國外秘書工作概況

1、u一、美國秘書的種類與職級一、美國秘書的種類與職級 u二、日本秘書的種類二、日本秘書的種類與與職級職級 u（一）美國秘書的種類（一）美國秘書的種類 u（二）美國秘書的職級（二）美國秘書的職級 （一）美國秘書的種類（一）美國秘書的種類 1.1.政府秘書政府秘書 即在美國聯(lián)邦、州、市、縣政府和駐外使領(lǐng)館、軍事基地等處工作的即在美國聯(lián)邦、州、市、縣政府和駐外使領(lǐng)館、軍事基地等處工作的秘書。其等級的劃分和任命根據(jù)考試成績而定。秘書。其等級的劃分和任命根據(jù)考試成績而定。 凡欲從事這類秘書工作的大學(xué)畢業(yè)生，須先取得打字、速記的證書，凡欲從事這類秘書工作的大學(xué)畢業(yè)生，須先取得打字、速記的證書，并參加秘書能力

2、考試。被錄取者，第一年為試用期，三年后轉(zhuǎn)為固定職業(yè)，并參加秘書能力考試。被錄取者，第一年為試用期，三年后轉(zhuǎn)為固定職業(yè)，并有資格申請擔(dān)任聯(lián)邦政府中任何機構(gòu)的秘書工作。如離開聯(lián)邦政府，只并有資格申請擔(dān)任聯(lián)邦政府中任何機構(gòu)的秘書工作。如離開聯(lián)邦政府，只要在三年內(nèi)回來供職，可保留其累計的可以請病假的天數(shù)而不扣工資。要在三年內(nèi)回來供職，可保留其累計的可以請病假的天數(shù)而不扣工資。 2. 2.法律秘書法律秘書 指在美國司法機關(guān)、律師事務(wù)所、工商企業(yè)法務(wù)部門，作為法官和律指在美國司法機關(guān)、律師事務(wù)所、工商企業(yè)法務(wù)部門，作為法官和律師助手的秘書。師助手的秘書。 法律秘書必須遵守職業(yè)準則，精通聯(lián)邦及州法院條例，掌

3、握法律專門法律秘書必須遵守職業(yè)準則，精通聯(lián)邦及州法院條例，掌握法律專門術(shù)語和工作程序，能熟練使用規(guī)范的法律字典，熟悉司法文書形式，能起術(shù)語和工作程序，能熟練使用規(guī)范的法律字典，熟悉司法文書形式，能起草法律文件，草法律文件，掌掌握打印、速記、錄音等技術(shù)。初入法律系統(tǒng)從事秘書事務(wù)握打印、速記、錄音等技術(shù)。初入法律系統(tǒng)從事秘書事務(wù)者，只是者，只是當當速記員，待具有一定年限的該專業(yè)工作經(jīng)歷，加入全國法律秘速記員，待具有一定年限的該專業(yè)工作經(jīng)歷，加入全國法律秘書協(xié)會，提出申請并經(jīng)該協(xié)會考試合格者才能被授予法律秘書名銜。法律書協(xié)會，提出申請并經(jīng)該協(xié)會考試合格者才能被授予法律秘書名銜。法律秘書的薪金在秘書界

4、為最高，不少人還躍升為律師。秘書的薪金在秘書界為最高，不少人還躍升為律師。 3. 3.公司秘書公司秘書 指在美國公司中接受并執(zhí)行董事長指令的秘書，屬行政秘書中領(lǐng)導(dǎo)職指在美國公司中接受并執(zhí)行董事長指令的秘書，屬行政秘書中領(lǐng)導(dǎo)職位的秘書。位的秘書。 其主要職責(zé)為其主要職責(zé)為：監(jiān)督、管理公司財務(wù)、人事，對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)；與公司監(jiān)督、管理公司財務(wù)、人事，對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)；與公司總經(jīng)理總經(jīng)理以及以及采購、生產(chǎn)、銷售、運輸?shù)炔块T經(jīng)理保持聯(lián)系；負責(zé)協(xié)調(diào)工作；采購、生產(chǎn)、銷售、運輸?shù)炔块T經(jīng)理保持聯(lián)系；負責(zé)協(xié)調(diào)工作；向董事會匯報公司財務(wù)、人事關(guān)系狀況、答復(fù)董事質(zhì)詢等。向董事會匯報公司財務(wù)、人事關(guān)系狀況、答復(fù)董事質(zhì)詢等。

5、 4. 4.經(jīng)理秘書經(jīng)理秘書 指美國公司經(jīng)理的高級秘書。指美國公司經(jīng)理的高級秘書。 其職責(zé)為：全面負責(zé)秘書及行政事務(wù)，制訂有關(guān)計劃、方案，并負責(zé)其職責(zé)為：全面負責(zé)秘書及行政事務(wù)，制訂有關(guān)計劃、方案，并負責(zé)它們它們的的按期完成等。經(jīng)理秘書須對公司的結(jié)構(gòu)、慣例、政策、工作程序相按期完成等。經(jīng)理秘書須對公司的結(jié)構(gòu)、慣例、政策、工作程序相當熟悉，并具備秘書和行政工作的高級技能。擔(dān)任這類秘書要求有當熟悉，并具備秘書和行政工作的高級技能。擔(dān)任這類秘書要求有6 6年以上年以上的大學(xué)學(xué)習(xí)經(jīng)歷，且經(jīng)過嚴格考試而獲得秘書職業(yè)資格證書。的大學(xué)學(xué)習(xí)經(jīng)歷，且經(jīng)過嚴格考試而獲得秘書職業(yè)資格證書。 5. 5.技術(shù)秘書技術(shù)秘

