檔案管理基本知識(shí)培訓(xùn)

1、企業(yè)檔案管理的基本知識(shí)與方法中國(guó)人民大學(xué) 宮曉東E-mail : 遠(yuǎn)洋地產(chǎn)公司檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)專用目錄 企業(yè)檔案管理的基本概念 企業(yè)檔案管理的基本要求 企業(yè)檔案管理的工作體系 企業(yè)檔案管理的主要工作方法 企業(yè)檔案意識(shí)的提升企業(yè)檔案管理的基本概念 企業(yè)檔案工作：企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動(dòng)。 企業(yè)檔案：企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)（建設(shè)）、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的記錄。（各種檔案釋義） 文件：是人類以文字符號(hào)的形式記錄和傳達(dá)某種意圖或活動(dòng)情況的具有特定體式的信息材料。 資料：是機(jī)構(gòu)因?yàn)閰⒖嫉哪康?，臨時(shí)搜集保存起來(lái)的信息材料。 全宗：是一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案的集合。 歸檔：將符合歸檔

2、范圍的文件材料按照要求整理移交，轉(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程。歸檔工作的主體是文件形成部門或形成者。 保管單元：檔案留存的最小管理單元（件、卷、盒、張、盤等） 檔案分類：按照檔案所反映的內(nèi)容特性，將檔案劃分成具有一定平行關(guān)系和從屬管理的不同等級(jí)的系統(tǒng)，以便于管理和檢索。 檔案號(hào)：檔案保管單元唯一的身份標(biāo)識(shí)，一般由分類號(hào)、特征號(hào)和順序號(hào)組合而成。企業(yè)檔案管理的基本要求 企業(yè)檔案工作原則：集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理；維護(hù)檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全；實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用。 “三納入”的要求：企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成,應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員

3、的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。 “四參加”的要求：企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。 “四同時(shí)”的要求：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況，項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)作好項(xiàng)目文件歸檔交接。 “八防措施”：檔案保管應(yīng)做到防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防高溫、防潮、防有害生物 。 有關(guān)基本建設(shè)檔案管理的國(guó)家規(guī)定：建設(shè)部制定建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T503282001 科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T11822

4、2000 重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法（檔發(fā)20062號(hào)） 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T 282002 企業(yè)檔案工作規(guī)范DA/T422009制度與規(guī)范制度與規(guī)范文件形成管理文件形成管理管理體制設(shè)計(jì)管理體制設(shè)計(jì)價(jià)值鑒定價(jià)值鑒定歸檔管理歸檔管理利用與安全管理利用與安全管理實(shí)體分類實(shí)體分類信息分類信息分類企業(yè)文檔企業(yè)文檔管理體系管理體系自動(dòng)化管理系統(tǒng)自動(dòng)化管理系統(tǒng)企業(yè)檔案管理的工作體系企業(yè)文件檔案工作體制結(jié)構(gòu)企業(yè)文件檔案工作體制結(jié)構(gòu)文件檔案管理委員會(huì)主管部門或企業(yè)檔案中心檔案部門或崗位信息管理部門職能部門及下屬機(jī)構(gòu)房地產(chǎn)企業(yè)檔案規(guī)章制度組合示意房地產(chǎn)檔案工作管理辦法房地產(chǎn)檔案工作五

5、年規(guī)劃?rùn)n案機(jī)構(gòu)及崗位設(shè)置細(xì)則房地產(chǎn)檔案工作考核細(xì)則房地產(chǎn)檔案分類方案及分類表檔案管理系統(tǒng)管理及操作細(xì)則文件歸檔范圍及保管期限表各類文件材料歸檔整理細(xì)則聲像及實(shí)物材料歸檔整理細(xì)則會(huì)計(jì)、人事檔案管理細(xì)則文件登記、積累細(xì)則檔案鑒定銷毀細(xì)則檔案庫(kù)房管理細(xì)則檔案利用與保密工作細(xì)則檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工作細(xì)則初始級(jí)Initial事務(wù)型經(jīng)驗(yàn)型價(jià)值型特征 C成熟度 M一致型持續(xù)型可重復(fù)級(jí)Repeatable優(yōu)化級(jí)Optimizing已管理級(jí)Managed已定義級(jí)Defined價(jià)值 V123451、一般事務(wù)性工作。2、兼職管理狀態(tài)。3、文檔留存比較隨意，有存無(wú)取狀態(tài)明顯。4、無(wú)制度，無(wú)工作流程1、專門性工作。2

