電子文件整理規(guī)范

1、電子文件整理規(guī)范 為了進(jìn)一步做好電子文件的歸檔與管理，保障電子文件的安全和有效利用，根據(jù)公司電子文件管理辦法的要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本規(guī)范。 一、歸檔責(zé)任 各部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、收集，確保其真實(shí)性、完整性、可靠性、有效性和安全性，并向檔案部門(mén)按時(shí)移交。二、歸檔范圍反映本單位主要工作活動(dòng)的、具有查考利用價(jià)值的電子文件及相關(guān)軟件均屬收集、整理范圍，具體可參考附件1檔案歸檔范圍及綜合保管期限表。三、歸檔時(shí)間電子文件的歸檔時(shí)間分實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。實(shí)時(shí)歸檔：各部門(mén)（項(xiàng)目）綜合主管每季度收集本部門(mén)（項(xiàng)目）形成的電子文件（含紙版文件），并集中統(tǒng)一保管；定期歸檔：各部門(mén)（項(xiàng)目）每

2、年三月份將上年度歸檔電子文件向檔案部門(mén)移交。四、電子文件的整理（一）電子文件的分類、存儲(chǔ)格式及鑒定1、按照電子文件的信息類型，主要分為： 文本文件：指用文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。 圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。 圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。 影像文件：指用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件。 聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件。 多媒體文件：指用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含文字、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。 計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及相關(guān)的資源、支撐軟

3、件等。 數(shù)據(jù)文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過(guò)程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。2、電子文件的存儲(chǔ)格式 文本電子文件以Word、Excel為通用格式（應(yīng)不低于Word 2007版本）； 圖像電子文件以JPEG、TIFF、PDF為通用格式（包含CAD工程圖紙的存儲(chǔ)光盤(pán)）； 視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式； 音頻文件以WAV、MP3為通用格式。在"無(wú)紙化"辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，隨時(shí)備份，存儲(chǔ)在能夠脫機(jī)保存的載體上，保證電子文件的安全性。3、電子文件的鑒定電子文件收集前，要對(duì)收集的電子文件進(jìn)行鑒定，確認(rèn)文件是否齊全、完整，是否為定

4、稿，是否能打開(kāi)使用。（二）電子文件整理要求1、文件整理原則將電子文件以件為單位收集進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目，使之排列有序，并遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2、整理要求（1）分類電子文件可以采用年度、部門(mén)/項(xiàng)目、類別、問(wèn)題的組合方法進(jìn)行分類，同一部門(mén)內(nèi)應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。即：年度部門(mén)/項(xiàng)目類別-問(wèn)題件號(hào)（文件編號(hào)）例如：2015辦公室文本文件-例會(huì)紀(jì)要08（文件編碼）2015人事部圖像文件活動(dòng)名稱-12（文件編碼）2015工程部影像文件會(huì)議03（文件編碼）（2）整理不同類型、問(wèn)題的電子文件需建立不同的文件夾，文件夾內(nèi)的文件須按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度

5、等進(jìn)行排列，同時(shí)編制文件序號(hào)（01、02），對(duì)會(huì)議文件、例會(huì)紀(jì)要等成套性文件可集中排列。（3）文件目錄每一類型文件夾內(nèi)需建立相對(duì)應(yīng)的電子文件目錄（附表1），電子文件目錄設(shè)置編號(hào)、提名、形成部門(mén)、形成日期、頁(yè)數(shù)、存儲(chǔ)格式、備注等項(xiàng)目，且電子目錄中的編號(hào)與文件編號(hào)相對(duì)應(yīng)。附表1： 電子文件目錄 文件類別：編號(hào)題 名形成部門(mén)日期頁(yè)數(shù)存儲(chǔ)格式備注具體要求如下： 文件類別：文件類型（如：文本文件、圖像文件、影像文件等） 編號(hào)：編號(hào)以兩位數(shù)字進(jìn)行編制（如：01、02），編號(hào)應(yīng)與文件編號(hào)一致； 題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可根據(jù)文件自擬標(biāo)題，外加“ ”號(hào)； 形成部門(mén)：制發(fā)文件的部門(mén)或個(gè)人，即發(fā)文