6、書 也稱工藝秘書，也稱工藝秘書，指在指在美國政府技術(shù)部門、科研機構(gòu)和工程技術(shù)公司中美國政府技術(shù)部門、科研機構(gòu)和工程技術(shù)公司中作為高級科學(xué)研究人員助手的秘書。作為高級科學(xué)研究人員助手的秘書。 其主要職責(zé)為：記錄、編寫技術(shù)資料、文件、報告和科研合同；編制其主要職責(zé)為：記錄、編寫技術(shù)資料、文件、報告和科研合同；編制技術(shù)項目預(yù)算、各種報表、圖紙；保管技術(shù)性檔案、承擔(dān)實驗室的事務(wù)工技術(shù)項目預(yù)算、各種報表、圖紙；保管技術(shù)性檔案、承擔(dān)實驗室的事務(wù)工作等。技術(shù)秘書須掌握專業(yè)需要的科學(xué)技術(shù)及數(shù)學(xué)、會計學(xué)、物理學(xué)等知作等。技術(shù)秘書須掌握專業(yè)需要的科學(xué)技術(shù)及數(shù)學(xué)、會計學(xué)、物理學(xué)等知識，熟悉工程、技術(shù)術(shù)語，精通技術(shù)性

7、口述的記錄，并能從事收發(fā)郵寄，識，熟悉工程、技術(shù)術(shù)語，精通技術(shù)性口述的記錄，并能從事收發(fā)郵寄，通通信信聯(lián)絡(luò)等一般秘書事務(wù)，還得搜集資料，收藏技術(shù)書籍，剪輯技術(shù)報刊聯(lián)絡(luò)等一般秘書事務(wù)，還得搜集資料，收藏技術(shù)書籍，剪輯技術(shù)報刊等。等。 6. 6.醫(yī)學(xué)秘書醫(yī)學(xué)秘書 也稱醫(yī)藥秘書，指在美國醫(yī)療系統(tǒng)中作為醫(yī)生助手的秘書。也稱醫(yī)藥秘書，指在美國醫(yī)療系統(tǒng)中作為醫(yī)生助手的秘書。 其職責(zé)為：與病人預(yù)約就診時間，辦理病人就診手續(xù)，為醫(yī)生指定的其職責(zé)為：與病人預(yù)約就診時間，辦理病人就診手續(xù)，為醫(yī)生指定的病人聯(lián)系會診醫(yī)院，打印病人的醫(yī)療記錄并歸檔，向病人收取醫(yī)療費用，病人聯(lián)系會診醫(yī)院，打印病人的醫(yī)療記錄并歸檔，向病人

8、收取醫(yī)療費用，訂購醫(yī)療器械、藥品，保管病人病歷等。醫(yī)學(xué)秘書要求具有良好的醫(yī)德，訂購醫(yī)療器械、藥品，保管病人病歷等。醫(yī)學(xué)秘書要求具有良好的醫(yī)德，掌握生物學(xué)、生理學(xué)、人體解剖學(xué)、心理學(xué)、護理常識等基礎(chǔ)知識，熟悉掌握生物學(xué)、生理學(xué)、人體解剖學(xué)、心理學(xué)、護理常識等基礎(chǔ)知識，熟悉醫(yī)藥法、醫(yī)學(xué)術(shù)語、醫(yī)療工作程序等。醫(yī)藥法、醫(yī)學(xué)術(shù)語、醫(yī)療工作程序等。 7. 7.教育秘書教育秘書 指在美國教育系統(tǒng)擔(dān)任秘書工作，分別為高等院校校長、院長、系主指在美國教育系統(tǒng)擔(dān)任秘書工作，分別為高等院校校長、院長、系主任、教授等服務(wù)的秘書，絕大多數(shù)為女性，屬于教職編制。任、教授等服務(wù)的秘書，絕大多數(shù)為女性，屬于教職編制。 其職責(zé)

9、根據(jù)服務(wù)對象不同而不同，大城市高等學(xué)府中的秘書要求較高，其職責(zé)根據(jù)服務(wù)對象不同而不同，大城市高等學(xué)府中的秘書要求較高，地方學(xué)院中秘書的職責(zé)地方學(xué)院中秘書的職責(zé)較較寬。一般承擔(dān)接待來客、接寬。一般承擔(dān)接待來客、接打打、轉(zhuǎn)達電話；為校、轉(zhuǎn)達電話；為校長、院長、系主任編制一周或一天的工作日程、安排約會；起草、修改、長、院長、系主任編制一周或一天的工作日程、安排約會；起草、修改、打印有關(guān)文件、報告；負責(zé)會議記錄，收集資料；保管檔案，協(xié)助管理學(xué)打印有關(guān)文件、報告；負責(zé)會議記錄，收集資料；保管檔案，協(xié)助管理學(xué)生學(xué)籍、考勤、成績登記；與學(xué)生、家長、教師保持聯(lián)系；訂購、保管辦生學(xué)籍、考勤、成績登記；與學(xué)生、家

