賬務處理系統(tǒng)上下

1、第5章 賬務處理系統(tǒng)（上）學習要點：1了解賬務處理系統(tǒng)的基本功能和主要模塊結構。2了解電算化賬務處理系統(tǒng)業(yè)務流程的特點，掌握電算化賬務處理流程與手工賬務處理流程的異同。3掌握記賬憑證的錄入、審核、修改、過賬等處理環(huán)節(jié)的關系，學會在軟件系統(tǒng)中處理憑證和賬簿。4了解系統(tǒng)維護的主要工作內容，掌握系統(tǒng)維護技巧。51 賬務處理系統(tǒng)概述為適應計算機管理的需要，將設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿等統(tǒng)稱為賬務處理，完成賬務處理工作的子系統(tǒng)稱為賬務處理系統(tǒng)。賬務處理系統(tǒng)是電算化會計系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，在個別會計軟件系統(tǒng)中也稱作總賬系統(tǒng)。賬務處理系統(tǒng)就成為電算化會計系統(tǒng)的核心。511 賬務處理系統(tǒng)的工作

2、特點賬務處理系統(tǒng)具有以下工作特點：（1）賬務處理具有很強的綜合性。賬務處理是以貨幣作為主要計量單位，綜合、全面、系統(tǒng)地反映單位的經濟活動和資金運動的狀況。賬務處理系統(tǒng)是整個電算化會計系統(tǒng)數據交換的橋梁和紐帶。（2）賬務處理必須符合公認的會計準則。要求賬務處理系統(tǒng)必須按照財政部規(guī)定的會計準則、會計科目、會計報表編制要求等去組織和管理會計信息處理的內容與程序。512 賬務處理程序賬務處理程序是指從收集、整理原始憑證開始，通過編制或輸入記賬憑證，登記賬簿，并為編制會計報表做好準備的過程。1手工操作方式下的賬務處理程序通常有記賬憑證賬務處理程序、科目匯總表賬務處理程序、匯總記賬憑證賬務處理程序、日記賬

3、賬務處理程序等，如圖5-1所示：原始憑證 （原始憑證匯總表）記賬憑證（收、付、轉）科目匯總表等總賬會計報表日記賬明細賬圖5-1 手工方式下的賬務處理流程2電算化處理方式下的賬務處理程序憑證臨時文件審核轉入登賬輸入憑證主文件分類編表匯總總賬明細賬日記賬會計報表對賬單輸入對賬文件對賬調節(jié)表原始憑證記賬憑證機制憑證賬簿文件圖5-2 電算化賬務處理系統(tǒng)數據流程可以在手工處理流程的基礎上優(yōu)化出電算化賬務處理流程圖，如圖5-2所示。電算化前提下賬務處理的具體操作步驟歸納如下：（1）將有關會計憑證（包括由手工輸入的記賬憑證和由系統(tǒng)自動產生的機制憑證）輸入或轉入到賬務處理系統(tǒng)，并存入臨時憑證數據庫。（2）對記

4、賬憑證進行審核簽字后，進行自動記賬處理，形成記賬憑證文件和賬簿文件，同時按會計科目匯總數據并更新科目匯總文件。（3）按照設置的輸出條件，生成各種正式的總分類賬、日記賬、明細分類賬賬簿和科目匯總表。3電算化賬務處理程序與手工賬務處理程序的比較電算化賬務處理程序是在手工賬務處理程序基礎上根據計算機數據處理特點形成的。兩者之間的差異表現(xiàn)在：（1）賬務處理流程的靈活性不同。手工方式在一個會計年度內只能產生一種賬務處理程序的會計信息。電算化方式丁可以在一個賬務處理系統(tǒng)中完成多種賬務處理流程，并能產生多種賬務流程下的賬簿信息。（2）會計數據的存儲方式有所不同。手工方式會計數據都保存在紙介質上。電算化方式中

5、，更多的會計數據被保存在磁介質（計算機硬盤、軟盤）或光電介質上。 （3）會計數據與會計信息閱讀方式不同。手工方式，會計數據閱讀環(huán)境要求不高。電算化方式下，用戶必須借助于計算機程序和會計軟件進行閱讀。（4）數據處理起點不同。手工方式下的賬務處理是從原始憑證的填制與審核開始的。電算化方式下，賬務處理過程中輸入的可以是原始憑證，也可以是記賬憑證或其他子系統(tǒng)自動生成的機制憑證。（5）會計科目編碼體系的嚴密程度不同。在電算化方式下必須有一套嚴密的會計科目編碼體系。以便計算機對會計數據的檢索、排序、匯總和統(tǒng)計等操作。（6）會計數據處理過程的規(guī)范性不同。手工方式下，會計數據處理的規(guī)范性不高。在電算化方式下，