6、機(jī)關(guān)或署名者； 日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日（如19990909）； 存儲(chǔ)格式：文件的存儲(chǔ)格式，如Word、Wps、Excel、PDF等； 備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。三、電子文件的移交電子文件移交前，必須符合以下規(guī)范操作：1、文件形成部門(mén)在移交電子文件前，檔案部門(mén)在接收電子文件之前，均應(yīng)對(duì)歸檔文件及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率達(dá)到100%時(shí)方可進(jìn)行交接。2、檔案部門(mén)驗(yàn)收合格，辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)電子文件移交清單（附表2）。移交清單一式兩份，一份電子文件形成部門(mén)，一份由檔案部門(mén)自存。附表2： 電子文件移交清單序號(hào)文件名稱 文件數(shù)量文件格式支持環(huán)境備注 移交部門(mén)：移交人：年 月

7、日接受部門(mén)：接收人： 年 月 日附件1：文件材料歸檔范圍及綜合保管期限表序號(hào)材料所屬部門(mén)歸 檔 范 圍保管期限1辦公室、質(zhì)量管理部設(shè)立、變更過(guò)程文件材料籌辦和設(shè)立的申請(qǐng)文件材料、政府相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)設(shè)立的相關(guān)文件材料永久設(shè)立登記相關(guān)證照、證照變更登記文件材料永久章程送審稿、批準(zhǔn)稿及正式文本永久變更公司形式等過(guò)程中形成的文件材料永久2辦公室董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)構(gòu)成、變更及組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并等方面的文件材料董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)構(gòu)成及變更文件材料，發(fā)起人協(xié)議 永久董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東代表大會(huì)會(huì)議形成的文件材料永久組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱變更、印信啟用和作廢等文件材料永久3辦公室、技術(shù)部資產(chǎn)管理文件材

8、料土地、房屋、基礎(chǔ)設(shè)施等不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記文件材料，重要的技術(shù)裝備、設(shè)備等固定資產(chǎn)登記文件材料永久擁有的商標(biāo)權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造、申請(qǐng)、審批、登記、運(yùn)用、保護(hù)和管理中產(chǎn)生的文件材料永久其他固定資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)權(quán)屬文件材料永久資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、清算、評(píng)估、處置、注銷等資產(chǎn)變動(dòng)文件材料，因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)所致職工身份變化的材料永久4辦公室總經(jīng)理辦公會(huì)、工作會(huì)議、專題會(huì)等會(huì)議文件材料永久5質(zhì)量管理部有關(guān)機(jī)關(guān)和上級(jí)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)知名人士檢查、視察、調(diào)研工作時(shí)形成的文件、工作匯報(bào)、錄音錄像等文件材料重要的永久一般的30年6辦公室向有關(guān)機(jī)關(guān)、上級(jí)主管單位的請(qǐng)示、報(bào)告與有關(guān)機(jī)關(guān)、上級(jí)主管單位批

9、復(fù)、批示重要事項(xiàng)永久一般事項(xiàng)、無(wú)批復(fù)重要事項(xiàng)30年無(wú)批復(fù)的一般事項(xiàng)10年7辦公室收到的有關(guān)單位、上級(jí)主管單位等相關(guān)機(jī)構(gòu)制發(fā)的文件材料涉及經(jīng)營(yíng)管理重要事項(xiàng)和其他重要事項(xiàng)的文件材料永久與經(jīng)營(yíng)管理等工作有關(guān)的一般性文件材料10年8辦公室、財(cái)務(wù)部與金融機(jī)構(gòu)、中介機(jī)構(gòu)及其他組織和個(gè)人來(lái)往文件材料簽署的戰(zhàn)略合作協(xié)議、重要談判的合同協(xié)議永久簽署的長(zhǎng)期合同或協(xié)議及其補(bǔ)充件30年簽署的短期合同或協(xié)議及其補(bǔ)充件10年對(duì)外發(fā)布的公告、公示等文件材料永久9質(zhì)量管理部經(jīng)營(yíng)決策文件材料中長(zhǎng)期規(guī)劃、綱要、經(jīng)營(yíng)工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、條例、制度、辦法、規(guī)定、決定等重要的經(jīng)營(yíng)決策文件材料永久年度計(jì)劃、任務(wù)目標(biāo)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)文件材料

