商務(wù)接待手冊11509

1、【精品文檔】如有侵權(quán)，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除，僅供學(xué)習(xí)與交流商務(wù)接待手冊11509.精品文檔.某公司商 務(wù) 接 待 手 冊（草案）辦公室X年X月X日一、總則1、為規(guī)范公司商務(wù)接待活動，在保證商務(wù)接待效果的前提下，加強(qiáng)商務(wù)接待費(fèi)用控制，特制訂本手冊。2、商務(wù)接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀(jì)律，有禮有節(jié)、熱情大方，樹立公司的良好形象。3、本手冊規(guī)定了公司商務(wù)接待的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核，適用于公司的全部商務(wù)接待活動的管理。二、管理職能公關(guān)部是公司接待工作的管理部門，公司商務(wù)接待以及宴請用餐等均由公關(guān)部統(tǒng)一安排。三、商務(wù)接待工作原則1、對等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的

2、原則。商務(wù)接待工作涉及面廣，必須堅(jiān)持重點(diǎn)、兼顧一般，按照對等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則，上下一致，齊心協(xié)力，共同做好接待工作。2、規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務(wù)一流的原則。商務(wù)接待工作應(yīng)規(guī)范服務(wù)，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對浪費(fèi)，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應(yīng)付拖拉。3、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算管理、嚴(yán)格控制的原則。按照公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，對各項(xiàng)商務(wù)接待費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理，由公關(guān)部負(fù)責(zé)人根據(jù)核定的預(yù)算嚴(yán)格控制使用，商務(wù)接待費(fèi)用原則上不得超過限額，如需追加預(yù)算，由管理中心另行審批。四、接待職責(zé)分工1、接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業(yè)良好形象、實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營目標(biāo)，具有十分重要的意

3、義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范行為。2、接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下：公關(guān)部：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備，負(fù)責(zé)接待服務(wù)并陪同洽談及參觀介紹。前臺秘書或總裁秘書：負(fù)責(zé)來客引入及會議室的環(huán)境保持。商務(wù)接待秘書：提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。商務(wù)接口部門：負(fù)責(zé)接待洽談并陪同始終。3、公關(guān)部主任對接待工作負(fù)有全面責(zé)任。五、商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標(biāo)準(zhǔn)。主要劃分為4個級別：普通接待、中級接待、高級接待、特殊接待。1、 普通接待項(xiàng)目名稱說 明適合人群普通商務(wù)類考察

4、人員、技術(shù)人員、設(shè)計師、供應(yīng)商中層管理者以下人員等； 交通標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求協(xié)助訂購，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求，公司不負(fù)擔(dān)住宿費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡餐消費(fèi)控制在 20 元/人以下，宴請消費(fèi)控制在 50 元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管；接待車輛商務(wù)車或出租車；其他接待1、公司會議室布置投影機(jī)、白板、飲品（飲用水、茶、咖啡）；2、必要時于來賓臨行時贈送紀(jì)念品，消費(fèi)控制在 50 元/人以下。備注2、中級接待項(xiàng)目名稱說 明適合人員企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、地方廣電人員、地方廣電部門經(jīng)理等； 交通標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求協(xié)助訂購，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求，公

5、司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡餐消費(fèi)控制在 50 元/人以下，宴請消費(fèi)控制在 100 元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總；接待車輛公司轎車、商務(wù)車或出租車；其他接待1、必要時制作來賓接待手冊；2、公司會議室布置公司介紹PPT、 宣傳資料、文件袋（信箋紙、筆）、飲品（飲用水、茶、咖啡）、香煙、煙具；3、可安排來賓到本地主要景點(diǎn)游玩或娛樂；4、必要時于來賓臨行時贈送紀(jì)念品，消費(fèi)控制在 500 元/人以下。備注3、高級接待項(xiàng)目名稱說 明適合人員合作地區(qū)廣電領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、公司特邀人員等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求訂購，公司不負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)

6、三星級以上酒店，公司負(fù)擔(dān)費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)簡餐便消費(fèi)控制在 100 元/人以下，宴請消費(fèi)控制在 200 元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總、總裁；必要時安排董事長、股東；接待車輛公司轎車或租用專車；其他接待1、制作來賓接待手冊，必要時安排酒店房間內(nèi)布置迎賓卡、鮮花、水果；2、公司顯著位置布置迎賓條幅等；3、公司會議室布置公司介紹PPT、 宣傳資料、文件袋（筆記本、筆）、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡）、鮮花、水果、香煙、煙具等；4、安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影并制作相框；必要時安排會談記錄、錄音、攝影、攝像；5、安排來賓到本地主要景點(diǎn)游玩或娛樂；6、必要時于來賓臨行

