物業(yè)軟件采購(gòu)管理辦法

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上1.0目的規(guī)范公司采購(gòu)程序，確保采購(gòu)工作能夠符合公司發(fā)展的要求。2.0范圍本管理辦法適用于物管公司本部及各物業(yè)服務(wù)中心的采購(gòu)。以下兩種采購(gòu)性質(zhì)特殊，按原審批辦法執(zhí)行：2.1事務(wù)應(yīng)酬性質(zhì)的禮品、餐飲等采購(gòu)審批按照事物應(yīng)酬管理辦法執(zhí)行。2.2公司已授權(quán)專項(xiàng)工作小組直接負(fù)責(zé)的采購(gòu)工作，由專項(xiàng)工作小組向公司匯報(bào)并自行組織相關(guān)采購(gòu)3.0職責(zé)3.1公司本部行政部：負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理、推薦供應(yīng)商，采購(gòu)備案，招投標(biāo)及RT（）會(huì)議的組織、實(shí)施，對(duì)公司的采購(gòu)工作進(jìn)行抽查監(jiān)督。3.2申請(qǐng)部門：負(fù)責(zé)采購(gòu)提請(qǐng)、比價(jià)、提出選取供應(yīng)商建議、合同簽訂、驗(yàn)收、報(bào)銷。3.3采購(gòu)批準(zhǔn)人：確定供應(yīng)商及價(jià)格，對(duì)采

2、購(gòu)的合理性、合法性負(fù)完全責(zé)任。3.4財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、并對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行驗(yàn)收、登記、入倉(cāng)。4.0工作內(nèi)容4.1采購(gòu)工作的階段劃分4.1.1采購(gòu)申請(qǐng)過(guò)程：指申請(qǐng)部門提出其采購(gòu)需求，報(bào)部門或物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人及專業(yè)審核部門確認(rèn)為有效合理采購(gòu)需求的過(guò)程。4.1.1.1所有采購(gòu)申請(qǐng)都需要采購(gòu)審批表的“報(bào)批事項(xiàng)簡(jiǎn)要”中填寫相關(guān)資料，包括所屬部門，采購(gòu)屬性，采購(gòu)要求，采購(gòu)原因，預(yù)算費(fèi)用及預(yù)計(jì)完成時(shí)間等。4.1.1.2提請(qǐng)人在填寫清楚“報(bào)批事項(xiàng)簡(jiǎn)要”后，按照4.3的采購(gòu)審批權(quán)限要求進(jìn)行報(bào)批，報(bào)批工作需按照審核順序進(jìn)行，主要對(duì)方案及預(yù)算費(fèi)用的必要性、合理性進(jìn)行審批，并不對(duì)具體的供應(yīng)商及最終采

3、購(gòu)價(jià)格進(jìn)行確認(rèn)，但申請(qǐng)部門可在提出采購(gòu)需求的同時(shí)進(jìn)行供應(yīng)商推薦，供本部行政部作為參考。4.1.2比較審批過(guò)程：指本部行政部對(duì)采購(gòu)方式及候選供應(yīng)商進(jìn)行推薦，由申請(qǐng)部門進(jìn)行比較、選定供應(yīng)商并確定采購(gòu)價(jià)格，報(bào)審核人、批準(zhǔn)人審批的過(guò)程。4.1.2.1完成采購(gòu)申請(qǐng)審核后，將采購(gòu)審批表提交行政部。4.1.2.2本部行政部進(jìn)行采購(gòu)方式及候選供應(yīng)商推薦工作，原則上推薦三家供應(yīng)商給申請(qǐng)部門進(jìn)行服務(wù)及價(jià)格比較，亦可根據(jù)實(shí)際情況推薦“市場(chǎng)采購(gòu)”，“招投標(biāo)采購(gòu)”方式（具體采購(gòu)方式分類及執(zhí)行詳見4.2.1），如所推薦的供應(yīng)商未能達(dá)到采購(gòu)申請(qǐng)的要求，申請(qǐng)部門可提出更換申請(qǐng)。4.1.2.3提請(qǐng)人在比較過(guò)后，填寫采購(gòu)建議并根

4、據(jù)4.3的采購(gòu)審批權(quán)限報(bào)相關(guān)人員審批。4.1.2.4審批之后，提請(qǐng)人需要將申請(qǐng)表、報(bào)價(jià)單等資料當(dāng)天報(bào)本部行政部備案，本部行政部可對(duì)最終所選取的供應(yīng)商及采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行抽查。4.1.2.5采購(gòu)備案是合同簽訂及驗(yàn)收支付的前提，沒有經(jīng)過(guò)采購(gòu)備案的采購(gòu)審批表不能作為有效的采購(gòu)審批文件。4.1.3合同簽訂過(guò)程：指申請(qǐng)部門根據(jù)采購(gòu)審批的結(jié)果，擬定合同，完成合同蓋章的過(guò)程。4.1.3.1對(duì)于金額3,000元以上的采購(gòu)，原則上要求簽訂合作合同，涉及有保修期的，原則上要求在合同當(dāng)中有質(zhì)量保證金條款。4.1.3.2具體合同簽訂參照合同管理辦法。4.1.4驗(yàn)收及支付過(guò)程：指財(cái)務(wù)根據(jù)采購(gòu)要求或合同條款進(jìn)行驗(yàn)收及支付的過(guò)程

