采購及付款循環(huán)_第1頁
采購及付款循環(huán)_第2頁
采購及付款循環(huán)_第3頁
采購及付款循環(huán)_第4頁
采購及付款循環(huán)_第5頁
免費預覽已結(jié)束,剩余15頁可下載查看

下載本文檔

版權(quán)說明:本文檔由用戶提供并上傳,收益歸屬內(nèi)容提供方,若內(nèi)容存在侵權(quán),請進行舉報或認領(lǐng)

文檔簡介

1、探購及付款循環(huán)Document serial number KKGB-LBS98YT-BS8CB-BSUT-BSDO8內(nèi)部控制制度采購及付款循環(huán)文件管制等級:口管制文件口非管制文件文件履歷紀要頁文件發(fā)行單位文件管制等級管理代表口管制文件口非管制文件文 件 履歷紀錄版次修訂內(nèi)容核準權(quán)責編撰日期0第1版(新發(fā)行)1.總則1.1.制定目的為促使本公司內(nèi)部控制(Internal Control )之一采購及付 款循環(huán)(Purchase)程序,能有所遵循,特訂定本文件,俾利 各相關(guān)單位遵循。1. 2.適用范圍凡本公司有關(guān)內(nèi)部控制之采購及付款循環(huán)作業(yè)程序與控制 重點,悉依照本文件之規(guī)范辦理。1. 3.權(quán)責

2、單位資材、財會單位為本文件之權(quán)責單位,權(quán)責單位主管經(jīng)承認單位授 權(quán),負責本文件之管制,并確保依據(jù)本文件之規(guī)范作業(yè)。2.采購及付款循環(huán)2. 1.循環(huán)圖【見】(資料1)采購及付款循環(huán)圖。2. 2.循環(huán)作業(yè)本循環(huán)之各項作業(yè):1) 請購作業(yè)(CP101),另訂之。2) 采購作業(yè)(CP102),另訂之。3) 進口作業(yè)(CP103),另訂之。4)驗收作業(yè)(CP104),另訂之。5)與合約不符作業(yè)(CP105),另訂之。6)付款作業(yè)(CP106),另訂之。7)差異分析作業(yè)(CP107),另訂之。3.附則3. 1.制修廢與頒布實施本文件屬於管理文件,經(jīng)經(jīng)營會審議彳灸,呈請董事長核準承認 彳叁,交由權(quán)責單位頒布

3、公告實施:修訂或廢止時亦同。3. 2.編號、版本、日期、頁次/頁數(shù)本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁 次/頁數(shù)等項,見本文件之頁首與頁尾。3. 3.附件3. 3. 1.相關(guān)資料(資料1)采購及付款循環(huán)圖(資料1) 采購及付款循環(huán)圖CP107 差異分析一第1ST作業(yè)程序1. 提出需求2. 1.調(diào)節(jié)性采購依市場行情、用料變動等采購之原物料,由資材部單位視經(jīng)濟未來走向 、市場狀況及預計用量等因素,決定訂購時機及數(shù)量種類,交由采購單 位采購。2.2. 預算采購依銷售預算或客戶訂單之進度,由生管單位填具I請購單,經(jīng)單 位主管核準彳叁再交給采購單位,并將請購核準紀錄填入采購預算內(nèi)。

4、預算采購,包括下列二種采購:1)直接材料(常用材料)2)系指直接耗用之材料。3)間接材料(常用物料)4)系指間接耗用之材料,但不可缺之物料,其需用時間與數(shù)量也無法 預知。5)可憑用料單位之需料通知單現(xiàn)用現(xiàn)購。3. 檢查庫存采購前應先檢查存貨是否具有下列情形:1)目前存量尚未達請購點/安全庫存。2)請購之商品品名、規(guī)格、廠牌有庫存品或替代品可供替代。3)申請之原物料是否仍具采購價值,還是已失經(jīng)濟性。4. 臨時需求緊急采購由需求單位提出,經(jīng)過庫存檢查彳爰須采購者,經(jīng)制造單位主管 核準彳發(fā),逕交采購單位購買,惟事彳爰仍須補填I(lǐng)請購單。第控制重點1. 請購單必須詳細注明廠商、規(guī)格型式及需用日期等內(nèi)容,

