在建公司檔案管理制度

1、在建公司檔案管理制度第一章 總則第一條 為加強檔案的規(guī)范化管理，維護檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案的信息作用，使之更好地為公司的發(fā)展服務，根據(jù)中華人民共和國檔案法的規(guī)定，結合公司的具體情況制定本制度。第二條 公司檔案指公司自籌建以來，在各項工作和活動中形成的有保存價值的各種形式的記錄材料。公司檔案的構成包括行政檔案、會計檔案、業(yè)務檔案和人事檔案四大類。第三條 檔案工作是公司管理工作的組成部分，是提高工作效率和工作質量的必要條 件，是公司進行日常工作、總結經(jīng)驗、業(yè)務研究的依據(jù)，是維護公司歷史真實面貌的一項重要工作。因此，公司員工都有保護檔案的義務。第四條 為確保檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利

2、用，公司檔案實行由行政財務部集中統(tǒng)一管理，不得分散保存。第五條 公司業(yè)務檔案，按照公司制定的投資管理業(yè)務決策程序歸檔、管理。第六條 公司會計檔案，按照財政部會計檔案管理辦法歸檔、管理。第七條 公司人事檔案，按照干部檔案工作條 例、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定歸檔、管理。第八條 檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。第二章 歸檔范圍第九條 為了完整系統(tǒng)地保存公司在各項工作和活動中形成的各種門類和各種載體的檔案，提高歸檔文件材料的質量，以適應領導決策科學化和公司各項工作的需要，制定公司檔案的歸案范圍。第十條 公司文件材料的歸檔范圍：凡公司各項工作和活動中形成的具有保存價

3、值的文件材料，都屬于歸檔范圍。具體包括：1上級機關（各級黨政部門、行政主管部門、行業(yè)管理部門）頒發(fā)的文件材料：（1）上級部門召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；（2）上級機關頒發(fā)的屬公司主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非公司主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；（3）上級領導參加公司重大活動的影像、圖片等記錄材料（如光盤、錄音帶、錄像帶等）；（4）上級機關部門領導對公司工作所作的指示、講話以及專題會議形成的會議紀要等。2本公司的文件材料：（1）公司股東大會、董事會、監(jiān)事會會議材料；（2）公司內(nèi)部會議材料，公司召開的工作會議，專業(yè)會議文件材料；（3）公司制發(fā)的(包括轉發(fā)、聯(lián)合制發(fā))的各種正

4、式文件；（4）公司的請示與上級機關的批復文件，所屬機構的請示與公司的批復文件；（5）公司領導公務活動形成的重要信件、傳真，從外單位帶回的與公司有關的未經(jīng)文書登記處理的文件材料；（6）公司成立、改制、合并、分立、撤銷、各項變更登記等原始決策性、法律性文件和工商登記材料；（7）公司制定的章 程、制度等文件材料；（8）公司重要活動及內(nèi)部活動形成的工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析、影像、圖片等記錄材料（如光盤、錄音帶、錄像帶等）；（9）公司形成的財務報告及報表（如主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告

5、）、會計憑證（如外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記帳憑證、記帳憑證匯總表，包括銀行存款對帳單及余額調節(jié)表等）、會計賬簿（包括總帳、明細帳、日記帳、各種輔助登記簿等）、其它會計核算資料（與會計核算緊密相關的，由財務部門負責辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)、增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票）等材料；（10）公司員工職務任免、員工教育和培訓、職稱評聘、黨、團、員工名冊、報表、以及員工錄用、轉正、定級、調資、退職、退休等工作及員工獎懲等文件材料；（11）公司辦理的員工轉移工資、行政、黨、團等組織關系介紹信及存根；（12）公司購買房地產(chǎn)、車輛、大型固定資產(chǎn)的文件材料正本、附件，財產(chǎn)交接憑證、清冊、報表；（13

6、）公司簽訂的各種合同、協(xié)議的正本及補充材料等；（14）公司所參與的各類投資項目文件材料（包括但不限于：項目開發(fā)、項目投資及管理過程中形成的各種報告、申請、法律文件和會議決議等。如與投資項目單位簽署的保密協(xié)議、立項申請、盡職調查、投資意向書和備忘錄、主要投資條 款、投資建議書、投資管理報告、團隊內(nèi)部決議、公司及投資企業(yè)董事會決議、投資合同、項目公司章 程、法律意見書、專家評審或訪談意見、會計事務所出具的項目公司審計報告、公司投資付款手續(xù)和相關憑證、出驗資報告、工商注資變更登記、公司所持的股權證、項目股東會和董事會決議、項目季度/年度投資管理及評估報告、項目重大事項特別報告、項目處置建議書和備忘錄

