淺談醫(yī)院檔案的利用與服務(wù)工作

1、淺談醫(yī)院檔案的利用與服務(wù)工作醫(yī)院檔案的利用與服務(wù)工作是醫(yī)院檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。做好醫(yī)院檔案的利用與服務(wù)工作是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源價(jià)值、發(fā)揮檔案信息資源效益的根本體現(xiàn)，是檔案工作緊密圍繞醫(yī)院的中心工作和服務(wù)醫(yī)院兩個(gè)文明建設(shè)的迫切需要，同時(shí)也是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的必然選擇，更是檔案工作真正實(shí)現(xiàn)有為才能有位的必由之路。我們要開(kāi)拓思路、與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作的重要性與必要性，努力地把醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作不斷地推向深入，把他作為當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期檔案部門(mén)的一項(xiàng)主要任務(wù)。 一、目前醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作存在的問(wèn)題 自檔案法頒布實(shí)施以來(lái)，醫(yī)院檔案機(jī)構(gòu)的社會(huì)地位和服務(wù)功能在不斷提

2、高，從室藏門(mén)類、檔案數(shù)量到服務(wù)手段、信息開(kāi)發(fā)，都在發(fā)生著深刻的變化。醫(yī)院檔案部門(mén)正由管理型向管理服務(wù)型轉(zhuǎn)變，職能作用得到了較好的發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)了一定的社會(huì)價(jià)值。檔案利用與服務(wù)對(duì)象也由單一地服務(wù)醫(yī)院中心工作開(kāi)始向社會(huì)轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)查詢正逐步代替手工查詢，網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)功能不斷增強(qiáng)，檔案利用與服務(wù)工作向規(guī)范化、現(xiàn)代化過(guò)渡。隨著醫(yī)院檔案利用的服務(wù)方式不斷深化，檔案的潛在價(jià)值在不斷提高，檔案價(jià)值深層次的開(kāi)發(fā)不斷涌現(xiàn)。然而，醫(yī)院檔案工作也還存在著諸多不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要，影響自身發(fā)展的薄弱環(huán)節(jié)，制約了利用服務(wù)工作的開(kāi)展。主要反映在以下幾方面： （一）室藏檔案匱乏 從室藏結(jié)構(gòu)上看雖然稱得上“門(mén)類齊全”，但通常只被文書(shū)

3、檔案占了大多數(shù)，科技檔案、特殊載體檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、病歷檔案、電子檔案等卻很少，從檔案內(nèi)容上看，真正具有查考價(jià)值的檔案實(shí)在不多，可為社會(huì)公眾所用的檔案就更少了。 （二）檔案編研工作滯后 編研工作一直是醫(yī)院檔案部門(mén)的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，檔案室編研工作起步較晚，檔案編研成果偏少，而且缺乏深度和連續(xù)性，因此檔案價(jià)值也難以得到應(yīng)有的發(fā)展。 （三）檔案管理方法落后 醫(yī)院在檔案管理方法上一直是手工操作，有用計(jì)算機(jī)管理檔案的醫(yī)院也只限于檔案工作內(nèi)部輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索等。 （三）檔案員素質(zhì)偏低 由于受醫(yī)院機(jī)構(gòu)編制等原因，醫(yī)院各部門(mén)的檔案員都是兼職人員，對(duì)檔案工作不熟悉，不了解，結(jié)果在檔

4、案工作上非常被動(dòng)，影響了檔案工作正常開(kāi)展。 二、做好醫(yī)院檔案利用與服務(wù)工作的幾點(diǎn)思考 檔案的利用與服務(wù)工作是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，搞好檔案利用與服務(wù)工作需要多方面的條件。比如要有內(nèi)容豐富結(jié)構(gòu)合理的室藏檔案、豐富的檔案編研成果、先進(jìn)適用的管理方法和素質(zhì)較高的管理人員等。 （一）創(chuàng)造條件、豐富室藏 沒(méi)有豐富的室藏檔案，要想實(shí)現(xiàn)檔案室社會(huì)功能就成為一句空談。豐富室藏檔案，一是要注重質(zhì)量。多年來(lái)，由于認(rèn)識(shí)不足，片面地理解豐富室藏檔案只是室藏?cái)?shù)量的增加，量的多少成為檔案室是否壯大的標(biāo)志，從而導(dǎo)致了室藏量的大幅度增加，給檔案鑒定工作造成了很大困難。因此豐富室藏檔案必須克服重量不重質(zhì)的缺陷，將確實(shí)具有保存價(jià)值

