秘書相關(guān)資訊,其職業(yè)范圍與從業(yè)人員能力素質(zhì)要求

1、秘書相關(guān)資訊，其職業(yè)范圍與從業(yè)人員能力素質(zhì)要求· 大學(xué)城欄目：居民空間消息快播|· 空間欄目：作業(yè)（3）· 收藏到我的學(xué)習(xí)空間 · 收藏到我的課堂魔方 全屏發(fā)表時(shí)間：2011-3-26 16:13:54瀏覽：356評論：1秘書的職業(yè)范圍及職責(zé)秘 書 工 作 范 圍 廣 泛 ， 包 括 打 字 員 、 速 記 打 字 員 、 錄 音 打 字 員 、 電 訊 機(jī) 操 作 員 、 私 人 秘 書 和 行 政 秘 書 等 。 這 些 職 位 ， 偏 布 于 商 業(yè) 、 工 業(yè) 、 服 務(wù) 性 行 業(yè) 及 政 府 部 門 。 工 作 簡 述 · 打 字

2、員 o 負(fù) 責(zé) 將 手 稿 或 文 件 用 打 字 機(jī) 打 出 · 速 記 員 o 負(fù) 責(zé) 速 記 默 錄 資 料 ， 再 打 成 文 件 o 速 記 員 的 工 作 比 普 通 打 字 員 較 繁 重 · 錄 音 打 字 員 o 負(fù) 責(zé) 聆 聽 錄 音 帶 所 記 錄 的 資 料 ， 宜 接 打 成 信 件 或 文 件 · 電 訊 機(jī) 操 作 員 o 負(fù) 責(zé) 發(fā) 送 和 接 收 訊 息 · 私 人 秘 書 o 職 責(zé) 包 括 打 字 ， 速 記 及 撰 寫 會 議 紀(jì) 錄 ， 為 上 司 安 排 約 會 時(shí) 間 ， 給 予 訪 客 所 需 資 料 ，

3、答 覆 電 話 諮 詢 ， 將 信 件 分 類 、 整 理 和 存 入 檔 案 o 資 深 的 秘 書 更 可 獲 授 權(quán) 回 覆 普 通 的 信 件 ， 而 無 須 上 司 親 自 處 理 o 在 規(guī) 模 較 少 的 公 司 ， 私 人 秘 書 或 會 兼 任 接 待 員 · 高 級 / 行 政 秘 書 o 對 雇 主 的 工 作 有 深 切 認(rèn) 識 而 又 能 干 的 私 人 秘 書 資 歷 · 中 五 程 度 ， 及 有 良 好 的 中 英 文 水 準(zhǔn) · 須 具 備 基 本 速 記 、 打 字 及 電 訊 機(jī) 操 作 等 技 能 · 懂 得 操

4、作 辦 公 室 內(nèi) 的 儀 器 · 謙 恭 有 禮 ， 有 耐 性 及 樂 于 助 人 · 須 保 守 秘 密 及 有 良 好 的 專 業(yè) 操 守 · 在 國 際 性 機(jī) 構(gòu) 任 職 ， 懂 得 其 他 語 言 對 工 作 會 很 有 幫 助 秘書從業(yè)人員能力素質(zhì)的新要求 (一)應(yīng)變意識秘書專業(yè)自身生存的特點(diǎn)。要積極主動地關(guān)注變化、新情況、新問題，及時(shí)關(guān)注社會動態(tài)，了解市場熱點(diǎn)和“敏感點(diǎn)”，掌握瞬息萬變的信息，更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。作為新世紀(jì)的秘書，不能封閉、保守、僵化，做事被動。充分發(fā)揮自己辦文辦事的主觀能動性。更好地發(fā)揮參謀助手作用。古人講“登高望遠(yuǎn)”，只有思想放

5、開了，才有可能打破僵化。 (二)創(chuàng)新意識秘書從業(yè)人員參謀決策性體現(xiàn)秘書部門的首要任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者在正確決策并有效執(zhí)行方面提供參謀服務(wù)，即輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策。有人比喻得力的秘書是領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”。顯而易見，秘書在日常工作中，不僅應(yīng)該正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，更應(yīng)該及時(shí)補(bǔ)充領(lǐng)導(dǎo)思想盲區(qū)，幫助領(lǐng)導(dǎo)打開思路，激活思想。因此。秘書從業(yè)人員必需增強(qiáng)創(chuàng)新意識，學(xué)會獨(dú)立思考，打破常規(guī)，張揚(yáng)個(gè)性。而回到現(xiàn)實(shí)中來，“秘書工作被動論”的論調(diào)占據(jù)主導(dǎo)地位，不少秘書在工作中對領(lǐng)導(dǎo)是絕對的服從。不是唯唯諾諾，不敢越雷池半步，就是溜須拍馬，俯首貼耳。從根本上毫無主見，創(chuàng)新精神更是無從談起。秘書從業(yè)人員要有自我實(shí)現(xiàn)的追求