10、永久半年、季度、月份等計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)文件材料10年所屬分公司的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)責(zé)任書(shū)、業(yè)績(jī)考核評(píng)價(jià)文件材料30年項(xiàng)目前期立項(xiàng)、規(guī)劃、論證、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、協(xié)議、合同、申請(qǐng)、審批等文件材料永久項(xiàng)目檢查、竣工驗(yàn)收、重要的專項(xiàng)報(bào)告、審批意見(jiàn)永久公司管理規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、實(shí)施方案、制度、規(guī)定、辦法等永久公司管理方案實(shí)施、檢查驗(yàn)收文件材料30年10辦公室、技術(shù)部物資管理文件材料物資管理工作制度、規(guī)定、辦法永久物資臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表30年物資分配計(jì)劃、記錄10年物資采購(gòu)審批手續(xù)、招投標(biāo)文件材料、合同、協(xié)議、來(lái)往函件，物資保管臺(tái)賬、出入庫(kù)記錄等重要物資的30年一般物資的10年11信息中心信息化管理工作文件材料信息化管理

11、工作文件材料公司信息化管理制度、總結(jié)等文件材料永久信息化發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃、辦法等30年公司信息化總體設(shè)計(jì)方案，信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、實(shí)施過(guò)程評(píng)審文件材料30年信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)管理、安全保密等的方案、記錄、報(bào)告30年12辦公室黨、工會(huì)等黨群工作文件材料請(qǐng)示、批復(fù)、通知、議程、報(bào)告、決議、決定、公報(bào)聲明、記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話、總結(jié)、紀(jì)要、討論通過(guò)的文件、參加人員名單永久討論未通過(guò)的文件材料10年各項(xiàng)條例、規(guī)章制度、辦法，工作計(jì)劃、總結(jié)，“三重一大”等重要專項(xiàng)活動(dòng)工作通知、報(bào)告，重要調(diào)研文件材料、黨務(wù)工作大事記等永久情況反映、工作簡(jiǎn)報(bào)及一般文件材料30年黨員干部考察、考核、任免、政審決定等永久入黨、轉(zhuǎn)

12、正、退黨、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等決定及黨員名冊(cè)，黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根永久黨委(黨組)組織工作規(guī)章制度永久黨群機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整、人員編制等方面決定及通知永久黨費(fèi)收支文件材料30年黨員學(xué)習(xí)教育等活動(dòng)形成的文件材料永久紀(jì)檢與監(jiān)察工作永久違紀(jì)案件立案報(bào)告、調(diào)查依據(jù)、審查結(jié)論、處理意見(jiàn)等文件材料永久13辦公室機(jī)要、檔案、保密工作文件材料檔案、保密工作制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)等文件材料永久檔案開(kāi)發(fā)、編研成果，檔案移交清單、銷毀清冊(cè)永久大事記、組織沿革等編研成果，編輯出版的書(shū)、報(bào)、刊等出版物永久編制的簡(jiǎn)報(bào)、工作信息30年編制的通報(bào)、情況反映、參考資料等10年14辦公室社會(huì)責(zé)任工作文件材料（社會(huì)公益、慈善、捐贈(zèng)事業(yè)、

