物業(yè)軟件采購管理辦法

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上1.0目的規(guī)范公司采購程序，確保采購工作能夠符合公司發(fā)展的要求。2.0范圍本管理辦法適用于物管公司本部及各物業(yè)服務(wù)中心的采購。以下兩種采購性質(zhì)特殊，按原審批辦法執(zhí)行：2.1事務(wù)應(yīng)酬性質(zhì)的禮品、餐飲等采購審批按照事物應(yīng)酬管理辦法執(zhí)行。2.2公司已授權(quán)專項工作小組直接負(fù)責(zé)的采購工作，由專項工作小組向公司匯報并自行組織相關(guān)采購3.0職責(zé)3.1公司本部行政部：負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理、推薦供應(yīng)商，采購備案，招投標(biāo)及RT（）會議的組織、實(shí)施，對公司的采購工作進(jìn)行抽查監(jiān)督。3.2申請部門：負(fù)責(zé)采購提請、比價、提出選取供應(yīng)商建議、合同簽訂、驗(yàn)收、報銷。3.3采購批準(zhǔn)人：確定供應(yīng)商及價格，對采

2、購的合理性、合法性負(fù)完全責(zé)任。3.4財務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、并對采購物品進(jìn)行驗(yàn)收、登記、入倉。4.0工作內(nèi)容4.1采購工作的階段劃分4.1.1采購申請過程：指申請部門提出其采購需求，報部門或物業(yè)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人及專業(yè)審核部門確認(rèn)為有效合理采購需求的過程。4.1.1.1所有采購申請都需要采購審批表的“報批事項簡要”中填寫相關(guān)資料，包括所屬部門，采購屬性，采購要求，采購原因，預(yù)算費(fèi)用及預(yù)計完成時間等。4.1.1.2提請人在填寫清楚“報批事項簡要”后，按照4.3的采購審批權(quán)限要求進(jìn)行報批，報批工作需按照審核順序進(jìn)行，主要對方案及預(yù)算費(fèi)用的必要性、合理性進(jìn)行審批，并不對具體的供應(yīng)商及最終采

3、購價格進(jìn)行確認(rèn)，但申請部門可在提出采購需求的同時進(jìn)行供應(yīng)商推薦，供本部行政部作為參考。4.1.2比較審批過程：指本部行政部對采購方式及候選供應(yīng)商進(jìn)行推薦，由申請部門進(jìn)行比較、選定供應(yīng)商并確定采購價格，報審核人、批準(zhǔn)人審批的過程。4.1.2.1完成采購申請審核后，將采購審批表提交行政部。4.1.2.2本部行政部進(jìn)行采購方式及候選供應(yīng)商推薦工作，原則上推薦三家供應(yīng)商給申請部門進(jìn)行服務(wù)及價格比較，亦可根據(jù)實(shí)際情況推薦“市場采購”，“招投標(biāo)采購”方式（具體采購方式分類及執(zhí)行詳見4.2.1），如所推薦的供應(yīng)商未能達(dá)到采購申請的要求，申請部門可提出更換申請。4.1.2.3提請人在比較過后，填寫采購建議并根

4、據(jù)4.3的采購審批權(quán)限報相關(guān)人員審批。4.1.2.4審批之后，提請人需要將申請表、報價單等資料當(dāng)天報本部行政部備案，本部行政部可對最終所選取的供應(yīng)商及采購價格進(jìn)行抽查。4.1.2.5采購備案是合同簽訂及驗(yàn)收支付的前提，沒有經(jīng)過采購備案的采購審批表不能作為有效的采購審批文件。4.1.3合同簽訂過程：指申請部門根據(jù)采購審批的結(jié)果，擬定合同，完成合同蓋章的過程。4.1.3.1對于金額3,000元以上的采購，原則上要求簽訂合作合同，涉及有保修期的，原則上要求在合同當(dāng)中有質(zhì)量保證金條款。4.1.3.2具體合同簽訂參照合同管理辦法。4.1.4驗(yàn)收及支付過程：指財務(wù)根據(jù)采購要求或合同條款進(jìn)行驗(yàn)收及支付的過程

5、。4.1.4.1所有采購都必須由采購部門與倉管員（一般由財務(wù)部指定人員負(fù)責(zé)）進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收，對品名、規(guī)格、數(shù)量及品質(zhì)等進(jìn)行核對，并在采購審批表當(dāng)中的“入倉登記及工程驗(yàn)收記錄”欄目進(jìn)行簽字確認(rèn)，發(fā)現(xiàn)問題需及時與供貨商進(jìn)行溝通。4.1.4.2所有的付款申請必須以有效的采購審批文件（或合同）及驗(yàn)收資料作為附件，財務(wù)在支付前必須審核資料是否齊全，在附件資料不齊全情況下可拒絕支付。4.2采購方式的分類4.2.1根據(jù)采購方式不同進(jìn)行分類。4.2.1.1自行采購：指單價100元、總價300元以下（資產(chǎn)采購除外），由申請部門或物業(yè)服務(wù)中心自行比較、選定供應(yīng)商的采購方式。該采購方式無需填寫采購審批表，可直接憑驗(yàn)收

