采購與倉庫管理流程

1、采納作業(yè)品質管理手冊頁腳內容采購與倉庫管理整體流程1流程概述1.1流程實例業(yè)務過程中的文檔數(shù)據(jù)業(yè)務連接線,箭頭指向業(yè)務流轉的方向業(yè)務流程指示，框內業(yè)務流程名稱，用以指:當前r流程所流向的業(yè)務流程可選業(yè)務連接線，箭頭指向業(yè)務流轉的方向1.2整體業(yè)務流程圖2流程介紹首先物料使用部門提出采購需求，填制采購申請單，采購部門接到采購申請單后，結合供應商信息和采購價格信息，與供應商簽 訂采購合同，然后根據(jù)采購合同編制采購訂單，當供應商送貨的時候，采購員可以通知倉庫準備收料，倉庫接到通知后，辦理入庫手 續(xù)，當在使用過程中發(fā)現(xiàn)有壞料情況，首先采購員與供應商協(xié)商退 /換貨，然后編制一個退料通知單，倉庫接到退料通

2、知單后，辦理采 購退貨業(yè)務。財務部分受到發(fā)票后跟外購入庫業(yè)務進行勾稽，并依據(jù)發(fā)票進行付款。詳細流程業(yè)務介紹，請參考附件。3常用報表廳P所屬模塊報表名稱報表作用1采購管理采購合同執(zhí)行明細/匯總表反應采購合同執(zhí)行的情況2采購訂單執(zhí)行明細/匯總表反應采購訂單簽訂數(shù)量，已經入庫數(shù)量，未入庫數(shù)量3采購訂單全程跟蹤表反應采購訂單簽訂數(shù)量，已入庫和未入庫數(shù)量，已開票和未開票數(shù)量金額，已付款和未付款金額4采購發(fā)票明細表統(tǒng)計采購發(fā)票的記錄5供應商供貨ABC分析表統(tǒng)計供應商供應ABC物料比重6采購價格分析表統(tǒng)計某個物料的最高價，最低價，平均價以及最新價格7供應商供貨質量分析表根據(jù)供應商送貨批數(shù)和退貨批數(shù)、合格批數(shù)

3、，計算合格率，并判斷供應商等級8供應商準時交貨分析表根據(jù)供應商到期訂單批數(shù)，延期交貨批數(shù)，準時交貨批數(shù)，計算準時交貨率，并判斷供應商等級9倉庫管理庫存臺賬詳細記錄某個物料每一筆收入和發(fā)出數(shù)量10出入庫流水賬記錄物料整體收入和發(fā)出數(shù)量以及結存數(shù)量11物料收發(fā)匯總/明細表統(tǒng)計物料本期收入，本期發(fā)出以及期末結存數(shù)量12安全庫存預警分析表對低于安全庫存的物料給予預警提示13超儲/短缺庫存分析表分析物料現(xiàn)有庫存是否短缺或者超儲14倉庫即時庫存表統(tǒng)計查詢時刻倉庫現(xiàn)有庫存4附錄：流程詳解：1）物料資料物料資料主要記錄物料的屬性，包括：名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量精度、主要供應商、最高/低庫存、安全庫存等信息，是采

4、購和倉 庫管理的必備基礎資料之一2）供應商資料供應商資料主要記錄供應商相關信息，包括：供應商名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、供應商類別、等級、付款條件等信息，是 采購的必備基礎資料之一。如果是需要管控供應商開發(fā)和評估流程，則需要專門的供應商管理功能進行管控。3）采購價格資料采購價格資料主要記錄供應商所供貨的價格信息，價格信息可以設定不同數(shù)量范圍內，不同時間段內，針對不同的幣種的不同價格,此處的價格資料可以作為后續(xù)采購員簽訂采購合同和采購訂單時的依據(jù)，同樣可以利用采購價格資料來控制物料的采購最高價格。4）采購申請采購申請是物料使用部門提出采購的單據(jù)，單據(jù)中一般包括：申請的物料以及數(shù)量和需求日期，也