5、如申 請物品須采用特別運送及保存方式者,應加注意事項。2. 請購單必須經(jīng)先作庫存審核,核準時應遵照核決權(quán)限辦理。3. 緊急采購不應經(jīng)常發(fā)生,事彳爰應補開請購單,追究原因是否為 不可抗力,有無改善計畫。4)應定期檢討請購單,有無延遲采購情形,請購數(shù)量應符合經(jīng)濟 采購量要求。第3g? 相關(guān)資料銷售預算、客戶訂單、請購單等。第1ST作業(yè)程序4. 查詢供應商資料1)準備采購。2)調(diào)閱I供應商資料/廠商料件基本資料報表,了解過去采購及詢 價紀錄。3)向廠商詢比議價。5. 決定購買方式依材料管理規(guī)定,決定應用下列何種方式購買:1)詢價2)金額較小,不須書面比價,但仍以詢價方式向最低價廠商采購者。3) 議價

6、4)采購人員經(jīng)詢價彳爰,如已知市價有下跌趨勢時,或有報價高於前批 采購價格,或請購規(guī)格明確,但請購量較前批大等之情形者,仍應 予以議價。5)比價6)若為特殊規(guī)格或供應廠商家數(shù)較少者。7)牌價收購8)根據(jù)核定之收購價格收購者。9)長期合約采購10)向簽訂長期供應合約,或?qū)0笀鬁手I賣合約廠商采購者。11)招標12)采購之材料如有三家以上可供應,且其預估采購金額較大達招標金 額時,以公開招標為原則。6. 決定訂購事項由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數(shù)量、辦法等,經(jīng)采購單位主 管核準彳灸采購。7. 更新紀錄將不同購買方式之訂購及詢價資料,填入供應商資料/廠商料件基本 資料內(nèi)。第控制重點1)詢比議

7、價資料平日應注意收集,須詳實完備,保持最新時效,供應 商資料,廠商料件基本資料亦應隨時更新,保持正確紀錄。2) 請購單'詢比議價單必須經(jīng)主管核準彳爰,方得辦理采購。3)辦理比價、議價、招標等作業(yè)應符合公司規(guī)定,外購進度亦須依預 定采購程序控制追蹤。4)大量采購之主料、副料、包裝材料,以合約采購為原則,并應保持 兩家同時供料,以免受到供貨品質(zhì)之限制,影響到生產(chǎn)作業(yè)。5)重要采購合約簽訂前,須經(jīng)法務單位或公證單位人員查核。6)為提高進貨品質(zhì),降低進貨成本,便於管理,應建立可完全配合之 協(xié)力廠商。7)遇到市埸上各項原物料之供應將大幅變化時,須通知有關(guān)單位,以 便事先連系:報告呈核彳爰,立即采

8、取應變措施。第3第相關(guān)資料供應商資料'廠商料件資料、請購單、詢比議價單等。第1ST作業(yè)程序1. 需比例結(jié)匯1)由采購單位計算結(jié)匯所需金額。2)所需金額申請表及各類相關(guān)憑證,一并送交主管人員核準。3) 預付外購款,依請購案號或L/C逐案控制。2. 記帳1)請款條件審核無誤彳登,開立應付憑單,制作傳票,記入帳冊。2)應付憑單交由出納單位開出支票。3)支票經(jīng)簽章彳令,應交由經(jīng)辦人申請開立信用狀。3. 申請信用狀1)準備下列文件向結(jié)匯銀行申請開立信用狀:(A)開發(fā)信用狀申請書。(B)已繳納收訖或己核章之結(jié)匯申請單。2)依法須申請輸入許可證者,尚須附輸入許可證。3)於進口中國大陸海關(guān),應先申請核