6、、專人專崗，經(jīng)驗(yàn)式管理。3、有基本歸檔要求。4、文檔留存界限不清晰1、專業(yè)性工作。2、專家式管理，已建立管理標(biāo)準(zhǔn)。3、歸檔范圍及歸檔要求精細(xì)化、流程化。4、基本利用1、職能性資源管理工作。2、全員式、全過(guò)程管理。3、管理要求納入企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。人依附于事4、能動(dòng)服務(wù)1、全過(guò)程資源自動(dòng)配置。2、管理體系可自動(dòng)創(chuàng)新。3、全方位服務(wù)，深度開發(fā)。4、歷史留存與資源管理職業(yè)化。企業(yè)文件檔案管理體系成熟度評(píng)價(jià)企業(yè)檔案管理的主要工作方法 一、企業(yè)文件清理（一）含義 清理企業(yè)文件數(shù)據(jù)，就是將企業(yè)各項(xiàng)工作、各個(gè)部門、各個(gè)崗位產(chǎn)生、處理、發(fā)出的所有信息（包括文件、圖紙、程序、報(bào)表、單據(jù)），以及其他載體或數(shù)字格式的文檔等

7、，進(jìn)行系統(tǒng)化，從而使企業(yè)各類信息類有所依，運(yùn)行線路清晰，相關(guān)責(zé)任明確。 清理企業(yè)文件數(shù)據(jù)，必須要對(duì)企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位設(shè)置、主要工作流程進(jìn)行了解，并在此基礎(chǔ)上對(duì)數(shù)據(jù)狀況進(jìn)行分類和分析，目的是尋找出主體數(shù)據(jù)和主要信息流動(dòng)線路，為精化企業(yè)檔案管理提供依據(jù)。計(jì)劃調(diào)研關(guān)聯(lián)整合責(zé)任（二）企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)清理的工作程序及數(shù)據(jù)匯總表開始（針對(duì)具體崗位）文件類型及屬性認(rèn)定符合5匯總上報(bào)符合1、2、3、4并完成6部門確認(rèn)分類匯總，列入歸檔預(yù)備范圍檔案部門整體協(xié)調(diào)確認(rèn)，明確歸檔責(zé)任正式列入歸檔范圍不予確認(rèn)確認(rèn)1、是否崗位發(fā)文、是否崗位發(fā)文2、是否崗位辦理、是否崗位辦理3、是否崗位接收、是否崗位接收4、是否不可或缺、是

8、否不可或缺5、是否完全不需要、是否完全不需要6、是否部門核心數(shù)據(jù)、是否部門核心數(shù)據(jù)1 1行政管理行政管理上級(jí)來(lái)文上級(jí)來(lái)文市文化市文化局局辦公室辦公室年度年度1 1是是內(nèi)容針對(duì)內(nèi)容針對(duì)本機(jī)構(gòu)者本機(jī)構(gòu)者2 2行政管理行政管理部門年度部門年度工作計(jì)劃工作計(jì)劃各部門各部門各部門各部門年度年度1 1是是3 3財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)憑證財(cái)務(wù)憑證計(jì)劃財(cái)計(jì)劃財(cái)務(wù)部務(wù)部計(jì)劃財(cái)務(wù)計(jì)劃財(cái)務(wù)部部年度年度1 1是是4 4輔助管理輔助管理車輛保養(yǎng)車輛保養(yǎng)記錄記錄公共管公共管理部理部否否電子記錄電子記錄5 5業(yè)務(wù)類業(yè)務(wù)類民間藝術(shù)民間藝術(shù)采風(fēng)文件采風(fēng)文件民間藝民間藝術(shù)部術(shù)部民間藝術(shù)民間藝術(shù)部部即時(shí)即時(shí)1 1是是（詳細(xì)說(shuō)（詳細(xì)說(shuō)

