利用過程中的檔案保護(hù)工作

1、利用過程中的檔案保護(hù)工作一、加強(qiáng)利用過程中檔案保護(hù)工作研究的必要性和緊迫性 一方面，檔案利用是一個極為復(fù)雜的過程，它是檔案離開正常的保管環(huán)境后最容易受到損害的工作環(huán)節(jié)。其一、由于人的介入，利用環(huán)境必須兼顧到檔案和人的雙重舒適性，然而實際上人的“舒適性”和檔案的“舒適性”是有一定差別的，加之利用場所既定范圍內(nèi)較大的人流量，使得對利用環(huán)境的控制變得更為困難；其二、檔案部門對電子檔案的利用保障能力不強(qiáng)。利用服務(wù)人員素質(zhì)良莠不齊、網(wǎng)絡(luò)傳輸安全保障水平不高、抗干擾能力不強(qiáng)等都在威脅著檔案的安全。 另一方面，目前各檔案館對利用環(huán)境并沒有嚴(yán)格的規(guī)定，相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范尚不健全。在網(wǎng)上利用服務(wù)方面，利用服務(wù)部門的

2、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)普遍較低、利用人員的安全防護(hù)意識不高、安全制度落實不到位、利用過程中無意侵權(quán)等一系列問題交織在一起，不僅嚴(yán)重束縛了利用工作的開展和檔案價值的發(fā)揮，還給檔案自身的安全造成極大威脅。因而，積極著手加強(qiáng)檔案利用過程中的保護(hù)工作尤為迫切。 二、檔案利用環(huán)境的模擬構(gòu)建 對于檔案利用錯綜復(fù)雜的多元環(huán)境，筆者采用實驗?zāi)M的方法對危害檔案載體安全的“硬環(huán)境”和影響檔案利用行為和檔案信息安全的“軟環(huán)境”進(jìn)行了剖析和研究。 1、交變的溫濕度環(huán)境，模擬檔案從庫房到利用場所、從保存環(huán)境到展覽環(huán)境、從庫房環(huán)境到運(yùn)輸環(huán)境的交替及運(yùn)輸過程中的環(huán)境變化、災(zāi)害環(huán)境（如火災(zāi)、冰凍）等現(xiàn)實環(huán)境。 2、光照環(huán)境，模擬

3、復(fù)印機(jī)、掃描儀（數(shù)碼復(fù)印機(jī)）的照射，展覽時的燈光照射，閱覽室內(nèi)的燈光（包括桌面燈）照射等現(xiàn)實環(huán)境。 3、正常利用時的溫濕度環(huán)境，模擬機(jī)器設(shè)備的運(yùn)行溫度、檔案閱覽室的溫濕度等現(xiàn)實環(huán)境。 4、非常規(guī)利用條件下的干熱環(huán)境，模擬遭遇特殊情況（如火災(zāi)、爆炸等超高溫條件）下的溫濕度環(huán)境、檔案展覽中的長時間高溫照射等現(xiàn)實環(huán)境。 5、利用時的磨損環(huán)境，模擬自然災(zāi)害（如地震、泥石流等）造成的檔案實體損傷、人為損傷（如檔案在拿取和運(yùn)輸過程中由于操作失誤或裝具原因造成的劃傷或折損等）、設(shè)備對檔案的損傷（如光驅(qū)中的灰塵在讀盤時對光盤的劃傷等）、檔案數(shù)字化過程中的損傷（如掃描時拆裝檔案時的損傷）等現(xiàn)實環(huán)境。 三、加強(qiáng)利

4、用過程中檔案保護(hù)工作的相關(guān)措施 （一）以強(qiáng)化檔案利用過程中的載體保護(hù)為根本 1、在閱覽室、縮微閱讀室等檔案利用場所應(yīng)采取防紫外措施 紫外光對紙張的耐折度和字跡色差有著很大的影響。用300w的紫外光連續(xù)照射24小時后，手稿紙、打印紙和繪圖紙等三種紙張的耐折度均下降了一半以上，膠片的密度也降低了一半。國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案館建筑設(shè)計規(guī)范（jgj25-86）對防紫外光照射也有明確的要求：“檔案庫及查閱檔案等用房均應(yīng)消除或減輕紫外線對檔案、資料的危害。天然采風(fēng)的檔案庫及其他業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)選用防紫外光玻璃和采用遮陽設(shè)施，防止陽光直射。檔案庫及查閱檔案等用房采用人工照明時，宜選用乳白燈罩的白熾燈，如果用熒光燈時