9、對進口批文。4)申請輸入許可證時,須具備下列資料,向國貿(mào)局或外匯銀行申請:(A)商業(yè)發(fā)票(Performance Invoice ) °(B)目錄或型錄。(C)特別規(guī)定。4. 銀行開具信用狀上述手續(xù)無誤且未超過銀行之授信額度,則銀行將會開出信用狀。5. 在途品作業(yè)1)起運點交貨條件之物品所有權(quán)已移轉(zhuǎn)時,應辦理投保運送等事宜。 投保依相關(guān)保險規(guī)定辦理。2)對自行安排運送之貨品,須預先安排船期。3)貨品裝船彳爰,由賣方通知預定起岸日期,資材部單位準備安排進口 報關(guān)事宜,并通知倉儲單位。6. 準備提貨1)資材部單位於接獲船務公司通知預定到港通知彳爰,通知倉儲單位、 財會單位及報關(guān)公司(報關(guān)

10、人員(深圳)。2)倉儲單位接獲到貨日期、品名、數(shù)量彳爰,預先安排人員搬運及存置 位置。3)財會單位於知悉預定結(jié)匯還款日彳爰,安排調(diào)度各項財務資源,準備 結(jié)匯。7. 結(jié)匯還款1)檢核利息計算是否正確。2)結(jié)匯費用是否依銀行之收費標準計算。3)依請購案號或L/C編號,將每次支付費用記入每一批材料之進口 器材付款紀錄表。8. 提貨1)費用項目均為固定,多出項目應查核原因是否合理。每一項費用是 否均有合理憑證。2)核算各項計算方式是否合理,計息起迄日期是否正確,有無扣除免 費日期。3)對於無支付標準之特別報關(guān)費用,是否依核決權(quán)限呈請核準。4)實收數(shù)量少於裝運數(shù)量時,注意有無辦理索賠;實收數(shù)量少於公證

11、數(shù)量時,有無向運輸公司提出索賠。第21? 控制重點1)有關(guān)進口作業(yè)之各項預付費用支付、入帳、轉(zhuǎn)銷、收回及調(diào)整時, 所應附之原始憑證必須經(jīng)核準,內(nèi)容必須合理。2)應按同一進口采購案號之有關(guān)原始文件、合約、憑證等逐案匯集歸 檔。3)應將進口結(jié)匯之有關(guān)原始文件、合約、憑證等核對無誤彳灸,始簽付4)預付貨款之支付一律規(guī)定以支票支付,并抬頭、劃線、禁止背書轉(zhuǎn) 讓。如以現(xiàn)金方式支付者,須合於現(xiàn)金付款方式。5)已付款原始憑證應蓋付訖章,支付傳票背彳令應有領(lǐng)款人簽章,以免重復付款或冒領(lǐng)情事發(fā)生。6)開發(fā)信用狀除應秉持公平互利外,更應避免下列條款:(A)開立保兌信用狀。(B)押匯手續(xù)由買方負擔。(C)可裝運於甲

12、板上。(D)信用狀可轉(zhuǎn)讓。(E)指定開狀銀行或押匯銀行。(F)可憑倉庫收據(jù)(尚未裝船)押匯等。7)在途產(chǎn)品之交運、保管應力求完好;撥交、移轉(zhuǎn)控制力求完整。如 有遺失或短少,責任必須明確;逾時甚久之在途產(chǎn)品,應追查原因8)合約、單據(jù)必須訂有寄存期間,如有逾期尚未處理者應查明原因。9)注意出帳日期與在途日期相隔甚久者,是否為久懸?guī)の唇?,有無虛 列帳目情形。10)對於在途產(chǎn)品發(fā)生遺失及短損,依合約規(guī)定處理。約定條款要合理 ,已支付費用不可損及公司權(quán)益。11)核對進口數(shù)量與實際驗收數(shù)量必須相符,提貨時物品若有損壞或短 少,應立刻請公證機構(gòu)公認。實收數(shù)量少於裝運數(shù)量,須辦理索賠12)是否有結(jié)匯費用不符規(guī)