6、依據(jù)及發(fā)票，填寫付款申請表進(jìn)行報銷。4.2.1.2一般采購：指填寫采購審批表后，本部行政部根據(jù)申請部門的采購需求推薦三家供應(yīng)商，由申請部門進(jìn)行三家比較，選定供應(yīng)商，報批準(zhǔn)人審批的采購方式。4.2.1.3市場采購：指填寫采購審批表后，本部行政部根據(jù)申請部門的采購需求，推薦申請部門與本部或物業(yè)服務(wù)中心行政部一同到市場上進(jìn)行采購的方式。4.2.1.4招投標(biāo)采購：指達(dá)到一定條件，本部行政部根據(jù)4.3的采購審批權(quán)限，需進(jìn)行招投標(biāo)，報RT（）會議或其他公司決策會議審批的采購方式（詳見RT（）會議暨招投標(biāo)管理辦法）。4.2.2根據(jù)采購合同合作期不同進(jìn)行分類。4.2.2.1單次采購：指一般的一次性物品采購。4

7、.2.2.2短期服務(wù)合同采購：指合同合作期在6個月以內(nèi)的采購。4.2.2.3長期服務(wù)合同采購：指合同合作期在6個月或以上的采購。4.2.2.4框架合同采購：指約定單價、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、合作范圍，沒有采購數(shù)量及合作金額上限的合同的采購。4.3采購審批權(quán)限4.3.1采購申請過程的權(quán)限審核人1審核人2審核人3審核人4審核人5審核人6公司 本部申請部門經(jīng)理本部財務(wù)部本部行政部總經(jīng)理助理物業(yè)服務(wù)中心申請部門經(jīng)理（主任）物業(yè)服務(wù)中心財務(wù)部物業(yè)服務(wù)中心行政人事部區(qū)域總監(jiān)本部專業(yè)審核部門本部行政部4.3.1.1審核人1：作為部門負(fù)責(zé)人，對部門的采購要求作確認(rèn)。4.3.1.2審核人2：財務(wù)部負(fù)責(zé)對預(yù)算費(fèi)用進(jìn)行審核，確

8、認(rèn)是否有該項預(yù)算及預(yù)算是否超標(biāo)。4.3.1.3審核人3：行政部作為可選的審核人，主要對資產(chǎn)類采購申請的庫存情況及使用情況進(jìn)行審核。如所申請的采購不屬于資產(chǎn)類物品，則無需進(jìn)行此項審核。4.3.1.4審核人4：作為分管負(fù)責(zé)人，對預(yù)算金額大于5,000元的部門或物業(yè)服務(wù)中心采購需求作最終確認(rèn)。4.3.1.5審核人5：對于物業(yè)服務(wù)中心的采購申請，需要本部的專業(yè)審核部門對采購需求的合理性作全面的審核，物業(yè)服務(wù)中心各部門的專業(yè)審核部門設(shè)置情況詳見4.3.3。4.3.1.6審核人6：本部行政部作為可選的審核人，對物業(yè)服務(wù)中心的資產(chǎn)類采購申請進(jìn)行全面的審核。4.3.2比較審批過程的權(quán)限采購金額審核人批準(zhǔn)人公司

9、本部單價100元的單次采購總價500元的單次采購或短期服務(wù)合同采購本部部門經(jīng)理100元單價500元的單次采購500元總價5,000元的單次采購或短期服務(wù)合同采購金額10,000元的長期服務(wù)合同采購本部部門經(jīng)理總經(jīng)理助理500元單價30,000元的單次采購5,000元總價30,000元的單次或短期服務(wù)合同采購10,000元金額50,000元的長期服務(wù)合同采購總經(jīng)理助理總經(jīng)理30,000元總價100,000元的單次或短期服務(wù)合同采購50,000元金額600,000元的長期服務(wù)合同采購由RT（）會議確定總價100,000元的單次或短期服務(wù)合同采購金額600,000元的長期服務(wù)合同采購框架合同采購RT

10、（）會議形成初步意見，由物管公司月度經(jīng)營管理例會確定物業(yè)服務(wù)中心單價500元的單次采購總價5,000元的單次采購或短期服務(wù)合同采購金額10,000元的長期服務(wù)合同采購部門經(jīng)理（主任）區(qū)域總監(jiān)500元單價30,000元的單次采購5,000元總價30,000元的單次或短期服務(wù)合同采購10,000元金額50,000元的長期服務(wù)合同采購區(qū)域總監(jiān)總經(jīng)理30,000元總價100,000元的單次或短期服務(wù)合同采購50,000元金額600,000元的長期服務(wù)合同采購由RT（）會議確定總價100,000元的單次或短期服務(wù)合同采購金額600,000元的長期服務(wù)合同采購框架合同采購RT（）會議形成初步意見，由物管公

11、司月度經(jīng)營管理例會確定4.3.3物業(yè)服務(wù)中心與公司本部專業(yè)審核部門對照表物業(yè)服務(wù)中心部門財務(wù)部物管部工程組物管部保安大隊物管部客服組行政人事部經(jīng)營部本部專業(yè)審核部門財務(wù)部品質(zhì)督導(dǎo)部行政部行政部行政部經(jīng)營部4.4采購工作的原則4.4.1采購必須遵循三家比價，選擇符合需求、性價比最優(yōu)供應(yīng)商的原則。4.4.2不得人為故意拆分采購事項，原則上“一事一報”。4.4.3所有采購?fù)瓿珊缶殤{采購審批表原件及相關(guān)報價資料備案，備案程序是合同審批和支付的前提和依據(jù)。4.4.4所有采購須遵循先申請，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行的原則，不得后補(bǔ)申請。4.4.5所有須通過招投標(biāo)方式、報RT()會議審批的采購，其采購申請及相關(guān)資料須提前三個月提交