企業(yè)采購管理預警指標體系的探討

1、企業(yè)采購管理預警指標體系的探討從交貨風險、市場風險、供應商資信風險、人員素質(zhì)風險及財務風險5個角度入手，建立企業(yè)采購預警指標；同時在指標的值域分析中將客觀指標和主要指標區(qū)分開來分別加以探討，以便最終能客觀真實地反映企業(yè)采購活動的狀態(tài)。0 前言 采購職能是各個企業(yè)所共有的職能，也是企業(yè)產(chǎn)品增值過程的起點，是企業(yè)核心業(yè)務流程的始端。采購既要考慮外部環(huán)境因素的影響諸如市場供應狀況、價格波動、供應商的發(fā)展等；又要受到企業(yè)內(nèi)部條件的制約，諸如管理體制、采購人員素質(zhì)、生產(chǎn)條件等。這樣就使得采購業(yè)務變得錯綜復雜，因此企業(yè)必須加強采購管理。而以目前較為先進的預警管理思想為指導，建立企業(yè)采購預警管理系統(tǒng)將能較好

2、地防范和控制采購活動中的各種不利因素，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常運行。其關鍵之處在于建立預警指標體系及指標權重的確定。1 預警指標體系的設計原則 企業(yè)采購預警指標體系。就是一系列相關聯(lián)系、能敏感反映采購活動狀態(tài)及存在問題的指標有機構(gòu)成的整體，在設計指標體系時，應遵循下列原則： (1)科學性原則。指標體系的設置應符合企業(yè)采購的目的，能夠全面真實地反映機制運行的效果以及存在的問題。 (2)靈敏性原則。要求指標體系能準確敏感地反映采購活動中的可能性風險，及時反映采購管理的真實狀態(tài)。 (3)重要性原則。指標設置應體現(xiàn)所設指標的重要程度，這樣才能從實質(zhì)上反映所出現(xiàn)的問題。 (4)可測性原則。要求預警指標能有精

3、確的數(shù)值表現(xiàn)，包括可直接通過統(tǒng)計調(diào)查獲取的客觀存在的指標以及通過評分方法求值的主觀指標，最終都必須能用數(shù)值測定，否則就失去了實際意義。 (5)相對獨立性原則。某些問題只需要1個指標測評，而有些需要幾個指標測評：有時1個指標只能測評1個評價對象。而有時1個指標可以測評多個評價對象。我們在設計指標時應盡量減少各指標之間的重疊區(qū)域，將其相關性減少到最低限度。2 預警指標體系的設計思路 所謂企業(yè)采購預警管理系統(tǒng)，是指在科學理論指導基礎上，通過設置并觀察一些敏感性采購指標的變化，而對企業(yè)可能或?qū)⒁媾R的采購危機事先進行預測預報的采購管理系統(tǒng)。由于采購風險是影響企業(yè)采購順利與否的主要原因，因此從分析測量采

4、購風險基本因素入手。是設計采購管理預警指標的基本思路。 由于交貨過程是企業(yè)采購中最基本的業(yè)務活動，因此將交貨風險定義為企業(yè)采購的基本風險。此外，采購風險的大小跟供應業(yè)務商的資信狀況有很大關系，資信狀況越好，風險就越小，將此定義為供應商資信風險。采購人員的素質(zhì)高低直接關系著購銷合同的質(zhì)量，人員素質(zhì)是鑒定一份高質(zhì)量、低風險合同的關鍵，將此定義為人員素質(zhì)風險。采購成本的高低是另一個重要因素，定義為財務風險。而且，采購活動還受到市場環(huán)境的影響，包括政治狀況、外匯風險等影響，將此影響定義為市場風險。本文即選擇上述5種風險作為企業(yè)采購預警管理系統(tǒng)的監(jiān)測對象，然后，根據(jù)指標體系的設計原則，針對這幾個監(jiān)測對象

