開標(biāo)前準(zhǔn)備工作的21個(gè)要點(diǎn)

1、開標(biāo)前準(zhǔn)備工作的21個(gè)要點(diǎn)1、必要的準(zhǔn)備會在開標(biāo)日前一兩天，由單位或者部門負(fù)責(zé)人召集，有關(guān)人員參加。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提岀具體工作任務(wù)，人 員需要和安排以及問題等等，充分進(jìn)行協(xié)調(diào)，準(zhǔn)備和安排妥當(dāng)。特別要明確：主持人，唱標(biāo)人和記錄 人。任務(wù)一定要落實(shí)到人，同時(shí)大家注意團(tuán)結(jié)配合。a. 誰主持？b. 誰負(fù)責(zé)簽到和“接標(biāo)書”？（如果人多，應(yīng)該分開，投標(biāo)方不能和評委等等在一塊簽字）；c. 誰負(fù)責(zé)收投標(biāo)保證金？d. 誰負(fù)責(zé)在外面接，弓I導(dǎo)？e. 誰負(fù)責(zé)“留守”（招標(biāo)公司人員都到開標(biāo)會議室去了，萬一有事，原辦公室是否需要留人以便于不間 斷聯(lián)系。）f. 誰唱標(biāo)？（特別國際招標(biāo)投標(biāo)書常常是英文寫的，要求熟悉英文和有關(guān)專

2、業(yè)詞匯；）g. 誰記錄？等等。目前我們一般不再用雙語唱標(biāo)了，如果需要，應(yīng)該考慮唱標(biāo)人的英語口語能力。h. 誰負(fù)責(zé)分發(fā)投標(biāo)文件？ 一般我們保留正本，不可修改、涂抹；副本可以分發(fā)給評委。2、核實(shí)供應(yīng)商必要時(shí)，核實(shí)能夠參加投標(biāo)的潛在的供應(yīng)商。特別是在特殊情況下，投標(biāo)人可能只有3家的情況下,一定要爭取做到事先心中有數(shù)。萬一不夠法定的家數(shù)，提前向上級有關(guān)部門匯報(bào)請示，避免臨時(shí)被動(dòng)。反之，如果投標(biāo)商來的很多，就要多組織人力，做到人再多也能有條不紊。3、估算評標(biāo)工程量根據(jù)投標(biāo)方的情況，綜合估算評標(biāo)工作量；并據(jù)此安排會議室、評標(biāo)時(shí)間以及詢標(biāo)時(shí)間等進(jìn)度安排和 必要的人員食宿等等生活措施。4、準(zhǔn)備布標(biāo)工作準(zhǔn)備開標(biāo)

3、會議室、開標(biāo)會議的布標(biāo)（也可用計(jì)算機(jī)加投影儀打在大屏幕上顯示），有關(guān)的投影儀，大屏幕，計(jì)算機(jī)，實(shí)物投影儀，話筒音響，電源和插座、接線板（必要時(shí)，要有較長的連線）以及座椅 等等。（在外面開標(biāo)，有時(shí)會遇到有比較復(fù)雜功能的系統(tǒng)，需要事先弄清其功能，包括接線端子的情況）。5、通知評委參加抽取評委并通知確認(rèn)能夠參加。事先，要考慮到回避問題。（部分工程招標(biāo)和政府采購招標(biāo)工作，完全由計(jì)算機(jī)抽取和通知，強(qiáng)調(diào)保密，事先誰也不知道評委情況，我以為那是有點(diǎn)片面的。導(dǎo)致只強(qiáng)調(diào) 程序公正，不管實(shí)際效果和評標(biāo)質(zhì)量。）以及落實(shí)評委的活動(dòng)細(xì)節(jié)：自行到達(dá)？外地需要接站？安排 住宿？等等。如果，專家?guī)炖锩嬖u委人數(shù)不足或者缺某專業(yè)

4、，還需趕緊補(bǔ)充。6、落實(shí)工作人員名單 落實(shí)“業(yè)主”單位參加開標(biāo)大會和評標(biāo)工作的代表以及其他工作人員名單和大致人數(shù)。如果，業(yè)主單 位有領(lǐng)導(dǎo)或者上級領(lǐng)導(dǎo)同志（集團(tuán)公司等）參加以表示重視，則應(yīng)該匯報(bào)，安排招標(biāo)公司相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo) 也參加。7、落實(shí)監(jiān)管人員名單 落實(shí)其他監(jiān)管、公正部門參加的人員。如果，招標(biāo)項(xiàng)目需要請公證處派員參加，事先應(yīng)該落實(shí)人員， 清楚地告知時(shí)間，地點(diǎn)等等，通知公證處人員必須“著裝” ，提前到達(dá)。8、落實(shí)本單位參加開標(biāo)工作的財(cái)務(wù)人員。如果在外開標(biāo)，需帶好有關(guān)的空白收據(jù)（蓋章） ；點(diǎn)鈔驗(yàn)鈔機(jī)等等。9、落實(shí)印刷品 落實(shí)所有開標(biāo)、評標(biāo)需要的印刷、打印材料：投標(biāo)簽到表；投標(biāo)文件收到登記表；評委和其