10、長、教師保持聯(lián)系；訂購、保管辦公用品，為上司和教職員工收發(fā)郵件等。公用品，為上司和教職員工收發(fā)郵件等。 教育秘書有自己的組織全國教育秘書協(xié)會教育秘書有自己的組織全國教育秘書協(xié)會。作為全國教育協(xié)會隸作為全國教育協(xié)會隸屬組織，該協(xié)會致力于改善教育秘書的工作條件、增加薪金、保證退休福屬組織，該協(xié)會致力于改善教育秘書的工作條件、增加薪金、保證退休福利以及保險等事項。利以及保險等事項。 8. 8.財經(jīng)秘書財經(jīng)秘書 指協(xié)助雇主管理財務(wù)的秘書。指協(xié)助雇主管理財務(wù)的秘書。 其職責(zé)為掌理公司的財務(wù)事項，有的還兼管雇主私人的金融票據(jù)，如其職責(zé)為掌理公司的財務(wù)事項，有的還兼管雇主私人的金融票據(jù)，如支票簿、薪金支票、

11、股利支票、家庭證券。日常工作包括去銀行存款、開支票簿、薪金支票、股利支票、家庭證券。日常工作包括去銀行存款、開支票、調(diào)節(jié)銀行結(jié)單、處理小額保證金、記錄收入資金等。財經(jīng)秘書除須支票、調(diào)節(jié)銀行結(jié)單、處理小額保證金、記錄收入資金等。財經(jīng)秘書除須掌握一般秘書知識、技能外，還必須通曉金融術(shù)語、銀行工作程序等。掌握一般秘書知識、技能外，還必須通曉金融術(shù)語、銀行工作程序等。 9. 9.通信秘書通信秘書 也稱文字處理員，指美國公司中專事文字處理的秘書。由于其供職中也稱文字處理員，指美國公司中專事文字處理的秘書。由于其供職中所需要的設(shè)施、技術(shù)的高度專業(yè)化，故屬于專業(yè)秘書之列。美國行政管理所需要的設(shè)施、技術(shù)的高度

12、專業(yè)化，故屬于專業(yè)秘書之列。美國行政管理協(xié)會將通信秘書劃分為首席文字處理員和文字處理員兩類。協(xié)會將通信秘書劃分為首席文字處理員和文字處理員兩類。 首席文字處理員屬于美國公司中的高級通信秘書，其職責(zé)為：操作各首席文字處理員屬于美國公司中的高級通信秘書，其職責(zé)為：操作各種文字處理裝置；從復(fù)雜的信息源中制作和修訂難度很大的各種文件，如種文字處理裝置；從復(fù)雜的信息源中制作和修訂難度很大的各種文件，如長篇的技術(shù)、統(tǒng)計報告；檢索以往輸入的各種原文、數(shù)據(jù)；領(lǐng)導(dǎo)低級文字長篇的技術(shù)、統(tǒng)計報告；檢索以往輸入的各種原文、數(shù)據(jù)；領(lǐng)導(dǎo)低級文字處理員等。他們除須具備相當?shù)臉I(yè)務(wù)能力外，還需要具有一定的組織領(lǐng)導(dǎo)處理員等。他們

13、除須具備相當?shù)臉I(yè)務(wù)能力外，還需要具有一定的組織領(lǐng)導(dǎo)能力。能力。 文字處理員屬于美國公司中的低級通信秘書，其職責(zé)為：按照規(guī)定的文字處理員屬于美國公司中的低級通信秘書，其職責(zé)為：按照規(guī)定的時間、質(zhì)量輸入、編輯、修改、傳送中等難度的打印文件；校對、編輯自時間、質(zhì)量輸入、編輯、修改、傳送中等難度的打印文件；校對、編輯自己的文字工作等。有些公司還要求他們承擔(dān)一般性的秘書事務(wù)。文字處理己的文字工作等。有些公司還要求他們承擔(dān)一般性的秘書事務(wù)。文字處理員除須能操作文字處理設(shè)備外，還須通曉本部門技術(shù)性術(shù)語和本公司經(jīng)營員除須能操作文字處理設(shè)備外，還須通曉本部門技術(shù)性術(shù)語和本公司經(jīng)營情況。情況。 2 2級至級至15

14、15級秘書職責(zé)舉例如下：級秘書職責(zé)舉例如下： 2 2級，送信；級，送信； 3 3級，文件收發(fā)、管理，文書兼打字，操作辦公設(shè)備，電話接線員等；級，文件收發(fā)、管理，文書兼打字，操作辦公設(shè)備，電話接線員等； 4 4級，文書兼速記、記錄、錄音、復(fù)制等；級，文書兼速記、記錄、錄音、復(fù)制等； 5 5級，來往函件文書處理，印刷文書等；級，來往函件文書處理，印刷文書等； 6 6級，一般文書管理，一般通信管理，密碼編制，譯碼設(shè)備操作；級，一般文書管理，一般通信管理，密碼編制，譯碼設(shè)備操作； 7 7級，電腦操作，通信中轉(zhuǎn)設(shè)備操作；級，電腦操作，通信中轉(zhuǎn)設(shè)備操作； 9 9級，后勤管理；級，后勤管理； 1212級，日