5、，應(yīng)有過濾紫外線和安全防火措施?！?2、嚴(yán)格控制對紙質(zhì)檔案原件的復(fù)印利用，引進(jìn)更為先進(jìn)和高效的復(fù)印方式 紙質(zhì)檔案原件，特別是保存年代較為久遠(yuǎn)的檔案原件，其自身的理化性能較為脆弱，復(fù)印機(jī)光源高強(qiáng)度的照射會對其造成嚴(yán)重的傷害。紙張在復(fù)印40-60次后達(dá)到臨界狀態(tài)，之后紙張的性能將有大幅下降。為減少原件的利用次數(shù)，目前普遍采取的是以復(fù)制件代替原件的方法，并進(jìn)行定期的檢查和互拷貝。這種以物易物的方式既加大了工作人員的工作量，又不能從根本上解決原件的利用問題。通過對紙張在復(fù)印機(jī)光源和掃描儀光源（數(shù)字復(fù)印機(jī)光源）照射下的對比實驗得出，傳統(tǒng)復(fù)印機(jī)光源對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的損傷要遠(yuǎn)大于掃描儀光源。因此，建議檔案館引

6、進(jìn)新一代的復(fù)印設(shè)備數(shù)字復(fù)印機(jī)，對檔案原件進(jìn)行一次掃描錄入作業(yè)，根據(jù)需要多次輸出，從根本上緩解檔案多次復(fù)印給檔案工作和檔案本身帶來的壓力。 3、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的必要性驗證 實驗中，經(jīng)過連續(xù)5次掃描后，手稿紙、打印紙和繪圖紙的抗張強(qiáng)度分別下降22.38%、27.10%、34.06%，耐折度分別下降35.29%、13.27%、34.48%。由此可見，多次連續(xù)掃描對紙張的物理性能有很大的影響。盡管在檔案數(shù)字化時原件只需經(jīng)過1-2次掃描，危害不大，但在實際操作過程中，往往會因為客觀條件或人為失誤等原因，使得原件不得不經(jīng)過多次掃描，加之部分檔案之前已經(jīng)過復(fù)印機(jī)、縮微拍攝機(jī)等不同類型的光源照射，必然對檔案原

7、件造成嚴(yán)重的損傷。為此，建議檔案部門在紙質(zhì)檔案數(shù)字化之前先對數(shù)字化掃描的必要性進(jìn)行充分論證，在掃描過程中也應(yīng)嚴(yán)格控制掃描次數(shù)，一般以不超過2次為宜，對于已進(jìn)行多次掃描的原件必須進(jìn)行及時的檢查和搶救修復(fù)。 4、電子檔案光盤存儲載體的選擇 光盤一直以來都被認(rèn)為是目前電子檔案最合適的存儲載體。然而當(dāng)今it市場上光盤品牌繁多、種類各異、發(fā)展迅速（如第三代存儲光盤bd藍(lán)光光盤和hd-dvd的容量已達(dá)15-25g），加之業(yè)內(nèi)對此尚無權(quán)威的參考標(biāo)準(zhǔn)，如何選擇一種適合存儲電子檔案的光盤成為困擾檔案部門的一個實際問題。本文試圖通過三種品牌光盤在各種實驗環(huán)境中的測試，構(gòu)建一個光盤選擇的范例。在匯總?cè)N品牌各存儲格

8、式光盤的實驗結(jié)果后，運(yùn)用層次分析法ahp，按測試的條件搭建評價體系對光盤進(jìn)行分層評價和打分，最終結(jié)果如下： 當(dāng)存儲avi格式的文件時，得分順序依次為：sl-dvdsony-dvdqh-dvd；當(dāng)存儲mp3格式的文件時，得分順序依次為：sl-dvdqh-dvdsony-dvd；當(dāng)存儲jpg格式的文件時，得分順序依次為：sony-dvdqh-dvdsl-dvd；當(dāng)存儲txt格式的文件時，得分順序依次為：sony-cdsony-dvd，即cd盤存儲txt格式文件更合適。綜合得分的順序依次為：sl-dvdsony-dvdqh-dvd，在此試驗中三菱盤的質(zhì)量最好。 在實際選購過程中，除考慮光盤質(zhì)量外，還

9、必須結(jié)合市場價格、盤片容量、刻錄類型、自身需求等因素綜合取舍。 5、關(guān)注檔案在閱覽、展覽、運(yùn)輸?shù)壤脠龊系陌踩?由于人的參與，檔案的閱覽和展覽等利用環(huán)境與庫房保管狀態(tài)相比有很大的變化。一般情況下，在閱覽或展覽場所，室內(nèi)濕度控制在70%左右，溫度控制在28左右，這是人較為舒適的環(huán)境，但卻會給檔案帶來一定的傷害。為此建議：在提供紙質(zhì)檔案和膠片檔案閱覽時，要嚴(yán)格控制閱覽環(huán)境的光照和溫濕度條件以及檔案進(jìn)出庫的時間；在閱覽室等利用場所與庫房間設(shè)立專門的過渡區(qū)間，用于檔案進(jìn)出庫和高密度重復(fù)利用時的環(huán)境調(diào)控和時間平衡；對光盤的讀盤時間進(jìn)行控制，一般一次性連續(xù)讀盤控制在3-4小時內(nèi)；做好紙質(zhì)檔案展覽，特別是異