5、他人員簽 到表；投標(biāo)文件密封情況檢查表（有時(shí)與前述合一） ；唱標(biāo)記錄表；投標(biāo)情況（或者分包情況）匯總 表；以及 13 號令規(guī)定的和國際招標(biāo)范本使用的幾種評標(biāo)表格：符合性檢查表；商務(wù)評議表；技術(shù)參 數(shù)比較表；評標(biāo)價(jià)格對比表；授標(biāo)建議表等等。10、做成對照表格上述這些表格， 盡可能做成針對本項(xiàng)目的， 含有評標(biāo)細(xì)節(jié)內(nèi)容的對照表格。 如果招標(biāo)項(xiàng)目是有分包的， 表格也要作成按照分包的。把事先可以填寫的內(nèi)容，如具體的技術(shù)指標(biāo)，交貨期、質(zhì)量保證期、投標(biāo) 保函和履約保函等等商務(wù)要求，都一一列上。以便評委可以很容易的把投標(biāo)方的情況對比填入，那樣 可以大大節(jié)省時(shí)間，還可避免不應(yīng)有的錯(cuò)誤。項(xiàng)目的標(biāo)書， 最好能帶 2

6、 份，一份自用， 一份給評委或者其他人傳看。 技術(shù)規(guī)格部分， 可以多印幾份， 使得評委和業(yè)主代表都人手一份。11準(zhǔn)備電子版開標(biāo)一覽表開標(biāo)一覽表（唱標(biāo)表格） ，事先做好電子版。最好是有一個(gè)數(shù)據(jù)庫式的專門軟件；起碼，用 word 模板 做一個(gè)。省得屆時(shí)每一項(xiàng)都得打字輸入，浪費(fèi)時(shí)間。12、收取投標(biāo)保證金 國際招標(biāo)的投標(biāo)保證金有多種形式：保函、匯票、支票、現(xiàn)金等等。其中，有些國外的投標(biāo)商是采用 國外的銀行開出保函， 通過中國銀行提交的 （最正規(guī)的） 。這些保函， 需要在接到中國銀行的通知后， 派人到銀行去領(lǐng)取。先要安排好人做這項(xiàng)工作。13、確定外匯牌價(jià)國際招標(biāo)需要公布開標(biāo)當(dāng)日的“外匯牌價(jià)”，主要是中國

7、銀行公布的外匯賣出價(jià)。一般需要的是幾種 國際流行的“硬通”貨幣：美元，歐元，英鎊，瑞士法郎，日元，澳元等等。當(dāng)日的匯率一般要在早上 8： 30，中國銀行的網(wǎng)站才公布。如何保證及時(shí)得到，保證大家知曉和評委依據(jù)此匯率進(jìn)行計(jì)算？ 必須有專人負(fù)責(zé)。14、落實(shí)主持人致辭 落實(shí)開標(biāo)會議主持人的致辭和說明。一般有幾個(gè)要點(diǎn)：對出席會議的領(lǐng)導(dǎo)、專家、監(jiān)督公正人員以及 投標(biāo)方代表，表示感謝和歡迎；說明投標(biāo)情況符合法定，可以開標(biāo)；或者，有什么特殊情況，某一個(gè)“包” 不能開標(biāo)， 或者審批部門已經(jīng)同意另辦法處理等等。開標(biāo)會場紀(jì)律， 如，關(guān)閉手機(jī)， 請勿喧嘩，有問題舉手請求發(fā)言說明等等。重申投標(biāo)方代表留下臨時(shí)通訊聯(lián)絡(luò)方式

8、（如手機(jī)號碼）等等，以便及 時(shí)聯(lián)絡(luò)和詢標(biāo)。15、落實(shí)場地 落實(shí)開標(biāo)會議室場地。特別是在外面賓館或者其他場地開標(biāo)時(shí)。租用多大的開標(biāo)場所以及評標(biāo)用的會 議室？大致多長時(shí)間？要不要“拖晚”？要不要提前布置好？16、安排評委住宿 在預(yù)計(jì)好幾天才完成評標(biāo)定標(biāo)工作的情況下，需要安排外地評委的住宿和其他生活措施。17、準(zhǔn)備評標(biāo)咨詢費(fèi) 事先預(yù)領(lǐng)開標(biāo)用的支票，現(xiàn)金等。準(zhǔn)備付給專家評委的咨詢費(fèi)以及簽收條、信封等；準(zhǔn)備預(yù)付給專家 的交通費(fèi)用報(bào)銷費(fèi)用，等等。需有專人負(fù)責(zé)。18、定餐準(zhǔn)備開標(biāo)、評標(biāo)當(dāng)天中午的定餐，一般是“盒飯” ，也可能是賓館的餐廳。一般事先考慮到出席人員 中是否有回民或者其他特殊需要者，有個(gè)意向性，記住餐廳的聯(lián)系電話。開標(biāo)后，及時(shí)統(tǒng)計(jì)人數(shù)，打 電話定餐，并說明特殊需求，數(shù)量上可稍稍留有余地。19、準(zhǔn)備文具用品準(zhǔn)備和帶齊有關(guān)文具用品，如：計(jì)算器（最好多個(gè)） 、白板筆、記號筆，碳素筆、信封、檔案袋、膠 帶、訂書器、剪刀、開標(biāo)用筆記本電腦和備份資料的 U 盤、打印機(jī)（打印復(fù)印一體機(jī)） 、打印紙；專 家評標(biāo)用的紙和筆； 等等。經(jīng)辦人最好象 willzhao 所說那樣， 先想好， 用一張紙寫下來， 備用后劃勾； 也可請其他人幫助自己想全、備全。