采購管理流程及辦法

1、采購金額大于10萬元采購踩價提供至少兩 個以上供應(yīng)商開會決定是否采買采購管理部 結(jié)合詢價結(jié) 果做出分析 報告開會決 定供應(yīng) 商申購主管經(jīng)理審批采購管理部審核采購經(jīng)理審核采購金額一萬十萬元采購踩價提供至少兩 個以上供應(yīng)商開會決定是否采買申購?fù)瑫r提出使用意 見、要求、建議采購費作為采購考核依據(jù)采購踩價提供至少兩 個供應(yīng)商選擇采購管理部結(jié)合詢 價結(jié)果進行分析采購金額小于一千一匹 日常辦公用品財務(wù)經(jīng)理審撲財務(wù)經(jīng)理審LL 撲總經(jīng)理審批按計劃付款使用部門半個月后提交 使用反饋表至采購管理 立口 一申購部門、采購員、技 術(shù)人員、庫房四方驗貨,L到貨采購員采買采購流程及管理辦法為了提高公司采購效率、明確崗位職

2、責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本辦法。一、申購及其規(guī)定1 .申購單及其提報規(guī)定(1)中購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，如有特殊要求應(yīng)在請購單上寫明并標(biāo)注建議采購費用，由部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購管理部門；(2)固定資產(chǎn)申購按照附表(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進行填寫提報；(3)其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表.)的格式填寫提報；(4)日常物資采購按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報，請購部門提報的請購單在經(jīng)過審批后主表交采購管理部保管，回執(zhí)聯(lián)交中 請人保管做物資驗收用，(涉及的請購數(shù)量過多時可以附件

3、清單的形式進 行提交)(5)請購單需提交紙質(zhì)版到相關(guān)部門審批另需將電子文檔發(fā)送至郵箱 hlfdinghongxin ,缺一不可。(6)遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補。請購單 的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。(7)如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必 須作出書面說明。(8)原則上各部門進行物資申購時應(yīng)進行物資盤查避免物資庫存積壓過多和浪費2 .請購單的提報部門(1)公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；(2)公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他

4、生活及辦公項目由行政部提報；(3)公司各部門專用的物資由各部門自行提報。3 .請購時間(1)公司經(jīng)營生產(chǎn)用物資、生活及辦公用物資以及各部門專用物資中購單需在每月25日前完成審核，各部門將完整的申購單交至采購管理部，采購管理 部在2天之內(nèi)做出回應(yīng)并答復(fù)交期。(2)維修配件類 常規(guī)的維修配件需在物資申購時一并提出，突發(fā)的 維修所需配件機修部需給出采買意見，采購部應(yīng)優(yōu)先進行采買。(3)計劃外應(yīng)急物品各部門根據(jù)緊急狀況進行單獨申購。(頻繁申請計劃外物資是否做出相應(yīng)懲罰)二、請購單的接收及規(guī)定1、請購單的接收(1)采購管理部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填 寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過

5、相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；(2)接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采 購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則(倉儲人員有監(jiān)督舉報職責(zé))；(3)符合規(guī)定的請購物資應(yīng)在接收到請購單3日內(nèi)對申購人做出回應(yīng)并答復(fù)交期，對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。(4)所有申購計劃采購管理部均要做好明細(xì)登記，并于每月5號前將上月的采購情況匯報至采購經(jīng)理(5)采購管理部有權(quán)監(jiān)督并提出相應(yīng)的采購意見。三、權(quán)限(需要討論)1、采購金額小于1000元的日常使用物資經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批后采購管理部可通知采購進行采買2、采購金額在1千到1萬元之間的物資需要采購員提出兩個供應(yīng)商以上

