在Word中正確設(shè)置2012黨政機(jī)關(guān)公文格式

1、在Word中正確設(shè)置2012黨政機(jī)關(guān)公文格式本文的Word操作以O(shè)ffice2003為例，格式規(guī)定的引用和解釋以GB/T 97042012黨政機(jī)關(guān)公文格式及中國(guó)質(zhì)檢出版社和中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社配套的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南為準(zhǔn)。目前，不少單位在Word中設(shè)置公文格式的通行作法是：頁(yè)邊距上3.7厘米、下3.5厘米，左2.8厘米、右2.6厘米，公文主體“行距”采用“固定值”28磅、正文三號(hào)字仿宋_GB2312，雖然大體上實(shí)現(xiàn)了每面22行，每行28個(gè)字的要求，但較2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)還有不少差距。一、版面的設(shè)置12012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式規(guī)定A4型紙、尺寸297 mm×210 mm（高×寬），版心

2、尺寸為225 mm×156 mm（高×寬），版心上邊緣距離紙張上邊緣（稱為天頭或上白邊）為37 mm，下白邊為35 mm，版心左邊緣距離紙張左邊緣（稱為訂口或左白邊）為28 mm，右白邊為26 mm無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字。一般每面22行，每行28個(gè)字，并撐滿版心。2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中，一行指一個(gè)漢字的高度加3號(hào)漢字高度的7/8的距離。3號(hào)字的字高約為5.54 mm，3號(hào)字的一行就約等于10.39 mm。注：1磅0.35277783 mm ，1 mm2.8346磅，10.39 mm29.4515磅。2Word中設(shè)置版面的注意事項(xiàng)要在Word中正確設(shè)置20

3、12版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的公文版面，必須注意兩個(gè)問(wèn)題：一是公文格式中撐滿版心的含義是公文第一行頂格編排在版心左上角，公文最后一行必須沉底到版心下邊緣，因此確切地講，每面公文應(yīng)該是由22行3號(hào)仿宋字加21個(gè)行間距組成。二是Word中的行距，當(dāng)使用“固定值”時(shí)，文字位于行距垂直方向的下端，距離下邊緣有很窄一段的空白；行距垂直方向上端的空白高度較大，設(shè)為3號(hào)字、28磅時(shí)，下端空白約1 mm、上端空白約3 mm。因此，在Word中設(shè)置公文格式時(shí)如果不考慮這兩個(gè)問(wèn)題，而簡(jiǎn)單地設(shè)為：上3.7厘米、下3.5厘米，行距固定值28磅，就會(huì)使實(shí)際版心下移，且版心高度小于標(biāo)準(zhǔn)值225 mm，在這樣的版心里放置22行正文，每一

4、行的高度就會(huì)小于標(biāo)準(zhǔn)值10.39 mm，并且最后一行文字不能沉底貼緊版心下邊緣。3Word中公文格式版面的設(shè)置打開Office Word2003，點(diǎn)擊“文件-頁(yè)面設(shè)置”，在“頁(yè)邊距”頁(yè)簽里，將頁(yè)邊距調(diào)整為：上3.3厘米、下3.3厘米，左2.8厘米、右2.6厘米。點(diǎn)擊“格式-字體”，在“字體”頁(yè)簽里，將“中文字體”設(shè)為仿宋_GB2312、“西文字體”設(shè)為“(使用中文字體)”，將“字號(hào)”設(shè)為三號(hào)；點(diǎn)選“字符間距”頁(yè)簽，將“間距”選為“緊縮”磅值設(shè)為0.2磅。點(diǎn)擊“格式-段落”，在“縮進(jìn)和間距”頁(yè)簽，將“行距”選用“固定值”并設(shè)為29.5磅（或者設(shè)為29.45磅）。4.設(shè)置效果驗(yàn)證輸入文字，驗(yàn)證是否