6、實現(xiàn)數據在系統(tǒng)規(guī)范方式下的標準化處理，使數據變得十分規(guī)范。（7）會計處理結果的正確程度不同。手工會計數據處理容易發(fā)生差錯。電算化后，則可保證在記錄、計算、匯總等操作或處理環(huán)節(jié)的正確性。52 賬務處理系統(tǒng)的主要功能模塊賬務處理系統(tǒng)的主要功能模塊結構如圖5-4所示。賬務處理系統(tǒng)系統(tǒng)初始化憑證處理賬簿輸出出納管理往來部門等輔助核算系統(tǒng)維護財務分工科目設置初始余額匯率管理憑證類型客戶設置項目設置憑證錄入憑證修改憑證查詢憑證審核憑證匯總憑證過賬期末處理結 賬賬簿查詢賬簿打印現(xiàn)金、銀行存款日記賬銀行對賬往來銷賬往來賬、部門賬、項目賬輸出自動轉賬調匯結賬數據備份數據恢復圖5-4 賬務處理系統(tǒng)基本功能模塊結構

7、53 記賬憑證處理記賬憑證通常作為各項數據進入系統(tǒng)環(huán)境的惟一入口。主要功能包括憑證錄入、憑證修改、憑證查詢、憑證審核和憑證過賬等項。531記賬憑證錄入編制記賬憑證通常有兩種處理方式：一是先由手工方式填制記賬憑證，審核后再錄入到計算機系統(tǒng)內，即所謂的后臺處理方式。二是直接在計算機上根據審核無誤的原始憑證編制錄入記賬憑證，即所謂的前臺處理方式。1憑證錄入的基本內容一張完整的記賬憑證均應包含以下內容：（1）憑證日期。即填制會計憑證的日期。（2）憑證種類。即憑證屬于何種類型。（3）憑證號。即記賬憑證編號。如“收”字第5號、“轉”字第200號等。憑證類別或類別代碼一般由用戶選擇輸入，而順序編號則由軟件系

8、統(tǒng)自動按遞增規(guī)則產生。（4）摘要。摘要是對記賬憑證所反映會計業(yè)務的文字說明。憑證中的每一行都要有一個相對獨立的摘要。一張憑證中各行摘要的內容可以相同，也可以不同。常用摘要庫：是系統(tǒng)為了方便憑證錄入，事先對一些使用頻率較高、內容較為規(guī)范的憑證摘要所作的定義。如“提取現(xiàn)金”、“支付貨款”、“收到銷貨款”等（5）會計科目。多數軟件允許用戶運用輸入科目編碼、助記碼或科目名稱中的任意一種，也可采用軟件中的引導功能來輸入會計科目。（6）金額。金額輸入可分為直接輸入和計算產生兩種情況。計算機根據初始設置時確定的方法及用戶輸入的數量、單價或外幣、匯率等自動計算產生發(fā)生金額。（7）合計。指一張憑證上的借方金額合

9、計和貸方金額合計。（8）附件張數。指憑證所附的原始憑證張數。憑證存盤時，系統(tǒng)將對存入的憑證作相應的檢查，包括借貸平衡校驗、科目與憑證類型匹配檢驗、非法對應科目檢查等。2輔助核算數據的輸入輔助核算信息包括部門、個人、項目、客戶（供應商）、數量等等。（1）如果科目設置了往來核算屬性，則軟件提示用戶輸入“往來單位”（客戶或供應商）、“經手人”、“票號”等信息。（2）若科目設置了“部門核算”屬性，則需根據屏幕提示輸入“部門”信息。（3）若科目設置了“職員核算”屬性，則要在屏幕提示處輸入職員信息。（4）若科目設置了“項目核算”屬性，則需要輸入“項目”信息。（6）如果科目需要進行數量核算，則需要通過輸入“

10、數量”和“單價”，由系統(tǒng)根據數量乘以單價的結果自動計算出發(fā)生金額。（7）如果科目需要進行外幣核算，則需要輸入外幣原幣金額和折算匯率。（8）若科目在會計科目屬性設置中被指定為“銀行科目”或設置了“銀行類”的屬性，那么，系統(tǒng)將要求用戶輸入“結算方式”和“結算票據號”。3輔助性憑證輸入功能（1）常用憑證的設置與使用。對于大量的同類業(yè)務，可以預先定義這類憑證的格式，建立一個憑證的通用模型。用戶利用常用憑證調用功能提取常用憑證模型，在生成憑證基本框架的基礎上，對其中的金額、日期等稍作修改便可完成對這一記賬憑證的錄入。（2）編碼提示輸入功能。當光標位于特定內容的輸入對話框時，屏幕上出現(xiàn)與這一輸入內容相對應