15、程分析、管理分析、通信管理等；級，日程分析、管理分析、通信管理等； 1515級，日程安排、輔助綜合管理。級，日程安排、輔助綜合管理。 （二）美國秘書的職級（二）美國秘書的職級u（一）日本秘書的種類（一）日本秘書的種類 u（二）日本秘書的職級（二）日本秘書的職級 （一）日本秘書的種類（一）日本秘書的種類 1.1.根據(jù)模式劃分根據(jù)模式劃分 （1 1）“日本型日本型”秘書秘書 指日本國內(nèi)以傳統(tǒng)方式從事工作的秘書。指日本國內(nèi)以傳統(tǒng)方式從事工作的秘書。 其基本特征為：既未經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練，也未經(jīng)過秘書業(yè)務(wù)技能考查；多其基本特征為：既未經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練，也未經(jīng)過秘書業(yè)務(wù)技能考查；多半在企業(yè)、機關(guān)的秘書課、總務(wù)課等

16、秘書半在企業(yè)、機關(guān)的秘書課、總務(wù)課等秘書機構(gòu)機構(gòu)供職；大多不懂英語等外語；供職；大多不懂英語等外語；因?qū)γ貢鴺I(yè)務(wù)技能無明確規(guī)定，其工資待遇也不明確。因?qū)γ貢鴺I(yè)務(wù)技能無明確規(guī)定，其工資待遇也不明確。 （2 2）“歐美型歐美型”秘書秘書 指日本國內(nèi)具備歐美國家秘書一般特征的秘書，以與指日本國內(nèi)具備歐美國家秘書一般特征的秘書，以與“日本型日本型”秘書秘書相區(qū)別。相區(qū)別。 其基本特征為：以秘書工作為專門職業(yè)，具備速記、打字、計算、資其基本特征為：以秘書工作為專門職業(yè)，具備速記、打字、計算、資料整理等專業(yè)技能；主要在外資企業(yè)、外國駐日使館、辦事機構(gòu)工作；英料整理等專業(yè)技能；主要在外資企業(yè)、外國駐日使館、

17、辦事機構(gòu)工作；英語水平很高；一般專屬于某一特定上級；因?qū)γ貢鴺I(yè)務(wù)技能要求明確而嚴語水平很高；一般專屬于某一特定上級；因?qū)γ貢鴺I(yè)務(wù)技能要求明確而嚴 格，其工資待遇依據(jù)業(yè)務(wù)能力的強弱而定。格，其工資待遇依據(jù)業(yè)務(wù)能力的強弱而定。 2. 2.根據(jù)系統(tǒng)與服務(wù)對象劃分根據(jù)系統(tǒng)與服務(wù)對象劃分 （1 1）公務(wù)秘書）公務(wù)秘書 也稱政治秘書，指精通國會或政黨、內(nèi)閣等結(jié)構(gòu)的公務(wù)員性質(zhì)的秘書。也稱政治秘書，指精通國會或政黨、內(nèi)閣等結(jié)構(gòu)的公務(wù)員性質(zhì)的秘書。 其中在國會、官廳、地方公共機構(gòu)工作的秘書，除了要求能了解國會其中在國會、官廳、地方公共機構(gòu)工作的秘書，除了要求能了解國會或政黨、內(nèi)閣的結(jié)構(gòu)外，還要求精通法律制訂程序

18、和有關(guān)機關(guān)詳細工作程或政黨、內(nèi)閣的結(jié)構(gòu)外，還要求精通法律制訂程序和有關(guān)機關(guān)詳細工作程序，國會議員秘書（一般為男性）還得將與自己所居之地聯(lián)系的工作作為序，國會議員秘書（一般為男性）還得將與自己所居之地聯(lián)系的工作作為 重要任務(wù)。重要任務(wù)。 （2 2）事務(wù)秘書）事務(wù)秘書 指在醫(yī)師、律師等專業(yè)人員身邊工作的秘書。指在醫(yī)師、律師等專業(yè)人員身邊工作的秘書。 他們除具有秘書工作知識和技能外，還須具有相當程度的專業(yè)知識。他們除具有秘書工作知識和技能外，還須具有相當程度的專業(yè)知識。協(xié)助醫(yī)生工作的秘書（也稱醫(yī)學(xué)秘書），要配合醫(yī)師接收病人、從事社會協(xié)助醫(yī)生工作的秘書（也稱醫(yī)學(xué)秘書），要配合醫(yī)師接收病人、從事社會保險

19、等與醫(yī)療事務(wù)有關(guān)的工作。跟隨律師的秘書（也稱法律秘書），要協(xié)保險等與醫(yī)療事務(wù)有關(guān)的工作。跟隨律師的秘書（也稱法律秘書），要協(xié)助接待委托人、調(diào)查案件、與法院聯(lián)系，代替律師與委托人預(yù)談，整理材助接待委托人、調(diào)查案件、與法院聯(lián)系，代替律師與委托人預(yù)談，整理材料等。會計師、稅理士（專門處理納稅事務(wù)的專業(yè)人員）的秘書，要掌握料等。會計師、稅理士（專門處理納稅事務(wù)的專業(yè)人員）的秘書，要掌握簿記、會計知識。大學(xué)教授、研究人員的秘書，則要善于搜集、剪貼資料簿記、會計知識。大學(xué)教授、研究人員的秘書，則要善于搜集、剪貼資料 并整理立卷。并整理立卷。 （3 3）外事秘書）外事秘書 指精通外語指精通外語，在外資企業(yè)和