5、。4.1.4.1所有采購(gòu)都必須由采購(gòu)部門與倉(cāng)管員（一般由財(cái)務(wù)部指定人員負(fù)責(zé)）進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收，對(duì)品名、規(guī)格、數(shù)量及品質(zhì)等進(jìn)行核對(duì)，并在采購(gòu)審批表當(dāng)中的“入倉(cāng)登記及工程驗(yàn)收記錄”欄目進(jìn)行簽字確認(rèn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需及時(shí)與供貨商進(jìn)行溝通。4.1.4.2所有的付款申請(qǐng)必須以有效的采購(gòu)審批文件（或合同）及驗(yàn)收資料作為附件，財(cái)務(wù)在支付前必須審核資料是否齊全，在附件資料不齊全情況下可拒絕支付。4.2采購(gòu)方式的分類4.2.1根據(jù)采購(gòu)方式不同進(jìn)行分類。4.2.1.1自行采購(gòu)：指單價(jià)100元、總價(jià)300元以下（資產(chǎn)采購(gòu)除外），由申請(qǐng)部門或物業(yè)服務(wù)中心自行比較、選定供應(yīng)商的采購(gòu)方式。該采購(gòu)方式無(wú)需填寫采購(gòu)審批表，可直接憑驗(yàn)收

6、依據(jù)及發(fā)票，填寫付款申請(qǐng)表進(jìn)行報(bào)銷。4.2.1.2一般采購(gòu)：指填寫采購(gòu)審批表后，本部行政部根據(jù)申請(qǐng)部門的采購(gòu)需求推薦三家供應(yīng)商，由申請(qǐng)部門進(jìn)行三家比較，選定供應(yīng)商，報(bào)批準(zhǔn)人審批的采購(gòu)方式。4.2.1.3市場(chǎng)采購(gòu)：指填寫采購(gòu)審批表后，本部行政部根據(jù)申請(qǐng)部門的采購(gòu)需求，推薦申請(qǐng)部門與本部或物業(yè)服務(wù)中心行政部一同到市場(chǎng)上進(jìn)行采購(gòu)的方式。4.2.1.4招投標(biāo)采購(gòu)：指達(dá)到一定條件，本部行政部根據(jù)4.3的采購(gòu)審批權(quán)限，需進(jìn)行招投標(biāo)，報(bào)RT（）會(huì)議或其他公司決策會(huì)議審批的采購(gòu)方式（詳見RT（）會(huì)議暨招投標(biāo)管理辦法）。4.2.2根據(jù)采購(gòu)合同合作期不同進(jìn)行分類。4.2.2.1單次采購(gòu)：指一般的一次性物品采購(gòu)。4

7、.2.2.2短期服務(wù)合同采購(gòu)：指合同合作期在6個(gè)月以內(nèi)的采購(gòu)。4.2.2.3長(zhǎng)期服務(wù)合同采購(gòu)：指合同合作期在6個(gè)月或以上的采購(gòu)。4.2.2.4框架合同采購(gòu)：指約定單價(jià)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、合作范圍，沒有采購(gòu)數(shù)量及合作金額上限的合同的采購(gòu)。4.3采購(gòu)審批權(quán)限4.3.1采購(gòu)申請(qǐng)過(guò)程的權(quán)限審核人1審核人2審核人3審核人4審核人5審核人6公司 本部申請(qǐng)部門經(jīng)理本部財(cái)務(wù)部本部行政部總經(jīng)理助理物業(yè)服務(wù)中心申請(qǐng)部門經(jīng)理（主任）物業(yè)服務(wù)中心財(cái)務(wù)部物業(yè)服務(wù)中心行政人事部區(qū)域總監(jiān)本部專業(yè)審核部門本部行政部4.3.1.1審核人1：作為部門負(fù)責(zé)人，對(duì)部門的采購(gòu)要求作確認(rèn)。4.3.1.2審核人2：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)預(yù)算費(fèi)用進(jìn)行審核，確

