博物館接受贈書的管理與利用

1、博物館接受贈書的管理與利用    摘 要如何科學(xué)地管理、利用贈書，發(fā)揮其在為博物館的收藏、保護(hù)、展覽、宣教和科學(xué)研究等業(yè)務(wù)服務(wù)方面的重要作用，是一個值得探討的問題。本文以孫中山故居紀(jì)念館接受贈書為例，介紹了博物館接受贈書的來源等情況，探討了博物館對贈書管理與利用的方法。 關(guān)鍵詞孫中山故居紀(jì)念館；贈書；管理；利用 2007年，國際博物館協(xié)會在維也納把博物館定義為一個為社會及發(fā)展服務(wù)的、向公眾開放的非營利性常設(shè)機(jī)構(gòu)，以教育、研究、欣賞的目的征集、保護(hù)、研究、傳播并展出人類及人類環(huán)境的物質(zhì)及非物質(zhì)遺產(chǎn)。中國對博物館所下的定義是：“收藏、保護(hù)、研究、展示人類活動

2、和自然環(huán)境的見證物，經(jīng)過文物行政部門審核、相關(guān)行政部門批準(zhǔn)許可取得法人資格，向公眾開放的非營利性社會機(jī)構(gòu)。”博物館的基本功能是收藏、研究、教育。1隨著我國博物館的免費(fèi)開放，博物館日益成為大眾關(guān)注的地方，博物館向更深更廣的領(lǐng)域發(fā)展，博物館的職能不斷地擴(kuò)充。孫中山故居紀(jì)念館是國家一級博物館、也是國家AAAA級旅游景區(qū)。根據(jù)國家文物主管部門關(guān)于博物館征集收藏、展示教育、科學(xué)研究的職能定位和本館業(yè)務(wù)情況，經(jīng)上級批準(zhǔn)，孫中山故居紀(jì)念館目前有三個機(jī)構(gòu)名稱：孫中山故居紀(jì)念館、中山市民俗博物館、中山市孫中山研究所。作為職能的延伸，本館還組建了“逸仙圖書館”，收藏孫中山著述、研究專著及相關(guān)文獻(xiàn)資料，收集孫中山研

3、究信息，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫。目前圖書館藏書近8萬多冊，孫中山數(shù)據(jù)庫和各種期刊數(shù)據(jù)庫等一千萬兆字節(jié)（10000G）的電子數(shù)據(jù)量，形成了以館藏文物、檔案、圖書等傳統(tǒng)文獻(xiàn)資料與現(xiàn)代電子數(shù)據(jù)相結(jié)合的“孫中山研究信息中心”。2多年來，孫中山故居紀(jì)念館重視文物資料、圖書資料的征集、收藏和電子信息工程建設(shè)，針對征集來的贈書，在“逸仙圖書館”建立了著名孫中山研究專家陳錫祺、林家有、孫關(guān)龍與盛永華、邱捷等學(xué)者的贈書專藏，對捐贈圖書進(jìn)行科學(xué)管理。本館對贈書的管理與利用的意義就在于為本館的收藏、保護(hù)、展覽、宣教和科學(xué)研究等業(yè)務(wù)服務(wù)，以促進(jìn)本館整體業(yè)務(wù)水平的提高。隨著近年來贈書活動的開展和贈書數(shù)量的增加，贈書在館藏圖書

4、中的比例越來越大， 加強(qiáng)對贈書的管理與利用成為本館圖書資料管理工作的一個要點(diǎn)。如何科學(xué)地管理、利用贈書，發(fā)揮其在為本館的收藏、保護(hù)、展覽、宣教和科學(xué)研究等業(yè)務(wù)服務(wù)方面的重要作用，是一個值得探討的問題。本文以孫中山故居紀(jì)念館接受贈書為例，介紹了博物館接受贈書情況，探討了博物館對贈書管理與利用的方法。 一、贈書的渠道 接收贈書是博物館圖書資料征集的重要來源之一， 不僅節(jié)省開支， 豐富館藏， 且能搜集到一些稀缺的圖書資料，更好為博物館的三大功能服務(wù)。孫山故居紀(jì)念館接受捐贈的圖書來源渠道有以下幾種： （一）單位、社會團(tuán)體的捐贈 第一，與本館有業(yè)務(wù)聯(lián)系的地方文獻(xiàn)編撰單位的圖書捐贈。博物館圖書資料征集、收