7、時贈送紀(jì)念品，消費(fèi)控制在 500 元/人以下。備注4、特殊接待項(xiàng)目名稱說 明適合人員主要行業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、地方行政領(lǐng)導(dǎo)、公司特邀領(lǐng)導(dǎo)、其他特殊人員等；交通標(biāo)準(zhǔn)按對方人員要求訂購，公司可負(fù)擔(dān)費(fèi)用；住宿標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)四星級以上酒店，公司負(fù)擔(dān)費(fèi)用；餐飲標(biāo)準(zhǔn)不設(shè)定具體標(biāo)準(zhǔn)；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)部門主管、公司副總、總裁、董事長必要時安排董事長、股東；接待車輛公司高級轎車或租用高級專車；其他接待1、制作來賓接待手冊，酒店房間內(nèi)布置迎賓卡、鮮花、水果；2、公司顯著位置布置迎賓條幅等；3、公司會議室布置公司介紹PPT、 宣傳資料、文件袋（筆記本、筆）、飲品（根據(jù)來賓喜好安排）、鮮花、水果、香煙、煙具等；4

8、、安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影并制作相框，全程安排會談記錄、錄音、攝影、攝像；5、公司安排來賓到本地主要景點(diǎn)游玩或娛樂；6、于來賓臨行時贈送紀(jì)念品，不設(shè)定具體標(biāo)準(zhǔn)。備注六、商務(wù)接待流程 1、商務(wù)接待的申請與審批 各部門實(shí)施商務(wù)接待前，應(yīng)填寫商務(wù)接待申請表，經(jīng)部門主管審核，主管副總裁審批后，報管理中心商務(wù)接待秘書申請安排接待；申請部門在商務(wù)接待申請表內(nèi)應(yīng)明確來賓人數(shù)、級別、接待時間、接待事由、接待負(fù)責(zé)人等信息及相關(guān)接待要求建議；公司高層領(lǐng)導(dǎo)的商務(wù)接待活動，由其助理、秘書填寫商務(wù)接待申請，并作為接待負(fù)責(zé)人；商務(wù)接待秘書接到商務(wù)接待申請表后，應(yīng)根據(jù)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行商務(wù)接待行程設(shè)計并核定接待預(yù)算后，填寫

9、接待行程安排表，反饋至接待申請部門確認(rèn)；經(jīng)申請部門確認(rèn)后的接待行程安排表，按接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批，審批層級如下：接待標(biāo)準(zhǔn)管理中心主任審 核分管副總審 批執(zhí)行副總裁審 批總裁審批普通接待中級接待高級接待特殊接待如接待申請部門要求部分或全面超標(biāo)準(zhǔn)接待，接待行程安排表應(yīng)按照相應(yīng)接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批；商務(wù)接待秘書將獲批后的接待行程安排表報公司財務(wù)部，作為預(yù)支、報銷接待費(fèi)用的預(yù)算憑證。2、商務(wù)接待的實(shí)施商務(wù)接待秘書依據(jù)獲批的接待行程安排表，落實(shí)各項(xiàng)接待安排的責(zé)任人及物品置辦；商務(wù)接待秘書將接待行程安排表副本發(fā)至申請部門接待負(fù)責(zé)人，以及接待活動相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便合理安排時間；商務(wù)接待秘書依據(jù)接待行程安排，協(xié)調(diào)接待負(fù)責(zé)

10、人和公司車輛或租用車輛的時間安排；商務(wù)接待秘書依據(jù)接待行程安排，制作來賓接待手冊，交由接待負(fù)責(zé)人，送至來賓；接待負(fù)責(zé)人或公司，應(yīng)根據(jù)接待行程安排，前往車站、機(jī)場接送來賓，并陪同來賓辦理入住、結(jié)算手續(xù)；如接待負(fù)責(zé)人無法陪同，可由商務(wù)接待秘書或司機(jī)代為行使接待負(fù)責(zé)人職責(zé)；接待負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行接待行程安排，保證各項(xiàng)接待活動的有序銜接；公司領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影后，由商務(wù)接待秘書將照片制成相框，交由接待負(fù)責(zé)人送達(dá)來賓，留作紀(jì)念；來賓送行后，接待負(fù)責(zé)人應(yīng)適時致電來賓，在致以問候的同時了解來賓對公司各方面的意見，以及對公司接待安排的滿意度，并及時填寫商務(wù)接待總結(jié)報告，以便公司進(jìn)行改進(jìn)。3、商務(wù)接待行程的變更 商務(wù)

11、接待過程，如來賓要求對行程安排進(jìn)行調(diào)整，現(xiàn)場陪同人員（接待負(fù)責(zé)人、司機(jī)及其他陪同人員）應(yīng)及時將調(diào)整意見通知商務(wù)接待秘書；商務(wù)接待秘書收到行程調(diào)整意見后，應(yīng)立即對接待行程安排表進(jìn)行調(diào)整；如行程調(diào)整僅限時間安排調(diào)整，商務(wù)接待秘書應(yīng)將調(diào)整后的接待行程安排表報管理中心主任審批后執(zhí)行，并將接待行程安排表副本發(fā)至相關(guān)人員；如行程調(diào)整導(dǎo)致預(yù)算增加，商務(wù)接待秘書應(yīng)將調(diào)整后的接待行程安排表按審批流程重新進(jìn)行審批后方可執(zhí)行，并替換原接待行程安排表正、副本；商務(wù)接待秘書應(yīng)根據(jù)調(diào)整后的行程安排，重新制作來賓接待手冊，并送至來賓。七、費(fèi)用報銷 1、商務(wù)接待結(jié)束后，參與接待人員應(yīng)在5天內(nèi)將相關(guān)票據(jù)全部交至商務(wù)接待秘書，統(tǒng)