11、項目的編碼與內容的對照表。用戶可依照表中的提示可迅速輸入特定內容的正確編碼。532記賬憑證修改1錯誤憑證的“無痕跡”修改所謂無痕跡，即不留下任何曾經修改的線索和痕跡。兩種狀態(tài)下可進行無痕跡修改，一是憑證輸入后，還未審核或審核未通過；二是憑證雖已通過審核，但還未記賬。2錯誤憑證的“有痕跡”修改所謂有痕跡，即留下曾經修改的線索和痕跡。對已記賬的錯誤憑證可以采用類似手工操作中的“紅字沖銷法”和“補充登記法”的方法進行修改。533記賬憑證查詢賬務處理系統(tǒng)分別存儲記賬前和記賬后的憑證數據，所以系統(tǒng)對未記賬憑證和已記賬憑證的查詢采用不同的方法。查詢被稱為“憑證過濾”。多數軟件允許按以下要素輸入查詢條件：（

12、1）日期。（2）科目代碼。（3）摘要。只要輸入摘要中包含的關鍵字或詞，（4）金額?？梢暂斎胍粋€金額或一個金額范圍。534記賬憑證審核憑證審核是指審核人員依照會計制度和會計軟件的要求，對記賬憑證所進行的檢查和核對。審核的主要內容是，記賬憑證是否與原始憑證相符，經濟業(yè)務是否正確，記賬憑證相關項目是否填寫齊全，會計分錄是否正確等等。憑證制單員和審核員不能為同一人。對記賬憑證的審核，一般采用屏幕顯示逐張核對的方法。采用手工填制記賬憑證的單位，在記賬憑證審核確定后還須對錄入到計算機中的憑證進行復核簽字。對于涉及到現(xiàn)金、銀行存款的收入與支出的憑證，還應由出納簽字。535憑證過賬1憑證過賬憑證過賬又稱作記賬

13、，是指以會計憑證為依據，將經濟業(yè)務全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶基本結構的賬簿中去的一種會計核算方法。（1）賬務系統(tǒng)記賬原理從系統(tǒng)內部對數據的處理過程來看，記賬實際上是會計數據在不同數據庫文件之間的傳遞與匯總。從機內數據性質上看，只有經過記賬處理后的憑證才是真正合法有效的憑證。記賬實際上成了形成系統(tǒng)正式有效數據的一個關口。從系統(tǒng)的內部處理過程來看，憑證審核（或取消審核）實際上是對臨時數據庫文件中相關數據的確認。在記賬環(huán)節(jié)，系統(tǒng)將臨時數據庫中通過審核的數據轉移到另外一個正式的數據庫文件中，由此形成確定的賬務數據。（2）記賬處理過程記賬處理過程包括以下操作步驟：選擇記賬憑證。一般通過設置憑證日期

14、、憑證類型、憑證字號（或憑證字號范圍）等來實現(xiàn)。對所選記賬憑證進行合法性檢驗。主要是檢驗是否存在不平衡的憑證或不符合會計規(guī)范的憑證。輸出記賬憑證匯總表。正式記賬。為確保數據的安全，記賬過程中，系統(tǒng)將首先通過備份形式對記賬前各數據庫的當前狀態(tài)進行保護。（3）記賬過程中的數據處理記賬處理的數據流向如圖5-8所示。記賬未記賬憑證臨時數據庫已記賬憑證數據庫科目匯總數據庫分類明細賬數據庫銀行未達賬數據庫往來輔助賬數據庫部門輔助賬數據庫項目輔助賬數據庫圖表5-8 記賬處理的數據流向（4）對記賬處理的幾點說明憑證一經記賬，就不能在這一憑證或登記這一業(yè)務的賬簿上進行直接的修改。記賬開始后，不能中斷系統(tǒng)的運行，

15、以免干擾系統(tǒng)運行而造成對數據文件的破壞。期初余額借貸不平衡或總賬期初余額與其所屬明細賬余額不平衡時，不能記賬。所選范圍如有未經審核簽字的憑證，系統(tǒng)將給出提示并自動中止記賬。多數軟件具有記賬前提示備份或強制備份（如金蝶軟件）功能。記賬功能隨時可運行，每月可執(zhí)行記賬的次數是任意的。2憑證匯總用戶可以匯總已記賬憑證，也可以匯總未記賬憑證，或匯總包含所有已記賬憑證和未記賬憑證的業(yè)務內容。匯總憑證時一般需要用戶輸入以下內容：（1）月份。（2）憑證類別。（3）科目級次。（4）憑證號。（5）日期。（6）憑證匯總范圍。系統(tǒng)一般提供三種匯總的范圍，即未記賬憑證、已記賬憑證、全部記賬憑證。54 賬務輸出日常賬務輸