5、的檔案接收進(jìn)檔案室；二是要做好檔案征集工作。征集是檔案收集工作的主要方式也是豐富室藏檔案的重要途徑。從實(shí)踐上看征集工作不像接收工作那樣受時(shí)間的限制，在時(shí)間的掌握上具有靈活性。另外征集工作范圍較廣，不只是面對(duì)本單位還要面向社會(huì)。所以通過(guò)征集方式收進(jìn)檔案室的檔案，從價(jià)值上來(lái)說(shuō)更具有社會(huì)性，這就為檔案室發(fā)揮社會(huì)功能奠定了基礎(chǔ)。開(kāi)展征集工作是一項(xiàng)比較有難度的工作，它要求征集人員必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和極大的工作熱情，要有正確判斷被征集檔案價(jià)值的能力，要及時(shí)收集有關(guān)信息確定征集目標(biāo)，要具有一定心理學(xué)知識(shí)，正確處理與被征集者的關(guān)系，還要將征集工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、長(zhǎng)期性、連續(xù)性的工作，只有這樣才能保證征集工作

6、的有效開(kāi)展。 （二）提高編研工作水平 編研工作是檔案利用工作的較高形式，是開(kāi)發(fā)室藏檔案信息資源的重要手段，其水平的高低直接影響到檔案室社會(huì)功能的發(fā)揮。從目前醫(yī)院檔案室要提高檔案編研水平，一是要加強(qiáng)編研力量。編研工作開(kāi)展起來(lái)周期長(zhǎng)見(jiàn)效慢，目前，醫(yī)院檔案室未得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，無(wú)論在機(jī)構(gòu)的設(shè)置上、人員的配備上還是職能的安排上都存在著問(wèn)題，在一定程度上給編研工作的開(kāi)展增加了難度。只有加強(qiáng)編研力量增加人、財(cái)、物的投入，為編研工作開(kāi)展創(chuàng)造良好的外部條件，才能保證編研工作的正常開(kāi)展，不斷提高編研工作的水平；二要提高編研產(chǎn)品質(zhì)量。撰寫(xiě)出具有較高使用價(jià)值、實(shí)用性較強(qiáng)，易于傳播的編研成品，才能說(shuō)明編研工作在檔案

7、室社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)中發(fā)揮了應(yīng)有的作用。提高編研產(chǎn)品的質(zhì)量，要求編研人員必須堅(jiān)持實(shí)用性的原則。這一原則應(yīng)貫穿編研工作的整個(gè)過(guò)程。 （三）提高檔案室現(xiàn)代化管理水平 電子計(jì)算機(jī)的高效、準(zhǔn)確有助于實(shí)現(xiàn)檔案室的社會(huì)功能。一要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，以便提高工作效率。現(xiàn)在檔案室雖然配備了電子計(jì)算機(jī)錄入了不少檔案信息，并編制了各種專題目錄，但并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。原因是由于購(gòu)買的計(jì)算機(jī)管理軟件適用性需要進(jìn)一步改進(jìn)，另一方面是一些領(lǐng)導(dǎo)把計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的應(yīng)用看作是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的擺設(shè)，尚未認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的迫切性。因而檔案室工作效率低影響了其社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)；二要建立醫(yī)院檔案信息網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

8、。檔案作為一種信息若要充分發(fā)揮其作用，必須建立信息網(wǎng)絡(luò)，這是實(shí)現(xiàn)檔案室社會(huì)功能的最佳手段。一方面通過(guò)醫(yī)院內(nèi)部信息網(wǎng)，開(kāi)展檔案在線服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。做好檔案信息的安全保護(hù)，在應(yīng)用過(guò)程中，充分保證檔案的安全性和保密性，有效預(yù)防和杜絕網(wǎng)上泄密、侵權(quán)和違法行為，更好地保護(hù)和利用檔案，促進(jìn)溝通交流，提高工作效率，提升醫(yī)院形象為醫(yī)院發(fā)展提供高效服務(wù)。另一方面盡快加入公共信息網(wǎng)，使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會(huì)性，最大限度地發(fā)揮檔案室的社會(huì)功能。 （四）進(jìn)一步提高檔案工作人員的素質(zhì) 新的時(shí)代要求檔案工作人員必須投身于社會(huì)，把自己的知識(shí)、才學(xué)奉獻(xiàn)給社會(huì)的同時(shí)將新的形象展示給社會(huì)。檔案工作人員的新形象應(yīng)是具有較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門(mén)所特有的良好風(fēng)范與氣質(zhì)。檔案工作人員應(yīng)以良好的職業(yè)道德贏得社會(huì)公眾的敬重，從而提高檔案室的社會(huì)地位，更好地實(shí)現(xiàn)檔案室的社會(huì)服務(wù)功能。同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化知識(shí)的學(xué)習(xí)，檔案管理現(xiàn)代化涉及到計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、