藥神軟件操作規(guī)程參考模板

1、首 營 企 業(yè)1、目的 保證首次發(fā)生供貨關系的醫(yī)療器械生產企業(yè)和經營企業(yè)的合法資質,保證購進醫(yī)療器械產品質量，把好醫(yī)療器械購進質量關。2、依據 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范和 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范現場檢查指導原則、藥神器械V60版本3、職責3.1采購業(yè)務員負責根據索取資料錄入首營企業(yè)審批表中的內容3.2質量負責人對首營企業(yè)進行審批4、內容4.1軟件默認流程圖1 / 494.2軟件操作流程序號功能名稱使用狀態(tài)部門崗位使用人員功能位置備注1首營企業(yè)申請啟用業(yè)務部業(yè)務員采購管理首營企業(yè)首營企業(yè)申請52質管部審批啟用質管部質量負責人采購管理首營企業(yè)首營企業(yè)質管部審批34.3操作詳解4.3.1采購員雙擊

2、藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【采購管理】主菜單下的【首營企業(yè)】操作窗口，雙擊【首營企業(yè)審批表】，根據索取資料錄入內容（如圖）最后填寫相關的申請理由將申請表上報到業(yè)務經理。4.3.2質量負責人雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【采購管理】主菜單下的【首營企業(yè)】操作窗口，雙擊【首營企業(yè)質管部審批】，點擊【刷新】，對照相關資質進行審核，并填寫審核意見，如同意，點擊【確定】，系統(tǒng)自動記錄簽名和審核通過時間，如不同意，點擊【作廢】。4.4.1以上審批過程嚴格執(zhí)行，跨越任何一步都無法看到數據，任何一個審批環(huán)節(jié)發(fā)現的錯誤都需要駁回到上一步修改或者直接作廢處理，首營審

3、批完后，相應資料進入公司質量管理基礎數據庫，生成供貨單位檔案管理，基礎數據包含了供貨單位相關經營資質效期、供貨業(yè)務員相關資質、供貨單位經營范圍等相關內容，可以實現計算機系統(tǒng)對應的供貨及采購醫(yī)療器械的合法性、有效性相關聯，同時與供貨單位的經營范圍相對應，由計算機系統(tǒng)進行自動跟蹤、識別與控制4.4.2質量負責人審批合格后，資質交于質量管理員，質量管理員可以打印首營企業(yè)審批表附于資料原件，建立合格供貨商檔案4.5供貨單位維護程序4.5.1業(yè)務部根據計算機系統(tǒng)預警，對即將到期或已經到期的證照資質，由采購業(yè)務員負責及時索要和收集，交質量管理員進行基礎數據維護和更新維護操作規(guī)程：操作（系統(tǒng)管理基礎檔案管理

4、供貨單位檔案管理）跟新記錄界面： 操作（系統(tǒng)管理基礎檔案查詢查詢基礎檔案更新記錄）首 營 品 種1、目的 保證本企業(yè)首次采購品種的合法性2、依據 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范和 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范現場檢查指導原則、藥神器械V60版本3、職責3.1采購員負責根據索取資料錄入首營品種審批表中的內容3.2質量負責人對照相關內容進行審批并填寫審核意見4、內容4.1軟件默認流程圖4.2軟件操作流程序號功能名稱使用狀態(tài)部門崗位使用人員功能位置備注1首營品種申請啟用業(yè)務部采購業(yè)務員采購管理首營品種首營品種申請52質管部審批啟用質管部質量負責人采購管理首營品種首營品種質管部審批34.3 操作詳解4.3.1采

5、購員雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【采購管理】主菜單下的【首營品種】操作窗口，雙擊【首營品種審批表】，根據索取資料錄入內容（如圖）最后填寫相關的申請理由將申請表上報到業(yè)務經理。4.3.2業(yè)務經理雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【采購管理】主菜單下的【首營品種】操作窗口，雙擊【首營品種業(yè)務部審批】，點擊【刷新】，對照相關信息進行審核，并填寫審核意見，如同意，點擊【確定】，系統(tǒng)自動記錄簽名和審核通過時間，如不同意，點擊【作廢】。4.3.3質量負責人雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【采購管理】主菜單下的【首營品種】操作窗口，雙擊【首