16、出包括屏幕顯示輸出、打印輸出、磁盤復制輸出和利用網絡線路傳輸輸出等幾種形式。其中，磁盤輸出多用于數據備份或數據上報（尤其是會計報表）的輸出，利用網絡線路傳輸輸出一般多用于單位分支機構向上級報賬或報表，屏幕顯示和打印則是會計數據輸出中最常用的輸出形式。541憑證輸出記賬憑證的輸出可采用查詢和打印兩種方式。憑證打印時可只打印一張憑證，也可通過輸入憑證號區(qū)間方式連續(xù)打印一組憑證。軟件雖然具有打印已記賬憑證和未記賬憑證的功能，通常在月底待本月憑證全部入賬后才將全部憑證打印出來作為會計檔案予以保存。憑證打印操作時一般有以下選擇項目：（1）憑證類別。（2）憑證范圍。（3）時間范圍。（4）憑證格式。（5）憑

17、證范圍。542總賬輸出總分類賬的賬簿格式通常有兩種，一種是傳統(tǒng)的借、貸、余三欄式總賬，另一種是用以代替總賬的包含全部發(fā)生額與余額數據的發(fā)生額及余額對照表。為了節(jié)約成本，提高效率，通常以發(fā)生額及余額對照表來代替總分類賬。1總分類賬輸出輸出總分類賬的一般程序為：（1）用戶選擇確認所要輸出的總賬的限定條件。（2）系統(tǒng)按設定條件輸出所選范圍內的總分類賬。（3）通過賬頁格式的選擇操作，顯示其他的賬頁格式。（4）通過菜單或工具欄中的“顯示明細賬”命令，可查詢當前總賬科目所屬的當前月份的明細賬。2余額表輸出余額表用于查詢統(tǒng)計各級科目的發(fā)生額和余額?？奢敵瞿吃禄蚰硯讉€月的所有總賬科目或明細科目的期初余額、本期

18、發(fā)生額、累計發(fā)生額、期末（當前）余額。543明細賬輸出賬務系統(tǒng)中不僅可輸出任一科目的三欄式明細賬。明細賬包含三欄式、數量金額式、外幣式、數量外幣式等格式種類。1明細賬查詢輸出賬務處理系統(tǒng)中，任何級別的會計科目都可以輸出明細賬。軟件可滿足用戶按業(yè)務發(fā)生日期排序，按有無發(fā)生額篩選，或按包含的輔助核算事項歸類來輸出賬務資料的要求。設置的條件包括，按摘要內容、發(fā)生額范圍、日期范圍、憑證號范圍、結算形式、票據號、制單人、復核人等 2明細賬的打印輸出“滿頁打印”：即當所打印的明細賬最后一頁不能打滿一個頁面時，則不打印該頁，而將剩余業(yè)務內容留待下次打印時再予處理。544 多欄賬輸出多欄賬是在賬簿輸出環(huán)節(jié)由用

19、戶根據需要進行設置和定義的。凡是設有下級明細科目的科目（即非最末級科目），均可將其下級明細科目設置為欄目，以多欄式賬簿形式輸出。545日記賬輸出系統(tǒng)可為用戶提供每一個科目的日記賬。一些軟件需要用戶對提供日記賬的科目先行設置，即要求在系統(tǒng)初始化時在會計科目設置模塊中定義科目的日記賬屬性；有些軟件則自動提供全部科目的日記賬。546賬證聯(lián)查所謂賬證聯(lián)查是指在查詢賬簿的時候通過聯(lián)動操作直接查詢與當前顯示內容相關的記賬憑證或其他賬簿，或者在輸出記賬憑證時通過聯(lián)動操作直接查詢與當前憑證相關的總賬或明細賬的一種便捷操作形式。賬證聯(lián)查一般可滿足以下查詢要求：（1）在記賬憑證中查看憑證其他信息。（2）科目匯總表

20、中聯(lián)查專項明細賬。（3）查詢日記賬時聯(lián)查憑證和總賬。（4）查詢總賬時聯(lián)查明細賬。（5）查明細賬時聯(lián)查憑證和總賬。55期末結轉與結賬期末賬務處理工作主要包括費用的計提、分攤，成本結轉，期末試算，對賬，結賬等內容。551期末對賬對賬是對賬簿數據進行核對，以檢驗記賬是否正確以及賬目是否平衡的方法。主要通過核對總賬與明細賬、總賬與輔助賬來完成賬賬核對的工作。由于非法操作或計算機病毒等有可能會造成賬簿數據庫中數據信息的紊亂，為此不能完全排除賬賬不符現(xiàn)象的出現(xiàn)。有必要對機內賬簿記錄進行常規(guī)性核對。552期末結賬電算化系統(tǒng)中的結賬原理與方法與手工操作基本相同。結賬功能主要完成如下幾項工作：（1）檢查并停止本

21、期各科目的各項數據處理工作。 （2）計算各科目的本期發(fā)生額和累計發(fā)生額。（3）計算本期各科目期末余額并將余額結轉至下期期初。進行期末結賬處理功能時，應注意如下問題：（1）結賬前應將本期所有記賬憑證登記入賬。（2）結賬后，不能再輸入這一會計期間的記賬憑證或其他數據資料，也不能再進行記賬。（3）結賬必須按月連續(xù)進行，且每月只能結賬一次。（4）年終結賬時，必須先進行數據備份或打印輸出。以備操作出錯時恢復至結賬前狀態(tài)。（5）年終結賬后，計算機會自動將年末余額結轉到下年作為下年年初余額。56 數據維護所有以磁信息或光電信息形式保存的資料都是計算機處理前提下的會計檔案，通常稱之為電子會計檔案。會計軟件必須