12、一辦理報銷手續(xù)，無故超過30天未提供票據(jù)的，不再予以報銷，由財務(wù)部由責(zé)任人的工資中扣回預(yù)支費(fèi)用； 2、實(shí)際發(fā)生費(fèi)用在已獲批預(yù)算額度內(nèi)的，由商務(wù)接待秘書持發(fā)票至財務(wù)部報銷；3、實(shí)際發(fā)生費(fèi)用超出獲批預(yù)算額度的，由責(zé)任人填寫費(fèi)用超額審批表說明超額原因，按照商務(wù)接待審批權(quán)限進(jìn)行審批，獲批后方可報銷；八、商務(wù)接待過程要求 1、接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生；2、商務(wù)接待秘書于接待進(jìn)行時，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進(jìn)行。3、接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。4、接待環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)物品擺放整齊，且表面無灰塵；地面干凈無臟物，空氣流通清新；室溫適度，燈光合適

13、，電視調(diào)好；備品齊全。5、公司參觀規(guī)定安排來賓參觀公司，須報公關(guān)部主任批準(zhǔn)；參觀介紹以商務(wù)接待秘書為主，接待部門配合；參觀過程中，原則上介紹者在來賓前，接待負(fù)責(zé)人在來賓后；參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談，如有必要可禮貌示意。 6、接待禮儀要求 參與商務(wù)接待人員應(yīng)著正裝，舉止禮貌；接待人員到車站、機(jī)場迎接來賓，應(yīng)提前1020分鐘到達(dá)，恭候來賓到達(dá)，對不熟悉的來賓應(yīng)事先準(zhǔn)備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂；接到來賓后，接待人員應(yīng)主動向來賓致以問候，并主動幫助來賓提取行李；到達(dá)住宿地點(diǎn)后，接待人員應(yīng)主動協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)，并提行李送至房間；接待人員到車站、機(jī)

14、場送行，應(yīng)根據(jù)航班、列車時刻合理提前到達(dá)，主動幫助來賓拿取、托運(yùn)行李，辦理相關(guān)手續(xù)；九、附則 1、本手冊為公司商務(wù)接待的規(guī)范性文件，各部門應(yīng)嚴(yán)格參照執(zhí)行； 2、各子公司應(yīng)參照本手冊開展商務(wù)接待活動； 3、本手冊由公關(guān)部依據(jù)實(shí)際情況變化，不定期進(jìn)行修訂； 4、本手冊由公關(guān)部附則最終解釋； 5、本手冊于2010年2月25日起執(zhí)行。十、備注除有特殊說明外，本制度適用范圍為集團(tuán)各部門，子公司可參照執(zhí)行。子公司與集團(tuán)公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系時，以尊重集團(tuán)公司制度為執(zhí)行原則。某公司 幾年幾月商務(wù)接待申請表申請部門： 負(fù)責(zé)人： 1、客人信息：姓 名單 位職 務(wù)電 話2、接待時間： 年 月 日 至 年 月 日共 日3

15、、接待事由： 4、洽談參加人員： 5、陪同人員： 6、招待項(xiàng)目：交通 住宿 宴請 娛樂 游覽 其它： 7、其它要求： 部門主管簽字： 日期： 分管副總裁簽字： 日期： 接待行程安排表接待部門： 接待負(fù)責(zé)人： 制表人： 日期 / 時間接待事項(xiàng)主講/陪同其它參加部門地點(diǎn)第一天 （ 月 日）第二天 （ 月 日）第三天 （ 月 日）配合內(nèi)容清單：配合項(xiàng)目時 間配合內(nèi)容責(zé)任人部門招待費(fèi)用預(yù)算：交通： 住宿： 宴請： 娛樂等： 合計： 接待部門確認(rèn)簽字： 日期： 公關(guān)部主任簽字： 日期： 主管副總裁簽字： 日期： 執(zhí)行副總裁簽字： 日期： 公司總裁簽字： 日期： 商務(wù)招待費(fèi)用超額審批表申請部門： 負(fù)責(zé)人： 1、招待對象：姓 名單 位職 務(wù)2、招待時間： 年 月 日至 年 月 日3、招待事由： 4、獲批招待費(fèi)用預(yù)算：交通： 住宿： 宴請： 娛樂等： 合計： 5、實(shí)際招待費(fèi)用情況：交通： 住宿： 宴請： 娛樂等： 合計： 超額： 超額原因說明： 接待部門簽字： 日期： 公關(guān)部主任簽字： 日期： 主管副總裁簽字： 日期： 執(zhí)行副總裁簽字： 日期： 公司總裁簽字： 日期： 來訪接待總結(jié)報告接待項(xiàng)目： 一、來訪目的：選型 參觀 簽合同 合作 順訪 游玩 其它（ ）二、接待總結(jié)：1、 接待情況：2、效果總結(jié)：3、后續(xù)工作：4、費(fèi)用總結(jié)：預(yù)算實(shí)際超標(biāo)*