6、，要實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，必須當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，就必須將自我意識融入到角色的扮演中。在角色中體現(xiàn)自我。在規(guī)范的角色位置上塑造自我。在21世紀(jì)這樣一個(gè)高科技時(shí)代，人們思維方式的深刻變革是必然的趨向。(三)獨(dú)立意識秘書的獨(dú)立人格的體現(xiàn) 在秘書行業(yè)，有不少這樣的定位：秘書是“參謀”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是無名英雄等。而涉及到秘書人格，卻有不少人持這樣的觀點(diǎn)：領(lǐng)導(dǎo)兩袖清風(fēng)，秘書也清正廉潔；領(lǐng)導(dǎo)人腐敗犯罪，秘書也必然品行不端。這就完全抹煞了秘書人格的獨(dú)立性。秘書。夾雜在上級與下級中間，對上級來說，是“跑腿的”、“打雜的”；對下級來說，又是領(lǐng)導(dǎo)的“跟班”。其實(shí)多年之后，不少秘書對于自己的

7、身份。常常感嘆“什么也不是”。那么，秘書的人格到底在哪里? 秘書人格的確立，必然要求秘書明確角色意識和自我意識的關(guān)系。人的自我意識表現(xiàn)為愿望、意向、興趣、信念等，是不斷進(jìn)取、自我實(shí)現(xiàn)的精神支柱。依馬斯洛的“需求理論”。每個(gè)人在進(jìn)入自我實(shí)現(xiàn)的某個(gè)階段后，又會出現(xiàn)新的更高的造出鮮明的角色形象。在角色形象中展現(xiàn)出獨(dú)特的自我。 (四)現(xiàn)代意識秘書與時(shí)俱進(jìn)能力的體現(xiàn) 。增強(qiáng)秘書從業(yè)人員的現(xiàn)代意識，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：一是公關(guān)意識。在現(xiàn)代社會，秘書從業(yè)人員沒有一定的公關(guān)意識是難以立足的。一個(gè)單位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美譽(yù)度對單位生存和發(fā)展的價(jià)值，勢必在日益激烈的競爭中失去地位和發(fā)展空間。

8、群眾是事業(yè)發(fā)展的基石，如何有效地實(shí)現(xiàn)與公眾的溝通，是秘書從業(yè)人員的一項(xiàng)重要職能。秘書從業(yè)人員要開展好工作，還必須協(xié)調(diào)好與單位內(nèi)部各部門的關(guān)系。秘書從業(yè)人員在實(shí)際工作中要強(qiáng)化公關(guān)意識，就必須掌握基本的公關(guān)理論知識和實(shí)務(wù)知識，要有良好的精神風(fēng)貌和心理承受能力，要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)組織能力和宣傳推廣能力。二是競爭意識。當(dāng)今社會是一個(gè)充滿競爭的社會，面對競爭日益激烈的環(huán)境，秘書從業(yè)人員必須強(qiáng)化競爭意識。隨著領(lǐng)導(dǎo)水平的不斷提高，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀的秘書只有不斷挑戰(zhàn)自我、超越自我，才能更好地勝任工作。三是法律意識。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的確立和社會主義法制的日趨完善，社會各行業(yè)與法律的關(guān)系日益密切。這必然要求秘書從

9、業(yè)人員熟悉法律知識，樹立較強(qiáng)的法律意識，否則就難以在依法治國、依法行政方面當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。四是協(xié)作意識。當(dāng)今世界，許多生產(chǎn)、工作離不開部門、行業(yè)的協(xié)作，而市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展更強(qiáng)化了人們相互依賴、相互協(xié)作的社會關(guān)系。對一個(gè)秘書從業(yè)人員來說，不依靠集體的力量，個(gè)人再有能力和抱負(fù)都難以成就事業(yè)。因此，秘書從業(yè)人員要自覺地與其他同事加強(qiáng)溝通和交流。這樣才能提高工作效率。達(dá)國家英國的秘書與秘書工作，與其語言和種族本屬同一沿革歷程的美國相比，確迥然有異，大相徑庭。表現(xiàn)在英國的秘書與秘書工作之政治性較美國突出鮮明。英國的秘書工作范圍，秘書自身知識、能力等結(jié)構(gòu)，有其突出的特點(diǎn)。 英語中秘書Secretary一