22、設置專門的備份和恢復機內數據的功能。561數據備份數據備份是指將計算機硬盤上的數據復制到各類軟盤、硬盤或可寫光盤上，以便需要時利用這些數據恢復系統(tǒng)的原來工作狀態(tài)。1數據備份的作用數據備份具有以下基本作用：（1）保留有關會計檔案。（2）保護系統(tǒng)數據安全。（3）保留重要操作內容。2備份時需要注意的問題（1）日常數據備份應該在每天關機前進行。（2）在備份盤標簽上寫明備份的時間和責任人，以免恢復機內數據時發(fā)生錯誤。（3）凡是具有數據輸入或系統(tǒng)設置權限的人員都應該有數據備份權。3備份操作系統(tǒng)備份通常需要作如下操作：（1）選擇備份路徑。操作員可通過界面控件選擇備份文件存放路徑。（2）輸入備份文件名。文件名

23、中應包含備份賬套名和備份時間，以便于識別。562數據恢復數據恢復是指將軟盤或其他存儲介質上保存的備份數據復制到計算機的硬盤上，使軟件恢復到上次備份時的運行狀態(tài)。通常在以下情況下需要進行相應的恢復操作：（1）硬盤上的數據被非法破壞時。（2）當需要查詢已從機內系統(tǒng)中刪除的往年數據時。注意：恢復功能的運用應非常謹慎，因為萬一操作不當，很容易使硬盤中的最新數據被之前的備份數據所覆蓋。如果疏于防范，恢復功能也會成為篡改機內數據的有利途徑。許多軟件將數據恢復操作權限只賦予系統(tǒng)管理員或超級用戶。第6章 賬務處理系統(tǒng)（下）本章要點：1了解輔助核算的特點與作用，熟悉輔助核算的主要內容。2了解往來輔助核算的意義，

24、掌握往來核算的設置與操作方法。3了解部門輔助核算的原理與方法，學會利用部門核算功能管理收入和費用。4學習掌握自動轉賬憑證的編制方法，學會使用自動轉賬功能處理轉賬業(yè)務。5了解項目核算的意義與作用，掌握項目設置技巧與項目賬管理方法。61 輔助核算及其特點611 輔助核算的概念與類型所謂輔助核算，是指在賬務處理過程中為提供比一般賬務資料更為詳盡的核算信息，或為提高會計信息的質量而采取的一些附加的核算手段。輔助核算有以下三種基本類型：（1）擴展的明細核算功能。這是指針對那些需要提供較為詳盡的數據信息而又不太適宜或沒有必要增設更多級明細科目的項目而采取的，以信息的多渠道處理和共享型輸出為主要特性的明細核

25、算方式。如往來核算、部門核算、職員核算等。（2）擴充的系統(tǒng)功能。這是指對賬務處理過程中的基本核算內容進行補充核算或處理，以提供多角度多方位的會計信息。如銀行結算方式管理、數量與外幣處理等。（3）便捷的操作手段。如自動轉賬憑證的設置與使用、期末損益的自動結轉等。賬務處理中的輔助核算主要運用在以下幾個方面：（1）往來賬管理。（2）銀行對賬管理。（3）輔助項目管理。其中又有兩種運用形式，一種是如部門核算、職員核算等確定對象范圍的輔助核算，另一種是由用戶根據管理需要設置的任意輔助項目。612 輔助核算的特點輔助核算具有以下一些優(yōu)勢：（1）輔助核算在核算項目的設置和運用上相比會計科目更具有靈活性。（2）

26、項目共享特性打破了會計科目的樹形結構體系，構筑起了賬戶間交叉引用的網狀數據結構形式。（3）輔助核算較好地解決了須有較多手工參與的核算內容的電算化問題。此外，對某些經濟內容采用基本賬戶體系與輔助項目雙重核算，能確保會計資料在龐大的財務數據體系內得到相應約束與同步更新，并能隨時提供多視角的數據信息。62 自動轉賬自動轉賬是指通過用戶的設置，由系統(tǒng)自動生成指定業(yè)務的標準化記賬憑證的一種操作功能。621 自動轉賬原理將某一轉賬業(yè)務所涉及的摘要、借貸方科目、金額計算方法等預先存入軟件環(huán)境，即建立一項業(yè)務的轉賬模型的過程，稱為自動轉賬憑證的定義。根據自定義轉賬憑證生成實際的記賬憑證的過程稱為自動轉賬。由自