5、藏地方文獻(xiàn)，設(shè)置地方文獻(xiàn)專藏，不僅有助于完整保存地方文獻(xiàn)典籍，而且對本館的文獻(xiàn)資源和文獻(xiàn)工作都是極為重要的補(bǔ)充，并且在一定程度上反映了博物館圖書資料所具有的地方文化特色。3如中山市地方志辦公室、中山市檔案局等單位捐贈其所編撰、出版具有地方特色的文獻(xiàn)、年鑒、文史資料給本館，為本館特色展覽的制作、地方文史研究業(yè)務(wù)等提供了豐富的資料。 第二，與本館有業(yè)務(wù)聯(lián)系的研究機(jī)構(gòu)出版的圖書捐贈。與本館有業(yè)務(wù)聯(lián)系的研究機(jī)構(gòu)，如廣東省孫中山基金會、廣東省社會科學(xué)院、中山市孫中山研究會等機(jī)構(gòu)云集了研究孫中山的專家學(xué)者，他們有的是團(tuán)體出書、有的是多人合著、多人合編出書，這些優(yōu)秀的成果作為捐贈圖書贈送給博物館，為業(yè)務(wù)人員

6、從事研究、進(jìn)行宣傳教育提供了便利。 （二）個人捐贈 第一，個人出版的圖書捐贈。高校教師、社科院研究員大多是某一學(xué)科、某一研究專題的學(xué)術(shù)帶頭人，很多高質(zhì)量的專著均是他們多年的研究成果。他們多與博物館研究有業(yè)務(wù)聯(lián)系，也樂于捐贈自己的著作。這些贈書是“在專家學(xué)者的教學(xué)和科研活動中形成的資料， 翔實(shí)地記錄了他們的研究過程和奮斗足跡， 其成果是智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶， 是學(xué)術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力的綜合反映?！?如本館專藏的學(xué)者孫關(guān)龍、盛永華伉儷贈書，大多數(shù)是由他們主編或出版的專著。 第二，為開展研究而個人收藏的圖書捐贈。高校教師、學(xué)者等為開展個人研究所積累收藏的圖書在他們晚年或去世后由其家屬將藏書贈送給開展相關(guān)研究

7、的博物館。如2008年，陳錫祺教授家屬秉承遺愿將陳教授藏書贈送本館，贈書總數(shù)達(dá)1770冊。其中，關(guān)于孫中山宋慶齡研究、辛亥革命等研究的中文專著668冊、外文專著181冊、論文197冊，研究中國近現(xiàn)代史、辛亥革命史料期刊724冊。這些贈書包括許多珍貴的外文文獻(xiàn)及海外同行簽贈予陳教授的學(xué)術(shù)著作，見證了陳教授的學(xué)術(shù)生涯及其在史學(xué)界的崇高地位，反映了近幾十年來孫中山研究的研究水平和發(fā)展方向，成為本館重要文獻(xiàn)專藏。 第三，專家學(xué)者未出版的論文集或高校學(xué)生的畢業(yè)論文等非正式出版物。專家學(xué)者未出版的論文集或高校學(xué)生的畢業(yè)論文等非正式出版物都是他們多年的學(xué)習(xí)、研究成果，有很高的學(xué)術(shù)價值，在市場上采購不到，對博

8、物館的相關(guān)研究很有利用價值。這些資料多數(shù)來源于高校學(xué)者的藏書贈書中。 第四，作者在著書過程中， 得到本館的幫助， 主動捐贈給博物館自己編著出版的圖書以表謝意。如石霓博士贈送的容閎自傳：我在中國和美國的生活等。 第五，海外華僑在海外收集的與本館業(yè)務(wù)相關(guān)的資料。 （三）寄贈圖書 國內(nèi)外各大博物館和文博系統(tǒng)兄弟單位的具有較高學(xué)術(shù)水平與參考價值的圖書出版物、期刊或內(nèi)部交流資料，會通過郵局寄贈給本館，作為業(yè)務(wù)交流的一種方式。如臺灣的國父紀(jì)念館的國立國父紀(jì)念館館刊等。 二、近年來孫中山故居紀(jì)念館贈書情況 從表1可見：2008年到2012年五年間，本館采購圖書的數(shù)量逐年減少，贈書占新增圖書的比例大體上呈增長