20、各國駐日使館供職的秘書。在外資企業(yè)和各國駐日使館供職的秘書。 隨著日本外資企業(yè)增多，這類秘書數(shù)量日增。他們?yōu)榱撕屯鈬貢搽S著日本外資企業(yè)增多，這類秘書數(shù)量日增。他們?yōu)榱撕屯鈬貢餐ぷ?，必須精通外語，能將上司的話當場速記下來，再打印出來，還要同工作，必須精通外語，能將上司的話當場速記下來，再打印出來，還要求能以優(yōu)美、準確的日本語進行翻譯，并用日文準確無誤地擬寫文件書信，求能以優(yōu)美、準確的日本語進行翻譯，并用日文準確無誤地擬寫文件書信，并要能為外國來客當向?qū)?，陪同觀看歌舞等文娛表演、懂些茶道、花道以并要能為外國來客當向?qū)В阃^看歌舞等文娛表演、懂些茶道、花道以及其他日本文化歷史知識。及其他

21、日本文化歷史知識。 （4 4）企業(yè)秘書）企業(yè)秘書 也稱公司秘書，即董事長和經(jīng)理的專職秘書。也稱公司秘書，即董事長和經(jīng)理的專職秘書。 主要從事接待來客、接打電話、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)，以女性居多。這類秘書主要從事接待來客、接打電話、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)，以女性居多。這類秘書特別需要有高度的服務(wù)精神，有愉快、和藹、親切、禮貌、爽快、幽默感特別需要有高度的服務(wù)精神，有愉快、和藹、親切、禮貌、爽快、幽默感等職業(yè)素質(zhì)，以反映出企業(yè)的良好素質(zhì)。等職業(yè)素質(zhì)，以反映出企業(yè)的良好素質(zhì)。 （5 5）私人秘書）私人秘書 日本黨政要員、議員、大企業(yè)家、有名望的學(xué)者、教授和影視、體育日本黨政要員、議員、大企業(yè)家、有名望的學(xué)者、教授和影視、

22、體育明星等社會名流都雇用私人秘書，少則一、兩名，多則幾十名。明星等社會名流都雇用私人秘書，少則一、兩名，多則幾十名。 這些私人秘書負責(zé)對外聯(lián)絡(luò)、接待、公關(guān)工作，安排雇主一天、一周這些私人秘書負責(zé)對外聯(lián)絡(luò)、接待、公關(guān)工作，安排雇主一天、一周或一旬的工作流程。日本或一旬的工作流程。日本“黨魁黨魁”的秘書多達的秘書多達 30至至 50名，職責(zé)分工細密，名，職責(zé)分工細密，其中只有一兩名為其心腹，又稱其中只有一兩名為其心腹，又稱“左右手左右手”。 （二）日本秘書的職級（二）日本秘書的職級 1.1.見習(xí)秘書見習(xí)秘書 這級秘書未受過專門秘書教育，從事秘書工作不足一年，對整個秘書這級秘書未受過專門秘書教育，從

23、事秘書工作不足一年，對整個秘書工作尚不熟悉。其主要職責(zé)為值班、接電話、接待來客等服務(wù)性工作。工作尚不熟悉。其主要職責(zé)為值班、接電話、接待來客等服務(wù)性工作。 2.2.初級秘書初級秘書 是由日本秘書學(xué)教授森脅道子在專著是由日本秘書學(xué)教授森脅道子在專著女性秘書入門女性秘書入門中，依據(jù)秘書中，依據(jù)秘書業(yè)務(wù)水平而劃分的秘書低層等級。初級秘書一般能完成上司指定的工作，業(yè)務(wù)水平而劃分的秘書低層等級。初級秘書一般能完成上司指定的工作，基本了解秘書職責(zé)和工作方法，已有基本了解秘書職責(zé)和工作方法，已有2 23 3年的工作經(jīng)歷，除能熟練地處理年的工作經(jīng)歷，除能熟練地處理見習(xí)秘書的各項業(yè)務(wù)外，還能承擔(dān)文書收發(fā)、信函起

24、草，預(yù)訂車、船、機見習(xí)秘書的各項業(yè)務(wù)外，還能承擔(dān)文書收發(fā)、信函起草，預(yù)訂車、船、機票等業(yè)務(wù)。其工作能力基本上得到上司和同事的認可，已具備作為上司個票等業(yè)務(wù)。其工作能力基本上得到上司和同事的認可，已具備作為上司個人秘書的候選資格。人秘書的候選資格。 3. 3.中級秘書中級秘書 是由日本秘書學(xué)教授森脅道子在專著是由日本秘書學(xué)教授森脅道子在專著女性秘書入門女性秘書入門中，依據(jù)秘書中，依據(jù)秘書業(yè)務(wù)水平而劃分的秘書中層等級。中級秘書須能主動分擔(dān)上司雜務(wù)，減輕業(yè)務(wù)水平而劃分的秘書中層等級。中級秘書須能主動分擔(dān)上司雜務(wù)，減輕上司行政工作的負擔(dān)，并能獨立進行工作；一般已有上司行政工作的負擔(dān)，并能獨立進行工作；

