Excel數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)Word文檔

1、“Excel數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)Word文檔”軟件幫助文檔實(shí)操一、              簡(jiǎn)介“Excel數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)Word文檔”軟件是一款將Excel電子表格中的數(shù)據(jù)批量快速插入到Word文檔中，并根據(jù)用戶的要求自動(dòng)保存或打印的軟件，當(dāng)前版本支持普通模式、多行模式、重復(fù)模式、多行重復(fù)模式。它適用于以下情況：1、    Excel電子表格中有大量的數(shù)據(jù)需要按統(tǒng)一格式生成獨(dú)立的文檔或打印出來(lái)：如會(huì)議通知、證件打印、請(qǐng)柬、化驗(yàn)單、準(zhǔn)考證等；2、&

2、#160;   Excel電子表格中同一數(shù)據(jù)需要生成多種格式的Word 文檔，如名片印制生成不同的樣式供挑選等；3、    證件、表格套打，如某種格式的證件或表格由印刷廠統(tǒng)一印刷好，在使用中只需要填寫(xiě)和打印相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容。為正常使用本軟件，您的電腦必須先行安裝微軟Office2000以上版本的Excel和Word程序。軟件的下載與升級(jí)等信息可到“織名軟件”網(wǎng)上查看或加入QQ群56615416。二、            

3、;  目錄結(jié)構(gòu)在軟件程序所在目錄下有四個(gè)子文件夾“數(shù)據(jù)”、“模板”、“用戶文檔”、“VBS”，作用如下：1、“數(shù)據(jù)”文件夾：Excel電子表格數(shù)據(jù)文件默認(rèn)存放的位置，本軟件主界面“Excel文件”列表中默認(rèn)顯示的文件即是該目錄下的文件；2、“模板”文件夾：Word模板文檔默認(rèn)存放的位置，本軟件主界面“Word模板”列表中默認(rèn)顯示的文件即是該目錄下的文件；3、“用戶文檔”文件夾：點(diǎn)“插入并保存”按鈕會(huì)彈出選擇文件保存位置的對(duì)話框，默認(rèn)會(huì)在該文件夾下新建一以模板文檔主文件名命名的子文件夾，如選擇的Word模板是“準(zhǔn)考證.doc”時(shí)，會(huì)自動(dòng)在“用戶文檔”文件夾下新建一“準(zhǔn)考證”子文件夾，并

4、且默認(rèn)打開(kāi)位置定位在該子文件夾（“準(zhǔn)考證”子文件夾）下；4、“VBS”文件夾：保存特殊功能的VBS腳本文件，該文件夾中的內(nèi)容如果刪除或丟失可能會(huì)影響程序的部分功能。5、“視頻教程”文件夾：軟件“幫助教程”菜單下的視頻教程存放在這里。三、              數(shù)據(jù)文件和模板文件的要求1、數(shù)據(jù)文件的要求：要求是擴(kuò)展名為“.xls”的Excel文件，工作表的第一行數(shù)據(jù)為標(biāo)題行，標(biāo)題名稱必須符合Word書(shū)簽的命名規(guī)則，即必須以字母或漢字開(kāi)頭，可包含數(shù)字但不能有空格。可

5、以用下劃線字符來(lái)分隔文字，例如，“標(biāo)題_1”。2、模板文件的要求：要求是擴(kuò)展名為“.doc”的Word文檔，建議模板文檔分類(lèi)存放。“Excel數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)Word文檔”軟件在生成Word文檔的過(guò)程中會(huì)根據(jù)Excel文件中工作表標(biāo)題名稱來(lái)查找Word文檔中相關(guān)聯(lián)的書(shū)簽，找到后定位到該書(shū)簽并插入工作表中當(dāng)前行的相關(guān)數(shù)據(jù)。四、              模板書(shū)簽的命名規(guī)則為了能正確地將Excel表格的數(shù)據(jù)插入到Word文檔的指定位置，需要在Word文檔需要插入數(shù)據(jù)的位置添加