10、詞，來自拉丁語Secretum。在中世紀(jì)，秘書在大不列顛原本是處理國王通信，處理機(jī)密或秘密緊要問題的高級官階的人。今天西方秘書的種種工作雖有發(fā)展變化，而機(jī)密和通信技能的原始概念，卻依然保持，同這種職務(wù)有最基本的傳統(tǒng)關(guān)聯(lián)。 秘書一詞在英國的概念，按英國牛津字典解釋：秘書一為辦事處、營業(yè)所、公司或企業(yè)的雇員，有一種雇傭關(guān)系，其任務(wù)是處理通信，整理記錄，安排約會。往往有地位有財(cái)富的人士，將秘書作為一種特殊成員，幾乎都有私人秘書；二為高級官員，其職責(zé)為負(fù)責(zé)通訊、記錄等事宜。不以盈利為目的、團(tuán)體會社的秘書，是義務(wù)的不受報(bào)酬。三為國家的秘書，負(fù)責(zé)政府機(jī)關(guān)的政務(wù)工作，名為秘書，實(shí)為部長。如英國的國務(wù)大臣、外

11、交大臣、陸軍大臣，其名稱為Minister（部長或大臣），但也稱Secretary（秘書）。 就英國高級官員和國家的秘書而言，英國內(nèi)閣辦公廳及議會下院的辦事機(jī)構(gòu)，均設(shè)有秘書機(jī)構(gòu)，不僅為內(nèi)閣服務(wù)，還為內(nèi)閣委員服務(wù)，如為委員安排議事日程、起草決議等，在各方面協(xié)助委員會主席進(jìn)行工作并為大臣的特別會議服務(wù)。英國議會下院設(shè)議長辦事處，下設(shè)四個(gè)辦公室，即議長辦公室，秘書主要負(fù)責(zé)處理議長的公文和信件，協(xié)助議長們進(jìn)行社交和工作方面的聯(lián)系；官方報(bào)告辦公室，主要負(fù)責(zé)下院每周議事錄的印發(fā)工作；決議事宜辦公室，主要負(fù)責(zé)向議員發(fā)送一切有關(guān)議會的文件；供銷辦公室，主要負(fù)責(zé)出售報(bào)紙和議員需要購買的其它資料。 英國下院設(shè)事務(wù)

12、處，主管下院重要事務(wù)。事務(wù)處下設(shè)一處五室，即：會議秘書處，主要負(fù)責(zé)處理議員對大臣提出質(zhì)詢的通知，并準(zhǔn)備一覽表，列出大臣們答復(fù)質(zhì)詢的日程；委員會辦公室，負(fù)責(zé)給常設(shè)委員和特別委員配備人員；公議案辦公室，負(fù)責(zé)下院的公議案程序和財(cái)政程序方面的事務(wù)；議事記錄辦公室，負(fù)責(zé)編輯下院每周議事錄、決議事項(xiàng)與會議記錄等項(xiàng)工作。 英國國家秘書既為官職，可分兩類：一類是政務(wù)官，一類是事務(wù)官。前者是如上所舉的政府成員，由他們決定政府政策，共同對議會負(fù)責(zé)，皆與內(nèi)閣共進(jìn)退；后者則為政務(wù)次長以下的各級官員，其任務(wù)是處理政府事務(wù)，如收稅、會計(jì)、管理教育、衛(wèi)生以及辦理文書等項(xiàng)工作。從事管理這些事務(wù)的宮員，被稱為事務(wù)官員。英國的事

13、務(wù)官員較多，超過100萬人，其中普通行政人員約60-70萬人，實(shí)業(yè)人員40一50萬人，他們都在政府各部會的政務(wù)官員領(lǐng)導(dǎo)下也行管理，但與內(nèi)閣的進(jìn)退無關(guān)。他們的職業(yè)是非政治性的，是永久性的。英國政府中的普通行政人員分為四級：一是行政級，包括上述各部常務(wù)次長、次長、司長、副司長、助理司長，下至科長、副科長等，其職務(wù)為輔助大臣和協(xié)助機(jī)關(guān)制定、草擬政策，聯(lián)系與協(xié)調(diào)各級工作，改進(jìn)機(jī)關(guān)組織與工作方法，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)行政人員的考核與監(jiān)督。二是非行政級，這一級為文官的中下層干部，其職務(wù)是對次要提案進(jìn)行初步審查分析，對不重要的事務(wù)進(jìn)行直接指導(dǎo)，以及解決、處理公務(wù)中所引起的問題，負(fù)責(zé)主持次要工作的進(jìn)行等等。三是文書或辦