13、扶貧等）永久15財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)管理文件材料財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)永久財(cái)務(wù)管理工作計(jì)劃、報(bào)告、通知30年固定資產(chǎn)新增、報(bào)廢、調(diào)撥文件材料30年成本核算文件材料永久資金管理、會(huì)計(jì)管理文件材料永久稅務(wù)登記、交納、減免、返還等工作文件材料永久重要的經(jīng)營(yíng)盈虧情況報(bào)告、報(bào)表永久一般的經(jīng)營(yíng)盈虧情況報(bào)告、報(bào)表30年財(cái)務(wù)預(yù)、決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告永久16質(zhì)量管理部質(zhì)量管理、調(diào)查研究、服務(wù)決策、法律、風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)控等工作文件材料質(zhì)量工作條例、制度、規(guī)定、總結(jié)，質(zhì)量體系建設(shè)、運(yùn)行及管理文件材料，產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)獲獎(jiǎng)證書(shū)永久質(zhì)量工作規(guī)劃、計(jì)劃、措施30年全面質(zhì)量管理工作形成的文件材料30年質(zhì)量異議處理、事故分析及處理文件材料

14、、質(zhì)量認(rèn)證、檢查、評(píng)比文件材料永久市場(chǎng)調(diào)查、技術(shù)調(diào)查、考察、預(yù)測(cè)報(bào)告、調(diào)研綜合報(bào)告10年經(jīng)濟(jì)可行性研究報(bào)告，市場(chǎng)需求分析報(bào)告、收益預(yù)測(cè)分析報(bào)告30年公司認(rèn)證、達(dá)標(biāo)等活動(dòng)的呈報(bào)、審批文件材料，公司獲得的資質(zhì)、信譽(yù)證書(shū)方面的文件材料永久案件、糾紛、行政處罰、復(fù)議文件材料及公證事務(wù)中結(jié)論性材料永久案件、糾紛、行政處罰、復(fù)議文件材料及公證事務(wù)中調(diào)查、協(xié)調(diào)過(guò)程形成的文件材料30年風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)控、審計(jì)工作制度、總結(jié)，審計(jì)意見(jiàn)、審計(jì)報(bào)告、專項(xiàng)審計(jì)通知、報(bào)告、批復(fù)、結(jié)論、調(diào)查與證明等文件材料永久風(fēng)險(xiǎn)管理、內(nèi)控與審計(jì)工作方案、計(jì)劃、報(bào)告、紀(jì)要等30年17質(zhì)量管理部環(huán)保、能源管理工作文件材料能源管理工作規(guī)定、總結(jié)

15、永久能源管理計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，能源消耗定額管理文件材料30年節(jié)能工作文件材料30年18質(zhì)量管理部安全生產(chǎn)工作文件材料安全管理制度、辦法、總結(jié)，自然災(zāi)害、生產(chǎn)安全事故搶救、調(diào)查、處理文件材料永久安全技術(shù)管理規(guī)劃、計(jì)劃、通報(bào)、會(huì)議記錄、安全體系建設(shè)文件材料等30年安全、消防教育、應(yīng)急演練活動(dòng)文件材料10年19質(zhì)量管理部標(biāo)準(zhǔn)管理工作文件材料標(biāo)準(zhǔn)工作制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)，公司基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)技術(shù)規(guī)范編寫(xiě)、評(píng)審、發(fā)布文件材料永久標(biāo)準(zhǔn)工作規(guī)劃、計(jì)劃等30年20技術(shù)部設(shè)備儀器管理工作文件材料設(shè)備儀器管理工作制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)等永久設(shè)備儀器管理工作規(guī)劃、計(jì)劃等30年設(shè)施設(shè)備管理21人力資源部人力資源管理工作文件材料崗位職責(zé)設(shè)計(jì)、人員編制等文件材料永久人力資源規(guī)劃、工作計(jì)劃、制度、辦法、決定、報(bào)告等永久公司人員錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職等文件材料永久干部和職工的任免、升降、獎(jiǎng)懲、考核、職稱評(píng)聘等方面文件材料永久公司人員薪酬、待遇等勞動(dòng)人事管理文件材料永久公司簽訂的勞動(dòng)合同永久公司獎(jiǎng)懲的文件材料省部級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的永久其他表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的