6、書(shū)簽，書(shū)簽名稱需要按照要求命名，下面以“考生考試安排.xls”工作簿和“準(zhǔn)考證”模板為例說(shuō)明各種模式的命名規(guī)則：1、  普通模式：書(shū)簽名稱跟Excel工作表標(biāo)題一樣，在這個(gè)模式下一個(gè)Word模板最多只能插入Excel工作表一行數(shù)據(jù)，名稱對(duì)應(yīng)關(guān)系如下：2、  重復(fù)模式：書(shū)簽名=標(biāo)題名+“_c”+序號(hào)，如“編號(hào)_c1”、“姓名_c1”、“考試地點(diǎn)_c1”，序號(hào)從1開(kāi)始，同一列標(biāo)題對(duì)應(yīng)的書(shū)簽名后綴的序號(hào)必須連續(xù)，如“姓名”在模板中出現(xiàn)3次，對(duì)應(yīng)的書(shū)簽名必須是“姓名_c1”、“姓名_c2”、“姓名_c3”，如果是“姓名_c1”、“姓名_c2”、“姓名_c4”，則只重復(fù)兩次“姓名”，

7、書(shū)簽名“姓名_c4”會(huì)被忽略，對(duì)應(yīng)關(guān)系見(jiàn)下圖：3、  多行模式：書(shū)簽名=標(biāo)題名+“_”+序號(hào)，如在“準(zhǔn)考證-多行模式.doc”模板中有6張準(zhǔn)考證，每張準(zhǔn)考證對(duì)應(yīng)Excel表格中的對(duì)應(yīng)一行數(shù)據(jù)，第一個(gè)生成的文檔對(duì)應(yīng)Excel表格的1-6行數(shù)據(jù)(不包括標(biāo)題行)，第二個(gè)生成的文檔對(duì)應(yīng)Excel表格的第7-12條數(shù)據(jù)，依此類(lèi)推。每個(gè)文檔的第一條數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的書(shū)簽名是“編號(hào)_1”、“姓名_1”、“考試地點(diǎn)_1”，第二條數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的書(shū)簽名是“編號(hào)_2”、“姓名_2”、“考試地點(diǎn)_2”，依此類(lèi)推。多行序號(hào)必須連續(xù)，序號(hào)不連續(xù)時(shí)有跳號(hào)之后的書(shū)簽名將被忽略。4、  多行重復(fù)模式：書(shū)簽名=標(biāo)題名+“

8、_”+多行序號(hào)+“_c”+重復(fù)序號(hào)，如在“準(zhǔn)考證-多行重復(fù)模式.doc”模板中有6張準(zhǔn)考證，每3張準(zhǔn)考證對(duì)應(yīng)Excel表格中的對(duì)應(yīng)一行數(shù)據(jù)，第一個(gè)生成的文檔對(duì)應(yīng)Excel表格的1-2行數(shù)據(jù)(不包括標(biāo)題行)，第二個(gè)生成的文檔對(duì)應(yīng)Excel表格的第3-4條數(shù)據(jù)，依此類(lèi)推。每個(gè)文檔的第一條每一次重復(fù)的數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的書(shū)簽名是“編號(hào)_1_c1”、“姓名_1_c1”、“考試地點(diǎn)_1_c1”，第一條每二次重復(fù)的數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的書(shū)簽名是“編號(hào)_1_c2”、“姓名_1_c2”、“考試地點(diǎn)_1_c2”，第二條每一次重復(fù)的數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的書(shū)簽名是“編號(hào)_2_c1”、“姓名_2_c1”、“考試地點(diǎn)_2_c1”，第二條每二次重復(fù)的數(shù)據(jù)

9、對(duì)應(yīng)的書(shū)簽名是“編號(hào)_2_c2”、“姓名_2_c2”、“考試地點(diǎn)_2_c2”，依此類(lèi)推。多行序號(hào)、重復(fù)序號(hào)必須連續(xù)，序號(hào)不連續(xù)時(shí)有跳號(hào)之后的書(shū)簽名將被忽略。五、              為Word模板文檔添加書(shū)簽“Excel數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)Word文檔”軟件對(duì)數(shù)據(jù)的插入位置定位使用書(shū)簽的方式，模板文檔的制作除了需要在數(shù)據(jù)要插入的位置添加與Excel表格中數(shù)據(jù)列列標(biāo)題名相關(guān)的書(shū)簽外，其它均與普通文檔制作一樣。下面以在模板文檔“準(zhǔn)考證.doc”中插入書(shū)簽為例，介紹操作步驟（