6、營品種質管部審批】，點擊【刷新】，對照相關資質進行審核，并填寫審核意見，如同意，點擊【確定】，系統(tǒng)自動記錄簽名和審核通過時間，如不同意，點擊【作廢】。4.4以上審批過程嚴格執(zhí)行，跨越任何一步都無法看到數據，任何一個審批環(huán)節(jié)發(fā)現的錯誤都需要駁回到上一步修改或者直接作廢處理，首營審批完后，相應資料進入公司質量管理基礎數據庫，生成經營品種檔案管理，基礎數據包含了經營品種相關品種批準文號效期、品種相關資料信息等相關內容，可以實現計算機系統(tǒng)對應采購醫(yī)療器械的合法性、有效性相關聯，由計算機系統(tǒng)進行自動跟蹤、識別與控制4.4.1質量負責人審批合格后，將首營品種資料原件交由質量管理員存檔，質量管理員可以打印首

7、營品種審批表。4.5經營品種檔案的維護程序4.5.1業(yè)務部根據計算機管理系統(tǒng)預警，對經營品種即將或已經到期的證照資質，由采購業(yè)務員負責及時索要和收集，交質管部審核后由質量管理員進行經營品種數據的維護和更新。 經營品種維護路徑：操作（系統(tǒng)管理基礎檔案管理經營品種檔案管理）跟新記錄界面： 操作（系統(tǒng)管理基礎檔案查詢查詢基礎檔案更新記錄）采購入庫1、目的 保證采購、收貨、驗收、上架等環(huán)節(jié)的有效控制2、依據 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范和 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范現場檢查指導原則、醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例3、職責3.1采購員根據進貨計劃轉為采購訂單3.2 收貨員依據法律法規(guī)進行收貨操作。3.3驗收員依據法律法

8、規(guī)質量驗收操作。4、內容4.1軟件默認流程圖4.2軟件操作流程序號功能名稱使用狀態(tài)部門崗位使用人員功能位置備注1-1采購訂單啟用業(yè)務部采購員采購管理進貨管理采購訂單21-2收貨確認啟用儲運部收貨員采購管理進貨管理醫(yī)療器械收貨單41-3驗收入庫啟用質管部質檢員采購管理進貨管理驗收入庫單34.3 操作詳解4.3.2-1 采購員雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【采購管理】主菜單下的【進貨管理】操作窗口，雙擊【采購訂單】，輸入供貨商檢索碼，點擊回車，選擇采購的業(yè)務員，選擇需要訂購的醫(yī)療器械名稱，輸入訂單的數量和價格，點擊【保存】，然后點擊【確認】。系統(tǒng)自動生成【采購記錄】。注：1

9、、本采購訂單可以根據訂單審批實現采購工作流，根據本企業(yè)制度實際規(guī)定，選擇進貨計劃審批后根據計劃轉為采購訂單。2、選擇供貨單位的時候，系統(tǒng)會攔截和提醒，對一些證照到期或超范圍經營的操作會自動攔截，對一些即將到效期的證照會根據系統(tǒng)設置，自動提醒到期時間。4.3.2-2收貨員雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【采購管理】主菜單下的【進貨管理】操作窗口，雙擊【器械收貨單】，收貨人員在查詢采購記錄欄目中輸入訂單號（不輸入點擊回車顯示所有訂單），點擊【回車】，或者輸入供貨商檢索碼，也可以在檢索碼中直接輸入商品檢索碼雙擊選取采購記錄，系統(tǒng)根據器械產品的儲存屬性自動分配庫區(qū)，單擊選擇貨位（

10、一般默認待驗區(qū)），如果經營體外診斷試劑需填寫運輸單位、發(fā)運地點、運輸工具、到貨溫度、啟運時間和到貨時間等信息，點擊【保存】按鈕，同時點擊【查驗樣單】，調取樣單和印章印模等信息進行比對，確認無誤后點擊【確認】。系統(tǒng)自動生成【收貨記錄】。 4.3.2-3驗收員雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【采購管理】主菜單下的【進貨管理】操作窗口，雙擊【驗收入庫單】，驗收人員在查詢器械采購記錄欄目中輸入訂單號（不輸入點擊回車顯示所有訂單），點擊【回車】，或者輸入供貨商檢索碼，也可以在檢索碼中直接輸入商品檢索碼雙擊選取器械采購記錄，對照實物，填寫醫(yī)療器械的批號、驗收合格數量、生產日期、有效期