5、設立監(jiān)測指標。并對各指標進行“非優(yōu)狀態(tài)”的分析與綜合，找出導致危機的主次作用因素，表述為不良波動狀態(tài)的主要特征最。最終通過綜合處理，使特征值成為預警信號系統(tǒng)的輸出信號，指明采購所處的狀態(tài)。3 預警指標體系的基本結(jié)構(gòu)及各指標的具體含義 根據(jù)上述的設計原則、思路及選定的監(jiān)測對象，構(gòu)建如下指標體系。各指標的具體含義為： 3.1 市場風險評價指標 (1)政治風險指數(shù)。一般情況下，企業(yè)從事采購業(yè)務時只跟國外市場的客戶發(fā)生往來。但其經(jīng)營風險卻跟該國市場狀況，特別是該國的政治經(jīng)濟狀況密切相關。因為一旦國外客戶所在國家的政治經(jīng)濟發(fā)生動蕩，許多企業(yè)經(jīng)營困難，不少企業(yè)倒閉，必然導致采購收貨延期，或者會因供應商破產(chǎn)

6、而收不到貨。因此將政治風險指數(shù)作為市場風險的指標之一。 (2)匯率風險指數(shù)。匯率風險是指在一定時間內(nèi)由于貨幣匯率變動所可能導致的經(jīng)濟損失。在現(xiàn)行的浮動匯率制度下，國際金融領域動蕩加劇，各種經(jīng)濟的、政治的因素，常常使外匯匯率在短期內(nèi)大起大落，因此企業(yè)在采購后付款時匯率相對合同簽訂時就會有很大出入，增加了采購活動的風險。 3.2 交貨風險評價指標 (1)質(zhì)量指標。質(zhì)量指標是采購業(yè)務中最重要的一項評價指標，包括來料批次合格率、來料抽檢缺陷率、來料在線報廢率、供應商來料免檢率等，本文選擇企業(yè)中最常用的來料批次合格率作為監(jiān)測指標。來料批次合格率=(合格來料批次÷來料總批次)×100。

7、 (2)配送指標。企業(yè)采購的貨物必須從發(fā)生地運送到企業(yè)生產(chǎn)地因此，物流配送如果不合理將增加采購風險。包括以下3個具體指標：訂單準時完成率?！巴瓿伞卑ò磿r、按量。“按時”指收到訂單后在規(guī)定的配送時間內(nèi)送達，“按量”為完全符合訂單要求的數(shù)量。訂單準時完成率=(準時完成的訂單數(shù)/發(fā)出的訂單總數(shù))×100。完好交貨率。完好交貨率是指完好交貨與發(fā)運總數(shù)的比率，主要反映配送質(zhì)量。信息及時準確率。主要反映物流配送中心企業(yè)與承運商的溝通合理程序。信息及時準確率=(報表準確份數(shù)/傳遞報表總份數(shù))×100。 3.3 供應商資信風險評價指標 (1)合同履約率。合同履約率作為供應商資信評價的一個

8、定量指標，反映了供應商以往履行合同的情況。合同履約率=(履行合同次數(shù)/簽訂合同次數(shù))×100。 (2)售后服務水平。考察供應商在產(chǎn)品售后服務方面的表現(xiàn)，包括：是否主動征詢顧客(本公司)的意見、對于顧客關于產(chǎn)品質(zhì)量的投訴能否及時解決、答復是否完整等。 (3)客戶滿意度。與售后服務水平有一定的相關性，本文主要是用該指標考察供應商在支持、配合與溝通手段等方面的表現(xiàn)，包括：溝通手段是否符合本公司的要求、供應商內(nèi)部溝通協(xié)作是否能整體理解并滿足本公司的要求、其質(zhì)量體系是否能滿足公司的要求等。 (4)行業(yè)信譽及地位。在市場經(jīng)濟機制較為完善的國家，一般設有專門機構(gòu)對工商企業(yè)的資信情況進行定期評定，可