9、明具體文明具體文件材料內(nèi)件材料內(nèi)容）容）6 6業(yè)務(wù)類業(yè)務(wù)類舞蹈動(dòng)作舞蹈動(dòng)作設(shè)計(jì)圖、設(shè)計(jì)圖、隊(duì)形調(diào)度隊(duì)形調(diào)度圖圖培訓(xùn)創(chuàng)培訓(xùn)創(chuàng)作部作部培訓(xùn)創(chuàng)作培訓(xùn)創(chuàng)作部部排練排練階段階段結(jié)束結(jié)束1 1是是文件形成文件形成機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)歸檔責(zé)任歸檔責(zé)任機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)歸檔歸檔時(shí)間時(shí)間歸檔份歸檔份數(shù)數(shù)是否是否歸檔歸檔備注備注序序號(hào)號(hào)類別類別文件名稱文件名稱或內(nèi)容或內(nèi)容機(jī)構(gòu)文件清理數(shù)據(jù)總匯表（舉例）（三）數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律描述 當(dāng)一種必要的數(shù)據(jù)產(chǎn)生并發(fā)出后,它必然會(huì)對(duì)接收者產(chǎn)生作用或意義。所有接收該數(shù)據(jù)信息的部門或崗位,會(huì)由于其既定的職責(zé)對(duì)該數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理,并在處理過(guò)程中產(chǎn)生其他相關(guān)的數(shù)據(jù)。由此可見，企業(yè)的各項(xiàng)工作，其實(shí)就是圍繞著各種類

10、型的數(shù)據(jù)所開展的一系列活動(dòng)。我們跟蹤某一具體數(shù)據(jù)的形成、傳遞、處理、歸檔等運(yùn)動(dòng)過(guò)程，就可以發(fā)現(xiàn)該數(shù)據(jù)的運(yùn)動(dòng)特征，以及由這種運(yùn)動(dòng)所產(chǎn)生的影響的規(guī)律性。這就是所謂的數(shù)據(jù)互動(dòng)規(guī)律。（四）數(shù)據(jù)清理工具的設(shè)計(jì)與使用 目前手工進(jìn)行數(shù)據(jù)清理的工具主要有以下四種:1、數(shù)據(jù)狀況問(wèn)卷；2、數(shù)據(jù)運(yùn)動(dòng)狀況示意圖；3、數(shù)據(jù)匯總表。XX有限公司文件清理工作問(wèn)卷有限公司文件清理工作問(wèn)卷時(shí)間： 部門： 答卷人： 項(xiàng)目組成員：（說(shuō)明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問(wèn)卷調(diào)查！該問(wèn)卷是針對(duì)企業(yè)各崗位形（說(shuō)明：非常感謝您在百忙之余接受我們的問(wèn)卷調(diào)查！該問(wèn)卷是針對(duì)企業(yè)各崗位形成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表、圖紙等信息材料的實(shí)際狀況進(jìn)行填

11、寫的。請(qǐng)您成和處理各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表、圖紙等信息材料的實(shí)際狀況進(jìn)行填寫的。請(qǐng)您根據(jù)實(shí)際工作的真實(shí)情況認(rèn)真填寫，填寫時(shí)應(yīng)寫出根據(jù)實(shí)際工作的真實(shí)情況認(rèn)真填寫，填寫時(shí)應(yīng)寫出具體文件名稱具體文件名稱。）。）1、您的崗位是：、您的崗位是：2、您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件來(lái)源部門或崗位）、您在日常工作中，主要收到的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件來(lái)源部門或崗位）3、您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是：、您在日常工作中，主要辦理的文件（單據(jù)）是：4、您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件接收部門或崗位）、您在日常工作中，主要發(fā)出的文件（單據(jù)）是：（請(qǐng)注明文件接收