6、的踩價結(jié)果，采購管理部結(jié)合詢價做出分析報告提交采購經(jīng)理復(fù)審確定供應(yīng) 商，采購經(jīng)理審核通過后給出采買意見， 交由財務(wù)經(jīng)理審批并給出采買意見， 最 后交由總經(jīng)理審批并做采買最終決定，采購管理部通知采購員進行采買。3、采購金額在1萬到10萬之間的物資需要采購員提出兩個供應(yīng)商以上的踩價結(jié)果，采購管理部通知申購部門組織專題會議討論是否需要購買、購買建議、購買費用等，采購管理部結(jié)合詢價做出分析報告提交采購經(jīng)理復(fù)審確定供 應(yīng)商，采購經(jīng)理審核通過后給出采買意見，交由財務(wù)經(jīng)理審批并給出采買意見， 最后交由總經(jīng)理審批并做采買最終決定，采購管理部通知采購員進行采買。4、采購金額在10萬元以上的物資需要采購員提出兩個

7、供應(yīng)商以上的踩價結(jié)果，采購管理部通知申購部門組織專題會議討論是否需要購買、購買建議、購買費用等，采購管理部結(jié)合詢價做出分析報告， 組織第二次會議決定供應(yīng)商后 采購管理部通知采購員進行采買 四、交貨驗收及反饋 1、驗收部門貨物的驗收由采購部主導(dǎo)會同使用/申購部門和技術(shù)部門、庫房共同驗收， 對貨物的數(shù)量質(zhì)量等進行檢驗。2、要求(1)使用/申購部門、采購部和技術(shù)部門對所購的貨物或勞務(wù)等的品種、規(guī) 格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，出具驗收證明。(2)驗收過程中如發(fā)現(xiàn)貨物或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等與申購 單或合同不符，驗收人員應(yīng)當(dāng)立即向采購部門或相關(guān)部門報告， 采購部或有關(guān)部 門應(yīng)查明原因

8、，及時處理。(3)驗收合格后驗收人員應(yīng)在驗收報告單上簽字(4)驗收出現(xiàn)異常 a對于驗收不和標(biāo)準(zhǔn)的貨物經(jīng)相關(guān)人員核實后通知采 購部辦理退貨手續(xù)，并安排及時補貨。B對于貨物數(shù)量不和標(biāo)準(zhǔn)的貨物超過定 量的部分應(yīng)退回供貨商，未達到訂購數(shù)量的驗收人員通知采購進行補貨處理(5)對于已付款但在保修期貨保質(zhì)期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題的貨物，采購要負(fù)責(zé) 聯(lián)系維修或索賠(6)使用部門在使用半個月后需對所用物資的采買及時性、采買質(zhì)量按照 附表四(使用反饋表)作出評價并提交至采購管理部采購管理部內(nèi)部流程細(xì)則 一、請購單的接收及分發(fā) 1、請購單的接收(1)采購管理部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填 寫完整、清晰，檢

9、查請購單是否經(jīng)過相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；(2)接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則(倉儲人員有監(jiān)督舉報職責(zé))；(3)符合規(guī)定的請購物資應(yīng)在接收到請購單3日內(nèi)對申購人做出回應(yīng)并答復(fù)交期，對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。(4)所有申購計劃采購管理部均要做好明細(xì)登記，并于每月5號前將上月的采購情況匯報至采購經(jīng)理(5)采購管理部有權(quán)監(jiān)督并提出相應(yīng)的采購意見。2、請購任務(wù)的分派(1)采購管理部接收到的請購單應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分類統(tǒng)計匯總之后通知采購員進行采買(2)對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；(3)無法

10、于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；(4)重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議3、采購周期的規(guī)定(1)單次采購金額預(yù)算在 1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天；(2)單次采購金額預(yù)算在 1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天;(3)單次采購金額預(yù)算在 10萬元以上的項目采購部進行比價或招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過 40天；(4)單次采購金額預(yù)算在 100萬元以上的項目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購周期不應(yīng)超過 60天；(5)請購部門應(yīng)按照以上(1) - (4)條中規(guī)定的時間提前提包請購單采 購部如不能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司