5、每面22行、每行28個(gè)字。設(shè)置完成后，第1行輸入“壹二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八”，不要回車，第2行輸入“貳二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八”，以此類推，第10行輸入“拾二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八”。復(fù)制這10行，粘貼幾次，使之超過(guò)1頁(yè)。注意復(fù)制時(shí)，不要將段落標(biāo)記符復(fù)制上。注：如果看不見(jiàn)段落標(biāo)記符，點(diǎn)擊“工具-選項(xiàng)”，在“視圖”頁(yè)簽里，將“段落標(biāo)記”勾選上。畫一個(gè)高×寬225 mm×156 mm的文本框，來(lái)驗(yàn)證版心位置是否符合標(biāo)準(zhǔn)。點(diǎn)擊“插入-文本框-橫排”，在出現(xiàn)的“在此創(chuàng)建圖形”虛框里點(diǎn)一下鼠標(biāo)

6、，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小文本框，鼠標(biāo)指向文本框的邊框，出現(xiàn)實(shí)心十字箭頭后，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)，將文本框拖出“在此創(chuàng)建圖形”虛框，然后在原位置再點(diǎn)出“在此創(chuàng)建圖形”虛框，按Delete鍵將其刪除即可。鼠標(biāo)指向文本框邊框，出現(xiàn)實(shí)心十字箭頭時(shí)，右擊鼠標(biāo)，選擇“設(shè)置文本框格式”，彈出窗口里點(diǎn)選“大小”頁(yè)簽，將文本框的高度和寬度設(shè)置為22.5厘米和15.6厘米；再點(diǎn)選“版式”頁(yè)簽，“環(huán)繞方式”選“襯于文字下方”，最后點(diǎn)擊“確定”退出文本框的設(shè)置。選中文本框，用鼠標(biāo)拖動(dòng)，或用箭頭鍵移動(dòng)文本框，使文本框的上邊框貼緊第1行文字的上邊緣；使左右邊框與左右邊距線對(duì)齊。注：用Ctrl鍵+箭頭鍵對(duì)文本框的位置可以進(jìn)行微調(diào)?，F(xiàn)

7、在打印出來(lái)看看效果：每頁(yè)22行、每行28字，并且文字上下、左右撐滿了文本框，用尺子量一下，文本框的邊框距離紙張的邊緣也符合2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。二、頁(yè)碼的設(shè)置12012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式規(guī)定用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在版心下邊緣之下，頁(yè)碼左右兩邊各空1個(gè)半角空格，放一條“”字線；“”字線上距版心下邊緣7 mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。2頁(yè)碼設(shè)置的注意事項(xiàng)頁(yè)碼數(shù)字左右兩邊各空1個(gè)半角空格，放一條“”字線，這個(gè)“”字線是一個(gè)漢字的字寬，而不是半角“-”字符。3Word中公文格式頁(yè)碼的設(shè)置方法繼續(xù)使用版面設(shè)置時(shí)創(chuàng)建的文檔，打開該文檔后，點(diǎn)擊“文件-頁(yè)面設(shè)置”，點(diǎn)選“版式”頁(yè)簽，“頁(yè)眉和頁(yè)

8、腳”部分中，將“奇偶頁(yè)不同”勾選上，將頁(yè)眉設(shè)為1.5厘米、頁(yè)腳設(shè)為2.8厘米，其它保持默認(rèn)選項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”退出設(shè)置。點(diǎn)擊“插入-頁(yè)碼”，保持默認(rèn)選項(xiàng)，即，位置：頁(yè)面底端(頁(yè)腳)、對(duì)齊方式：外側(cè)，勾選首頁(yè)顯示頁(yè)碼，點(diǎn)擊“確定”插入頁(yè)碼。點(diǎn)擊“視圖-頁(yè)眉頁(yè)腳”，使頁(yè)眉頁(yè)腳處于編輯狀態(tài)，點(diǎn)擊第1頁(yè)右下角的頁(yè)碼，出現(xiàn)可編輯的圖文框，涂黑選中頁(yè)碼，將其字體設(shè)為宋體、字號(hào)設(shè)為四號(hào)，頁(yè)碼兩側(cè)各放一條“”字線，頁(yè)碼與“”字線之間分別用1個(gè)半角空格隔開。接著點(diǎn)擊“格式-段落”，“縮進(jìn)”部分中，將“右”縮進(jìn)改為2字符。注意：這里的縮進(jìn)2字符就是1個(gè)漢字。同樣的操作方法，將第2頁(yè)左下角的頁(yè)碼設(shè)置成2012版國(guó)家公