12、部門或崗位）5、您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？、您在日常工作中，內(nèi)部產(chǎn)生使用的文件（資料）有哪些？6、您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？、您在日常工作中，接觸最密切的部門（崗位）是哪些？7、在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是：、在您的崗位職責(zé)中，最不能缺少的文件是：8、在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是：、在您的崗位職責(zé)中，最不需要的文件是：9、您對(duì)目前企業(yè)文件管理有什么意見？、您對(duì)目前企業(yè)文件管理有什么意見？總經(jīng)辦文件清理表總經(jīng)辦文件清理表崗位崗位/答卷人答卷人收到的文件收到的文件辦理的文件辦理的文件發(fā)出的文件發(fā)出的文件來(lái)源來(lái)源 去向去向總經(jīng)理/陳總部門報(bào)

13、告各部門書刊資料公司外部獎(jiǎng)狀、證書工藝配方、圖紙等重要工作通知董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、生產(chǎn)會(huì)議紀(jì)錄人事任命工作計(jì)劃外來(lái)文件重要會(huì)議通知二、檔案管理業(yè)務(wù)要點(diǎn) （一）文件的形成、積累與歸檔 文件的形成、積累與歸檔屬于各單位、各部門、各崗位的文件的形成、積累與歸檔屬于各單位、各部門、各崗位的基本職責(zé)基本職責(zé), ,也是檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件也是檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件. .檔案檔案部門有權(quán)對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查部門有權(quán)對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查. .主要建立和落主要建立和落實(shí)三項(xiàng)制度實(shí)三項(xiàng)制度: : 1、 收發(fā)文登記制度收發(fā)文登記制度 Aab123下行文上行文平行文間接上下

14、行文序號(hào)文件名稱來(lái)源時(shí)間簽收人辦理注釋收文登記表序號(hào)文件名稱去向時(shí)間發(fā)送者備注發(fā)文登記表員工員工文件積累袋文件積累袋檔案檔案文件積累文件積累: :人人有責(zé)人人有責(zé), ,時(shí)時(shí)有活兒時(shí)時(shí)有活兒, ,件件登記件件登記, ,年年整理年年整理. .2、文件積累制度、文件積累制度 (針對(duì)自身所產(chǎn)生的文件)3、文件歸檔制度、文件歸檔制度歸檔范圍歸檔范圍:確確定文件的價(jià)定文件的價(jià)值值,決定文件決定文件是否向檔案是否向檔案轉(zhuǎn)化轉(zhuǎn)化.(需要需要制作制作)制度核心制度核心歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間:根根據(jù)企業(yè)活動(dòng)據(jù)企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn)的特點(diǎn),確定確定文件何時(shí)歸文件何時(shí)歸檔檔.技術(shù)保障技術(shù)保障歸檔要求歸檔要求:明明確便于長(zhǎng)遠(yuǎn)確便于長(zhǎng)

15、遠(yuǎn)和安全地保和安全地保存檔案所必存檔案所必要的措施要的措施.技術(shù)條件技術(shù)條件歸檔份數(shù)歸檔份數(shù):根根據(jù)歸檔文件據(jù)歸檔文件的重要性的重要性,確確定原件與復(fù)定原件與復(fù)制件的數(shù)量制件的數(shù)量關(guān)系關(guān)系.利用保障利用保障歸檔手續(xù)歸檔手續(xù):明明確歸檔文件確歸檔文件的移交事宜的移交事宜.責(zé)任保障責(zé)任保障1、歸檔范圍（參見文件清理表）2、歸檔時(shí)間 一般情況下，管理類文件材料的歸檔時(shí)間為次年第一季度，以下文件按辦理完畢或活動(dòng)結(jié)束時(shí)間歸檔：股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、職代會(huì)、黨代會(huì)等會(huì)議文件材料產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料法律訴訟文件材料機(jī)要文件 工程、生產(chǎn)技術(shù)類文件材料的歸檔時(shí)間應(yīng)按照專業(yè)活動(dòng)特點(diǎn)具體劃分。3、歸檔份