25、一般已有4 45 5年工作經(jīng)歷，能年工作經(jīng)歷，能指導(dǎo)新秘書的業(yè)務(wù)；其主要工作是為上司安排日?；顒尤粘?，必要時也代指導(dǎo)新秘書的業(yè)務(wù)；其主要工作是為上司安排日?；顒尤粘蹋匾獣r也代表上司對外談判。表上司對外談判。 4.4.高級秘書高級秘書 是由日本秘書學(xué)教授森脅道子在專著是由日本秘書學(xué)教授森脅道子在專著女性秘書入門女性秘書入門中，依據(jù)秘書中，依據(jù)秘書業(yè)務(wù)水平而劃分的秘書最高等級。高級秘書須能給上司有力的協(xié)助，能提業(yè)務(wù)水平而劃分的秘書最高等級。高級秘書須能給上司有力的協(xié)助，能提供解決問題的有效方案，在工作中能發(fā)揮重要作用并取得相應(yīng)成績。高級供解決問題的有效方案，在工作中能發(fā)揮重要作用并取得相應(yīng)成績。

26、高級秘書是上司名副其實的助手，基本上不處理具體日常事務(wù)，主要負責(zé)秘書秘書是上司名副其實的助手，基本上不處理具體日常事務(wù)，主要負責(zé)秘書室（科）的領(lǐng)導(dǎo)工作。在公司召開董事會等時候，則是上司的高級參謀。室（科）的領(lǐng)導(dǎo)工作。在公司召開董事會等時候，則是上司的高級參謀。 u 一、美國的秘書教育與考試一、美國的秘書教育與考試 u 二、日本的秘書教育與考試二、日本的秘書教育與考試 u 三、英國的秘書職業(yè)資格考試三、英國的秘書職業(yè)資格考試 與培訓(xùn)、任用與培訓(xùn)、任用 u（一）美國的秘書教育（一）美國的秘書教育 u（二）美國的秘書職業(yè)資格考試（二）美國的秘書職業(yè)資格考試 （一）美國的秘書教育（一）美國的秘書教育

27、美國的不少高等院校設(shè)置有秘書美國的不少高等院校設(shè)置有秘書學(xué)學(xué)專業(yè)，主要為兩年制的初級（走專業(yè)，主要為兩年制的初級（走讀）大學(xué)、技術(shù)學(xué)院及商業(yè)學(xué)院，也有部分高等院校中設(shè)置了四年制的秘讀）大學(xué)、技術(shù)學(xué)院及商業(yè)學(xué)院，也有部分高等院校中設(shè)置了四年制的秘書本科專業(yè)。書本科專業(yè)。 成人學(xué)校中有秘書學(xué)校，有的在商業(yè)技術(shù)學(xué)校中設(shè)秘書系，其就讀成人學(xué)校中有秘書學(xué)校，有的在商業(yè)技術(shù)學(xué)校中設(shè)秘書系，其就讀時間自時間自2 2個月至個月至2 2年不等，班次多樣，有全日班、半日班、夜間班、周末班年不等，班次多樣，有全日班、半日班、夜間班、周末班等，學(xué)員一般不限年齡、學(xué)歷，畢業(yè)后校方協(xié)助推薦就業(yè)。美國的秘書通等，學(xué)員一般不

28、限年齡、學(xué)歷，畢業(yè)后校方協(xié)助推薦就業(yè)。美國的秘書通常以復(fù)合式教育常以復(fù)合式教育模式模式培養(yǎng)，如醫(yī)藥秘書常由醫(yī)學(xué)院畢業(yè)生經(jīng)過秘書學(xué)專業(yè)培養(yǎng)，如醫(yī)藥秘書常由醫(yī)學(xué)院畢業(yè)生經(jīng)過秘書學(xué)專業(yè)學(xué)習(xí)后任職。學(xué)習(xí)后任職。 （二）美國的秘書職業(yè)資格考試（二）美國的秘書職業(yè)資格考試 1.1.特許職業(yè)秘書考試特許職業(yè)秘書考試 原由國際職業(yè)秘書協(xié)會原由國際職業(yè)秘書協(xié)會，現(xiàn)由國際行政專業(yè)人員協(xié)會舉辦的高級秘書現(xiàn)由國際行政專業(yè)人員協(xié)會舉辦的高級秘書資格考試。起源于美國，經(jīng)歐洲擴展為全球性的考試。資格考試。起源于美國，經(jīng)歐洲擴展為全球性的考試。 報考條件嚴格，規(guī)定高中畢業(yè)生須有報考條件嚴格，規(guī)定高中畢業(yè)生須有6 6年秘書工作

29、經(jīng)歷，大學(xué)畢業(yè)生年秘書工作經(jīng)歷，大學(xué)畢業(yè)生的學(xué)習(xí)年限加秘書工作經(jīng)歷滿的學(xué)習(xí)年限加秘書工作經(jīng)歷滿6 6年者，有學(xué)士學(xué)位的人須具有年者，有學(xué)士學(xué)位的人須具有1 1年經(jīng)過證明年經(jīng)過證明的工作經(jīng)驗，才許報考。的工作經(jīng)驗，才許報考。 考試科目有考試科目有: :企業(yè)行為科學(xué)、企業(yè)法、經(jīng)濟與管理、人際學(xué)、秘書會企業(yè)行為科學(xué)、企業(yè)法、經(jīng)濟與管理、人際學(xué)、秘書會計學(xué)、秘書技能、辦公室工作程序。合格者獲計學(xué)、秘書技能、辦公室工作程序。合格者獲“特許職業(yè)秘書特許職業(yè)秘書”資格證書、資格證書、職業(yè)管理資格證書。職業(yè)管理資格證書。 2. 2.美國法律秘書證書考試美國法律秘書證書考試 由美國法律秘書協(xié)會主持考試，考生須有

