人事副檔管理規(guī)定V10講課稿

1、人事副檔管理規(guī)定 V1.0人事副檔是指在公司人事管理工作中形成的，記載和反映員工個(gè)人經(jīng)歷、基本情況、資歷證明及在公司中工作業(yè)績(jī)、工作表現(xiàn)、工作變動(dòng)等文件材料，以個(gè)人為單位集中保存以備 查考的文字、表格及其他形式的歷史記錄。人事檔案應(yīng)真實(shí)全面地反映個(gè)人全貌，人力資源 部要經(jīng)常通過(guò)相關(guān)部門，收集全公司員工的崗位調(diào)配、職務(wù)任免、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資 待遇等工作中形成的，反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)等方面的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。為進(jìn)一步規(guī)范員工個(gè)人副檔的管理，為公司提供開(kāi)展工作的基礎(chǔ)依據(jù)，特制定本制度。一、管理制度：1、人力資源部應(yīng)為每位員工個(gè)人建立副檔， 并集中對(duì)檔案進(jìn)行收集整理、 保管統(tǒng)計(jì)、 借閱

2、傳遞等管理工作。2、員工個(gè)人應(yīng)按照公司要求及時(shí)提供真實(shí)準(zhǔn)確、詳細(xì)完善的資料。3、檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守閱檔保密制度，不得在公共場(chǎng)所及無(wú)關(guān)人員面前議論副檔內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借給無(wú)關(guān)人員翻閱；未經(jīng)審批不得向外公布副檔內(nèi)容。4、人事副檔的交接和傳遞必須由檔案管理雙方親自交接，并建立副檔交接臺(tái)帳（附件7.1 ）。5、人事副檔必須由人力資源部派專人負(fù)責(zé)保管。二、案卷內(nèi)容：1、卷內(nèi)目錄：國(guó)美員工人事副檔明細(xì) （詳見(jiàn)附件 ） 。2、招聘資料：包括面試評(píng)審表、應(yīng)聘登記表、簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證明、身份證、資格證書及其 他經(jīng)歷及資歷證明等資料復(fù)印件。3、入職資料：包括員工登記表 、一寸免冠照片 4 張（其中一張粘貼在員工登記表

3、 相應(yīng)位置上） ；查詢函或離職證明或個(gè)人聲明、擔(dān)保證明文件（需要提供此證明的 相關(guān)崗位）、背景調(diào)查（經(jīng)理級(jí)及以上人員） 、經(jīng)員工本人簽字確認(rèn)的員工手冊(cè)確認(rèn) 書、錄用通知書 、崗位薪資確認(rèn)書和保險(xiǎn)通知函，健康檢查材料。各種表格內(nèi) 容應(yīng)填寫完整、字跡清晰，其中家庭地址、聯(lián)系方式等重要資料必須詳細(xì)完備。4、在職資料：?jiǎn)T工本人簽字確認(rèn)后的勞動(dòng)合同文本；員工轉(zhuǎn)正、結(jié)束代理期審批表及相 關(guān)材料。5、調(diào)職調(diào)薪資料：工資變動(dòng)審批表及通知書，提職晉級(jí)審批及考核、獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表、 各種待遇審批表，批復(fù)等材料。6、職務(wù)任命文件：審批、考核及通知文件。7、異動(dòng)文件：申請(qǐng)文件（公司或個(gè)人） 、異動(dòng)審批、異動(dòng)交接單。8、

4、考核、評(píng)定工作中形成的有關(guān)材料。9、獎(jiǎng)懲材料。10、離職資料：辭退材料、辭職審批、離職審計(jì)、離職或離任工作交接清單等材料等。11、其他應(yīng)歸檔的資料。三、員工副檔歸檔時(shí)間1、對(duì)于新入職員工的招聘資料和入職資料，人力資源部應(yīng)在員工入職之日起7 個(gè)工作日內(nèi)，將與員工個(gè)人有關(guān)的材料，進(jìn)行整理、編號(hào)、裝訂，進(jìn)行歸檔。2、其它歸檔的資料，由人力資源部相關(guān)人員在該事項(xiàng)完成后的5 個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)材料裝訂，存入該員工的人事副檔。 以發(fā)文形式生成的資料， 應(yīng)在發(fā)文日期后的 10 工作 日內(nèi)存入人事副檔。3、對(duì)于異動(dòng)員工， 在員工異動(dòng)交接手續(xù)完成之日起， 由人力資源部在 15 個(gè)工作日內(nèi)， 視 情況將所形成的文