16、數(shù) 管理類文件原則上歸檔份數(shù)為一份。工程、生產(chǎn)技術(shù)類文件的歸檔份數(shù)按照國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)場(chǎng)約定決定歸檔份數(shù)。4、歸檔要求歸檔實(shí)行承辦人負(fù)責(zé)制。歸檔文件應(yīng)為原件，因故無(wú)原件者應(yīng)進(jìn)行簽章說(shuō)明。文件材料歸檔后不得進(jìn)行修改。歸檔文件的載體和字跡材料應(yīng)符合耐久性要求。5、歸檔手續(xù) 歸檔手續(xù)以合法性和合規(guī)性為原則。 文件承辦人和檔案人員在歸檔材料移交審核后填寫文件移交登記表一式兩份，簽字確認(rèn)。移交登記表一份由檔案人員歸檔，一份由文件移交人員保存。 文件移交登記表應(yīng)同時(shí)提交電子版。（三）企業(yè)檔案的分類與編號(hào) 企業(yè)檔案的分類 企業(yè)檔案分類是指根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用

17、科學(xué)、適用的方法，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，從而使全部檔案成為一個(gè)條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的資源系統(tǒng)。 分類的程序分類的程序:設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)分類分類方案方案劃分劃分全宗全宗劃分劃分大類大類劃分劃分屬類屬類給定給定編號(hào)編號(hào) 企業(yè)檔案分類方案(示意圖) 一類 二類 三類 四類 五類A B C D 1 2 3 4類列類列類系類系常用的分類方法常用的分類方法:n職能分類職能分類n時(shí)間分類時(shí)間分類n作者分類作者分類n專題分類專題分類n項(xiàng)目分類項(xiàng)目分類n型號(hào)分類型號(hào)分類n區(qū)域分類區(qū)域分類n外形分類外形分類n專業(yè)分類專業(yè)分類職能分類方法適用于一職能分類方法適用于一級(jí)類目的區(qū)分級(jí)類目的區(qū)分; 其他分類方法則

18、適用于其他分類方法則適用于二級(jí)以下類目的劃分二級(jí)以下類目的劃分.企業(yè)檔案的編號(hào)1、以“件”為保管單元的： 檔號(hào)=機(jī)構(gòu)代碼+年度+分類號(hào)+保管期限代號(hào)+載體類型代碼+件號(hào)2、以“卷”為保管單元的： 檔號(hào)=機(jī)構(gòu)代碼+年度+分類號(hào)+保管期限代號(hào)+載體類型代碼+案卷號(hào)3、保管期限、特殊載體代碼對(duì)照表編碼保管期限00永久3030年1010年033年055年1515年2525年（四）歸檔文件材料的整理編目一般文件材料的歸檔整理 歸檔整理：根據(jù)文件材料有關(guān)特征及保存價(jià)值對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒等使之有序化的過(guò)程和方法。 根據(jù)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)一般采用“文件承辦人立卷”的制度，由文

19、件承辦人進(jìn)行歸檔整理，檔案人員協(xié)助。 1、整理的要求 a.歸檔整理應(yīng)遵循文件形成的順序，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 b.歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。以破損的文件應(yīng)予以修復(fù)；字跡模糊或易褪變的文件，應(yīng)予以復(fù)制，并將復(fù)制件附于原件后一并歸檔。 c.歸檔文件缺失應(yīng)在備考表中說(shuō)明。 d.歸檔文件材料所使用的載體字跡材料、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，不得采用鉛筆，圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水書寫；不得采用PH值小于7的辦公用紙；不得采用易生銹的金屬裝訂材料。 e.文件材料幅面尺寸以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型為準(zhǔn)，超過(guò)A4幅面紙張，應(yīng)按A4折疊。2、文件整理單元一般文件材料以“件”為整理單元，一件是指內(nèi)容上具有整體性