9、文格式。這樣，奇數(shù)頁(yè)和偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼都設(shè)置成功。三、將設(shè)置好的公文格式存為Word模板將設(shè)置好的公文格式保存為Word模板，替換Word自帶的模板，這樣每次新建的Word文檔，都是公文格式。1. 創(chuàng)建公文格式的Word模板打開前面設(shè)置好的文檔，將所有文字和文本框全部刪除，點(diǎn)擊“文件-另存為”，將“保存類型”選為“文檔模板(*.dot)”，輸入一個(gè)文件名，如Normalnew，點(diǎn)擊保存。2. 替換Word自帶的模板關(guān)閉當(dāng)前所有已打開的Word文檔，找到并打開 C:Documents and Settings Administrator Application Data Microsoft Temp

10、lates 文件夾，將Word自帶模板文件Normal.dot，重命名為Normalold.dot，將新創(chuàng)建的Normalnew .dot重命名為Normal.dot。完成替換，啟用新的公文格式模板Administrator 是登錄 Windows 的用戶名，如有不同，請(qǐng)選擇與你用戶名相同的文件夾Application Data 文件夾默認(rèn)是隱藏的，予以顯示的方法：依次點(diǎn)擊“工具-文件夾選項(xiàng)”，打開“文件夾選項(xiàng)”窗口，點(diǎn)擊“查看”頁(yè)簽，拖動(dòng)“高級(jí)設(shè)置”的滾動(dòng)條，找到并點(diǎn)擊“顯示所有文件和文件夾”，點(diǎn)擊“確定”按鈕后，即可看到 Application Data 文件夾。四、版頭的設(shè)置12012版

11、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式規(guī)定份號(hào)、密級(jí)和期限、緊急程度：一般用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第一行，三部分依序自上而下分行排列。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以只使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)不再規(guī)定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的字號(hào)，以不大于上級(jí)機(jī)關(guān)為原則自行酌定；1999版標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定“國(guó)務(wù)院文件”五

12、個(gè)字是22 mm×18 mm，所以以此為高限。發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人：發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。版頭中的分隔線：發(fā)文字號(hào)之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。分隔線的高度推薦使用0.35 mm0.5 mm，具體高度

13、可根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字體字號(hào)酌定。2Word中公文格式版頭的設(shè)置方法通過(guò)公文格式的Word模板，新建一個(gè)Word文檔，敲擊回車鍵15次，增加15個(gè)空行。第13行用于份號(hào)、密級(jí)和期限、緊急程度三個(gè)要素，設(shè)為三號(hào)黑體字，行距設(shè)為固定值29.5磅。注：即使無(wú)需標(biāo)注這三個(gè)要素，也不能刪除空行。第4行用于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。字號(hào)64磅、字體方正小標(biāo)宋_GBK、字體顏色紅色，行距設(shè)為固定值94磅。根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字?jǐn)?shù)的多少，點(diǎn)擊“格式-字體”，在“字符間距”頁(yè)簽里，通過(guò)“縮放”百分比調(diào)整字寬、通過(guò)“間距”磅值調(diào)整字間距，使之醒目、美觀、莊重。第5、6行用于調(diào)整發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志與發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人之間的間距，行距設(shè)為固定

14、值20磅。第7行用于發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人兩個(gè)要素，行距設(shè)為固定值仍為29.5磅?？梢园锤袷揭?guī)定預(yù)置“青黃財(cái)字000000號(hào)”、“簽發(fā)人：局領(lǐng)導(dǎo)”字樣。第7行與第8行之間，畫一條分隔線。點(diǎn)擊“視圖-工具欄”，勾選“繪圖”，調(diào)出繪圖工具欄。點(diǎn)擊繪圖工具欄上的直線按鈕，此時(shí)鼠標(biāo)變?yōu)槭中螤?，按Delete鍵刪除“在此創(chuàng)建圖形”的虛框，按下鼠標(biāo)左鍵，橫向拖動(dòng)鼠標(biāo)，畫一條分隔線。鼠標(biāo)指向分隔線出現(xiàn)實(shí)心十字箭頭形狀時(shí)，右擊鼠標(biāo)，選“設(shè)置自選圖形格式”，在“顏色與線條”頁(yè)簽里，將線條顏色設(shè)為紅色、粗細(xì)設(shè)為1.25磅（或1.35磅），在“大小”頁(yè)簽里，將寬度設(shè)為15.6厘米。拖動(dòng)分隔線（操作同文本框），使之橫向與