7、、公司和項目公司董事會對該項目退出的審查與批準文件、項目處置實施情況、處置后資金分配和清算的文件材料、項目處置總結報告等）；（15）公司所發(fā)生的各類民事訴訟（包括訴訟、仲裁及調解案件）材料；（16）其他對公司有保存價值的文件材料。第十一條 檔案的歸檔要求公司按照文件材料的自然形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管利用。一般采用分年度、分項目、分問題、分期限等分別立卷。歸檔文書材料采用年度分類方法按國家規(guī)定的永久、長期和短期三類不同保管期限分別立卷，業(yè)務文件材料按國家規(guī)定制定各種門類檔案的立卷分類。具體應符合以下要求：1歸檔的文件材料必須準確、完整、系統(tǒng)且為原件，有原簽字

8、或加蓋原印章 的復印件文件、作為正文附件的復印件，可做為檔案材料；2所有歸檔文件的電子版本（光盤）要和文件雙套歸檔；3在歸檔文件材料中，應將每份文件的正文和附件、請示和批復、轉發(fā)文件和原件，立在一起，不得分開；4不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；訴訟案件放在結案年立卷；5卷內(nèi)文件材料應區(qū)分不同級情況進行排列，即批復、指示在前，請示、報告在后；正文在前，附件在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；非訴訟案件結論性材料在前，依據(jù)性材料

9、在后；其他文件材料按時間順序排列；6各類檔案在裝訂前要去掉文件中的金屬物，傳真件必須復印，紙張破損和字跡已擴散的文件必須及時修補或復制，復制件和原件一起立卷，裝訂規(guī)范、牢固、整齊；7各類案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫文件目錄及備考表，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化，沒有題名應擬寫題名，卷內(nèi)文件材料應按排列順序，依次編寫頁號或件號；8案卷封皮，應逐項按規(guī)定填寫清楚，案卷題名應簡明、確切、工整、清晰，書寫工具必須用鋼筆（藍黑墨水）或毛筆；9會計憑證（按月立卷每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份；裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章

10、等）、會計賬簿（由財務軟件自動生成的會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列；活頁賬簿去空白頁后，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁帳不得裝訂在一起；裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象；賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章 ；裝訂后的會計賬簿應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號；會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬、輔助賬）、會計報表（會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊）。第十二條 歸檔時間1行政檔案：每年3月底前將上年度文件材料歸檔、立卷；2會

11、計檔案：每年3月底前將上年度文件材料和對應的電子文檔歸檔；3業(yè)務檔案：項目負責人需在正式文件形成十日內(nèi)負責將文件材料和對應的電子文檔交行財務政歸檔、立卷；4人事檔案：按相關法規(guī)和制度，及時歸檔新形成的員工檔案材料。第三章 檔案的保管利用第十三條 公司在各項工作和活動中形成的全部檔案，應按照檔案管理的要求但由專人進行分類、加工管理和保管。凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)，對公司工作有參考利用價值的文件材料，列為長期保管。凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。其中：永久為50年以上，長

12、期為1650年（含50年），短期為15年以下（含15年）。第十四條 檔案管理人員應嚴格按照檔案管理的要求，及時收集、整理、歸檔各類文件材料，健全立卷說明、全宗介紹、檢查記錄、交接憑證和銷毀清冊等，確保檔案的真實性、完整性，并負責防火、防盜、防潮、防塵、防蟲等工作。第十五條 檔案管理人員應建立檔案借閱登記清冊，凡需借閱、復印相關檔案人員，按規(guī)定履行審批和登記手續(xù)。借閱檔案人員對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、涂改和拆散案卷。項目負責人可查閱參與項目的檔案，查閱其他檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。會計檔案原件一律不得外借，特殊需要可以復制，但須總經(jīng)理批準。第四章 檔案的鑒定和銷毀第十六條 公司檔案應根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，制定公司檔案的保管期限表，定期對檔案進行鑒定，準確地判斷檔案的存毀。檔案管理人員應按