27、動轉賬產生的憑證稱為機制轉賬憑證，簡稱機制憑證。自動轉賬形式：自定義轉賬、期間損益結轉、匯兌損益結轉等、對應結轉、銷售成本結轉等。自動轉賬憑證的業(yè)務應具有以下特點：（1）這項業(yè)務屬于每期都會發(fā)生的規(guī)范的轉賬業(yè)務，如計提稅金、結轉成本、結轉損益等。（2）業(yè)務發(fā)生的金額是可以事先預知或可以被描述的，如折舊額可按綜合折舊公式計算，無形資產可按一確定的數額或比例攤銷等等。通過自定義轉賬方式自動生成記賬憑證，具有以下一些優(yōu)勢：（1）可以快速完成期末轉賬憑證的生成。（2）可保證所生成憑證的正確性。（3）保障業(yè)務的完整性。622自定義轉賬憑證的設置1自定義轉賬憑證設置自動轉賬憑證的定義項，定義的是轉賬憑證的

28、模板，這個模板只有在運行了憑證生成功能后，才能生成轉賬類記賬憑證。自定義轉賬一般適用于以下業(yè)務內容：（1）費用分配與結轉。如工資費用分配、無形資產攤銷。（2）稅金計提。如營業(yè)稅、增值稅等稅金的計提。（3）具有配比關系科目的對應結轉。如銷售成本結轉、期末損益結轉。例如，某企業(yè)欲將分配制造費用的業(yè)務設置為自動轉賬憑證，其相應的科目與輔助項目的設置如表6-1所示。表6-1 某企業(yè)會計科目設置情況科目編碼科目名稱輔助核算4101生產成本項目核算410101人工費項目核算410102材料費項目核算410103制造費用項目核算4105制造費用部門核算410501人工費部門核算410502材料費部門核算41

29、0503其他部門核算記 賬 憑 證自動轉賬序號： 1 轉賬順序：1 附單據數：0張摘 要分攤一車間制造費用科 目部 門項 目方 向公 式410103推土機借取憑證貸方合計數的50%410103拖拉機借取憑證貸方合計數的50%410501一車間貸本月40501科目一車間月末余額410502一車間貸本月40502科目一車間月末余額410503一車間貸本月40503科目一車間月末余額圖6-1 制造費用攤銷憑證設置期末需要將一車間的制造費用科目余額按項目進行分攤。假定需要將費用平均攤入推土機和拖拉機兩產品的生產成本，則自動轉賬憑證可定義為如圖6-1所示。有關項目定義規(guī)則如下：（1）自動轉賬序號。指所定

30、義的憑證模板的編號，而不是所生成的記賬憑證的編號。（2）轉賬順序。是指期末運用自動轉賬模型生成憑證的順序號。（3）摘要。這是將會出現(xiàn)在所生成的記賬憑證的每一行中的摘要內容。（4）科目與項目。指憑證借貸雙方的會計科目與輔助核算項目。（5）公式。即在日后由系統(tǒng)調用模板生成憑證時，憑證中金額的來源公式。2期間損益結轉設置期間損益結轉設置是指在一個會計期間終了時對損益類科目余額結轉憑證的設置。通常，將所有損益類科目的余額都轉入“本年利潤”科目。兩種處理方法：一種是，由系統(tǒng)自動根據期末各損益科目的余額生成一張結轉本期損益的記賬憑證。另一種是，由用戶使用自動轉賬功能定義期末結轉憑證模型，然后按一般的自定義

31、轉賬方式生成結轉損益的記賬憑證。3銷售成本結轉設置自動轉賬的銷售成本結轉功能，是指在月末按一定的方法計算出庫存商品（或產成品）的平均單價基礎上，計算出各類商品（或產品）的銷售成本，并對成本結轉業(yè)務進行賬務處理。注意，在會計科目中必須指定“庫存商品（產成品）”科目、“主營業(yè)務收入”科目和“主營業(yè)務成本”科目，且要求這三個科目具有相同的明細科目結構。4匯總損益結轉設置匯總損益是指單位在經營過程中，由于外幣兌換或外匯匯率發(fā)生變動，在將外幣折合為記賬本位幣時所形成的差額（收益或損失）。匯兌損益結轉設置，用于定義自動計算外幣賬戶的匯兌損益，并在期末自動生成匯兌損益轉賬憑證。一般處理步驟為：（1）通過系統(tǒng)

32、的匯率管理功能輸入本月各種外幣的月末匯率。（2）選擇輸入應計算匯兌損益的科目，同時輸入匯兌損益的入賬科目。（3）每月自動生成的匯兌損益結轉憑證將自動進入臨時憑證數據庫。5對應結轉設置對應結轉，又稱平行結轉，是指兩個科目之間的下級科目一一對應的結轉。對應結轉通常只允許輸入兩個科目，這些科目的下級科目必須一一對應，科目若有輔助核算賬類也必須完全一致。623自定義轉賬憑證的生成操作方法是：在自動轉賬憑證設置主窗口，選擇要生成憑證的自動轉賬條目，確認后，系統(tǒng)將按用戶選擇的憑證條目順序，或按照轉賬設置中的轉賬順序號，自動依序生成記賬憑證。63 銀行對賬為避免銀行存款賬目發(fā)生差錯，用戶定期將銀行存款日記賬