9、的趨勢。自2008年3月以來，本館已對公眾免費(fèi)開放，采購圖書的經(jīng)費(fèi)比較緊張，而接受贈書是彌補(bǔ)博物館購書經(jīng)費(fèi)不足的一個好方法，對增加館藏圖書數(shù)量、拓寬科研視野都有很大的幫助。 從表1、表2可見，專家大批量贈書是本館贈書的主要來源，管理好大批量贈書是贈書管理工作的重要任務(wù)。本館對大批量贈書進(jìn)行集中管理，用專門的贈書室和專門的贈書專柜存放贈書。這樣有兩個好處：一是利于展覽，在專柜的外面標(biāo)識“某某贈書”，可以激發(fā)參觀者贈書熱情；二是利于查找和利用，本館業(yè)務(wù)人員做展覽、搞研究時常要查找某一個研究者或某一個單位的贈書。這些珍貴的贈書在本館管理信息平臺上可以查詢到特別的索取號，業(yè)務(wù)人員將索取號告知管理員，管

10、理員可以在專柜取出以供其利用。 從表3可見，本館接受贈書的種類多種多樣，有正式出版的圖書專著、期刊，有未經(jīng)出版的論文集、手稿，還有電子音像資料光盤等。這些贈書資料在市面上很難買到，其學(xué)術(shù)價值高，對本館研究孫中山、中山地方文史等提供了豐富而又稀缺的資料。 三、博物館接受贈書的管理 做好博物館接受贈書的管理，為業(yè)務(wù)人員提供業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和研究支持，對博物館業(yè)務(wù)的開展及整體水平的提高，具有非常重要的作用。做好對贈書的管理工作，是充分利用贈書的前提和條件，沒有科學(xué)的管理，就無法充分地利用。因此制定科學(xué)的管理制度，完善管理方法是做好贈書管理的首要工作。 （一）制定科學(xué)的、規(guī)范的贈書征集、接收制度，規(guī)定接受贈書

11、的要求、內(nèi)容范圍 博物館要闡明自身公益性的性質(zhì)。博物館歡迎、提倡、鼓勵社會各界人士捐贈圖書， 但不是所有的圖書都接收， 應(yīng)表明接受捐贈圖書的范圍， 要求贈書內(nèi)容健康、積極， 具有一定的學(xué)術(shù)水平和參考價值， 并適合于開展本館業(yè)務(wù)的， 而且要求贈書沒有嚴(yán)重殘損、缺頁（古籍善本除外）。 （二）制定嚴(yán)格的贈書交接手續(xù)制度，對捐贈者進(jìn)行回敬與表彰 制定嚴(yán)格的贈書交接手續(xù)制度，制作贈書入庫交接表及贈書清單，明確點(diǎn)交人與接收人，如實(shí)記錄贈書書名、作者、出版社、價格、數(shù)量等圖書資料和贈書者情況。另外，對捐贈者的回敬與表彰是對成果和捐贈價值的認(rèn)可，是鼓勵捐贈者繼續(xù)捐贈、激勵更多的社會團(tuán)體和個人積極地向博物館捐贈

12、圖書的有效方法。對捐贈者進(jìn)行回敬與表彰， 應(yīng)采取多種形式的表彰方式，對大型贈書機(jī)構(gòu)和單位，舉行贈書展覽和贈書儀式；對個人贈書者，及時寄回執(zhí)或回贈捐贈者感謝狀以示感謝；還可通過網(wǎng)絡(luò)定期公布贈書者名單，舉辦贈書展覽，宣傳贈書事跡。如2012年本館利用“紀(jì)念孫中山誕辰146周年”紀(jì)念活動等契機(jī)，為捐贈圖書貢獻(xiàn)較大的單位、個人舉行贈書交接儀式、為其頒發(fā)感謝狀并通過各大媒體進(jìn)行宣傳報道。這樣，有利于推進(jìn)和拓寬捐贈渠道。 （三）制定贈書的驗(yàn)收、登記、上架工作制度 捐贈者將書捐贈給與自己研究相關(guān)的博物館， 是對博物館極大的信任。有些博物館對于不屬于本館收藏、研究范圍的贈書，采取剔除或作其它處理。而孫中山故居