13、定者,或金額不符之情形,核算各項計費方 式是否合理,計息起訖日期是否正確,每一項費用是否均有合理憑 證。第相關(guān)資料進口器材暫付款紀錄表等。第1ST作業(yè)程序1. 采購通知倉儲1)采購單位於確定采購內(nèi)容及交期彳爰應通知倉儲單位。2)倉儲單位於收到經(jīng)核準之采購單時,應依采購類別、數(shù)量、及 約定日期預作倉位安排及堆高機等卸料工具之準備。2. 廠商交貨1)廠商於交貨日備妥送貨資料('送貨單)、三聯(lián)式發(fā)票於廠 內(nèi)指定地點交貨。2)屬計重之材料入廠時,應予過磅其重量,并以過磅單作為核對收料 重量之依據(jù)。3. 警衛(wèi)登記檢查1)警衛(wèi)應將廠商交貨卡車之資料,登錄於進出廠登記簿。2)廠商交貨時,警衛(wèi)人員應就

14、廠商檢附之送貨單、與采購單 核對,無誤彳爰與倉儲人員聯(lián)系,并由其指示廠商卸貨地點,并要求 應依規(guī)定之堆疊方式卸料。4. 數(shù)量核對點收1)卸貨完畢彳爰,倉儲人員應依過磅單核對其重量,或依計算之方式核 對數(shù)量。2)核對無誤彳爰,倉儲人員除簽章暫收材料外,并通知品管單位準備檢 驗。5. 檢驗1)材料暫收彳爰,品管人員應依材料檢驗規(guī)定或是買賣合約辦理取樣, 并開立進貨檢驗報告單。2)檢驗之品質(zhì)標準以采數(shù)值表示方法為原則(IQC檢驗標準)。3)材料檢驗規(guī)定應包括:(A)取樣樣品數(shù)。(B)依該材料使用性質(zhì)之重要性列出檢驗項目。(C)各檢驗項目之品質(zhì)標準或可接受范圍。4)檢驗單位就檢驗結(jié)果評定樣品系正?;虍?/p>

15、常,并就檢驗情形加以說 明,以供呈核及收用與否之參考。6. 入庫記帳檢驗合格時,品管單位應將檢驗結(jié)果通知倉儲單位,并即登入料件管 制卡進料欄內(nèi),辦理入庫,并於備注欄注明收料單之號碼。7. 請款辦理入庫彼,倉儲單位應將驗收單據(jù)(驗收單)、發(fā)票等轉(zhuǎn)送 采購單位辦理請款。8. 索賠1)若檢驗不合格時,則依核示結(jié)果辦理退換貨、扣款或索賠之手續(xù)。2)依與合約不符作業(yè)規(guī)定辦理。第2第控制重點1)驗收作業(yè)應依照材料檢驗相關(guān)規(guī)定辦理。2)發(fā)票之原物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額與I送貨單或驗收單 必須相符。3)原料驗收,必須會同驗收單位與采購單位辦理。4)如己分批收料,倉儲人員應在訂購單'采購單上注明分批收

16、料 日期、數(shù)量,以影本送采購人員。5)不合格之原物料應通知采購單位退回或扣款。第3第相關(guān)資料采購單、送貨單、發(fā)票、進出廠登記簿、訂購單、進貨檢驗報告單、料料管制卡、進貨單、驗收單等第1ST 作業(yè)程序1)逾期未交貨之交易,應去電寄函催辦。2)違約情形若須經(jīng)法律途徑解決時,交由公關(guān)單位提出告訴。3)延期交貨之購置,按合約規(guī)定罰款。4)所交貨品之品質(zhì)、規(guī)范如不符合但仍可使用者,亦屬違約情形,如 因急需而不能等候更換,改以減價收貨時,則由采購人員將計算處 理方式填入不履行合約處理單,始可減價收貨。5)將不履行合約情形及處理過程,記入不履行合約處理單,并核 算不履行合約對公司之損失,列入供應商往來紀錄。