14、事員級，其主要任務(wù)是按一定法規(guī)、指示，處理特定事務(wù)，按規(guī)定格式準(zhǔn)確記錄，回答問題及統(tǒng)計(jì)資料，做簡單的文書起草工作，搜集、提供和保存資料，作為上級處理工作的依據(jù)。四是打字、文書和計(jì)算機(jī)操作級，此類人員大部分為婦女，地位為雇員，主要做譽(yù)寫、打字、計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)、接電話等工作。由以上所述，明確看出，英國的政務(wù)官與事務(wù)官，官職是稱謂，從事秘書工作是實(shí)質(zhì)。換言之，這四類行政人員的工作，大致包括了英國的實(shí)際秘書工作，英國的全部秘書工作或秘書職責(zé)盡然歸屬于上述內(nèi)涵。 英國的秘書三個(gè)不同的醒目之處： （一）制定政策的常務(wù)秘書 英國制定國家政策，是由20名高級同僚組成的內(nèi)閣決定。內(nèi)閣之下分設(shè)各部門委員會，在制定政策

15、的時(shí)候起關(guān)鍵性作用。每一部門委員會的大臣首先負(fù)責(zé)提出他所管轄范圍的有關(guān)政策，但在提出政策之前，內(nèi)閣大臣必須廣泛聽取專家的意見，首先是常務(wù)秘書的意見。常務(wù)秘書的傳統(tǒng)作用，是收集并整理一切能收集到的詳細(xì)材料和統(tǒng)計(jì)資料，以便做出完善的決定。英國認(rèn)為這是安國根本，正國綱常。在英國體制中，內(nèi)閣大臣絕不能避開其常務(wù)秘書及其部門的技術(shù)專家，而是共同議，言聽計(jì)從于常務(wù)秘書。因此，常務(wù)秘書對于決策起著相當(dāng)有效的影響作用。常務(wù)秘書必須盡量客觀和公正，根據(jù)所掌握的材料情況，向大臣提出可供選擇的政策以及在執(zhí)行各項(xiàng)選擇方案中，可能遇到的問題和可能出現(xiàn)的后果。一旦做出決定，大臣就必須接受和維護(hù)決定。再者，無論政府如何更迭

16、，常務(wù)秘書的地位總是不變的。雖然常務(wù)秘書在政治上保持中立，但他必須了解情況，明確認(rèn)識政府的政治哲學(xué)，以便能夠制定達(dá)到政府計(jì)劃目標(biāo)的總戰(zhàn)略。 （二）內(nèi)閣秘書 內(nèi)閣秘書處包括50多名官員，他們分工研究五大方面的政策，即外交、經(jīng)濟(jì)、內(nèi)務(wù)、社會服務(wù)與技術(shù)。此外，尚有歐洲經(jīng)濟(jì)共同體方面的問題。這50多名官員與有關(guān)各部、局的對口人員保持密切聯(lián)系。內(nèi)閣秘書處對內(nèi)閣的各個(gè)委員會都提供秘書方面的支持，對內(nèi)閣各大臣準(zhǔn)備集體匯報(bào)材料，負(fù)責(zé)將不完善的政策材料退回給主管大臣，要求修改后再行上送。此外，它還盡力預(yù)測大約半年后可能發(fā)生的一切問題，以便事先得到各部門的意見，提出必要的配合行動，使各大臣能座出妥善的決定，故而內(nèi)

17、閣秘書除自己的職能外，尚包括文官系統(tǒng)負(fù)責(zé)人的職能。內(nèi)閣秘書對文官的影響不外是與各部的常務(wù)秘書一起開會，討論如何解決全國施政過程中出現(xiàn)的具體問題。內(nèi)閣秘書與文官局的常務(wù)秘書同等地位，也與負(fù)責(zé)外交系統(tǒng)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)的高級常務(wù)秘書等同。 （三）私人秘書 英國的私人秘書，不僅不同于其文字種族同一的美國的私人秘書，也與世界各國的私人秘書迥然有別。大臣的私人秘書，是由一般文官擔(dān)任。這是英國文官制度中公認(rèn)的一種標(biāo)準(zhǔn)作法。這種作法吸引人的特點(diǎn)是：私人秘書一般都是由常務(wù)秘書向大臣提名并由大臣任命的精神飽滿的文宮充任。除首相的私人秘書是屬于副大臣一級的以外，多數(shù)私人秘書都是高等的執(zhí)行級官員。私人秘書的作用，主要是將大臣的意見下達(dá)到下屬各單位，并為大臣全面安排各種會見，以解決大臣管轄范圍內(nèi)的各種難題。由于私人秘書系公務(wù)員，屬于文官系統(tǒng)，因此實(shí)際上并非長期充任作私人秘書。在英國，始終一直獲得順利貫徹執(zhí)行職位描述從事私人秘書，你要做的工作不僅僅是辦公