30、由美國法律秘書協(xié)會主持考試，考生須有1 1年以年以上法律工作經(jīng)歷，經(jīng)過特殊培訓(xùn)，方允許報考?？忌戏晒ぷ鹘?jīng)歷，經(jīng)過特殊培訓(xùn)，方允許報考。考試難度很大。通過后獲法律秘書證書。該協(xié)會還頒試難度很大。通過后獲法律秘書證書。該協(xié)會還頒發(fā)更高級別的專業(yè)法律秘書證書。發(fā)更高級別的專業(yè)法律秘書證書。 3. 3.美國合格的行政管理人員證書考試美國合格的行政管理人員證書考試 為在商業(yè)界謀求監(jiān)督和管理人員地位的秘書職位資格證為在商業(yè)界謀求監(jiān)督和管理人員地位的秘書職位資格證書。它自書。它自1970年年9月始，由美國行政管理協(xié)會考核、頒發(fā)。欲月始，由美國行政管理協(xié)會考核、頒發(fā)。欲獲取此證書者，須先申請加入該學(xué)會成為會

31、員，再經(jīng)考核合獲取此證書者，須先申請加入該學(xué)會成為會員，再經(jīng)考核合格后發(fā)給此證，并允許其可在自己的署名后面寫上格后發(fā)給此證，并允許其可在自己的署名后面寫上 C.A.M，以示具有了此種資格。以示具有了此種資格。 4. 4.選派赴國外的秘書選派赴國外的秘書 美國國務(wù)院下設(shè)對外秘書服務(wù)處，負責(zé)選派本國秘書赴國外工作。美國國務(wù)院下設(shè)對外秘書服務(wù)處，負責(zé)選派本國秘書赴國外工作。 凡欲申請對外秘書職位者，年齡須滿凡欲申請對外秘書職位者，年齡須滿21周歲；須為美國公民，其配偶周歲；須為美國公民，其配偶也須是美國公民；須有大學(xué)畢業(yè)以上學(xué)歷；本人與家屬身體健康；須有一也須是美國公民；須有大學(xué)畢業(yè)以上學(xué)歷；本人與

32、家屬身體健康；須有一定的工作經(jīng)歷；須通過國家文官考查機構(gòu)舉辦的能力、速記及打字測驗，定的工作經(jīng)歷；須通過國家文官考查機構(gòu)舉辦的能力、速記及打字測驗，并對外交事務(wù)懷有興趣；通曉一門外語者可優(yōu)先考慮。被批準者還得進入并對外交事務(wù)懷有興趣；通曉一門外語者可優(yōu)先考慮。被批準者還得進入外交事務(wù)學(xué)院短期培訓(xùn)，以適應(yīng)新環(huán)境。然后，再分配具體去向，主要被外交事務(wù)學(xué)院短期培訓(xùn)，以適應(yīng)新環(huán)境。然后，再分配具體去向，主要被派往世界各國、各地區(qū)的美國使、領(lǐng)館，跨國公司等機構(gòu)任秘書。派往世界各國、各地區(qū)的美國使、領(lǐng)館，跨國公司等機構(gòu)任秘書。 u（一）日本的秘書教育和在職培訓(xùn)（一）日本的秘書教育和在職培訓(xùn) u（二）日本的

33、秘書職業(yè)資格考試（二）日本的秘書職業(yè)資格考試 （一）日本的秘書教育和在職培訓(xùn)（一）日本的秘書教育和在職培訓(xùn) 日本于日本于19801980年由文部省規(guī)定了秘書科設(shè)置的標準、年由文部省規(guī)定了秘書科設(shè)置的標準、批準短期大學(xué)可設(shè)置秘書科，此后，日本的秘書教育批準短期大學(xué)可設(shè)置秘書科，此后，日本的秘書教育迅速發(fā)展，形式多樣。迅速發(fā)展，形式多樣。 日本為了提高秘書素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，重視對在職日本為了提高秘書素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，重視對在職秘書的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容根據(jù)不同機關(guān)、企業(yè)的實際需秘書的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容根據(jù)不同機關(guān)、企業(yè)的實際需要而定。要而定。 （二）日本的秘書職業(yè)資格考試（二）日本的秘書職業(yè)資格考試 1. CB

34、S1. CBS考試考試 這是由日本秘書協(xié)會舉辦，審定秘書英語、日語能力和業(yè)這是由日本秘書協(xié)會舉辦，審定秘書英語、日語能力和業(yè)務(wù)知識、技術(shù)的職業(yè)資格考試。鑒于日本國際化的現(xiàn)狀對秘務(wù)知識、技術(shù)的職業(yè)資格考試。鑒于日本國際化的現(xiàn)狀對秘書提出的更高要求，日本秘書協(xié)會于書提出的更高要求，日本秘書協(xié)會于19791979年就開始此考試，年就開始此考試，以懂日語和英語、有實際工作經(jīng)驗的年輕女秘書為對象，每以懂日語和英語、有實際工作經(jīng)驗的年輕女秘書為對象，每年組織兩次考試。年組織兩次考試。 2.2.秘書技能鑒定考試秘書技能鑒定考試 這是由日本實務(wù)技能審定協(xié)會舉行的秘書技能測試。該測這是由日本實務(wù)技能審定協(xié)會舉行

