公司行政公文處理規(guī)定(修訂)

1、公司行政公文處理規(guī)定一、總那么一 為使公司的公文處理工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的 質(zhì)量和效率 ，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定， 結(jié)合本公司的實際情況， 特制定本規(guī)定。二 公文亦稱：文件是公司對外聯(lián)絡(luò)、對內(nèi)實施管理的重要工具， 是執(zhí)行上級部門重要指示、部署、安排的有力依據(jù)，是傳達(dá)貫徹公司重要方針、 政策、規(guī)章制度，下級請示、報告情況，的重要途徑，是公司進(jìn)行正常工作和活 動的必要手段。三公文處理指公文的辦理、管理、整理立卷 、歸檔等一系列相互 關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。四公司各部門的負(fù)責(zé)人及領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，嚴(yán)格 要求、督導(dǎo)各部門遵守本方法進(jìn)行公文處理工作。五公司各部門應(yīng)當(dāng)配備專職或

2、兼職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。六公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、 精簡、高效的原那么，做到及時、 準(zhǔn)確、 平安。二、公文種類一公司常用公文種類有 ：1、報告。適用于向領(lǐng)導(dǎo)或總部匯報工作，反映情況，提出意見或建議， 答復(fù)總部或區(qū)域管理中心的詢問或報送文件、材料。2、請示。適用于向領(lǐng)導(dǎo)或總部請求指示、批準(zhǔn)的事項。3、決定。適用于對重要事項或重大行動做出的安排。4、決議。適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項。5、通知。適用于對下級發(fā)出指示、要求，發(fā)布公司各方面的管理規(guī)定、 規(guī)章、方法，任免干部，轉(zhuǎn)發(fā)上級或不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級的公文，需要下級單位周知或執(zhí)行的事項6、通報。適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳

3、達(dá)重要精神或情況。7、批復(fù)。適用于答復(fù)下級的請示事項。8、函。適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有 關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等。9、會議紀(jì)要。適用于記錄、傳達(dá)會議議定事項和主要精神。三、公文格式公文格式一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、 標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄 送單位等局部組成。1、涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級，分為“絕密 、“機(jī)密、“秘密、 “內(nèi)部。2、公文緊急程度分為 “特急即時辦理、“急限期 1 天辦理、“常規(guī) 一般限期 7 天內(nèi)辦理。3、發(fā)文單位應(yīng)當(dāng)寫全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱。4、發(fā)文字號，包括發(fā)文單位代字、年

4、份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單 位發(fā)文字號。5、簽發(fā)人為公司總經(jīng)理。6、公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容和文種。7、公文如有附件，應(yīng)在正文之后，發(fā)文單位之前注明附件順序和名稱。8、成文日期以簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。9、公司對內(nèi)或?qū)ν獍l(fā)文必須加蓋公章以外， 公司內(nèi)部行文需要各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 傳閱。10、附注為正文需要說明的其他事項，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。11、公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞12、報為公文的主要接受領(lǐng)導(dǎo)； 發(fā)為公文的主要受理人或部門；抄指除主要 受理單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位或領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡 稱。13、文字從左至右橫寫、橫排。四、公文辦理一 公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理流程包括

5、登記、分送、批辦、承 辦、催辦、歸檔等程序；發(fā)文辦理流程包括擬稿、審核、簽發(fā)、編號、蓋章、分 發(fā)、歸檔等程序。二 收文1、登記：公司的收文由綜合管理部檔案管理員進(jìn)行統(tǒng)一接收、 登記；傳閱、 批辦轉(zhuǎn)交公司各部門的文件由各部門的文員進(jìn)行登記。 登記時應(yīng)將公文標(biāo)題、 密 級、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、 主送機(jī)關(guān)、份數(shù)、收文日期等項填寫清楚。2、分送： 1 一般業(yè)務(wù)性文件，登記后在文件首頁附上?文件批閱單? ，填寫有關(guān)內(nèi) 容后，呈交總經(jīng)理批閱后轉(zhuǎn)交相關(guān)部門分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。 2 參閱性文件，直接組織各部門人員進(jìn)行傳閱。3、批辦：經(jīng)總經(jīng)理批閱后由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)呈報的公文內(nèi)容進(jìn)行分析、 決策，在?文

6、件批閱單?上批注處理意見。4、承辦：承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理、不得延誤、推諉。 承辦單位負(fù)責(zé)人或承辦人員閱辦后，應(yīng)在?文件批閱單?上注明辦理意見、結(jié)果 和時間。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的應(yīng)當(dāng)迅速退回交辦 的文件處理部門并說明理由。5、催辦：送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)跟蹤催辦。6、歸檔：辦文完畢后，經(jīng)辦人應(yīng)及時按領(lǐng)導(dǎo)指示和文件要求反應(yīng)公文處 理結(jié)果。最后，將已處理完畢的公文歸檔保存。7、發(fā)文8、擬稿：發(fā)文部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求或工作需要擬定公文初稿。草擬公文要 求做到：1 符合國家的法律、法規(guī)及公司有關(guān)規(guī)定。2 情況確實、觀點明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)

7、謹(jǐn)、條理清楚，篇幅力求簡 短。3 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的， 發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文 關(guān)確定。4 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為 “一、，第二層為“一，第三層為 “1， 第四層為“1。5 應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。6 用詞用字準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)。三 審核1、擬搞完成后，由各發(fā)文部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。核稿內(nèi)容主要包括： 文稿是否符合國家政策、法規(guī)和公司的有關(guān)規(guī)章制度；文稿提出的要求、措施、 意見是否符合實際且具體可行。2、發(fā)文部門在發(fā)文首頁附上 ?發(fā)文審批單?，填寫相關(guān)工程后， 交綜合管 理部進(jìn)行復(fù)審。 主要審核文件內(nèi)容是否維護(hù)公司的合法權(quán)益； 文字是否妥當(dāng)， 行文方式是否標(biāo)準(zhǔn)，符合要求等等。經(jīng)審核如符合要求，綜合管理部負(fù)責(zé)人 在?發(fā)文審批單?上簽字確認(rèn)。3、編號：所有公司對內(nèi)、對外的發(fā)文由綜合管理部統(tǒng)一編排發(fā)文字號。以公司名義的發(fā)文字號格式為“義東發(fā)綜20XX XX號；對外的函件格式 為“深中函20XX XX號 o4、簽發(fā)：所有的公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)， 總經(jīng)理不在可由副總經(jīng)理代簽發(fā)5、蓋