標題加自擬標題不能超過50 個字。6 、日期：填寫案卷形成日期，用8 位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如 20010101 。7 、頁數(shù)：同（三）38 、備注：注釋文件需要說明的情況。（五）歸檔案卷目錄裝訂歸檔案卷目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面應設置全宗名稱、年度、保管期限等項目，歸檔文件目錄采取橫排格式，裝訂方法為同一保管期限下，

13、按年度結合厚度（1.5cm） 進行裝訂。（六）歸檔案卷裝盒1 、將歸檔案卷按室編卷號順序裝入檔案盒，不同期限，不同年度的不能裝入同一盒內(nèi)。2 、填寫檔案盒脊。檔案盒采用豎位擺放方式，在盒脊填寫全宗號、年度、保管期限、機構、檔案室起止件號、盒號等內(nèi)容。其中起止件號填寫盒內(nèi)第一卷文件和最后一卷文件的卷號，中間用“”號連接；保管期限欄填寫“永久”、 “短期”。其他各項填寫要求同“歸檔章”。3 、備考表的填制。備考表應置于盒內(nèi)案卷之后，項目包括盒內(nèi)案卷情況說明、整理人、檢查人和日期。4、盒內(nèi)文件情況說明:說明盒內(nèi)檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。5 、整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。6 、檢

14、查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。7 、日期：歸檔文件整理完畢的日期。六、資料檔案管理的檔案鑒定（一）檔案保管期限按國家、省、市檔案行政管理部門的有關規(guī)定分為永久、短期期二種。（二）檔案鑒定分兩次進行，歸檔前對文件材料價值進行鑒定，歸檔后， 對保管期滿檔案的存毀進行鑒定。及時銷毀失去保存價值的檔案 。（三）檔案保管期限歸檔文件的保管期限按國家檔案局頒發(fā)的關于機關檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。七、資料檔案保管（一）檔案庫房應做到防火、防光、防塵、防霉、防蟲、防鼠、防盜等工作，庫房溫、 濕度保持在溫度14 24、 相對濕度45 60%之間。（二）檔案排列上架時，應按照類別排列。（三）資料檔案保管需要每年定期進行庫藏檔案的清理核對和質(zhì) 量檢查，做到帳物相符。（四）檔案的接收、移出必須履行登記手續(xù)八、資料檔案管理的檔案利用（一）本公司各部門和所有工作人員都有保護檔案的義務和借閱檔案的權利。（二）在檔案資料室查閱檔案，應辦理查閱登記手續(xù)。查閱密件必須報經(jīng)總經(jīng)理批準。（三）不得隨意折疊或拆散檔案。嚴禁對檔案隨意涂改、挖補。（四）外單位人員查閱檔案必須持有所在單位介紹信和本人工作證，經(jīng)綜合部部長審批。（五）借出和歸還檔案時，必須辦理登記、清點手續(xù)，并按期歸還，不得丟失、損毀。嚴禁擅自抄錄、復制、公布檔案。借閱者在歸