5、件存入人事副檔。4、對(duì)于離職人員應(yīng)做好離職審批、離職交接和離職審計(jì)工作并清理個(gè)人欠款后，將所形 成的文件存入人事副檔。四、歸檔材料的要求1、歸檔材料應(yīng)做到完整齊全、真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確。2、對(duì)符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)詳細(xì)登記歸檔；對(duì)不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)通 知形成材料的部門修訂或補(bǔ)辦，限期報(bào)送；定期核查所管理的副檔，發(fā)現(xiàn)所缺材料， 及時(shí)登記、補(bǔ)充。3、人事副檔材料的載體和字跡要求。4、紙張要求：應(yīng)使用 A4 復(fù)印紙。寬幅大于 A4 紙時(shí)，可將紙張折成 A4 紙大小，小于 A4紙時(shí)，應(yīng)將其粘貼在 A4 紙上；原件如為熱敏紙質(zhì)傳真件， 請(qǐng)勿在熱敏傳真紙上簽批意 見(jiàn)，應(yīng)復(fù)印后再在復(fù)印后的

6、文件上批示及存檔。5、字跡要求：文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水書寫，不得使用圓珠 筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。6、人事副檔組卷首頁(yè)以溫州城市廣場(chǎng)人事副檔明細(xì)為目錄，應(yīng)如實(shí)填寫，標(biāo)識(shí)副檔 號(hào)碼后歸檔。7、人事副檔案卷編號(hào)規(guī)則， 大寫拼音字母 （不超過(guò)三位） + 三位數(shù)字 （如 Z001、LZ001、 ZJ001 等）。8、員工本人基本信息發(fā)生變化的（如住址變遷，婚姻變更，子女出生，學(xué)歷、職稱等情 況的變化），應(yīng)在 15 日內(nèi)上報(bào)人力資源部，以便人力資源部調(diào)整花名冊(cè)和副檔臺(tái)帳記 錄。五、人事副檔的借閱1、經(jīng)理級(jí) （ 含 ）、總監(jiān)以上級(jí)別人員， 確因工作需要， 可提出副

7、檔借閱申請(qǐng)， 但須填寫借 閱副檔聯(lián)絡(luò)函 ，注明借閱事由、借閱內(nèi)容、 借閱時(shí)間等詳細(xì)內(nèi)容，經(jīng)人力資源部授權(quán) 領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后， 在人力資源部門登記 人事副檔借閱臺(tái)帳 ，檔案管理人員方可辦理 借閱手續(xù)。2、人力資源部依據(jù)借閱內(nèi)容，提供相關(guān)資料，在借閱臺(tái)帳登記后，必須由借閱人本人簽 字接收。3、借閱人必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)親自歸還所借閱的資料，經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后，方可 在借閱臺(tái)帳上登記注銷。4、借閱注意事項(xiàng)。借閱人必須妥善保管所借閱資料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、 圈畫、污損借閱資料，要保持副檔的整潔5、借閱人不得將借閱資料私自轉(zhuǎn)借他人，也不得將資料內(nèi)容透露給他人。6、未經(jīng)批準(zhǔn)，借閱人不得私自摘

8、抄、復(fù)制人事副檔材料。如確需要，必須經(jīng)人力資源部 授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部人員進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的摘抄、復(fù)制，摘抄、復(fù)制的材料 由使用單位妥善保存、用畢自行銷毀。國(guó)美員工人事副檔明細(xì)建表人：建表日期副檔號(hào):姓名序內(nèi)容入檔備注序內(nèi)容入檔備注員工登記表及照片應(yīng)聘登記表-二*面試審批表（評(píng)估）二個(gè)人簡(jiǎn)歷十一異動(dòng)材料學(xué)歷證身份證技術(shù)等級(jí)證明其它證件復(fù)印件四入職資料十二考評(píng)材料錄用通知書崗位與工資確認(rèn)單保險(xiǎn)通知單員工手冊(cè)確認(rèn)五體檢六外調(diào)函十三獎(jiǎng)懲材料離職證明個(gè)人聲明背景調(diào)查擔(dān)保函七個(gè)人其他說(shuō)明材料八轉(zhuǎn)正審批及通知結(jié)束代理期審批及通知九勞動(dòng)合同文本十四工資定級(jí)十五其他十歷任職務(wù)的任職文件借閱副檔聯(lián)絡(luò)函人力資源部：現(xiàn)因工作需要，特申請(qǐng)借閱副檔原件