13、紀(jì)念館對贈書、手稿、非正式出版物及其它任何資料都進(jìn)行妥善的保管， 對于不適合上架的圖書也決不遺棄， 體現(xiàn)了對捐贈者的尊重。本館制定捐贈圖書的驗(yàn)收與登記工作制度，規(guī)定負(fù)責(zé)接收捐贈圖書的管理人員， 收到捐贈書后， 及時進(jìn)行登記、加工，將圖書信息錄入管理系統(tǒng)，使讀者在目錄庫中可以查詢到該書并知該書館藏地點(diǎn)；加工時， 給贈書作一些標(biāo)記，如在書刊的扉頁或顯著位置蓋上“某某贈書”字樣的圖章，將贈書與博物館原有藏書區(qū)分開來， 錄入圖書管理系統(tǒng)時，用專門的索取號標(biāo)識贈書，如索取號用單位的名稱或贈書者的姓名中取任意兩個字母加“/”來排序。另外，在驗(yàn)收的卷冊說明中注明來源，以區(qū)別于其他贈書。此外，還在MARC格式

14、的601字段中加上贈書的標(biāo)識符，以利于查找利用。 在贈書上架方面，可分為：集中管理與分散管理相結(jié)合的上架方法。集中管理就是博物館設(shè)立專門藏書室單獨(dú)收藏單位或個人大批量贈書進(jìn)行統(tǒng)一管理模式；分散管理就是將零散的贈書按學(xué)科分類典藏到各書庫的管理模式。孫中山故居紀(jì)念館考慮到大批量贈書的獨(dú)特性、連續(xù)性和本館館藏特色，為保持專家學(xué)者學(xué)術(shù)思想的系統(tǒng)性和完整性，為有利于讀者集中檢索利用， 對專家大批量的贈書設(shè)立專柜、專室。如陳錫祺教授、孫關(guān)龍盛永華伉儷等設(shè)立了贈書專藏室，有贈書專柜存放。而其他零散的捐贈圖書則采取分散管理的方式，按學(xué)科分類融入到各書庫或閱覽室中，與普通書刊一樣供借閱流通。 四、贈書的利用及意

15、義 傳統(tǒng)觀念中，博物館圖書資料主要是以藏書量為評估標(biāo)準(zhǔn)。隨著博物館地位的日益提高及信息化時代的到來，博物館圖書資料工作也必須跟隨新時代的服務(wù)要求，加強(qiáng)科學(xué)管理和建設(shè)工作，提高管理水平，來適應(yīng)圖書資料事業(yè)自身發(fā)展規(guī)律的要求，這就要變“藏”為“用”，實(shí)現(xiàn)以“用”為中心的轉(zhuǎn)變。3博物館贈書管理工作，是圍繞著為博物館的各項工作服務(wù)為中心來展開，它的發(fā)展應(yīng)以科學(xué)化、規(guī)范化為本，使贈書管理工作更加規(guī)范和完善，以達(dá)到向?qū)I(yè)技術(shù)人員提供最佳服務(wù)的目的。博物館的珍貴贈書，是博物館科研工作的基礎(chǔ)。有效地利用贈書并對其進(jìn)行科學(xué)管理， 不是將贈書作為博物館的資產(chǎn)原封不動地保存起來進(jìn)行陳列展覽， 而是為滿足業(yè)務(wù)人員業(yè)務(wù)

16、學(xué)習(xí)和研究的需求為出發(fā)點(diǎn)， 對捐贈圖書進(jìn)行充分地開放和利用。其利用方法有：第一，開辟捐贈單位、捐贈個人批量贈書紀(jì)念專柜專室閱覽室，開放給讀者。開辟贈書紀(jì)念專柜專室閱覽室這種做法既保持了圖書原來的藏書體系， 也表達(dá)了對捐贈者的尊重和紀(jì)念， 讀者也能夠系統(tǒng)地查看該專家學(xué)者的研究成果、研究方向并利用圖書。第二，完善電子捐贈書目，供讀者在網(wǎng)上查詢利用。第三，將部分稀缺的圖書，進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，通過掃描、拍照等，將文獻(xiàn)數(shù)據(jù)化，供讀者在內(nèi)部網(wǎng)閱讀。第四，在博物館臨時展廳或圖書閱覽室舉辦“捐贈圖書展”等， 派專人專管。這樣既可以擴(kuò)大捐贈圖書的影響與宣傳， 拓寬捐贈圖書的來源， 又可以提高捐贈圖書的利用率。 總之，博物館接受捐贈圖書是個長期持續(xù)的過程。對贈書進(jìn)行科學(xué)管理與有效利用，不僅能提高捐贈的圖書價值，激勵捐贈者更大的捐贈熱情，促進(jìn)捐贈活動的健康發(fā)展，同時還為博物館的收藏、保護(hù)、展覽、宣教