淺析檔案信息資源的開發(fā)利用

1、淺析檔案信息資源的開發(fā)利用        摘要:檔案信息作為一種重要的資源,對其開發(fā)利用不僅是社會的要求,也是檔案工作服務社會的必然選擇。本文從檔案信息資源開發(fā)利用的含義、檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題及對策三個方面進行了論述。 關鍵詞:檔案信息 資源開發(fā) 利用 檔案信息作為一種資源已成為共識,開發(fā)檔案信息資源,服務和諧社會已成為檔案工作的一個中心課題,這是信息時代的要求,也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然結果。 一、檔案信息資源開發(fā)利用的含義 1.信息資源 信息資源是經過人類選取、組織、序化的有用信息的集合。信息資源是信息的

2、一部分,是信息世界中與人類需求相關的信息,信息資源是可利用的信息,是當前生產力和研究水平下人類所開發(fā)與組織的信息;信息資源是通過人類的參與而獲取的信息,人類的參與在信息資源的形成過程中具有重要作用,特別是人類步入信息時代,的進步、社會的繁榮已離不開信息,信息資源的貧富狀況和開發(fā)利用程度已成為衡量一個國家或地區(qū)文明水平的標準,是檢驗其、文化、科技乃至綜合國力的重要指標。因此,重視與加強信息資源建設已成為人類的共識。 2.檔案信息資源開發(fā)利用 檔案信息資源的開發(fā)利用就是在檔案工作領域運用信息技術采集、處理、傳遞和使用信息資源,提升檔案工作質量的過程。顧名思義,檔案信息資源的開發(fā)利用,包括開發(fā)和利用

3、兩個方面。開發(fā)的任務是生成有用信息,通過信息的生產來確保信息的供給。利用是實現(xiàn)信息的價值,確保信息能夠在各項活動中發(fā)揮作用,形成效益?？梢哉f,檔案信息資源開發(fā)是基礎,利用是目的,二者互為因果,相輔相成。在信息技術快速發(fā)展、檔案信息化程度日益提高的形勢下,檔案信息資源開發(fā)利用又呈現(xiàn)出許多新的特點:一是技術含量高,工作程序復雜,信息資源從感知、收集到加工處理和傳輸交換,需要復雜的技術手段;二是信息種類多,工作量浩大,隨著知識的爆炸性增長,海量信息會造成工作量無限地擴大,無論是處理文書檔案數(shù)據(jù)還是科技、專門檔案數(shù)據(jù),都是一項長期、復雜的系統(tǒng)工程。 二、檔案信息資源開發(fā)利用存在的主要問題 隨著檔案信息

4、化建設的快速起步和不斷深入,檔案信息資源開發(fā)利用逐步得到各級檔案部門的重視。但是,檔案信息資源開發(fā)利用相對于信息化基礎設施建設還比較滯后,是檔案信息化建設中相對薄弱的一個環(huán)節(jié),在一定程度上造成了“有硬件無軟件、有軟件缺數(shù)據(jù)、有數(shù)據(jù)難共享”的現(xiàn)象。總體感到,存在以下四個方面的問題。 1.“重硬輕軟、重建輕用”的思想認識偏差 檔案信息資源開發(fā)利用之所以滯后于檔案信息化建設,主要還是思想認識問題。特別是“重硬輕軟”思想比較突出,“重建輕用”問題十分普遍。近些年來,檔案部門自行開發(fā)建設的信息系統(tǒng),硬件檔次越來越高,但相應的應用軟件沒有跟上,使已建硬件設施效能得不到充分發(fā)揮,使得檔案信息資源的開發(fā)利用沒

5、有依托。 2.信息基礎設施建設發(fā)展不夠平衡 檔案信息基礎設施主要包括檔案信息管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、信息安全防護設備等等。這些方面發(fā)展的不平衡,直接導致檔案信息資源開發(fā)利用受到了諸多限制。 3.標準體系尚未全面建立 檔案信息資源的開發(fā)必須在統(tǒng)一的技術體制和標準下進行,這是實現(xiàn)檔案信息資源利用和共享的基礎。由于檔案信息資源開發(fā)利用缺乏相對統(tǒng)一的標準,加上開發(fā)方法不統(tǒng)一,檔案信息資源開發(fā)利用存在著規(guī)范性和惟一性不強、各自為政等問題,沒有很好地依據(jù)標準進行數(shù)據(jù)源建設,使人與人之間、人與機器之間以及機器與機器之間、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間不能夠無障礙、不失真地進行溝通和交換信息,檔案信息資源在互連、互通、互操作方面存

6、在明顯問題,直接影響其作用的發(fā)揮。 4.信息安全防護存在隱患 在信息化程度不斷提高的今天,信息安全是國家安全的重要組成部分,也是檔案信息資源開發(fā)利用的首要問題。從實際情況看,核心硬件、軟件和技術主要依賴進口,嚴重影響了檔案信息化建設的質量與安全,直接導致在檔案信息資源的開發(fā)利用中“有網不敢用、不放心”,給開發(fā)利用的深入發(fā)展帶來了很大困難。 1          三、檔案信息資源開發(fā)利用的對策 積極推進檔案信息資源開發(fā)利用既是檔案信息化建設的客觀要求,也是提升檔案服務能力的需要。依據(jù)檔案信息化建設的大勢,應重點做好以