10、地展出時的小環(huán)境控制，對檔案展覽柜進(jìn)行實時監(jiān)測，采用硅膠、設(shè)備調(diào)控等多種方式對展覽環(huán)境進(jìn)行調(diào)節(jié)，減少檔案出庫利用時的損傷。 檔案平時展覽時還涉及檔案運(yùn)輸問題。除了溫濕度環(huán)境的控制外，運(yùn)輸環(huán)境有別于閱覽環(huán)境的最突出特點(diǎn)就是運(yùn)輸過程中的顛簸，極易對檔案造成物理損傷。經(jīng)實驗證明，光盤受磨損條件的影響較大，其次是膠片。保護(hù)層的磨損使介質(zhì)記錄層受到威脅，光盤誤碼率上升，膠片密度下降，在多次摩擦后甚至出現(xiàn)不能讀盤的現(xiàn)象。紙張尤其是手稿紙，各項性能指標(biāo)隨著摩擦次數(shù)的增多也有不同程度的下降。因此，建議在檔案特別是珍貴檔案原件運(yùn)輸過程中，應(yīng)做好密封防震工作，裝具內(nèi)應(yīng)填裝塑料泡沫等減震物質(zhì)，檔案和裝具應(yīng)堆疊有序，

11、到達(dá)目的地后應(yīng)進(jìn)行檢查和清理。另外，在利用場所還應(yīng)注意保持空氣的清潔和光驅(qū)、縮微閱讀器等設(shè)備的穩(wěn)定，力求防止利用時灰塵等漂浮物質(zhì)對檔案造成的破壞和影響。6、做好利用場所的安全防護(hù)工作 檔案利用過程中意外性的火災(zāi)等災(zāi)害也直接對檔案的安全產(chǎn)生著威脅。實驗中通過對干熱環(huán)境的模擬，測試了高溫條件對三種檔案載體的損傷情況。從測試數(shù)據(jù)看，紙張和光盤受高溫影響較大，膠片相對較小。紙張由于失水量逐漸增加，質(zhì)量、耐折度、抗張強(qiáng)度和白度等指標(biāo)均有顯著的下降，其中打印紙的降低幅度最大。光盤在干熱2小時后也出現(xiàn)盤面彎曲、破裂、不能讀盤等現(xiàn)象。由此可見，高溫環(huán)境對檔案載體的影響相對較大。在平時，重在防火防災(zāi)，而災(zāi)害發(fā)生

12、后，還應(yīng)做好對利用場所二次災(zāi)害的防護(hù)工作，火災(zāi)發(fā)生后容易引發(fā)水災(zāi)、泥石流和坍塌等二次災(zāi)害。實驗中通過高低溫交變環(huán)境模擬了二次水災(zāi)的狀況，結(jié)果表明，其危害程度要略高于干熱環(huán)境，即二次災(zāi)害的危害要大于火災(zāi)本身對檔案載體造成的損害。為此，在一次災(zāi)害發(fā)生后對檔案進(jìn)行及時的隔離搶救也是檔案利用場所安全防護(hù)工作的一項重要內(nèi)容。 （二）以狠抓利用過程中的管理保護(hù)為重點(diǎn) 1、強(qiáng)化人員管理，提高利用人員素質(zhì) （1）著力強(qiáng)化利用服務(wù)人員的保護(hù)意識和保護(hù)技能 檔案館的利用服務(wù)人員是整個利用過程的引導(dǎo)者，也是確保檔案安全利用的督導(dǎo)者。要培養(yǎng)一支合格的利用服務(wù)隊伍必須從以下幾方面著手：第一，培育良好的職業(yè)情操，鍛造過硬

13、的業(yè)務(wù)技能；第二，加強(qiáng)教育，強(qiáng)化利用服務(wù)人員的檔案保護(hù)意識；第三，進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高利用服務(wù)人員的檔案保護(hù)技能。 （2）注重對利用者檔案保護(hù)意識的宣傳和培養(yǎng) 檔案利用者是利用過程的主體，也是影響到檔案安全利用的直接關(guān)聯(lián)者。因此，對普通用戶進(jìn)行檔案安全利用的宣傳和教育是保護(hù)檔案的主要方法。例如，在檔案宣傳工作中，將檔案保護(hù)意識合理融入檔案的價值論中，輔以進(jìn)行法律法規(guī)的警示教育，用正反例證的方式向大眾宣講和普及，已達(dá)到檔案利用和保護(hù)“雙贏”的效果。 2、注重規(guī)范化管理，構(gòu)建有序的利用環(huán)境 （1）規(guī)范制度的制定 一套標(biāo)準(zhǔn)的利用規(guī)范不能僅僅是一份張貼于閱覽室門前的布告，它應(yīng)該是一套涵蓋和囊括整個利用過