8、認(rèn)是否有該項(xiàng)預(yù)算及預(yù)算是否超標(biāo)。4.3.1.3審核人3：行政部作為可選的審核人，主要對(duì)資產(chǎn)類采購(gòu)申請(qǐng)的庫(kù)存情況及使用情況進(jìn)行審核。如所申請(qǐng)的采購(gòu)不屬于資產(chǎn)類物品，則無(wú)需進(jìn)行此項(xiàng)審核。4.3.1.4審核人4：作為分管負(fù)責(zé)人，對(duì)預(yù)算金額大于5,000元的部門或物業(yè)服務(wù)中心采購(gòu)需求作最終確認(rèn)。4.3.1.5審核人5：對(duì)于物業(yè)服務(wù)中心的采購(gòu)申請(qǐng)，需要本部的專業(yè)審核部門對(duì)采購(gòu)需求的合理性作全面的審核，物業(yè)服務(wù)中心各部門的專業(yè)審核部門設(shè)置情況詳見4.3.3。4.3.1.6審核人6：本部行政部作為可選的審核人，對(duì)物業(yè)服務(wù)中心的資產(chǎn)類采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行全面的審核。4.3.2比較審批過(guò)程的權(quán)限采購(gòu)金額審核人批準(zhǔn)人公司

9、本部單價(jià)100元的單次采購(gòu)總價(jià)500元的單次采購(gòu)或短期服務(wù)合同采購(gòu)本部部門經(jīng)理100元單價(jià)500元的單次采購(gòu)500元總價(jià)5,000元的單次采購(gòu)或短期服務(wù)合同采購(gòu)金額10,000元的長(zhǎng)期服務(wù)合同采購(gòu)本部部門經(jīng)理總經(jīng)理助理500元單價(jià)30,000元的單次采購(gòu)5,000元總價(jià)30,000元的單次或短期服務(wù)合同采購(gòu)10,000元金額50,000元的長(zhǎng)期服務(wù)合同采購(gòu)總經(jīng)理助理總經(jīng)理30,000元總價(jià)100,000元的單次或短期服務(wù)合同采購(gòu)50,000元金額600,000元的長(zhǎng)期服務(wù)合同采購(gòu)由RT（）會(huì)議確定總價(jià)100,000元的單次或短期服務(wù)合同采購(gòu)金額600,000元的長(zhǎng)期服務(wù)合同采購(gòu)框架合同采購(gòu)RT

10、（）會(huì)議形成初步意見，由物管公司月度經(jīng)營(yíng)管理例會(huì)確定物業(yè)服務(wù)中心單價(jià)500元的單次采購(gòu)總價(jià)5,000元的單次采購(gòu)或短期服務(wù)合同采購(gòu)金額10,000元的長(zhǎng)期服務(wù)合同采購(gòu)部門經(jīng)理（主任）區(qū)域總監(jiān)500元單價(jià)30,000元的單次采購(gòu)5,000元總價(jià)30,000元的單次或短期服務(wù)合同采購(gòu)10,000元金額50,000元的長(zhǎng)期服務(wù)合同采購(gòu)區(qū)域總監(jiān)總經(jīng)理30,000元總價(jià)100,000元的單次或短期服務(wù)合同采購(gòu)50,000元金額600,000元的長(zhǎng)期服務(wù)合同采購(gòu)由RT（）會(huì)議確定總價(jià)100,000元的單次或短期服務(wù)合同采購(gòu)金額600,000元的長(zhǎng)期服務(wù)合同采購(gòu)框架合同采購(gòu)RT（）會(huì)議形成初步意見，由物管公

11、司月度經(jīng)營(yíng)管理例會(huì)確定4.3.3物業(yè)服務(wù)中心與公司本部專業(yè)審核部門對(duì)照表物業(yè)服務(wù)中心部門財(cái)務(wù)部物管部工程組物管部保安大隊(duì)物管部客服組行政人事部經(jīng)營(yíng)部本部專業(yè)審核部門財(cái)務(wù)部品質(zhì)督導(dǎo)部行政部行政部行政部經(jīng)營(yíng)部4.4采購(gòu)工作的原則4.4.1采購(gòu)必須遵循三家比價(jià)，選擇符合需求、性價(jià)比最優(yōu)供應(yīng)商的原則。4.4.2不得人為故意拆分采購(gòu)事項(xiàng)，原則上“一事一報(bào)”。4.4.3所有采購(gòu)?fù)瓿珊缶殤{采購(gòu)審批表原件及相關(guān)報(bào)價(jià)資料備案，備案程序是合同審批和支付的前提和依據(jù)。4.4.4所有采購(gòu)須遵循先申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行的原則，不得后補(bǔ)申請(qǐng)。4.4.5所有須通過(guò)招投標(biāo)方式、報(bào)RT()會(huì)議審批的采購(gòu)，其采購(gòu)申請(qǐng)及相關(guān)資料須提前三個(gè)月提交