11、、驗收結論、驗收意見等內容，然后【保存】。點擊【抽樣】按鈕，對在驗收過程中抽樣的數量進行登記，根據需要，點擊【打印】，打印驗收入庫單，最后點擊【確認】。系統(tǒng)自動生成【驗收記錄】。注：針對驗收過程中有問題的，詳見【拒收】和【復驗】流程。采購退回1、目的 保證醫(yī)療器械退貨環(huán)節(jié)質量的有效控制2、依據 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范和 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范現場檢查指導原則、醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例3、職責3.1采購員制定申請單3.2業(yè)務經理聯系供貨單位，確定退貨。3.3 保管員根據申請單確定退貨品種移放到退貨區(qū)4、內容4.1軟件默認流程圖4.2軟件操作流程序號功能名稱使用狀態(tài)部門崗位使用人員功能位置備注1采

12、購退出申請啟用業(yè)務部采購員采購管理-進貨管理-購進退出申請單22業(yè)務部審批啟用業(yè)務部業(yè)務經理流程管理-業(yè)務審批-進貨單據審批73保管員出庫啟用儲運部 保管員流程管理-倉庫確認-進貨單倉庫確認44.3 操作詳解4.3.1 采購員雙擊藥神圖標，填寫登陸賬號和密碼，登陸藥神，雙擊進入【采購管理】主菜單下的【進貨管理】操作窗口，雙擊【購進退出申請單】，在供貨商查詢欄目中輸入供貨商檢索碼，點擊回車，選擇好正確的供貨商，然后選擇相對應的業(yè)務員，在退貨商品查詢里輸入商品的檢索碼，點擊【回車】，選擇需要退貨的醫(yī)療器械名稱和批次，輸入退貨數量和退貨原因，點擊【保存】，然后點擊【打印】，打印退貨申請單，最后點擊【

13、確認】。系統(tǒng)自動生成【購進退出記錄】。注：采購退出必須是本公司采購過的醫(yī)療器械，供貨商和業(yè)務員必須和原進貨單保存一致4.3.2業(yè)務經理雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【流程管理】主菜單下的【業(yè)務審批】操作窗口，雙擊【進貨單據審批】，選擇【退貨單據】，點擊【刷新】，對照相關信息進行審核，并填寫審核意見，如同意，點擊【確定】，系統(tǒng)自動記錄簽名和審核通過時間，如不同意，點擊【作廢】。4.3.4保管員雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【流程管理】主菜單下的【倉庫確認】操作窗口，雙擊【進貨單倉庫確認】，選擇退貨單據，點擊【刷新】，對照相關信息進行審核，并填寫審核

14、意見，如同意，點擊【確定】，系統(tǒng)自動記錄簽名和審核通過時間，如不同意，點擊【作廢】?？蛻糍Y質申請1、目的 保證首次發(fā)生銷售關系的經營企業(yè)和醫(yī)療機構的合法資質。2、依據 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范和 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范現場檢查指導原則、醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例3、職責3.1銷售業(yè)務員負責根據索取資料錄入客戶資質審批表中的內容3.2質量負責人對照相關內容進行審批并填寫審批意見4、內容4.1軟件默認流程圖4.2軟件操作流程序號功能名稱使用狀態(tài)部門崗位使用人員功能位置備注1客戶資質申請啟用業(yè)務部業(yè)務員銷售管理-批發(fā)銷售-客戶資質申請表52質管部審批啟用質管部質量負責人銷售管理-批發(fā)銷售-客戶資質質量管

15、理部審核34.3操作詳解4.3.1業(yè)務員雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【銷售管理】主菜單下的【批發(fā)銷售】操作窗口，雙擊【客戶資質申請表】，根據索取資料錄入內容（如圖）最后填寫相關的申請理由將申請表上報到業(yè)務經理。4.3.2質量負責人雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【銷售管理】主菜單下的【批發(fā)銷售】操作窗口，雙擊【客戶資質質量管理部審批】，點擊【刷新】，對照相關資質進行審核，并填寫審核意見，如同意，點擊【確定】，系統(tǒng)自動記錄簽名和審核通過時間，如不同意，點擊【作廢】。4.4.1以上審批過程嚴格執(zhí)行，跨越任何一步都無法看到數據，任何一個審批環(huán)節(jié)發(fā)現的錯