7、下四個方面的工作。 1.更新觀念,提高認識 在檔案信息化建設中,沒有信息資源的開發(fā)利用,信息化建設就等于無源之水、無本之木;信息設施離開信息資源,就不會有存在的價值。只有把檔案信息資源通過完善的信息系統(tǒng)和信息進行高效互通、有效交鏈,才能達成信息共享,從而提高檔案利用水平。因此,在推進檔案信息資源開發(fā)利用中,必須確立三個觀念:一是“信息制勝”的觀念。切實認清信息就是戰(zhàn)斗力,信息資源就是最重要的戰(zhàn)爭資源,把檔案信息資源開發(fā)利用置于提高打贏能力的戰(zhàn)略高度,抓好全面落實工作。二是“信息共享”的觀念。信息的最大優(yōu)勢就是便于共享,只有在充分共享中才能發(fā)揮最大效益。但在檔案工作的傳統(tǒng)觀念中,條塊分割、自成體

8、系的做法,是不能適應檔案信息資源開發(fā)利用工作的。只有樹立“信息共享”的觀念,才會以統(tǒng)一的標準格式開發(fā)信息,才能積極主動地建立信息交換協(xié)調機制,把不同檔案部門檔案信息資源開發(fā)利用統(tǒng)一起來,充分發(fā)揮整體優(yōu)勢,盡快提高檔案信息資源開發(fā)利用的工作效益。三是“需求牽引”的觀念。檔案信息化建設的首要問題是搞清需求、明確方向。檔案信息資源開發(fā)利用更是如此,信息資源的內容、格式、存儲方式、傳輸流程都需要需求的牽引。需求不清是檔案信息化建設的薄弱環(huán)節(jié),也是檔案信息資源開發(fā)利用的薄弱環(huán)節(jié)。必須把需求論證放在重要位置,建立穩(wěn)定的需求研究隊伍,加強各檔案部門信息資源開發(fā)利用總體需求的論證,特別是在量化、細化、具體化上

9、下功夫,提高需求的可操作性和指導性,確保檔案信息資源開發(fā)利用工作能夠有正確的目標、明確的方向。 2.統(tǒng)一規(guī)劃,分步實施 檔案信息資源開發(fā)利用是個龐大的系統(tǒng)工程,必須要在統(tǒng)一的規(guī)劃和組織下,才能形成合力,加快發(fā)展。首先要堅持自上而下的原則,搞好頂層設計,打牢發(fā)展基礎。頂層設計最為重要的是要有信息資源的宏觀規(guī)劃,各個檔案部門要在上級的統(tǒng)一規(guī)劃下,確定自己的信息資源開發(fā)利用框架。同時,要制定檔案信息資源開發(fā)利用的法規(guī)和標準,明確各部門、各單位在信息資源開發(fā)利用中的責任,明確協(xié)調共享機制,確定數(shù)據(jù)格式和接口規(guī)范,保證各部門的檔案信息資源開發(fā)利用工作是在統(tǒng)一規(guī)劃和標準下進行的,為信息系統(tǒng)的綜合集成,打下

10、堅實的基礎。 3.加強力量,完善機制 檔案信息資源開發(fā)利用在信息化建設中的突出地位,要求我們必須加強力量,加大投入,加速檔案信息資源開發(fā)利用的發(fā)展。首先要承認檔案信息資源開發(fā)利用的價值和工作量,舍得投入。要增加檔案信息資源開發(fā)利用作為各單位信息化建設或日常工作的經費,保證檔案信息資源開發(fā)利用工作的順利開展,保證數(shù)據(jù)工程建設能夠盡快起步、順利實施。其次,要增加一定數(shù)量的信息資源開發(fā)利用專職人員。盡管檔案信息資源開發(fā)利用貫穿到檔案工作的方方面面,不同單位、不同業(yè)務部門的人員都有職責參與到這項工作中,但信息錄入、整理、分析和處理工作量大,需要人員多,必須有一定數(shù)量的專職人員從事這項工作。在經費、人員

11、落實之后,最為重要的就是建立機制。檔案信息資源開發(fā)利用工作重點要建立三項機制:一是數(shù)據(jù)更新機制,要不斷更新數(shù)據(jù)庫,確保提供給用戶的是最新、最準確的數(shù)據(jù);二是數(shù)據(jù)共享機制,要站在全局的高度,制定規(guī)章制度,建立日常的信息交換機制,公共信息資源必須全面共享,專用信息資源必須在一定范圍內共享,用嚴格的制度來避免各單位信息封鎖、難以互通的現(xiàn)象發(fā)生;三是日常應用機制,開發(fā)的檔案信息資源只有在應用中才能發(fā)揮作用,要鼓勵各檔案部門用新的手段來研究問題、處理工作,要深入推廣網上作業(yè)、無紙化辦公、智能化管理等工作方式,使檔案信息資源開發(fā)利用工作在實際應用中,不斷完善,良性發(fā)展。 4.確保安全,提高效益 安全保密是檔案信息資源開發(fā)利用的首要保證,沒有安全,檔案信息資源就不可能發(fā)揮效益,甚至是反面效益。但是,共享和安全保密又是一對不可回避的矛盾。首先,檔案信息資源開發(fā)利用的根本是實現(xiàn)信息資源共享,信息資源得不到有效共享就體現(xiàn)不出檔案信息資源開發(fā)利用的價值和信息系統(tǒng)的服務效益,因此,檔案信息化建設必須要一體化建設,真正達到系統(tǒng)互連、互通、互操作。但是,共享又在一定程度上給安全保密造成了隱患,給自己方便的同時,也可能給敵人提供了