9、以采用評級結(jié)果來確定供應商的行業(yè)地位等。在我國，工商企業(yè)的資信評定數(shù)據(jù)體系也已建立。 3.4 人員素質(zhì)風險 人員素質(zhì)包括2方面的含義：二是指其專業(yè)技能水平；二是指其道德素質(zhì)水平。 (1)技能指標。不良合同率。對于采購人員的技能要求是很多的，包括其專業(yè)水平、市場意識、談判技巧等諸多因素，但企業(yè)對采購人員最基本的一項要求應該是與供應商簽訂一份滿意的合同，因此用不良合同率作為一項監(jiān)測指標。不良合同率=(不合理的合同數(shù)/總的合同數(shù))×100。目標未達率。用來反映采購人員執(zhí)行部門采購目標(此處不包括合同的簽訂情況)水準的指標，目標未達率=未達的目標數(shù)÷采購計劃目標總數(shù)×10

10、0。 (2)道德風險指標。對于采購人員的要求應該是“德才兼?zhèn)洹?，采購人員如果發(fā)生徇私舞弊現(xiàn)象將會給企業(yè)帶來無法估量的損失，因此有必要設立道德風險指標。員工違紀率。采購人員與供應商相互勾結(jié)、接受供應商賄賂等都會犧牲企業(yè)的利益。員工違紀率=員工違紀人次÷部門人數(shù)×100。人員流失率。人員過于頻繁的流失會影響采購組織的有序性。人員流失率=流失人數(shù)÷部門總?cè)藬?shù)×100。人員沖突頻率。由于采購部門內(nèi)部人員之間存在矛盾以及管理人員不同的行為偏好，使采購人員之間發(fā)生沖突，進而影響采購工作的順利進行。人員沖突頻度是指單位時間內(nèi)采購人員發(fā)生沖突的次數(shù)。 3.5 財務風險

11、采購財務風險主要是由于采購價值過高或者貨款不能及時到位而產(chǎn)生的，其評價指標包括下面2項： (1)成本表現(xiàn)指數(shù)。表示實際完成預算成本與計劃完成預算成本的比值，大于1表示成本超預算，等于1表示成本與預算相符，小于1表示成本未達到預算。 (2)資金到位率。如果采購資金不能及時到位，將會影響供應商交貨進度或者導致與供應商關系惡化，因此有必要設立這一指標。資金到位率=(實際到位資金/應到資金)×100。4 預警評價指標的值域分析 預警指標體系建立好之后，還要求預警系統(tǒng)能根據(jù)實際情況對監(jiān)測指標值進行判別，即判斷指標是處于正常區(qū)域、警戒區(qū)域、還是危險形勢區(qū)域，本文將企業(yè)采購狀態(tài)分為正常狀態(tài)、低度危

12、機狀態(tài)和危機狀態(tài)3種形式，以下內(nèi)容將客觀指標和主觀指標分類，分別說明預警指標值域的確定方法。 4.1 客觀評價指標值域的確定 指標體系中的客觀指標都用具體的數(shù)值來直接描述，下表是通過對現(xiàn)有的采購管理及組織管理等相關資料的研究和整理得到的，同時參照了一些相關的預警系統(tǒng)研究成果。當然，不同行業(yè)、不同類型的企業(yè)在不同時期其評價指標的值域范圍是不同的。 4.2 主觀評價指標的模糊分析原理 在預警指標體系中還有一些定性指標，例如售后服務水平等。在描述服務水平時就只能用“好”、“一般”、“差”等非定量的模糊性詞語來表示，因此可以采用模型分析法，先要求評分者對這些指標憑主觀認識直接進行絕對評分。其計算過程可

13、以歸納如下：確定測評指標集：X=X101，X102，X103，.。建立評價集的標準隸屬度對不同層次的因素，各等級的具體含義有所差別。例如：對于供應市場風險指標，其標準隸屬度為：=(10/好，6/一般，2/差)。確定出與測評對象直接聯(lián)系的測評指標權重集W=(W101，W102，W103，.)。擬采用層次分析法，本文不做深入研究。對評價對象建立模糊矩陣R：點擊圖片查看大圖 其中rij表示在第j項指標上對之做出第j等級的人數(shù)占全部人數(shù)的百分比。計算模糊綜合隸屬度值集B=R·T。計算總的綜合隸屬度U=W·B。綜合隸屬度U是測評對象所得到的測評總分，據(jù)此我們可以對測評對象做出比較客觀的評價。 利用模糊測評法和其他方法計算得到的指標值分別與用層