16、誤都需要駁回到上一步修改或者直接作廢處理，客戶資質審批完后，相應資料進入公司質量管理基礎數據庫，生成購貨單位檔案管理，基礎數據包含了購貨單位相關經營資質效期、需方業(yè)務員相關資質、購貨單位經營范圍等相關內容，可以實現計算機系統(tǒng)對應的購貨及銷售醫(yī)療器械的合法性、有效性相關聯，同時與購貨單位的經營范圍相對應，由計算機系統(tǒng)進行自動跟蹤、識別與控制4.4.2質量負責人審批合格后，資質交于質量管理員，質量管理員可以打印客戶資質審批表附于資料原件，建立合格客戶檔案4.5購貨單位維護程序4.5.1業(yè)務部根據計算機系統(tǒng)預警，對即將到期或已經到期的證照資質，由采購業(yè)務員負責及時索要和收集，交質量管理員進行基礎數據

17、維護和更新維護操作規(guī)程：操作（系統(tǒng)管理基礎檔案管理購貨單位檔案管理）跟新記錄界面： 操作（系統(tǒng)管理基礎檔案查詢查詢基礎檔案更新記錄）銷售出庫1、目的 保證出庫醫(yī)療器械的質量、醫(yī)療器械經營行為的合法性,確保醫(yī)療器械流向的真實可靠完整2、依據 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范和 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范現場檢查指導原則、醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例3、職責3.1開票員根據合格客戶經營范圍開訂單3.2復核員出庫復核操作4、內容4.1軟件默認流程圖4.2 軟件操作流程序號功能名稱使用狀態(tài)部門崗位使用人員功能位置備注1銷售訂單啟用業(yè)務部開票員銷售管理批發(fā)銷售銷售訂單52出庫復核確認 啟用儲運部出庫復核員流程管理出庫復核

18、銷售單出庫復核確認44.3 操作詳解4.3.1 開票員雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【銷售管理】主菜單下的【批發(fā)銷售】操作窗口，雙擊【銷售訂單】， 首先在客戶欄輸入檢索碼選擇客戶名稱，然后選擇改客戶對應的業(yè)務員信息，最后在商品查詢欄目里輸入醫(yī)療器械檢索碼，點擊【回車】，雙擊選擇需要銷售的庫存批次，依次填寫數量和價格，點擊【保存】，根據需要，可以點擊【打印】，打印相應的銷售清單，最后點擊【確認】。系統(tǒng)自動生成【銷售記錄】注：選擇購貨單位的時候，系統(tǒng)會攔截和提醒，對一些證照到期或超范圍經營的操作會自動攔截，對一些即將到效期的證照會根據系統(tǒng)設置，自動提醒到期時間。4.3.2

19、復核員雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【流程管理】主菜單下的【出庫復核】操作窗口，雙擊【銷售單復核確認】，點擊【刷新】，對照相關信息，并填寫審核意見，如同意，點擊【確定】按鈕，系統(tǒng)自動記錄簽名和審核通過時間，并生成【出庫復核記錄】，如不同意，點擊【作廢】。如若特殊醫(yī)療器械需雙人出庫復核時，選擇【銷售單復核確認】中的【復核二】或者第二個復核員登陸程序出庫復核操作；注：【作廢】后又業(yè)務經理在流程管理-作廢審核-作廢銷售單審核審批銷售退回1、目的 保證銷售退回醫(yī)療器械的質量狀況,確保醫(yī)療器械流向的真實可靠完整。2、依據 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范和 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范現場檢

20、查指導原則、醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例3、職責3.1開票員根據銷售訂單開票3.2業(yè)務部科長審核是否退回3.3收貨員退回收貨處理3.2 驗收員質量驗收3.3保管員上架操作4、內容4.1軟件默認流程圖4.2 軟件操作流程序號功能名稱使用狀態(tài)部門崗位使用人員功能位置備注1 退貨申請單啟用業(yè)務部開票員銷售管理批發(fā)銷售銷售按單據退貨52 業(yè)務部審批 啟用業(yè)務部業(yè)務經理流程管理業(yè)務審批銷售退貨單領導審批73收貨員收貨啟用儲運部收貨員流程管理倉庫確認銷售退回倉庫收貨44 驗收員驗收啟用質量管理部驗收員流程管理驗收審核銷售單驗收確認35保管員確認 啟用儲運部保管員流程管理倉庫確認銷售單倉庫確認44.3 操作詳解4.

