采購業(yè)務(wù)內(nèi)控漏洞識別及應(yīng)對【最新】

1、采購業(yè)務(wù)內(nèi)控漏洞識別及應(yīng)對根據(jù)企業(yè)內(nèi)控應(yīng)用指引，采購業(yè)務(wù)至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注下列風(fēng)險 :（一）采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存 短缺或積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費。（二）供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招投標(biāo)或定價機(jī)制不科 學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受 欺詐。（三）采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致采購物資、資金 損失或信用受損。企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況， 全面梳理采購業(yè)務(wù)流程， 完善采購業(yè)務(wù) 相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、 付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限， 按照規(guī)定的審批權(quán)限和 程序辦理采購業(yè)務(wù)， 建立

2、價格監(jiān)督機(jī)制， 定期檢查和評價采購過程中 的薄弱環(huán)節(jié)， 采取有效控制措施， 確保物資采購滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需采購業(yè)務(wù)典型內(nèi)控漏洞及識別由于市場競爭激烈導(dǎo)致賣方市場向買方市場轉(zhuǎn)變， 使得采購環(huán)節(jié) 成為舞弊風(fēng)險的高發(fā)區(qū)， 其中商業(yè)賄賂尤為嚴(yán)重， 而且采購對企業(yè)成 本影響重大。因此，采購業(yè)務(wù)通常都是各個企業(yè)管控重點所在。典型漏洞一 :采購方式不明確或多頭采購企業(yè)需采購的物資或服務(wù)往往有很多類型， 企業(yè)可根據(jù)自身實際 情況，選擇不同方式 :例如公司層面招標(biāo)采購、采購部門 （集團(tuán)公司 ） 統(tǒng)一集中采購、 各部門分散主導(dǎo)采購等。 采購方式內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式 通常有 :未明確采購權(quán)限， 各部門可自行采購 ;重要

3、物資分散采購 ;采購 導(dǎo)致效率低下、成本失控 ;針對不重要采購事項過度控制 （如不管金額 大小，都采用招標(biāo)方式 ）。例如:某家公司電腦采購權(quán)限不明確，發(fā)現(xiàn)辦公室、信息技術(shù)部、 資產(chǎn)管理部都有權(quán)限采購電腦， 辦公室認(rèn)為電腦屬于辦公用品， 而公 司辦公用品是由辦公室負(fù)責(zé)采購的 ;信息技術(shù)部認(rèn)為電腦是 IT 資產(chǎn)， 公司 IT 資產(chǎn)和服務(wù)是由信息技術(shù)部牽頭采購的 ;資產(chǎn)管理部則認(rèn)為電 腦是一種固定資產(chǎn)，公司的固定資產(chǎn)是由資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)的。因此，公司應(yīng)明確采購職責(zé)分工，對不同種類物資、不同金額的 采購明確采購方式。 此外，對于大型集團(tuán)公司， 對于重要物資或服務(wù)，如果由集團(tuán)總部建立統(tǒng)一采購平臺， 無疑可

4、以提升采購專業(yè)性， 降低 采購成本。采購方式內(nèi)控漏洞導(dǎo)致潛在不利影響可能有:加大采購成本;個別部門或員工利用采購權(quán)限進(jìn)行不當(dāng)行為 ;降低采購效率等等?！景咐磕充X業(yè)推行的集中采購的一個特點是采用“年度合同、 季度定價、月度定量”模式。季度定價時，把大量分散的重復(fù)勞動集 中在一起，通過向供應(yīng)商詢價、供應(yīng)商報價、匯總、對供應(yīng)商提供商 品的質(zhì)量、價格，服務(wù)、保障度、美譽度、應(yīng)對突發(fā)事件的能力等方 面做出評價， 結(jié)合總部和各分公司所作的市場調(diào)研， 作出季度采購草 案，提交集中采購領(lǐng)導(dǎo)小組討論通過， 整個過程主要依靠電話和傳真 交流溝通，日程安排緊湊，占用時間較短，能夠大大降低交易費用。 由于集中采購遵

5、循了市場經(jīng)濟(jì)的規(guī)律， 具有招標(biāo)采購的部分特點。 一 方面，能夠在供應(yīng)商之間挑起“背靠背”競價，各供應(yīng)商為了達(dá)到其 競爭目標(biāo)，存在競相以優(yōu)惠的價格出賣產(chǎn)品的客觀事實。另一方面， 由于集中采購的規(guī)則由買方制定， 買方可以更加方便地采用有利于己 方的方案確定交易， 實現(xiàn)最佳資源配置的目標(biāo)， 而且還可大大節(jié)約采 購費用。當(dāng)年，某鋁業(yè)全年集中采購的金額近 10 億元人民幣，共節(jié) 約采購成本 5000 多萬元，集中采購能使采購成本降低 5%左右。漏洞識別 :查閱公司采購相關(guān)管理制度規(guī)定 ;了解公司采購組織架 構(gòu)和職責(zé)分配 ;了解不同物資采購方式 ;抽查公司物資采購執(zhí)行情況 ; 綜合判斷公司采購方式是否合理