5、可以包括物料建議采購供應商和 建議采購價。5）采購合同采購合同是企業(yè)跟供應商對采購業(yè)務簽訂的長期或者短期協(xié)議，合同上既可以記錄詳細供貨信息，也可以只是記錄合同條款和金 額。一個周期長的采購合同，可以下達成一個個小的采購訂單進行跟蹤管控。6）采購訂單采購訂單既可以看成跟供應商之間的合同，也可以看成是采購與供應商之間的一個指令。不過大部分企業(yè)都是將采購訂單當做采 購合同來使用。采購訂單中也會記錄供應商供貨的物料、數(shù)量、單價、金額、交貨日期等信息。7）采購訂單變更與供應商簽訂的采購訂單，會因為供應商原因或者企業(yè)自身因素需要做變更，變更一般包括變更物料信息、數(shù)量、單價、交貨日 期等。并且這種變更發(fā)生的

6、前提是供應商物料已經部分供貨，如果對于那種還沒有供貨的采購訂單，則可以通過修改訂單來處理；對 于那種已經供貨完畢的訂單物料，則不允許做變更。8）收料通知單收料通知單是采購員收到供應商供貨通知的時候，制作的單據(jù)，該單據(jù)可以作為倉庫收料的依據(jù)。該單據(jù)中一般登記供應商本次 送貨的物料信息以及物料數(shù)量，也可以建議收料倉庫。9）外購入庫當倉庫管理員接收供應商的合格物料后，可以根據(jù)采購訂單，也可以根據(jù)收料通知單制作外購入庫單據(jù)，該單據(jù)中需要記錄供應 商送貨的物料信息，實收數(shù)量以及物料存放的倉庫。該單據(jù)制作后，企業(yè)倉庫的物料數(shù)量會即時增加。10）退料通知單當使用部門在物料使用過程中，發(fā)現(xiàn)有壞料情況，采購員會

7、聯(lián)系供應商，協(xié)調壞料的退換貨方案，然后制作一個退料通知單，退 料通知單上主要記錄：需要退還給供應商的物料信息、數(shù)量。11）采購退貨當需要與供應商進行退換貨的時候，倉庫可以根據(jù)采購員提供的退料通知單制作退貨單，也可以直接根據(jù)入庫單制作退貨單，退 貨單制作有個約束條件：退貨數(shù)量=A庫數(shù)量12）采購發(fā)票、付款單財務收到供應商的發(fā)票后，會制作發(fā)票單，并與之相匹配的外購入庫單據(jù)做勾稽，當需要付款的時候，根據(jù)發(fā)票進行付款。13）紅字采購發(fā)票、紅字付款單“紅字”是財務屬于，也就是沖銷的意思。當有發(fā)生采購退款業(yè)務的時候，財務則制作紅字采購發(fā)票，并與藍字發(fā)票進行核銷。 當需要收款的時候，則根據(jù)紅字發(fā)票進行收款業(yè)

8、務處理。14）生產領/退/補料生產領退補料是倉庫人員給車間發(fā)料時制作的單據(jù)，單據(jù)中主要記錄生產何種產品領哪些物料、領料數(shù)量多少。按照嚴格的管控 流程，倉庫員只能見單發(fā)料，并且不允許多發(fā)給車間，如果車間因損耗或者其他原因，需要補充物料，則需要開具補料單，對于沒有 消耗完畢的物料，應開具退料單。15）產品入庫產品入庫是記錄生產車間成品完工入庫時做制作的單據(jù)，該單據(jù)中記錄完工何種產品，完工數(shù)量多少等信息。16）銷售出庫銷售出庫記錄倉庫發(fā)貨給客戶的信息，該單據(jù)中主要記錄發(fā)給哪個客戶，發(fā)什么產品，產品數(shù)量多少等信息。17銷售退貨銷售退貨記錄倉庫收到客戶退貨的信息，該單據(jù)中主要記錄退貨客戶，退貨產品，產品數(shù)量等信息。18）倉庫調撥倉庫調撥主要記錄企業(yè)多個倉庫之間相互調撥的業(yè)務，該單據(jù)主要記錄調出倉庫，調入倉庫，調