14、程及其相關(guān)因素在內(nèi)的規(guī)則體系，作者認(rèn)為至少應(yīng)包含檔案利用服務(wù)人員的工作守則（包括必備素質(zhì)、監(jiān)管職責(zé)、接待程序、利用借閱手續(xù)和注意事項、對突發(fā)事件的處置方法、利用完畢后的安全檢查和處理程序等）、利用設(shè)備的管理規(guī)范（包括設(shè)備的介紹與日常維護(hù)、設(shè)備的使用操作和注意事項等）、利用者手冊（包括館藏介紹、利用須知、利用程序及注意事項、相關(guān)法規(guī)懲處措施摘編、意見反饋等）、利用環(huán)境控制規(guī)范（包括借閱室等利用場所的布置，溫濕度、光源、空氣質(zhì)量、防火防盜等方面的設(shè)計要求）等要素。 （2）規(guī)范制度的執(zhí)行 檔案利用規(guī)章制度若在制定后不能得到徹底的貫徹落實，就是一紙空文。要切實落實規(guī)范制度，就要做到：一、實行嚴(yán)格的責(zé)任

15、制和賞罰制度。對利用服務(wù)人員必須有明確的責(zé)任分工和相應(yīng)的考評標(biāo)準(zhǔn)。對利用者違反利用規(guī)章造成檔案損壞或檔案信息泄露的應(yīng)根據(jù)規(guī)定予以相應(yīng)的懲處，情節(jié)嚴(yán)重者還應(yīng)依照相關(guān)法律法規(guī)予以刑事或民事處罰；二、排除干擾，公正執(zhí)法。檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵照已有的規(guī)章制度，秉公執(zhí)法，不徇私情，以保證整個利用環(huán)境的安全有序；三、建立全方位的檢查機(jī)制，包括對工作人員的服務(wù)工作、利用設(shè)備、利用環(huán)境等的全面檢查。 （3）規(guī)范制度的修改與完善 一般而言，標(biāo)準(zhǔn)每5年就應(yīng)復(fù)審修訂一次，館內(nèi)制定的利用規(guī)范更應(yīng)如此。一方面，由于電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得電子檔案的載體和儲存利用方式都處于不斷的更新和變化之中，檔案利用規(guī)范應(yīng)根據(jù)

16、新情況進(jìn)行及時的補(bǔ)充和修訂。另一方面，在實際的利用過程中，現(xiàn)有的利用規(guī)范可能會存在不適用或不完善之處，應(yīng)及時進(jìn)行修訂，以不斷完善利用規(guī)范制度體系。 3、加強(qiáng)監(jiān)督管理，保持良好的利用秩序 監(jiān)督管理是確保檔案安全利用的一種重要管理手段，通過對利用情況全面如實地記錄，客觀地反映利用過程中暴露出的問題，進(jìn)而為解決問題和改進(jìn)工作提供參考和依據(jù)。第一，形成“人員管理鏈”。為確保利用服務(wù)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)到位，建議館內(nèi)適當(dāng)指派一至兩位主管領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)不定時地對服務(wù)人員的工作情況進(jìn)行抽查或跟蹤檢查，利用服務(wù)人員對利用者的利用行為進(jìn)行監(jiān)督，形成一級對一級的監(jiān)控鏈，有效地對利用人員引發(fā)的利用安全問題進(jìn)行防范和控制。第二，對利用全程的監(jiān)控管理。利用安裝監(jiān)視系統(tǒng)等手段，對利用者從踏進(jìn)利用場所開始直至利用完畢檢查入庫的整個過程進(jìn)行全程監(jiān)管，以進(jìn)行有效的先期預(yù)警。第三，對檔案信息流向的有效監(jiān)管。目前通過網(wǎng)絡(luò)域的設(shè)置、身份認(rèn)證、分級審查技術(shù)等可以從一定程度上限制信息的流動范圍，但要對檔案信息進(jìn)行更為精確的監(jiān)管還需要檔案部門和相關(guān)信息部門的進(jìn)一步研究。 注釋： 目前越來越多的檔案館開始引進(jìn)或計劃引進(jìn)數(shù)碼復(fù)印機(jī)以替代模擬復(fù)印機(jī)，為使數(shù)據(jù)更全面更貼近實際，本實驗中將數(shù)碼復(fù)印機(jī)的光源與掃描儀的光源一并進(jìn)行測試。 錢唐根：珍貴檔案異地