6、，哪些物資采購方式存在漏洞。典型漏洞二 :未編制采購計劃或計劃編制不合理采購計劃是管理人員在了解市場供求情況， 認(rèn)識企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活 動過程中和掌握物料消耗規(guī)律的基礎(chǔ)上對計劃期內(nèi)物料采購管理活 動所做的預(yù)見性的安排和部署 ;采購計劃是整個計劃管理中的一環(huán)， 一般根據(jù)生產(chǎn)部門或其他使用部門的需求計劃制定， 采購計劃包括采 購物料、采購數(shù)量、需求日期等內(nèi)容。采購計劃內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式通常有 :未編制采購計劃，采購時一 事一議 ;采購計劃質(zhì)量粗糙，實施是嚴(yán)重脫離實際 ;采購計劃未得到嚴(yán) 格執(zhí)行，對業(yè)務(wù)及采購部門不構(gòu)成實質(zhì)性約束， 不按計劃采購或大量 超計劃采購。采購計劃內(nèi)控漏洞導(dǎo)致潛在不利影響可能有 :

7、所需物資短缺，導(dǎo) 致無法及時滿足客戶需求 ;物資積壓，庫存大量增加，導(dǎo)致資源浪費， 資金使用效率低下 ;財務(wù)部門面對突發(fā)性的采購用款需求，不能及時 安排資金，資金管理困難 ;物流、質(zhì)檢等采購配合部門工作計劃性受 到直接影響 ;員工可能為了個人利益而采購一些不必要的物品，導(dǎo)致 浪費公司資源等等。為此， 企業(yè)在應(yīng)完善采購計劃編制流程，采購計 劃管理與企業(yè)預(yù)算管理、 經(jīng)營活動充分融合， 提高采購計劃的指導(dǎo)性?！景咐可钲谀吵胁少徑?jīng)理因收受了廠商大量的“好處費”， 大額采購某廠商的商品并壓縮其他同商品的采購量， 被供應(yīng)商揭露而 引致該高層的盤底調(diào)查， 最后東窗事發(fā)。 該采購權(quán)的歸口管理權(quán)由該 采購經(jīng)

8、理來全權(quán)執(zhí)掌。 如果上面看出了品類結(jié)構(gòu)或庫存積壓苗頭不對 勁，他就會找很多理由來搪塞 :說這個時期市場情況有變，競爭的原 因等等。未出現(xiàn)特別重大的事故， 上層是不會對采購經(jīng)理進(jìn)行盤底調(diào) 查的，公司在制度上并沒有這個規(guī)矩， 上層也不想多耗精力在這一塊 上興師動眾地勞民傷財， 這就給采購造成黑洞。 該案例暴露出公司采 購環(huán)節(jié)存在諸多缺陷， 但可以看出， 公司在采購過程中并無明確的計 劃安排，而是采購經(jīng)理可以隨意決定采購數(shù)量和進(jìn)度， 從而導(dǎo)致通過 不合理的采購安排進(jìn)行舞弊。漏洞識別 :檢查公司是否編制書面的采購計劃 ;檢查采購計劃編制 過程和依據(jù)，判斷采購計劃編制合理性 ;通過抽查已執(zhí)行采購，檢查

9、是否按照采購計劃執(zhí)行，實際采購是否與計劃存在重大偏離。典型漏洞三 :采購流程不相容職責(zé)未有效分離采購部門有很多不相容職責(zé)，如 :招投標(biāo)過程中，采購部如果負(fù) 責(zé)供應(yīng)商錄入， 就不應(yīng)該有最終的決標(biāo)權(quán)， 以防止采購部違規(guī)選擇自 己推薦的供應(yīng)商 ;貨物的采購人不能同時擔(dān)任貨物的驗收工作，以防 止采購人員收受客戶賄賂購買偽質(zhì)材料， 影響企業(yè)生產(chǎn)乃至整體利益付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求供應(yīng)商和索價業(yè)務(wù);貨物的采購、儲存保管人不能擔(dān)任賬務(wù)記錄工作，防止繞過驗單，以減少 誤記貨物數(shù)量金額的可能 ;付款的審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)相分離 ; 記錄應(yīng)付賬款人不能同時擔(dān)任付款職務(wù)?！景咐?某動漫制作公司內(nèi)審人員在審計過程中， 動漫制作人員 抱怨公司電腦經(jīng)常死機(jī)、質(zhì)量差，內(nèi)審人員詢問公司采購流程，發(fā)現(xiàn) 公司并未專設(shè)采購部， 所有電腦都由行政部采購， 行政部根據(jù)員工需 求進(jìn)行采購，供應(yīng)商送貨到行政部，行政部通知員工領(lǐng)用。根據(jù)員工 反映情況， 內(nèi)審人員打開部分電腦機(jī)箱抽檢，