10、您也可以通過(guò)本軟件的“幫助教程Word模板插入書(shū)簽視頻教程”菜單項(xiàng)查看視頻教程）： 1、打開(kāi)文件“準(zhǔn)考證.doc”； 2、光標(biāo)定位到文檔中欲插入“編號(hào)”的位置； 3、選擇菜單“插入書(shū)簽”； 4、輸入書(shū)簽名“編號(hào)”，點(diǎn)擊“添加”按鈕； 5、重復(fù)第4步分別添加“姓名”、“考試地點(diǎn)”的書(shū)簽后，關(guān)閉書(shū)簽對(duì)話框； 6、保存文檔后關(guān)閉Word，完成。六、              Excel數(shù)據(jù)插入并保存到Word使用該功能執(zhí)行批量數(shù)據(jù)生成Word之前你需要準(zhǔn)備好Excel數(shù)據(jù)

11、文檔和Word模板文檔，具體步驟如下（您也可以通過(guò)本軟件的“幫助教程數(shù)據(jù)插入并保存到Word視頻教程”菜單項(xiàng)查看視頻教程）：1、選擇Excel文件：從“Excel文件(*.xls)”列表框中選擇Excel數(shù)據(jù)文件，如果數(shù)據(jù)文件沒(méi)有在列表中顯示，請(qǐng)選擇最后的“瀏覽.”選項(xiàng)打開(kāi)文件選擇對(duì)話框，切換文件目錄到你的Excel數(shù)據(jù)文件存放的位置，選擇文件；2、選擇工作表：從“工作表”列表框中選擇工作表，這樣就可以在窗口中瀏覽工作表的內(nèi)容了；3、選擇Word模板：從“Word模板(*.doc)”列表框中選擇Word模板文檔，如果模板文檔沒(méi)有在列表中顯示，請(qǐng)選擇最后的“瀏覽.”選項(xiàng)打開(kāi)文件選擇對(duì)話框，切換文

12、件目錄到你的Word模板文檔存放的位置，選擇文檔，這時(shí)軟件會(huì)根據(jù)模板新建一文檔并打開(kāi)。如果Word沒(méi)有自動(dòng)根據(jù)模板新建文檔，請(qǐng)先關(guān)閉所有已打開(kāi)的Word文檔窗口并關(guān)閉Word程序，然后再重新選擇模板文檔，如果還有問(wèn)題請(qǐng)通過(guò)本軟件的“工具”菜單下的“強(qiáng)制關(guān)閉WORD程序（不保存）”命令關(guān)閉所有Word進(jìn)程（包括窗口被隱藏的Word），然后再重新選擇模板文檔；4、選擇插入數(shù)據(jù)的記錄范圍：可以按頁(yè)數(shù)或條數(shù)兩種方式選擇，未注冊(cè)版最多只能插入第1到10條的記錄，注冊(cè)版無(wú)此限制；5、插入并保存Word文檔：1）點(diǎn)擊 “插入并保存”按鈕；2）選擇文件保存的位置，輸入文件名，實(shí)際保存時(shí)會(huì)在此文件名后自動(dòng)添加一

13、序號(hào)；3）出現(xiàn)文件名確認(rèn)提示，如果想修改文件名或改變保存位置可選擇否重新上一步驟，否則選擇“是”；4）完成后提示是否打開(kāi)文檔保存所在文件夾；5）選擇“是”打開(kāi)文件夾。七、              Excel數(shù)據(jù)插入到Word 并打印使用該功能執(zhí)行批量數(shù)據(jù)生成Word并打印之前你需要準(zhǔn)備好Excel數(shù)據(jù)文檔和Word模板文檔，具體步驟如下（您也可以通過(guò)本軟件的“幫助教程數(shù)據(jù)插入到Word并打印視頻教程”菜單項(xiàng)查看視頻教程）：1、參照“五、Excel數(shù)據(jù)插入并保存到 Word”中的1至4步打開(kāi)Excel數(shù)據(jù)文檔、Word模板文檔、選