21、3.1 開票員雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【銷售管理】主菜單下的【批發(fā)銷售】操作窗口，雙擊【銷售單按單據退貨】， 首先在客戶欄輸入檢索碼選擇客戶名稱，然后選擇客戶對應的業(yè)務員信息，最后在退貨商品檢索碼欄目里輸入醫(yī)療器械檢索碼，點擊【回車】，雙擊選擇需要退回的庫存批次，依次填寫退貨數量和退貨原因，點擊【保存】，根據需要，可以點擊【打印】，打印相應的銷售退回申請單，最后點擊【確定】。系統(tǒng)自動生成【銷后退回記錄】。注：必須找到原銷售記錄才能產生退貨。4.3.2 業(yè)務經理雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【流程管理】主菜單下的【業(yè)務審批】操作窗口，雙擊【銷

22、售退貨領導審批】，點擊【刷新】，對照相關信息，并填寫意見，如同意，點擊【確定】，系統(tǒng)自動記錄簽名和審核通過時間，如不同意，點擊【作廢】。4.3.3 收貨人員雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【流程管理】主菜單下的【倉庫確認】操作窗口，雙擊【銷售退回倉庫收貨】，點擊【刷新】，對照相關信息，填寫運輸單位、發(fā)運地點、運輸工具、到貨溫度、啟運時間和到貨時間等信息，并填寫審核意見，如同意，點擊【確定】，系統(tǒng)自動記錄簽名和審核通過時間，如不同意，點擊【作廢】。4.3.4 驗收員雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【流程管理】主菜單下的【驗收審核】操作窗口，雙擊【銷售單

23、驗收確認】，選擇退貨單據，點擊【刷新】，對照相關信息，點擊【抽樣】按鈕，對在驗收過程中抽樣的數量進行登記，并填寫審核意見，如同意，點擊【確定】，系統(tǒng)自動記錄簽名和審核通過時間，并自動生成【銷后退回驗收記錄】，如不同意，點擊【單品種確認】，系統(tǒng)自動轉入拒收或復驗流程。4.3.5 保管員雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【流程管理】主菜單下的【倉庫確認】操作窗口，雙擊【銷售單倉庫確認】，選擇退貨單據，點擊【刷新】，對照相關信息，并填寫審核意見，如同意，點擊【確定】，系統(tǒng)自動記錄簽名和審核通過時間，如不同意，點擊【作廢】。在庫養(yǎng)護1、目的 保證在庫醫(yī)療器械的質量，定期養(yǎng)護。2、依

24、據 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范和 醫(yī)療器械經營質量管理規(guī)范現場檢查指導原則、醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例3、職責3.1質量管理部制定養(yǎng)護計劃規(guī)則，并制定重點品種確定表3.2 養(yǎng)護員根據養(yǎng)護計劃和重點品種確定表進行養(yǎng)護4、內容4.1軟件默認流程圖4.2軟件操作流程普通養(yǎng)護：序號功能名稱使用狀態(tài)部門崗位使用人員功能位置備注1養(yǎng)護計劃(普通)啟用 倉儲管理-儲存與養(yǎng)護-查詢養(yǎng)護計劃警示臺2庫存商品養(yǎng)護登記啟用質量管理部養(yǎng)護員倉儲管理-儲存與養(yǎng)護-庫存商品養(yǎng)護登記自動轉入重點養(yǎng)護：序號功能名稱使用狀態(tài)部門崗位使用人員功能位置備注1庫存商品養(yǎng)護登記啟用 養(yǎng)護員倉儲管理-儲存與養(yǎng)護-庫存商品養(yǎng)護登記自動轉入4.3 操作詳解4.3.1 質量管理員雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，雙擊進入【倉儲管理】主菜單下的【儲存與養(yǎng)護】操作窗口，雙擊【養(yǎng)護計劃規(guī)則設置】，確定普通醫(yī)療器械養(yǎng)護周期（默認九十天）,確定養(yǎng)護計劃類型（默認是周計劃），點擊【保存】。 4.3.3 養(yǎng)護員雙擊藥神圖標，填寫登陸用戶名和密碼，登陸藥神，系統(tǒng)自動彈出警示臺，系統(tǒng)提示需要做養(yǎng)護記錄的【養(yǎng)護計劃】列表，根據養(yǎng)護類別選擇重點養(yǎng)護還是普通養(yǎng)護，然后點擊【查詢】，根據查詢內容，點擊【打印】，打印養(yǎng)護計劃表。實際養(yǎng)護工作完成后，點擊執(zhí)行計劃，系統(tǒng)自動轉入【庫存商品質量養(yǎng)護登記】，填寫?zhàn)B護結論、質量狀況、養(yǎng)