15、左右頁(yè)邊距對(duì)齊，縱向位于發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人兩個(gè)要素之下4 mm。該步操作需要打印出來(lái)，通過(guò)實(shí)際測(cè)量不斷調(diào)試。第8、9行用于紅色分隔線與標(biāo)題的間隔，行距仍設(shè)為固定值29.5磅。第10行用于公文主體的標(biāo)題，二號(hào)方正小標(biāo)宋_GBK、行距設(shè)為固定值29.5磅?？梢暂斎搿鞍l(fā)文標(biāo)題”字樣，以提醒該行用作標(biāo)題行。第11行用于標(biāo)題與主送機(jī)關(guān)的間隔，行距設(shè)為固定值16磅。第12行可以輸入“主送機(jī)關(guān)：”字樣，以提醒該行用作主送機(jī)關(guān)行；第13行可以點(diǎn)擊“格式-段落”提前將“特殊格式”設(shè)為“首行縮進(jìn)”2字符，以提醒該行開始用于正文。3.版頭設(shè)置效果驗(yàn)證。驗(yàn)證方法還是通過(guò)畫文本框的方式來(lái)驗(yàn)證，文本框的畫法請(qǐng)參照版面設(shè)置效

16、果驗(yàn)證部分。文本框可以復(fù)制，移動(dòng)文本框并調(diào)整大小使之上下套住相關(guān)要素，共需要5個(gè)文本框：模擬的版心、套住發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的文本框、套住發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人的文本框、套住標(biāo)題的文本框、套住主送機(jī)關(guān)的文本框。文本框畫好后，打印出來(lái)，用尺子測(cè)量一下，看看效果吧！五、版記的設(shè)置12012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式規(guī)定版記中的分隔線與版心等寬（156 mm），首條分隔線和末條分隔線用粗線（高度0. 35 mm），中間的分隔線用細(xì)線（高度0. 25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。各要素用4號(hào)仿宋體字，左空一字，右空一字。由于2012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文雙面印刷，要求版記

17、置于最后一面，所以版記一定在偶數(shù)頁(yè)上。即使公文很短，首頁(yè)可以放下版記內(nèi)容，版記也必須移至第2頁(yè)上。2Word中公文格式版記的設(shè)置方法公文各項(xiàng)要素完成后，按回車鍵添加空行，使段落標(biāo)記符至偶數(shù)頁(yè)的最后一行。將最后兩行設(shè)為仿宋四號(hào)、首行縮進(jìn)1字符、行距為單倍行距，倒數(shù)第3行，設(shè)為行距固定值22磅。倒數(shù)第2行輸入“抄送：”字樣備用，倒數(shù)第1行輸入“青島市黃島區(qū)財(cái)政局辦公室2000年0月00日印發(fā)”字樣備用，印發(fā)單位和日期之間用空格，使“發(fā)”字距右邊距空1字。畫三條直線（可以將版頭的紅色分隔線復(fù)制過(guò)來(lái)），作為版記的三條分隔線，全部設(shè)為黑色，寬度仍為15.6厘米，上下兩條線粗細(xì)設(shè)為1磅，中間一條設(shè)為0.7磅。分別拖動(dòng)三條分隔線，使之與左右邊距對(duì)齊，并使版記的兩行文字分別縱向居于三條分隔線所形成兩行的中間位置?？梢詫尚形淖诌x中涂黑目測(cè)調(diào)整，打印出來(lái)，用尺子測(cè)量一下，只要最下一條分隔線與頁(yè)碼的“”字線距離為7 mm即可。將帶版頭、版記的文件設(shè)置完成后保存，作為紅頭文件的模板備用。（以下兩頁(yè)是設(shè)計(jì)好的版頭、版記示例）000001無(wú)此要素時(shí)空行不能刪除機(jī) 密無(wú)此要素時(shí)空行不能刪除加 急無(wú)此要素時(shí)空行不能刪除青島市黃島區(qū)財(cái)政局文件青黃財(cái)字000000號(hào) 簽發(fā)人：局領(lǐng)導(dǎo) 區(qū)財(cái)政局發(fā)文