17、第20?控制重點1)各項違約是否依供應商管理規(guī)定及合約規(guī)定處理。2)貨品因檢驗不合格退回更換者,其交貨日期應以調(diào)換補送貨品到達 日期為準。3)所交貨品之品質(zhì)、規(guī)格與合約不合,但可使用者,如因急需勉驗 收使用,應經(jīng)有關(guān)單位主管事前認可,按規(guī)定扣款或減價(折讓單)處理。4)如因檢驗不合格退回更換,或因故申請延期交貨,必須事前報請公 司有關(guān)主管同意,并確定逾期罰款或其他處理辦法。5)如因非人力所能抗拒之災害而申請逾期免罰者,是否有事彳及立即檢 具之認可證件。6)因事實無法依采購合約所訂裁決者,其違約案件處理方式必須經(jīng)有 權(quán)人員批準。第3S?相關(guān)資料不履行合約處理單折讓單等。第1ST作業(yè)程序1. 請款

18、1)倉儲單位於辦理收料手續(xù)完妥并經(jīng)品管單位檢驗合格彳叁,應將各項 單據(jù)及發(fā)票(扣抵、收執(zhí)二聯(lián))轉(zhuǎn)送采購單位請款。2)采購單位收到倉儲單位轉(zhuǎn)來之請款憑證,批上采購材料單價,經(jīng)主 管簽核彳爰轉(zhuǎn)財會單位核對審核。2. 核對財會單位依上述之程序詳細審核,若有不合規(guī)定或異常之情事者,應反 映之。3. 記帳1)請款條件審核無誤彳叁,開立應付憑單,制作傳票,記入帳冊。2)於每月固定日期整理應付憑單交由出納單位開出支票。4. 開立支票1)出納單位收到支出傳票彳令,應注意其支付程序是否已齊備。2)除現(xiàn)金支付外,原則以抬頭劃線禁止背書轉(zhuǎn)讓之支票支付。3)支票送蓋印監(jiān)時,應在支出傳票或應付憑單注明銀行戶號、支 票號碼及日期。4)支票之到期日應與付款條件相符。5)若有廠商特別要求以非禁止背書轉(zhuǎn)讓之支票支

溫馨提示

  • 1. 本站所有資源如無特殊說明,都需要本地電腦安裝OFFICE2007和PDF閱讀器。圖紙軟件為CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.壓縮文件請下載最新的WinRAR軟件解壓。
  • 2. 本站的文檔不包含任何第三方提供的附件圖紙等,如果需要附件,請聯(lián)系上傳者。文件的所有權(quán)益歸上傳用戶所有。
  • 3. 本站RAR壓縮包中若帶圖紙,網(wǎng)頁內(nèi)容里面會有圖紙預覽,若沒有圖紙預覽就沒有圖紙。
  • 4. 未經(jīng)權(quán)益所有人同意不得將文件中的內(nèi)容挪作商業(yè)或盈利用途。
  • 5. 人人文庫網(wǎng)僅提供信息存儲空間,僅對用戶上傳內(nèi)容的表現(xiàn)方式做保護處理,對用戶上傳分享的文檔內(nèi)容本身不做任何修改或編輯,并不能對任何下載內(nèi)容負責。
  • 6. 下載文件中如有侵權(quán)或不適當內(nèi)容,請與我們聯(lián)系,我們立即糾正。
  • 7. 本站不保證下載資源的準確性、安全性和完整性, 同時也不承擔用戶因使用這些下載資源對自己和他人造成任何形式的傷害或損失。

評論

0/150

提交評論