20、，實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)體現(xiàn)為一個(gè)條目的材料組合。具體表現(xiàn)形式為： 單份文件 正本與定稿合為一件。 正文與附件合為一件。 文件處理件與正文合為一件。 原件與復(fù)制件合為一件。 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文合為一件。 各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書刊等一冊(cè)（本）為一件。 會(huì)議紀(jì)錄以每次會(huì)議為一件（用記錄本的，一本為一件）。 編輯成冊(cè)的會(huì)議材料為一件。3、文件裝訂 歸檔文件應(yīng)按件裝訂，裝訂順序?yàn)椋赫驹谇?，定稿在后正文在前，附件在后原件在前，?fù)制件在后轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后中文版本在前，其它文字版本在后文件處理單在前，正文在后 較薄的文件采用檔案專用不銹鋼訂裝訂；較厚的文件采用不銹鋼夾裝訂；已裝訂成冊(cè)的文件可保持

21、原貌不變。 文件裝訂時(shí)，以左、下對(duì)齊為準(zhǔn)。4、分類排列 歸檔文件按照檔案分類表中最低級(jí)別類目進(jìn)行分類。 在同一類別內(nèi)，以保管期限進(jìn)行區(qū)分； 在同一類別，同一保管期限下，按文件形成時(shí)間先后順序排列。 每件文件需逐頁(yè)編頁(yè)號(hào)，單份文件可沿用原有頁(yè)號(hào)；組合文件按照文件排列順序，在每頁(yè)右下角（反面左下角）以自然數(shù)順序重新編寫頁(yè)號(hào)。5、技術(shù)文件材料整理 技術(shù)類文件材料一般采用組卷的方式進(jìn)行整理。組卷的方法有：- 技術(shù)結(jié)構(gòu)組卷法- 工作階段（程序）組卷法- 專業(yè)組卷法- 技術(shù)編號(hào)組卷法- 圖幅組卷法- 文種組卷法6、會(huì)計(jì)文件整理 會(huì)計(jì)文件一般按照國(guó)家規(guī)定，將會(huì)計(jì)文件劃分為以下種類： 會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記

22、賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。 會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。 財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。然后根據(jù)財(cái)務(wù)年度，按照不同會(huì)計(jì)文件種類進(jìn)行立卷。7、加蓋歸檔章（竣工圖章）和編目 整理好的歸檔文件，每份文件需加蓋歸檔章，工程竣工圖每張需加蓋竣工圖章。 編目的主要工作包括:-填寫卷盒封面-編制卷內(nèi)目錄-編訂頁(yè)號(hào)-填寫備考表 等竣竣 工工 圖圖15編制單位7編制人審核人7技術(shù)

23、負(fù)責(zé)人編制日期7監(jiān)理單位7總監(jiān)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理720202020歸檔部門年度保管期限件號(hào)類 別歸檔章樣式特殊載體歸檔材料的整理1、聲像檔案的歸檔范圍：重要人物來(lái)公司開展考察或參加有關(guān)公務(wù)活動(dòng)的聲像材料；公司主要領(lǐng)導(dǎo)參加重要公務(wù)活動(dòng)的聲像材料；公司召開重要會(huì)議的聲像材料；公司組織或參加具有重要紀(jì)念意義的宣傳、展覽、表彰活動(dòng)、文藝演出及其他重大事件、重大活動(dòng)形成的聲像材料；記錄公司重要合同和協(xié)議簽字儀式等聲像材料；公司榮獲政府、行業(yè)組織所頒發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗和榮譽(yù)證書及獲獎(jiǎng)場(chǎng)面的聲像材料；本單位重大基建項(xiàng)目建設(shè)以及不同歷史時(shí)期本單位典型建筑物的聲像材料；記錄公司重大事故現(xiàn)場(chǎng)的聲像材料；本單位涉外活動(dòng)形成的聲像