11、領(lǐng)導(dǎo)說明原因；(6)遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略 二、詢價及其規(guī)定1 .詢價前應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及 其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門、技術(shù)部門溝通；2 .屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3 .對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；4 .所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則不能通過 其代理或各種中介機構(gòu)詢價；5 .對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采 購替代品；6 .遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況,詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，按照

12、附表五(擬報價/招標(biāo)單位名單)的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放 標(biāo)書；7 .詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價；8 .除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在 1萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商 參與比價或招標(biāo)采購，比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單 次采購金額預(yù)算價格在 20萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在100萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標(biāo)；9 .比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有 提供或完成我公司所需物資和項目的能力；

13、10 .比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表六(材料或設(shè)備詢價表)的格式 或擬定完整的招標(biāo)文件格式進行詢價；11 .在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 三、比價、議價1 .對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認(rèn)；2 .對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否低于其他廠商的價 格，所報價格的綜合條件是否更加突出；3 .收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格；4 .重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進行驗證和 審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；5 .參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進行價格及條

14、 件的進一步談判。四、比價、議價結(jié)果匯總1 .比價比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總;2 .比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表七(比價/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理 由，按照一定順序逐一審核；3 .如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1 .合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法 成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān) 系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。(1)合同正文應(yīng)包含的要素1) 合同名稱、編號、簽訂時間、

15、簽訂地點；2) 采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；3) 包裝要求；4) 合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；5) 付款方式；6) 工期；7) 質(zhì)量保證期；8) 質(zhì)量要求及規(guī)范；9) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；10) 雙方的公司信息；11) 其他約定。12) 合同簽訂及其規(guī)定1)如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任；2)擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3)為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4)遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表

16、來場協(xié)助清點；5)質(zhì)保期/保修期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長 產(chǎn)品質(zhì)保期/保修期；6)詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；7)針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按 照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款 時間和付款條件等8)與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；10 ）比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照附表八（ 協(xié)議簽訂審批表）的格式對合同初稿進行 巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生 效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財

17、務(wù)部門。2.合同執(zhí)行（1） 已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進，由采購部負(fù)責(zé)人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購 部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和 責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同；六、付款1、預(yù)付款 采購員依據(jù)合同可以申請不超過采購總額30%勺預(yù)付款中請，提出申請時必須提供巡簽完畢、審核通過的合同原件、復(fù)印件以及報 銷憑證。2、按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的采購項目在付款時采部 應(yīng)提供完整的發(fā)票、合同原件及復(fù)

18、印件、巡簽完畢的合同審批單、物資驗 收單和填寫正確的報銷憑證3、按照進度付款的采購項目必須確保檢驗合格方可付款4、產(chǎn)品使用期限相對較長的，可能發(fā)生質(zhì)量問題的，如機器設(shè)備、貴重物資、 建筑施工工程等，在付尾款時需扣留 5%的質(zhì)量保證金，在過保修期后沒有其他 問題方可歸還。附表一固定資產(chǎn)購置申請表企業(yè)名稱：編號：申請部門申請時間購置資產(chǎn)名稱購置數(shù)量預(yù)算單價預(yù)算金額購置原因：購置后效益分析：部門9f人采購經(jīng)理財務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理附表二米購申請表申請部門：填報日期： 年 月 日加急：口采購類別：口設(shè)備 口材料 口工程 服務(wù) 口低值易耗 口其他購置原因:序 號名稱規(guī)格型號/工程概況數(shù)量/工程量估價（總價）交貨期 /工期備注12345678備注:申請人：采購經(jīng)理:部門經(jīng)理:財務(wù)經(jīng)理:總經(jīng)理:附表三物資采購申請表申請部門：填報日期： 年 月 日序號項目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額備注合計金額大寫：:申請人：部門負(fù)責(zé)人：采購經(jīng)理：財務(wù)經(jīng)理：總經(jīng)理：回執(zhí)申請部門：申請日期：年月日序號項目名稱規(guī)格單位數(shù)量接收日期采購人:接收人:附表四產(chǎn)品使用反饋表部門：日期： 年 月 日使用部門使用人接收日期項目名稱反饋