33、的記錄同銀行提供的銀行存款對賬單進行逐筆核對，會計上稱為銀行對賬。631 銀行對賬原理對賬時通常以票據號（如支票號）、金額等作為核對標志，逐條進行查對。通常，可讓計算機先對票據號和金額進行核對，自動核銷相同的經濟業(yè)務，而對余下的內容再由人工輔助方式進行一對多或多對一的匹配性核對。在輸入含有銀行類科目的憑證時，系統(tǒng)將要求制單員輸入票據日期、票據類型和標據號碼等內容。632 銀行對賬期初數據錄入在使用“銀行對賬”功能進行對賬之前，必須先將日記賬、銀行對賬單未達賬項等作為初始數據錄入到軟件系統(tǒng)中。銀行對賬也有一個啟用日期，這個日期應是使用銀行對賬功能前最近一次手工對賬的日期。錄入期初未達賬項是使用軟

34、件的銀行對賬功能的第一步，這是將單位和銀行雙方的未達賬項逐項錄入的過程。例如，某單位2004年1月31日，銀行存款日記賬余額為600000元，銀行對賬單余額為800000元，經核對有以下四筆未達賬項：（1）銀行已收、單位未收50000元；（2）銀行已付、單位未付150000元；（3）單位已收、銀行未收100000元；（4）單位已付、銀行未付400000元。在軟件所提供的“錄入期初未達賬項”界面錄入上述未達賬項。軟件系統(tǒng)向用戶報告當前的未達賬項余額。即輸出第一張銀行存款余額調節(jié)表。633 銀行對賬單錄入錄入的銀行對賬單主要包括業(yè)務日期、結算憑證類型、憑證號、業(yè)務金額等內容，其中結算憑證號與業(yè)務金

35、額是系統(tǒng)自動對賬所必需的。每期對賬前必須將當前所有已發(fā)生的貨幣資金業(yè)務登記入賬，盡量減少會計部門手頭的未達賬項，以使對賬工作做得全面和徹底。逐筆輸入銀行對賬單的工作通常由單位出納人員完成。634 對賬及其對賬報告1對賬方式基本對賬方式有以下兩種：（1）自動對賬方式自動對賬是計算機系統(tǒng)根據對賬依據將銀行存款日記賬與銀行對賬單自動進行核對，在核對相符情況下予以勾銷的一種對賬方式。對賬依據通常有兩種：一種是“票據號+方向+金額”（即銀行結算票據號相同、發(fā)生額的借貸方向相反、金額相同）；另一種是“方向+金額”（即發(fā)生額的借貸方向相反、金額相同）。對賬時，對于核對相符的業(yè)務，系統(tǒng)將自動在銀行存款日記賬和

36、銀行對賬單雙方打上勾對標記,并視為已達賬項，同時對于在勾對欄未標上勾對符號的記錄,系統(tǒng)將其視為未達賬項。為了保證自動對賬的正確和徹底，可首先依據“票據號+方向+金額”方式進行自動對賬，然后再依據“方向+金額”方式進行自動對賬。（2）手工對賬手工對賬是由用戶對銀行存款日記賬的記錄與銀行對賬單的記錄進行核對，并勾對已達賬項的對賬方法。銀行未達賬項與對賬單未達賬項之間還有可能存在多筆與一筆、一筆與多筆以及多筆與多筆的對應關系，這些情況是自動對賬所無法識別的。通過手工對賬，可將自動對賬未核對出來的已達賬項進行手工勾對，以徹底勾對已達賬項。2余額調節(jié)表輸出通用軟件都具有自動編制余額調節(jié)表的功能。系統(tǒng)將根

37、據自動勾對與手工勾對的情況，在對賬結束后自動編制銀行存款余額調節(jié)表，格式與手工編制的調節(jié)表完全相同。3查詢銀行勾對情況對于系統(tǒng)自動方式或用戶手工方式勾對的銀行存款變動資料，都可以由系統(tǒng)提供相應的勾對報告。4核銷已達賬項在對相應對賬結果進行查詢確認之后，對于正確無誤的已達賬項可指使系統(tǒng)予以刪除，使其不再參與以后的勾對。核銷只是在銀行對賬系統(tǒng)中刪減銀行存款的已達賬項，而不是真正意義上的對賬簿記錄的刪除。64 往來核算與管理往來業(yè)務是指單位在業(yè)務處理過程中所發(fā)生的涉及應收、應付、預收、預付等會計事項的業(yè)務。往來業(yè)務可分為與外部單位的往來業(yè)務和與內部個人的往來業(yè)務，與外部單位的往來業(yè)務又區(qū)可分為客戶往