35、的秘書技能測試。該測試為日本文部省所承認，每年春、秋各舉行一次，報考者不受試為日本文部省所承認，每年春、秋各舉行一次，報考者不受學(xué)歷、年齡、性別、實際經(jīng)驗的限制。學(xué)歷、年齡、性別、實際經(jīng)驗的限制。 u（一）英國的秘書職業(yè)資格考試（一）英國的秘書職業(yè)資格考試 u（二）英國政府秘書培訓(xùn)與任用制度（二）英國政府秘書培訓(xùn)與任用制度 u（三）英國企業(yè)招聘特許秘書方法（三）英國企業(yè)招聘特許秘書方法 （一）英國的秘書職業(yè)資格考試（一）英國的秘書職業(yè)資格考試 1.1.英國秘書特許狀英國秘書特許狀 由英國特許秘書和行政人員公會統(tǒng)一組織考試，每年兩次，在英國及加拿大、澳大利亞、中國香港等地舉行。 2.2.英國秘書

36、學(xué)習(xí)證書英國秘書學(xué)習(xí)證書 英國倫敦工商會頒發(fā)的私人秘書資格證書。 3.3.英國私人秘書證書英國私人秘書證書 英國倫敦工商會頒發(fā)的私人秘書資格證書。英國倫敦工商會頒發(fā)的私人秘書資格證書。 4.4.英國私人和執(zhí)行秘書畢業(yè)證書英國私人和執(zhí)行秘書畢業(yè)證書 英國倫敦工商會頒發(fā)的私人秘書資格證書。英國倫敦工商會頒發(fā)的私人秘書資格證書。 5.5.私人助理畢業(yè)證書私人助理畢業(yè)證書 由英國皇家藝術(shù)學(xué)會頒發(fā)。即授予私人助理以高級秘書資格由英國皇家藝術(shù)學(xué)會頒發(fā)。即授予私人助理以高級秘書資格的證書。的證書。 6.6.秘書單科考試證書秘書單科考試證書 由英國皇家藝術(shù)學(xué)會頒發(fā)。也稱秘書第二階段職責(zé)證書。由英國皇家藝術(shù)學(xué)會

37、頒發(fā)。也稱秘書第二階段職責(zé)證書。 7.7.英國高級秘書證書英國高級秘書證書 英國彼特門考試學(xué)院頒發(fā)的秘書資格證書。英國彼特門考試學(xué)院頒發(fā)的秘書資格證書。 8.8.私人秘書職責(zé)（中等水平）證書私人秘書職責(zé)（中等水平）證書 英國彼特門考試學(xué)院頒發(fā)的秘書資格證書。英國彼特門考試學(xué)院頒發(fā)的秘書資格證書。 9.9.劍橋秘書證書劍橋秘書證書 劍橋大學(xué)考試委員會國際考試部頒發(fā)的劍橋辦公管理國際證劍橋大學(xué)考試委員會國際考試部頒發(fā)的劍橋辦公管理國際證書，現(xiàn)已推廣到全球數(shù)十個國家。書，現(xiàn)已推廣到全球數(shù)十個國家。 （二）英國政府秘書培訓(xùn)與任用制度（二）英國政府秘書培訓(xùn)與任用制度 1.1.英國政府秘書培訓(xùn)英國政府秘書

38、培訓(xùn) 英國政府對初錄用的秘書進行為期兩年的英國政府對初錄用的秘書進行為期兩年的“入門訓(xùn)練入門訓(xùn)練”，使他們了，使他們了解、熟悉政府組織機構(gòu)和工作程序、學(xué)習(xí)和掌握管理設(shè)備和科技知識。解、熟悉政府組織機構(gòu)和工作程序、學(xué)習(xí)和掌握管理設(shè)備和科技知識。 安排具體職務(wù)后的秘書，尚須接受若干次的安排具體職務(wù)后的秘書，尚須接受若干次的“加溫訓(xùn)練加溫訓(xùn)練”，以提高，以提高他們的工作技能和更新知識結(jié)構(gòu)，此類培訓(xùn)的方式有：他們的工作技能和更新知識結(jié)構(gòu)，此類培訓(xùn)的方式有： 一是本部門培訓(xùn)。一是本部門培訓(xùn)。 二是委托培訓(xùn)。二是委托培訓(xùn)。 2. 2.英國政府秘書的任用制度英國政府秘書的任用制度 英國政府秘書屬于文官中的事務(wù)官，其任用主要由文官委員會及各機英國政府秘書屬于文官中的事務(wù)官，其任用主要由文官委員會及各機構(gòu)的文官管理機構(gòu)決定，主要采用考任制，即須通過考試預(yù)選，然后對錄構(gòu)的文官管理機構(gòu)決定，主要采用考任制，即須通過考試預(yù)選，然后對錄用者試用一年，合格者才能委任秘書職務(wù)。高級秘書的晉升，還須經(jīng)各行用者試用一年，合格者才能委任秘書職務(wù)。高級秘書的晉升，還須經(jīng)各行業(yè)專家組成的專門委員會考核、鑒定。業(yè)專家組成的專門委員會考核、鑒定。 （