24、材料；其它具有重要保存價(jià)值的聲像材料。2、聲像檔案的歸檔份數(shù) 各單位應(yīng)對(duì)所形成的聲像材料進(jìn)行篩選，具體數(shù)量一般控制在：一次會(huì)議照片10張單位工程現(xiàn)場(chǎng)照片20張大型活動(dòng)照片10張事故現(xiàn)場(chǎng)照片10張合影1張出訪照片10張錄音錄像材料按照自然時(shí)長(zhǎng)，單項(xiàng)工程錄像時(shí)長(zhǎng)不低于一小時(shí)，以光盤或磁帶方式提交，原則上一次活動(dòng)提交一套。其他內(nèi)容的聲像材料，由拍攝者根據(jù)實(shí)際需要決定提交數(shù)量。3、聲像歸檔材料的整理編目4、聲像檔案、實(shí)物檔案一般歸檔時(shí)間與紙質(zhì)材料保持一致，歸檔數(shù)量一般為一份（套）（五）企業(yè)檔案的鑒定與庫(kù)房管理企業(yè)檔案的鑒定授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)體系流程指引鑒定工作機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu)人員檔案人員及專家鑒定工具機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)

25、組期限鑒定銷毀鑒定進(jìn)館鑒定歸檔鑒定開放鑒定真?zhèn)舞b辨 企業(yè)所保存的文檔資料,由于其作用的范圍和作用的程度不同,所以對(duì)其價(jià)值確定也不能相同.針對(duì)公司的具體情況,建議從以下幾個(gè)方面入手開展這項(xiàng)工作: 1.不贊同采用三級(jí)保管期限制,改為:是檔案的,一律長(zhǎng)期保存;是一般資料的,一律在保存兩年后銷毀.(有長(zhǎng)期參考價(jià)值的圖書期刊標(biāo)準(zhǔn)等文獻(xiàn)例外) 2.是否成為公司的檔案,應(yīng)堅(jiān)持以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn):A.是否具有法律依據(jù)性;B.是否屬于公司大事;C.是否具有通用性或示范性;D.是否屬于專利. 3.應(yīng)當(dāng)將上述標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)在歸檔范圍上,凡是列入歸檔范圍的文件,均作為公司檔案處理. 4.公司檔案應(yīng)堅(jiān)持少而精的原則. 5.不屬于歸

26、檔范圍的文件或資料,可以僅保存電子文本,不必保存紙本.檔案的排架與庫(kù)房管理 收集入庫(kù)的文檔資料,應(yīng)該按照一定的排列規(guī)律統(tǒng)一進(jìn)行排放.具體方法有以下幾種:1.大流水排放.即按照入庫(kù)的時(shí)間先后順序依次排放,先來(lái)先放,后來(lái)后放.優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)單易行,避免了空架,倒架的麻煩.缺點(diǎn)是檢索時(shí)只能按照時(shí)間線索進(jìn)行查找,不便于精確查找.(在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助管理的前提下,這種排放值得提倡)2.分類排放.即嚴(yán)格按照文檔的分類體系進(jìn)行排放,優(yōu)點(diǎn)是可以將同一類乃至同一個(gè)項(xiàng)目的文件排放到一起,在排列上能夠體現(xiàn)出文件的相互關(guān)系,便于精確查找.缺點(diǎn)是需要留出部分空余的裝具,或到一定程度后進(jìn)行倒架.3.分類流水排放.結(jié)合上述兩種排放的優(yōu)點(diǎn),先將入庫(kù)的文檔資料劃分出大類,然后再在每類中按照時(shí)間順序排放.（六）企業(yè)檔案的日常利用與保密 文檔的利用是文檔管理的最終目的.主要內(nèi)容是: 1.編制出必要的檢索工具,確保文檔信息有存有取. 2.制定必要的利用