38、來業(yè)務和供應商往來業(yè)務。個人往來是指單位與內部職員之間發(fā)生的應收應付款業(yè)務。641往來核算科目設置賬務處理系統(tǒng)提供以下兩種往來業(yè)務核算與管理的方法。（1）視同明細核算方式。當往來單位較少且相對穩(wěn)定，應收賬款或應付賬款發(fā)生的頻率較低，且往來對賬的業(yè)務量不大時，可采用與手工記賬方式相類似的處理方法，即按往來單位設置明細科目（按往來單位建立明細賬）。使往來核算體現(xiàn)在基本業(yè)務核算中。嚴格地講，這是對往來業(yè)務進行一般性會計處理的方法，而并不是通常意義上的往來業(yè)務輔助核算的方法。（2）往來輔助核算方式。當單位往來業(yè)務頻繁，清理欠款工作量較大時，可啟用賬務處理系統(tǒng)提供的單位往來輔助核算功能來管理往來款項。此

39、時往來單位不再以會計科目的形式出現(xiàn)，而是以往來單位目錄的形式存在。首先將應收賬款和應付賬款科目設置為往來輔助核算科目，并將科目結構及往來輔助項目設置成如表6-6、表6-7所示的形式。表6-6 為往來業(yè)務設置的會計科目會計科目編號會計科目名稱輔助核算說明1131應收賬款往來核算2121應付賬款往來核算表6-7 為往來業(yè)務設置的輔助項目往來單位編號往來單位名稱備注001聯(lián)誼公司002聯(lián)珠公司003聯(lián)平公司004聯(lián)豐公司005聯(lián)海公司006聯(lián)寧公司將需要進行往來核算的科目（如應收賬款、應付賬款等）設置成往來輔助核算科目，同時，還需要建立往來單位項目目錄，并建立往來核算科目與往來項目間的聯(lián)系。當系統(tǒng)要

40、求區(qū)分往來客戶和往來供應商時，應將往來單位劃分為客戶與供應商兩大類。如果一個往來單位被多個會計科目所引用，利用系統(tǒng)的往來核算功能，可以在輸出各種往來賬時，將這一往來單位所涉及的各個科目的發(fā)生額和余額匯總在同一個輸出界面，以提供某一往來單位的完整業(yè)務資料，這也正是軟件系統(tǒng)的往來輔助核算區(qū)別于一般手工核算的最大的優(yōu)勢。642 往來期初數據錄入在錄入賬務系統(tǒng)期初數據時，需要同時錄入往來業(yè)務的期初數。若某科目被指定了客戶（或供應商）往來核算，則系統(tǒng)自動為該科目開設往來輔助核算賬頁。在錄入賬套期初余額時，系統(tǒng)同時要求輸入往來輔助賬的期初數據，或者要求不輸入總賬余額而直接在專門的錄入窗口輸入往來輔助賬的期

41、初余額，再由系統(tǒng)自動根據輔助賬的期初余額生成總賬期初余額。643 日常往來業(yè)務錄入對往來業(yè)務的日常輔助處理主要體現(xiàn)在填制記賬憑證的環(huán)節(jié)上。當發(fā)生往來業(yè)務而填制記賬憑證時，系統(tǒng)即彈出輔助信息錄入窗口，要求用戶輸入往來客戶的名稱、業(yè)務員姓名（經手人）、業(yè)務（或票據）號等各項往來輔助賬信息。記賬時，系統(tǒng)會自動將往來輔助信息登記到各種賬簿中，無需人工進行任何干預。644 往來銷賬銷賬是指勾銷已清賬的往來業(yè)務的操作。銷賬工作可以由系統(tǒng)自動完成，也可以由操作員逐項處理式。一般會計軟件均提供自動銷賬和手工銷賬兩種基本銷賬方式。自動銷賬是軟件系統(tǒng)根據日常往來業(yè)務記錄，對每一往來單位的往來賬進行自動核對，并注銷對應業(yè)務的一種銷賬方式。銷賬依據通常有兩種：一種是“往來單位+方向+金額”（即同一往來單位方向相反金額相同的兩筆業(yè)務）；另一種是“往來單位+方向+金額+往來業(yè)務號”（即同一往來單位方向相反金額、編號相同的兩筆業(yè)務）。執(zhí)行銷賬時，系統(tǒng)將自動在往來賬目中打上銷賬標志,并視為已清賬項。手工銷賬是由用戶對往來業(yè)務的記錄逐項進行核對，并對已清賬項進行銷賬的方法。645 往來賬輸出 往來賬輸出包括往來余額表的輸出、往來發(fā)生額與余額對照表（往來總賬）的輸出以及往來明細賬的輸出等內容。往來余額表是往來輔助核算的主要賬簿形式，它列示了某一